การบัญชีสำหรับเอกสารทางบัญชีหลัก เอกสารทางบัญชีเบื้องต้น

กิจกรรมของแผนกบัญชีเป็นส่วนสำคัญของการทำงานขององค์กร โดยให้พนักงานดำเนินการต่างๆ มากมาย ตั้งแต่การคำนวณไปจนถึงการลงทะเบียนและการบำรุงรักษาเอกสารหลัก ระดับความรับผิดชอบของบริษัทหรือผู้จัดการโดยตรงต่อข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นนั้นแตกต่างกันอย่างมาก: หากเกี่ยวข้องกับปัญหาภายในล้วนๆ ไม่จำเป็นต้องพูดถึงค่าปรับด้วยซ้ำ หากเรากำลังพูดถึงเอกสารการชำระเงินตามการจ่ายภาษีในภายหลังผู้ฝ่าฝืนอาจไม่เพียงต้องรับโทษทางการเงินเท่านั้น แต่ยังต้องจำคุกอีกด้วย นั่นคือเหตุผลว่าทำไมจึงมีการจัดระเบียบอย่างดีกับฝ่ายประถมศึกษา พื้นที่ลำดับความสำคัญงานของนิติบุคคล

คำว่า "เอกสารหลัก" ตรงกันข้ามกับหรือคล้ายกันนั้นใช้เฉพาะในการบัญชีซึ่งเมื่อจำเป็นต้องร่วมกันแก้ไขปัญหาขององค์กรทำให้เกิดปัญหากับตัวแทนของแผนกอื่น ๆ ขององค์กร ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่าเอกสารหลักคืออะไรโดยรวม และยังมีรายการเอกสารที่บ่งชี้รวมอยู่ในนั้นด้วย

เอกสารหลักในการบัญชีคืออะไร?

น่าแปลกที่การกระทำเชิงบรรทัดฐานหลักที่ใช้ในการจัดระเบียบงานของแผนกบัญชีคือกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เปิด" การบัญชี» หมายเลข 402-FZ ซึ่งนำมาใช้เมื่อวันที่ 6 ธันวาคม 2011 และมีการแก้ไขลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2018 ไม่ได้ให้คำจำกัดความที่ชัดเจนของวลีนี้ ตามวรรค 1 ของข้อ 9 ของกฎหมายนี้ เอกสารหลักอาจรวมถึงเอกสารที่ดำเนินการอย่างถูกต้องและได้รับการรับรองอย่างเป็นทางการซึ่งสะท้อนถึงตอนใดตอนหนึ่งโดยเฉพาะ ชีวิตทางเศรษฐกิจรัฐวิสาหกิจ

ตอนดังกล่าวรวมถึงการรับ เงินเพื่อแลกกับผลิตภัณฑ์ที่บริษัทจัดหา บริการที่นำเสนอหรืองานที่ทำ หรือในทางกลับกัน การโอนเงินเพื่อซื้อสินค้า สินทรัพย์ที่เป็นวัสดุ. ตามคำร้องขอของหัวหน้าองค์กร (ข้อ 4 ของบทความเดียวกัน) ในรายการหลัก เอกสารทางบัญชีอาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการชำระหนี้ร่วมกันที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางการเงิน

สำคัญ:เกณฑ์หลักสำหรับเอกสารหลักในการบัญชีคือการมีอยู่ของการโอนเงินจากบุคคลหนึ่งคน (พนักงาน ผู้ประกอบการรายบุคคล, บริษัท) ไปยังอีกแห่งหนึ่ง ดังนั้นรายการหลักจะไม่รวมอยู่ในรายการภายใต้เงื่อนไขใด ๆ ยกเว้นรายได้หรือค่าใช้จ่าย สั่งซื้อเงินสด- ค่อนข้าง.

กับระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักในการบัญชี - อย่างน้อยห้าปีนับจากปีที่จดทะเบียน ตามที่แสดงให้เห็นในทางปฏิบัติ ตัวแทนส่วนใหญ่ของรัฐบาลกลาง บริการด้านภาษีพวกเขาขอหลักในปีแรกหรือสาม; ในอนาคตเอกสารสามารถโอนไปยังที่เก็บถาวรเพื่อจัดเก็บและหลังจากหมดระยะเวลาที่กำหนดก็สามารถถูกทำลายได้ตามข้อบังคับภายในขององค์กรและข้อกำหนดของกฎหมายในประเทศ

อย่างไรก็ตาม เนื่องจากในทางปฏิบัติของระบบราชการของรัสเซีย การกำจัดเอกสารมักจะทำได้ยากกว่าการจัดเก็บต่อไป เอกสารหลักที่กลายเป็นสิ่งที่ไม่จำเป็นสามารถถูกทิ้งไว้ในที่เก็บถาวรได้ตราบใดที่มีพื้นที่เพียงพอ ไม่มีบทลงโทษสำหรับสิ่งนี้ไม่ว่าจะตามกฎหมายของรัฐบาลกลางที่ระบุหมายเลข 402-FZ หรือข้อบังคับอื่น ๆ

เช่นเดียวกับการรักษาเอกสารหลักสามารถมอบหมายให้กับพนักงานหนึ่งคนหรือหลายคนขององค์กรได้ ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติและจำนวนพนักงาน หากกรณีดังกล่าวเกี่ยวข้องกับผู้ประกอบการแต่ละรายที่ไม่มีผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องภายใต้คำสั่งของเขา เขามีสิทธิที่จะจัดทำเอกสารด้วยตนเองหรือเกี่ยวข้องกับบริษัทบุคคลที่สามที่ให้บริการดังกล่าว

รายการเอกสารทางบัญชีหลัก

ฉบับล่าสุด กฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 402-FZ (แม่นยำยิ่งขึ้นในวรรค 4 ของข้อ 9 ของเอกสาร) สิทธิ์ในการพิจารณาว่าเอกสารใดเป็นเอกสารหลักจะถูกโอนไปยังผู้จัดการ ( ถึงซีอีโอผู้อำนวยการ) ขององค์กร ตามแนวทางปฏิบัติที่กำหนดไว้ เขาลงนามในรายการที่หัวหน้าฝ่ายบัญชีเตรียมไว้แล้ว แม้ว่าเขาจะสามารถทำงาน (ตั้งแต่การวิเคราะห์กิจกรรมไปจนถึงการสรุปผลลัพธ์) ได้ด้วยตัวเองทั้งหมด

เลยมาพูดถึง รายการเดียวไม่มีเอกสารหลัก เราสามารถตั้งชื่อได้เฉพาะเอกสารที่รวมอยู่ในรายการนี้บ่อยที่สุดเท่านั้น:

1. ข้อตกลง. จุดที่ถกเถียงกันมากที่สุดในแง่ของการเป็นเจ้าของเอกสาร: บ่อยครั้งสัญญาไม่ได้ถูกจัดเก็บในแผนกบัญชี แต่ในแผนกกฎหมายหรือแม้แต่ในแผนกบุคคล ในทางกลับกันเป็นการลงนามในสัญญาที่กลายเป็นก้าวแรกสู่ข้อเท็จจริงใหม่ของชีวิตทางเศรษฐกิจขององค์กร ดังนั้นผู้จัดการหลายคนตามคำสั่งของพวกเขาจึงจำแนกสัญญาการซื้อและการขายการให้บริการการปฏิบัติงานของ งาน สัญญาเช่า และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการเคลื่อนไหวของกระแสเงินสดเป็นหลัก โดยพื้นฐานแล้วสัญญาที่ร่างขึ้นอย่างเหมาะสมประกอบด้วยคุณสมบัติทั้งหมดของเอกสารหลักที่ระบุไว้ในวรรค 2 ของข้อ 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 402-FZ ซึ่งหมายความว่าในกรณีนี้ไม่มีการละเมิดที่ชัดเจน
2. ตรวจสอบ. ตามใบแจ้งหนี้ที่เสนอ ผู้ซื้อ (ผู้บริโภค) ก่อนหรือหลังได้รับสินค้าหรือบริการ โอนเงินไปยังผู้ขาย (ซัพพลายเออร์) การรับใบแจ้งหนี้อาจถือได้ว่าเป็นข้อตกลงที่แท้จริงในการชำระเงิน นอกจากนี้ เอกสารหลักนี้อาจประกอบด้วย (หรือทำซ้ำตามสัญญา) เงื่อนไขในการจัดหาสินค้าคงคลังหรืองานตลอดจนวิธีการชำระบัญชีกับผู้ขายและแม้แต่ขั้นตอนการคืนเงินในกรณีที่เกิดความล้มเหลวอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือทั้งสองฝ่ายในการทำธุรกรรมเพื่อปฏิบัติตามภาระผูกพันของตน .
3. รายการบรรจุภัณฑ์. เอกสารนี้ ซึ่งรวมอยู่ในเอกสารหลักอย่างสม่ำเสมอประกอบด้วย รายการทั้งหมดสินค้าคงคลังที่ออกหรือโอน: อย่างไร ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปตลอดจนองค์ประกอบเฉพาะหรือวัตถุดิบ จำนวนสำเนาของใบตราส่งสินค้าไม่ได้รับการควบคุม: ต้องสอดคล้องกับจำนวนฝ่ายในการทำธุรกรรม และแน่นอนว่าแต่ละสำเนาจะต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของคู่สัญญาทุกฝ่าย ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องใช้ตราประทับหรือแสตมป์
4. ใบรับรองการยอมรับ. เอกสารหลักที่จัดทำขึ้นตามผลลัพธ์ของการให้บริการ งาน หรือการส่งมอบรายการสินค้าคงคลัง ลงนามโดยตัวแทนของทั้งสองฝ่าย ถ้าหนึ่งในนั้น (โดยปกติจะเป็นฝ่ายรับ) ปฏิเสธที่จะลงนาม กระดาษจะได้รับการรับรองฝ่ายเดียว (แน่นอนต่อหน้าผู้สังเกตการณ์) ใบรับรองการยอมรับอาจมีความคิดเห็นเพิ่มเติม คำชี้แจง หรือการชี้แจงที่คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายป้อนลงในตารางที่เกี่ยวข้อง การใช้ตราประทับหรือแสตมป์ขององค์กรเพื่อการรับรองเป็นทางเลือก การเปลี่ยนแปลงของเอกสารนี้ซึ่งรวมอยู่ในเอกสารหลักคือการยอมรับและการโอนสินทรัพย์ถาวร (OS-1) ซึ่งสะท้อนถึงความเคลื่อนไหวของสินทรัพย์หลักขององค์กร
5. สลิปเงินเดือน. โดยให้ข้อมูลเกี่ยวกับค่าจ้างของพนักงานทั้งหมดของบริษัท รวมถึงการจ่ายเงินจูงใจและการจ่ายค่าตอบแทน: โบนัส การจ่ายเงินเพิ่มเติม และอื่นๆ เอกสารหลักนี้ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของหัวหน้าฝ่ายบัญชีและหัวหน้าองค์กร นอกจากนี้ ตรงกันข้ามกับสองประเด็นที่กล่าวข้างต้น เพื่อยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของคำแถลง จะมีการประทับตราหรือตราประทับขององค์กร "สด" ไว้ด้วย
6. เอกสารเงินสด. ซึ่งรวมถึงใบเสร็จรับเงินและ คำสั่งค่าใช้จ่ายและสมุดเงินสด จากเนื้อหาเราสามารถรับภาพการเคลื่อนไหวของกระแสการเงินที่สมบูรณ์ที่สุด KO-1, KO-2 และ KO-4 มีข้อมูลเกี่ยวกับข้อเท็จจริงทางเศรษฐกิจแต่ละประการ ดังนั้น ผู้ที่ได้รับอนุญาตจะเน้นไปที่ข้อมูลเหล่านี้เป็นหลักเมื่อทำการตรวจสอบ เอกสารเงินสดเพิ่มเติมที่ใช้ที่มีความเข้มข้นน้อยกว่าเล็กน้อย (เครื่องบันทึกเงินสด KO-3 และสมุดบัญชีกระแสเงินสด KO-5) ก็เป็นของเอกสารหลักเช่นกันและจัดทำและจัดเก็บตามกฎทั่วไป

ส่วนใหญ่แล้วเอกสารหลักจะจัดเรียงตามลำดับเวลาตั้งแต่เอกสารธุรกรรมแรกจนถึงเอกสารสุดท้าย มีตัวเลือกอื่น ๆ ให้เลือก - ตามอุปกรณ์เสริม, รวม ฯลฯ

เอกสารหลักในการบัญชีจัดทำอย่างไร?

ส่วนประกอบที่จำเป็นของเอกสารหลักคือ:

• ชื่อตามรูปแบบรวมที่จัดตั้งขึ้น
• วันที่ลงนาม (สามารถวาดและพิมพ์กระดาษในเวลาใดก็ได้ที่สะดวก)
• ชื่อเต็มอย่างเป็นทางการขององค์กรหรือองค์กร (คุณสามารถเพิ่มชื่อย่อได้)
• คำอธิบายและคำอธิบายตอนการเคลื่อนไหวของกองทุนหรือข้อเท็จจริงของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ
• ต้นทุนของการทำธุรกรรมทางกายภาพ (ด้านหนึ่ง) และเงื่อนไขทางการเงิน (อีกด้านหนึ่ง) พร้อมหน่วยวัดที่ขาดไม่ได้
• ชื่อตามข้อบังคับภายในขององค์กรหรือมาตรฐานของรัฐสำหรับตำแหน่งของผู้รับผิดชอบในการสรุปข้อตกลงและการทำธุรกรรมให้เสร็จสิ้น
• ลายเซ็นพร้อมใบรับรองผลการเรียนของตัวแทนของคู่สัญญาในการทำธุรกรรมที่เข้าร่วมในการสรุปข้อตกลง

ดังต่อไปนี้จากวรรค 5 ของบทความเดียวกัน เอกสารหลักในแผนกบัญชีสามารถวาดได้ทั้งในรูปแบบกระดาษและใน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์; ในกรณีหลัง จะได้รับการรับรองโดยใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองของคู่สัญญา และส่งไปยังคู่สัญญาผ่านสื่อที่เหมาะสมหรือส่งทางอีเมล

เอกสารหลักส่วนใหญ่จะออกตามรูปแบบรวมที่ไม่ต้องแก้ไข ข้อยกเว้นรวมถึงสัญญา การยอมรับและการโอน และเอกสารอื่นๆ จำนวนหนึ่ง การพัฒนารูปแบบและโครงสร้างที่องค์กรธุรกิจดำเนินการโดยตรง

เคล็ดลับบางประการในการเตรียมเอกสารหลัก:

1. อนุญาตให้กรอกแบบฟอร์มด้วยมือโดยใช้ปากกาลูกลื่นและปากกาเจลที่มีสีน้ำเงินหรือสีดำ ในการแก้ไขจะใช้หมึกสีแดง ในการกรอกเอกสารหลักในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ อนุญาตให้ใช้คอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมจากมุมมองทางเทคโนโลยี
2. เอกสารหลักแต่ละฉบับที่รวมอยู่ในรายการจะต้องทำให้เสร็จตรงเวลา การกรอกและลงนามในเอกสารย้อนหลังโดยได้รับความยินยอมร่วมกันจากทั้งสองฝ่ายนั้นค่อนข้างเป็นไปได้ แต่ไม่แนะนำให้แจ้งหน่วยงานกำกับดูแลเกี่ยวกับเรื่องนี้
3. หากขั้นตอนการป้อนข้อมูลลงในแบบฟอร์มเกี่ยวข้องกับการทำซ้ำข้อมูลตัวเลข (เช่นจำนวนเงินที่ชำระ) เป็นลายลักษณ์อักษรจะละเลยองค์ประกอบหนึ่งหรือองค์ประกอบอื่น ๆ มิฉะนั้นเอกสารอาจถูกประกาศว่าไม่ถูกต้อง
4. เมื่อเตรียมเอกสารการรายงานหลัก คุณไม่สามารถเว้นช่องว่างได้ หากไม่มีสิ่งใดให้ป้อน คุณควรใช้เครื่องหมายขีดกลางหรือดีกว่านั้นคือเครื่องหมายสากลซึ่งเป็นอักษรละติน Z ที่ขีดฆ่าสองครั้ง

สำคัญ:ไม่อนุญาตให้ใช้แถบแก้ไข ของเหลว มีดโกนเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด หรือขีดฆ่าข้อมูลที่ป้อนไม่ถูกต้องออกไปจนกว่าจะไม่สามารถอ่านได้ในเอกสารหลักในแผนกบัญชี คุณสามารถใช้การแก้ไขรูปร่างที่เสริมข้อความหลักของรายการและการกลับรายการได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ในกรณีแรกข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจะถูกขีดฆ่าด้วยเส้นบาง ๆ มีข้อความอยู่ด้านบนซึ่งสะท้อนถึงสถานการณ์ที่แท้จริงและที่ด้านข้างของหน้าจะมีข้อความว่า "แก้ไขแล้ว (สามารถ) เชื่อถือได้ ” พร้อมด้วยลายเซ็น คนที่มีความรับผิดชอบและประทับตราหรือตราประทับขององค์กร ประการที่สอง ข้อมูลที่มีอยู่จะถูกเสริมด้วยข้อมูลใหม่ที่จำเป็นเพื่อให้ได้ภาพรวมของธุรกรรมอย่างครอบคลุม ประการที่สาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งมักใช้เมื่อพบข้อมูลที่เกินจริงในแหล่งข้อมูลหลัก ข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกับความเป็นจริงจะถูกทำซ้ำด้วยสีแดง และจะมีการระบุข้อมูลที่ถูกต้องถัดจากข้อมูลเหล่านั้น ซึ่งเป็นเรื่องปกติอยู่แล้ว ในกรณีนี้จำเป็นต้องมีลายเซ็นยืนยันด้วย

เอกสารหลักเช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ จะต้องวาดให้ชัดเจน อ่านออกได้ และสวยงาม สิ่งนี้จะช่วยในอนาคต หากเกิดสถานการณ์ที่ขัดแย้งกัน สามารถพิสูจน์ความจริงได้อย่างรวดเร็ว พิสูจน์คดีของคุณในการพิจารณาคดีของศาล หรือติดตามการทำงานของผู้มีอำนาจ และแรงจูงใจเพิ่มเติมสำหรับการเปิดเผยเอกสารอย่างมีมโนธรรมและทันเวลาจะเป็นข้อ 3 ของมาตรา 327 แห่งประมวลกฎหมายอาญาของรัสเซีย ซึ่งการใช้เอกสารปลอมแปลงมีโทษปรับสูงถึง 80,000 รูเบิลหรือสูงสุดหกเดือน ของรายได้ของผู้กระทำความผิด, การจับกุมนานสูงสุดหกเดือน, การบังคับใช้แรงงานหรือแรงงานราชทัณฑ์สูงสุด 480 ชั่วโมง และ 24 เดือน ตามลำดับ

การพิสูจน์ความบริสุทธิ์ของคุณหรือการไม่มีอาชญากรรมเป็นเรื่องยากและต้องใช้เวลาและความกังวลมากกว่าการเตรียมเอกสารหลักคุณภาพสูง

มาสรุปกัน

เอกสารหลัก ได้แก่ เอกสารที่สะท้อนถึงตอนของกิจกรรมทางเศรษฐกิจขององค์กรหรือองค์กร การลงทะเบียนจะดำเนินการโดยพนักงานของแผนกบัญชี และหากไม่มี ผู้ประกอบการเองหรือบริษัทที่ให้บริการที่คล้ายกัน รายการเอกสารหลักทั้งหมดที่ใช้ในกิจกรรมของบริษัทได้รับการอนุมัติจากผู้อำนวยการ และโดยปกติจะรวบรวมโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี

โดยทั่วไป เอกสารหลักได้แก่ สัญญา บัญชี หลักฐานการยอมรับและการโอน รวมถึงสินทรัพย์ถาวร เอกสารเงินสด และเอกสารอื่นๆ พวกเขาจะต้องรวมบล็อกที่ระบุไว้ในวรรค 2 ของมาตรา 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 402-FZ อนุญาตให้มีการแก้ไขเอกสารในรูปแบบที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด: การกลับรายการ โครงร่าง หรือจารึกเสริม

กิจกรรมขององค์กรใด ๆ มีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับการบำรุงรักษาและการประมวลผลเอกสารหลัก จำเป็นสำหรับการรายงานการคำนวณการชำระภาษีการรับ การตัดสินใจของฝ่ายบริหาร. ในบทความเราจะดูว่ามันคืออะไร - เอกสารหลักในการบัญชี - และวิธีดำเนินการ

แนวคิดพื้นฐาน

เอกสารหลักในการบัญชี - คืออะไร?? เรียกว่าหลักฐานข้อเท็จจริงของคณะกรรมการที่สะท้อนอยู่บนกระดาษ ปัจจุบันมีการรวบรวมเอกสารต่างๆ มากมาย ระบบอัตโนมัติ"1ซี" การประมวลผลเอกสารหลักเกี่ยวข้องกับการลงทะเบียนและการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์

การบัญชีหลักเรียกว่า ชั้นต้นบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในองค์กร ธุรกรรมทางธุรกิจคือการกระทำที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงสถานะของสินทรัพย์หรือทุนขององค์กร

การประมวลผลเอกสารหลักในการบัญชี: ตัวอย่างแผนภาพ

ตามกฎแล้วในองค์กรแนวคิดของ "การทำงานกับเอกสาร" หมายถึง:

• การรับข้อมูลปฐมภูมิ
• การประมวลผลข้อมูลล่วงหน้า
• ได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารหรือผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับมอบอำนาจตามคำสั่งของกรรมการ
• ซ้ำแล้วซ้ำเล่า
• การดำเนินการที่จำเป็นในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ

การจัดหมวดหมู่

มีครั้งเดียวและสะสม เอกสารหลัก การรักษาข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารดังกล่าวมีคุณสมบัติหลายประการ

เอกสารแบบครั้งเดียวมีไว้เพื่อยืนยันกิจกรรมหนึ่งครั้ง ดังนั้นขั้นตอนการประมวลผลจึงง่ายขึ้นอย่างมาก เอกสารสะสมจะถูกใช้ในช่วงเวลาหนึ่ง ตามกฎแล้วจะสะท้อนถึงการดำเนินการที่ดำเนินการหลายครั้ง ในกรณีนี้เมื่อไร การประมวลผลเอกสารหลักข้อมูลจากนั้นจะถูกโอนไปยังทะเบียนพิเศษ

ข้อกำหนดในการเก็บรักษาเอกสาร

เอกสารหลักจะถูกจัดทำขึ้นในระหว่างการทำธุรกรรมหรือทันทีหลังจากเสร็จสิ้น

ข้อมูลนี้สะท้อนให้เห็นในรูปแบบรวมพิเศษ ด้วยการไม่อยู่ แบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติองค์กรสามารถพัฒนาได้อย่างอิสระ

ขั้นตอนของการประมวลผลเอกสารทางบัญชีหลัก

แต่ละองค์กรมีพนักงานหนึ่งคนซึ่งรับผิดชอบในการทำงานกับข้อมูลหลัก ผู้เชี่ยวชาญคนนี้จะต้องรู้กฎ ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและลำดับการดำเนินการอย่างเคร่งครัด

เป็นระยะ การประมวลผลเอกสารหลักเป็น:

• การจัดเก็บภาษี แสดงถึงการประเมินธุรกรรมที่แสดงบนกระดาษ ซึ่งเป็นการบ่งชี้จำนวนเงินที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการ
• การจัดกลุ่ม ในขั้นตอนนี้ เอกสารจะถูกแจกจ่ายตามลักษณะทั่วไป
• การกำหนดบัญชี มันเกี่ยวข้องกับการกำหนดเดบิตและเครดิต
• ดับไฟ เพื่อป้องกันการชำระเงินซ้ำ ในเอกสารทางบัญชีหลัก p ทำเครื่องหมายว่า "จ่ายแล้ว"

ข้อผิดพลาดในเอกสาร

พวกเขาสามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ โดยพื้นฐานแล้ว การปรากฏตัวของพวกเขานั้นเกิดจากทัศนคติที่ไม่เอาใจใส่ของพนักงานต่องานที่เขาทำ การไม่รู้หนังสือของผู้เชี่ยวชาญ และอุปกรณ์ทำงานผิดปกติ

การแก้ไขเอกสารเป็นสิ่งที่ท้อแท้อย่างยิ่ง อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี เป็นไปไม่ได้ที่จะทำโดยไม่แก้ไขข้อผิดพลาด ทำผิดพลาด นักบัญชีในเอกสารหลักควรแก้ไขดังนี้:

• ขีดฆ่ารายการที่ไม่ถูกต้องด้วยเส้นบางๆ เพื่อให้มองเห็นได้ชัดเจน
• เขียนข้อมูลที่ถูกต้องเหนือเส้นขีดฆ่า
• ทำเครื่องหมายที่ช่อง "แก้ไขให้เชื่อ"
• ระบุวันที่ปรับปรุง
• ใส่ลายเซ็น

ไม่อนุญาตให้ใช้สารแก้ไข

ทำงานกับเอกสารขาเข้า

กระบวนการประมวลผลเอกสารขาเข้าประกอบด้วย:

• การกำหนดประเภทเอกสาร เอกสารทางบัญชีประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์เสมอ ตัวอย่างเช่น สิ่งเหล่านี้รวมถึงใบแจ้งหนี้ คำสั่งรับเงิน ฯลฯ
• การตรวจสอบรายละเอียดของผู้รับ เอกสารจะต้องจ่าหน้าถึงองค์กรเฉพาะหรือพนักงาน ในทางปฏิบัติมันเกิดขึ้นที่ บริษัท จะออกเอกสารสำหรับการซื้อวัสดุโดยเฉพาะแม้ว่าจะไม่มีการสรุปข้อตกลงกับซัพพลายเออร์ก็ตาม
• การตรวจสอบลายเซ็นและการประทับตรา ผู้ลงนามในเอกสารต้องมีอำนาจดำเนินการดังกล่าว หากการรับรองเอกสารหลักไม่อยู่ในความสามารถของพนักงานจะถือว่าไม่ถูกต้อง สำหรับแสตมป์ ในทางปฏิบัติมักเกิดข้อผิดพลาดในองค์กรที่มีแสตมป์หลายดวง ข้อมูลในการพิมพ์จะต้องสอดคล้องกับประเภทของเอกสารที่ปรากฏ
• การตรวจสอบสถานะของเอกสาร หากตรวจพบความเสียหายบนกระดาษหรือแผ่นใดหายไปมีความจำเป็นต้องจัดทำรายงานซึ่งสำเนาจะถูกส่งไปยังคู่สัญญา
• การตรวจสอบความถูกต้องของเหตุการณ์ที่แสดงในเอกสาร พนักงานขององค์กรจะต้องยืนยันข้อมูลเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของการทำธุรกรรม เอกสารเกี่ยวกับการยอมรับของมีค่าได้รับการรับรองโดยผู้จัดการคลังสินค้าและเงื่อนไขของสัญญาได้รับการยืนยันจากนักการตลาด ในทางปฏิบัติ มีสถานการณ์ที่ซัพพลายเออร์ได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าที่บริษัทไม่ได้รับ
• การกำหนดระยะเวลาที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร เมื่อประมวลผลเอกสารหลัก สิ่งสำคัญคือไม่ต้องคำนึงถึงข้อมูลเดียวกันซ้ำสองครั้ง
• คำจำกัดความของส่วนการบัญชี เมื่อได้รับเอกสารหลักจำเป็นต้องกำหนดว่าจะใช้ค่าที่ให้มาเพื่อวัตถุประสงค์ใด พวกเขาสามารถทำหน้าที่เป็นสินทรัพย์ถาวร วัสดุ สินทรัพย์ไม่มีตัวตน, สินค้า.
• การกำหนดทะเบียนที่
• การลงทะเบียนกระดาษ จะดำเนินการหลังจากการตรวจสอบทั้งหมด

ทำงานกับเอกสารขาออก

กระบวนการประมวลผลสำหรับเอกสารประเภทนี้ค่อนข้างแตกต่างจากที่กล่าวมาข้างต้น

ก่อนอื่นพนักงานที่ได้รับอนุญาตขององค์กรจะสร้างเอกสารขาออกเวอร์ชันร่าง จากนี้จึงมีการพัฒนาร่างกระดาษขึ้น จะถูกส่งไปยังผู้จัดการเพื่อขออนุมัติ อย่างไรก็ตาม พนักงานคนอื่นที่มีอำนาจที่เหมาะสมสามารถอนุมัติร่างเอกสารได้

หลังจากได้รับการรับรองแล้ว โครงการจะเป็นทางการตาม กฎเกณฑ์ที่ตั้งขึ้นและส่งถึงผู้รับ

การวางแผนการไหลของเอกสาร

ขั้นตอนนี้จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับ ส่ง และประมวลผลเอกสารอย่างรวดเร็ว สำหรับ องค์กรที่มีความสามารถการไหลของเอกสารในองค์กร มีการพัฒนากำหนดการพิเศษ พวกเขาระบุ:

• สถานที่และกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสารหลัก
• ชื่อนามสกุลและตำแหน่งของผู้รวบรวมและส่งเอกสาร
• บันทึกทางบัญชีที่ทำขึ้นจากเอกสาร
• เวลาและสถานที่จัดเก็บเอกสาร

ทะเบียนการบัญชี

จำเป็นสำหรับการลงทะเบียนเอกสารหลัก ในขณะเดียวกันก็มีการติดเครื่องหมายการบัญชีไว้บนกระดาษ มีความจำเป็นต้องป้องกันการลงทะเบียนเอกสารซ้ำ

เอกสารหลักสามารถจัดเก็บไว้ในทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อมีการร้องขอจากหน่วยงานของรัฐหรือคู่สัญญา บริษัทจะต้องจัดเตรียมสำเนาเป็นกระดาษ

คุณสมบัติของการกู้คืนเอกสาร

ปัจจุบันกฎระเบียบยังไม่มีขั้นตอนที่ชัดเจนในการคืนเอกสาร ในทางปฏิบัติ กระบวนการนี้รวมถึงกิจกรรมต่อไปนี้:

• แต่งตั้งคณะกรรมการสอบสวนสาเหตุการสูญหายหรือถูกทำลายของเอกสาร หากจำเป็นหัวหน้าขององค์กรสามารถเกี่ยวข้องกับหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายในขั้นตอนนี้ได้
• ติดต่อองค์กรธนาคารหรือคู่สัญญาเพื่อขอสำเนาเอกสารหลัก
• การแก้ไขการคืนภาษีเงินได้ ความจำเป็นในการส่งรายงานที่อัปเดตเกิดจากการที่ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีเอกสารไม่รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี

ในกรณีที่เอกสารหลักสูญหาย Federal Tax Service จะคำนวณจำนวนการหักภาษีตามเอกสารที่มีอยู่ ในกรณีนี้ มีความเป็นไปได้ที่หน่วยงานด้านภาษีจะใช้บทลงโทษในรูปแบบของค่าปรับ

ข้อผิดพลาดทั่วไปในกระบวนการเตรียมเอกสารหลัก

ตามกฎแล้วผู้ที่รับผิดชอบในการดูแลเอกสารจะกระทำการละเมิดดังต่อไปนี้:

• กรอกแบบฟอร์มที่ยังไม่รวมหรือได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร
• พวกเขาไม่ได้ระบุรายละเอียดหรือแสดงข้อผิดพลาด
• ไม่ลงนามรับรองเอกสารหรืออนุญาตให้พนักงานที่ไม่มีอำนาจลงนามในเอกสาร

เอกสารยืนยันข้อเท็จจริงของธุรกรรมทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับองค์กร การออกแบบจะต้องเข้าหาอย่างระมัดระวัง ความผิดพลาดใด ๆ อาจนำไปสู่ผลเสีย

การบัญชีเบื้องต้นแสดงถึงระยะเริ่มต้นของการรับรู้อย่างเป็นระบบของการลงทะเบียนธุรกรรมแต่ละรายการที่มีลักษณะเฉพาะของกระบวนการทางเศรษฐกิจและปรากฏการณ์ที่เกิดขึ้นในองค์กร วัตถุประสงค์ของมันคือ: การจัดซื้อ, การได้มาและการใช้ทรัพยากรวัสดุ, ต้นทุนการผลิต, การเคลื่อนย้ายผลิตภัณฑ์กึ่งสำเร็จรูปและงานระหว่างดำเนินการ, ปริมาณผลผลิตของผลิตภัณฑ์, การจัดส่งและการขาย, การตั้งถิ่นฐานกับซัพพลายเออร์, ผู้ซื้อ, ลูกค้า, ธนาคาร, หน่วยงานทางการเงินผู้ก่อตั้ง ฯลฯ

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับกระบวนการและปรากฏการณ์ทางเศรษฐกิจสะท้อนให้เห็นในเอกสารหลัก

เอกสารการบัญชีหลัก- เป็นใบรับรองเป็นลายลักษณ์อักษรของธุรกรรมทางธุรกิจที่มีผลทางกฎหมายและไม่ต้องการคำอธิบายหรือรายละเอียดเพิ่มเติม

เอกสารทางบัญชีหลักจะต้องมี:

• ชื่อ - เนื้อหาทางการเงินและเศรษฐกิจของธุรกรรมทางธุรกิจ เอกสารที่ไม่มีชื่อ รวมถึงเอกสารที่มีชื่อไม่ชัดเจนและอ่านยากจะไม่มีผลทางกฎหมาย
• ชื่อ และในบางกรณี ที่อยู่และบัญชีธนาคารของฝ่ายต่างๆ (นิติบุคคลและบุคคล) ที่เข้าร่วมในธุรกรรมทางธุรกิจนี้ เอกสารหลักที่ไม่มีชื่อและคุณลักษณะที่เกี่ยวข้องของฝ่ายอย่างน้อยหนึ่งฝ่ายในธุรกรรมทางธุรกิจจะสูญเสียความสามารถในการระบุที่อยู่และไม่สามารถดำเนินการได้
• วันที่รวบรวม หากไม่มีวันที่หรือไม่ชัดเจน เอกสารจะสูญเสียความสามารถในการระบุที่อยู่ได้ทันเวลา ที่จริงแล้วเอกสารดังกล่าวไม่มีผลทางกฎหมาย
• เนื้อหาของธุรกรรมทางธุรกิจ (วัตถุของเอกสาร) ซึ่งเป็นผลมาจากชื่อของเอกสารที่ปรากฏในรูปแบบทั่วไป
• เมตรของการทำธุรกรรมทางธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่ การไม่มีเมตรในเอกสารจะทำให้ขาดฐานการบัญชีและการชำระบัญชี
• ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ - ผู้อำนวยการขององค์กรและหัวหน้าฝ่ายบัญชี

พนักงานบัญชีกรอกเอกสารอย่างชัดเจนและชัดเจนโดยใช้หมึกหรือปากกาลูกลื่นเขียนด้วยตนเองบนเครื่องพิมพ์ดีดหรือใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

ตามกฎแล้วเอกสารจะใช้แบบฟอร์มมาตรฐานในรูปแบบของช่องว่างที่มีลักษณะระหว่างแผนก ซึ่งรวมถึงรูปแบบการสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ คูปอง ใบแจ้งยอด ฯลฯ เอกสารหลักจะต้องจัดทำขึ้นในเวลาที่ทำธุรกรรม และหากเป็นเช่นนี้ เหตุผลวัตถุประสงค์เป็นไปไม่ได้ ทันทีที่มันเสร็จสิ้น

หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในบัญชีในฟาร์ม คุณสามารถใช้วิธีการป้อนข้อมูลเชิงลบหรือกลับรายการได้ ในกรณีนี้ รายการที่ผิดพลาดจะถูกทำซ้ำด้วยหมึกสีแดงหรือสีมาตรฐาน (สีน้ำเงิน สีดำ) และใส่ไว้ในกรอบสี่เหลี่ยม

สีแดงหรือกรอบสี่เหลี่ยมจะยกเลิกการเข้าที่ผิดพลาด หลังจากนั้นจึงทำการเข้าที่ถูกต้อง เป็นไปได้ที่จะแก้ไขข้อผิดพลาดในบันทึกทางบัญชีโดยการขีดฆ่าและแก้ไขเพิ่มเติม (รายการที่ผิดพลาดจะถูกขีดฆ่าด้วยหนึ่งบรรทัดและรายการที่ถูกต้องจะทำภายใต้รายการนั้นเพื่อระบุวันที่แก้ไขและลายเซ็นของนักบัญชีหากจำเป็น - ใบรับรอง ถูกร่างขึ้นโดยเปิดเผยความจำเป็นในการแก้ไขและสาเหตุของข้อผิดพลาด)

ไม่ควรมีการแก้ไข ลบ หรือขีดเขียนในเงินสดและเอกสารทางธนาคาร

เมื่อทำงานกับเอกสารใด ๆ นักบัญชีจะต้องอาศัยหลักการบางประการและ พื้นฐานระเบียบวิธีประดิษฐานอยู่ในเอกสารราชการ

ขึ้นอยู่กับเอกสารหลัก รายการต่างๆ จะถูกจัดทำขึ้นในทะเบียนการบัญชี บัตร ใบแจ้งยอด วารสาร รวมถึงในดิสก์ ฟล็อปปี้ดิสก์ และสื่ออื่นๆ

เอกสารทางบัญชีสามารถเป็นภายนอกและภายในได้

เอกสารภายนอกมาสู่องค์กรจากภายนอก-จาก เจ้าหน้าที่รัฐบาล, องค์กรระดับสูง, ธนาคาร, สำนักงานภาษีจากผู้ก่อตั้ง ซัพพลายเออร์ ผู้ซื้อ ฯลฯ จะถูกรวบรวมตามแบบฟอร์มมาตรฐาน ตัวอย่างของเอกสารดังกล่าวได้แก่: คำขอชำระเงิน-การสั่งซื้อ คำขอชำระเงิน ใบกำกับสินค้าจากซัพพลายเออร์ ฯลฯ

เอกสารภายในรวบรวมโดยตรงจากองค์กร

• การบริหาร;
• ยกเว้น (ผู้บริหาร);
• รวมกัน;
• การลงทะเบียนทางบัญชี.

ธุรการ- เป็นเอกสารที่มีคำสั่ง คำแนะนำในการผลิต ประสิทธิภาพการดำเนินธุรกิจบางอย่าง ซึ่งรวมถึงคำสั่งจากหัวหน้าองค์กรและบุคคลที่ได้รับอนุญาตจากเขาให้ดำเนินธุรกรรมทางธุรกิจ

ยกโทษให้(ผู้บริหาร) เอกสารรับรองข้อเท็จจริงในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ เหล่านี้ได้แก่ ใบเสร็จรับเงินใบรับรองการยอมรับวัสดุ การยอมรับและจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร เอกสารการรับสินค้าที่ผลิตจากคนงาน ฯลฯ

รวมเอกสารมีทั้งฝ่ายบริหารและฝ่ายบริหาร ซึ่งรวมถึงคำสั่งซื้อเงินสดขาเข้าและขาออก ใบแจ้งยอดเงินเดือนสำหรับการออก ค่าจ้างพนักงานขององค์กร รายงานล่วงหน้าของผู้รับผิดชอบ ฯลฯ

เอกสารทางบัญชีรวบรวมในกรณีที่ไม่มีเอกสารมาตรฐานสำหรับบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจรวมถึงการสรุปและการประมวลผลเอกสารสนับสนุนและการบริหาร เหล่านี้คือใบรับรอง เอกสารการแจก ฯลฯ

เอกสารทางบัญชียังแบ่งออกเป็นครั้งเดียวและสะสม เอกสารหลักที่ใช้ครั้งเดียวจะถูกนำมาใช้เมื่อทำธุรกรรมทางธุรกิจแต่ละรายการให้เสร็จสิ้น เอกสารการสะสมจะถูกรวบรวมในช่วงระยะเวลาหนึ่งของการสะสมธุรกรรมทางธุรกิจที่เป็นเนื้อเดียวกันอย่างค่อยเป็นค่อยไป เมื่อสิ้นสุดงวด เอกสารเหล่านี้จะคำนวณผลลัพธ์สำหรับตัวบ่งชี้ที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเอกสารสะสม เช่น คำสั่งงานสองสัปดาห์, รายเดือน, บัตรจำกัดการปล่อยวัสดุจากคลังสินค้าขององค์กร เป็นต้น

เอกสารทางบัญชีแบ่งออกเป็นหลักและสรุป

เอกสารที่มารวบรวม ณ เวลาที่มีการทำธุรกรรมทางธุรกิจ ตัวอย่างของเอกสารดังกล่าวคือใบแจ้งหนี้สำหรับการปล่อยวัสดุจากคลังสินค้าขององค์กรไปยังเวิร์กช็อป

เอกสารสรุปรวบรวมตามเอกสารหลัก เช่น ใบแจ้งยอดเงินเดือน

ในขณะที่บันทึกข้อมูลในเอกสารหลัก ข้อมูลทางบัญชีจะปรากฏขึ้นซึ่งไม่ได้บันทึกโดยอัตโนมัติ คุณลักษณะเชิงปริมาณและคุณภาพทั้งหมดอยู่ภายใต้การควบคุมเชิงตรรกะ เลขคณิต และกฎหมาย ก่อนที่จะจัดทำเอกสารหลัก การควบคุมดังกล่าวดำเนินการโดยพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาการบัญชีหลักและพนักงานของฝ่ายบริการการจัดการ

โดยการลงนามในใบสั่งเงินสดเข้าและออก ใบแจ้งยอดบัญชีเงินเดือน ใบสั่งจ่ายเงินและความต้องการ และเอกสารทางธนาคารอื่น ๆ หัวหน้าองค์กรจะวิเคราะห์แต่ละธุรกรรมทางธุรกิจอย่างละเอียด

• งานเบื้องต้นก่อนจัดทำเอกสารหลัก
• การเตรียมเอกสารเบื้องต้น
• การอนุมัติเอกสารหลัก
• งานของฝ่ายบัญชีในการจัดทำและประมวลผลเอกสารหลัก

การรวบรวมข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวข้องกับงานที่เหมาะสมของบริการต่างๆขององค์กร ระยะนี้มีลักษณะเฉพาะคือ ระดับสูงสุดการบัญชีเชิงวิเคราะห์และมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่สองของกระบวนการทางบัญชีคือการประมวลผลข้อมูลทางบัญชี เธอถือว่า การมีส่วนร่วมโดยตรงในการได้รับข้อมูลทางบัญชีของพนักงาน บริการด้านการทำงานการจัดการ. ดังนั้น เมื่อทำการบัญชีรายการสินค้าคงคลังตามเอกสารหลัก จะมีการจัดเตรียมสำหรับการจัดกลุ่มและการสรุปข้อมูลในบัตรคลังสินค้าวัสดุ ทุกเดือน ข้อมูลจากการ์ดและหนังสือจะถูกถ่ายโอนไปยังรายงานความเคลื่อนไหวของสินทรัพย์ที่เป็นสาระสำคัญ เมื่อถึงเวลาที่กำหนด ผู้จัดการคลังสินค้าและหัวหน้าแผนกจะส่งรายงานเหล่านี้ไปยังแผนกบัญชีขององค์กร

ผู้จัดการยังมีส่วนร่วมในการประมวลผลข้อมูลอีกด้วย ดังนั้นด้วยความช่วยเหลือจากพนักงานของบริการการจัดการต่างๆ จึงระบุสาเหตุของการขาดแคลนและการสูญเสียได้

หลังจากตรวจสอบการคำนวณทางคณิตศาสตร์ความถูกต้องตามกฎหมายและความสะดวกของธุรกรรมทางธุรกิจที่ดำเนินการแล้ว เอกสารทางบัญชีจะถูกลงทะเบียน จากนั้นการจัดกลุ่มทางเศรษฐศาสตร์ของข้อมูลจะดำเนินการในระบบบัญชีสังเคราะห์และการวิเคราะห์ การบัญชีโดยบันทึกลงทะเบียนทางบัญชี

การลงทะเบียนการบัญชีเป็นตารางการนับ รูปร่างบางอย่างสร้างขึ้นตามการจัดกลุ่มทางเศรษฐกิจของข้อมูลเกี่ยวกับทรัพย์สินและแหล่งที่มาของการก่อตัว ทำหน้าที่สะท้อนธุรกรรมทางธุรกิจ

การลงทะเบียนการบัญชีขึ้นอยู่กับโครงสร้างแบ่งออกเป็นตามลำดับเวลาและเป็นระบบ ในการลงทะเบียนตามลำดับเวลา ธุรกรรมทางธุรกิจจะแสดงตามลำดับความสำเร็จ การลงทะเบียนการบัญชีอย่างเป็นระบบทำหน้าที่จัดกลุ่มธุรกรรมทางธุรกิจตามลักษณะที่กำหนดไว้

ทะเบียนทางบัญชีได้รับการดูแลในรูปแบบของบัญชีแยกประเภท บัตร ใบแจ้งยอด วารสาร รวมถึงสื่อคอมพิวเตอร์

การบัญชีสังเคราะห์ดำเนินการในการลงทะเบียนอย่างเป็นระบบ และการบัญชีเชิงวิเคราะห์ดำเนินการในการลงทะเบียนเชิงวิเคราะห์ รายการในการลงทะเบียนจะทำทั้งด้วยตนเองและโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

จำนวนทั้งสิ้นและตำแหน่งของรายละเอียดในการลงทะเบียนจะกำหนดรูปแบบซึ่งขึ้นอยู่กับลักษณะของวัตถุที่นำมาพิจารณา วัตถุประสงค์ของการลงทะเบียน และวิธีการลงทะเบียนทางบัญชี ทะเบียนบัญชี หมายถึง การบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจในทะเบียนบัญชี

ในสมุดบัญชีทุกหน้าจะมีหมายเลขและเข้าเล่ม เลขที่ระบุอยู่ในหน้าสุดท้ายและรับรองโดยลายมือชื่อผู้มีอำนาจลงนาม ในหนังสือบางเล่ม เช่น หนังสือเงินสด หน้าต่างๆ ไม่เพียงแต่มีหมายเลขกำกับเท่านั้น แต่ยังมีการผูกเชือกและผนึกด้วยขี้ผึ้งอีกด้วย ขึ้นอยู่กับปริมาณบัญชีในหนังสือ มีการจัดสรรหนึ่งหน้าขึ้นไปสำหรับบัญชีใดบัญชีหนึ่ง สมุดบัญชีใช้สำหรับสังเคราะห์และ การบัญชีเชิงวิเคราะห์.

การ์ดทำจากกระดาษหนาหรือกระดาษแข็งหลวมๆ โดยไม่ต้องติดกัน พวกเขาจะถูกเก็บไว้ในกล่องพิเศษที่เรียกว่าตู้เก็บเอกสาร การ์ดจะถูกเปิดเป็นเวลาหนึ่งปีและลงทะเบียนในทะเบียนพิเศษเพื่อให้มั่นใจในการควบคุมความปลอดภัย

แผ่นงานแตกต่างจากการ์ดตรงที่ทำมาจากกระดาษที่มีความหนาแน่นน้อยกว่าและมีรูปแบบที่ใหญ่กว่า พวกเขาจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์พิเศษที่เรียกว่านายทะเบียน ตามกฎแล้วจะมีการเปิดงบเป็นเวลาหนึ่งเดือนหรือสี่เดือน

รายการในทะเบียนการบัญชีต้องมีความชัดเจน กระชับ ชัดเจน และอ่านง่าย หลังจากลงทะเบียนธุรกรรมทางธุรกิจในทะเบียนการบัญชีแล้วจะมีการทำเครื่องหมายที่เหมาะสมในเอกสารหลักเพื่ออำนวยความสะดวกในการตรวจสอบการผ่านรายการที่ถูกต้องในภายหลัง เมื่อสิ้นเดือนจะมีการสรุปผลการลงทะเบียนการบัญชีแต่ละหน้า บันทึกสุดท้ายของการลงทะเบียนอย่างเป็นระบบและเชิงวิเคราะห์จะต้องได้รับการตรวจสอบโดยการรวบรวมแผ่นการหมุนเวียน

หลังจากได้รับอนุมัติรายงานประจำปีแล้ว ทะเบียนการบัญชีจะถูกจัดกลุ่ม ผูกมัด และฝากไว้ในคลังปัจจุบันขององค์กร

วิธีการแก้ไขรายการที่ผิดพลาดในการลงทะเบียนทางบัญชี

มีอยู่ สามวิธีในการแก้ไขรายการผิดพลาดในการลงทะเบียนทางบัญชี: การพิสูจน์อักษร, การป้อนเพิ่มเติม, การกลับรายการ

วิธีการแก้ไขสามารถใช้ได้เฉพาะในกรณีที่พบข้อผิดพลาดก่อนที่จะจัดทำงบดุลหรือเกิดขึ้นในการลงทะเบียนทางบัญชีโดยไม่กระทบต่อการติดต่อสื่อสารของบัญชี วิธีการนี้ประกอบด้วยการใช้เส้นบางขีดทับข้อความ ตัวเลข จำนวน และคำจารึกที่ไม่ถูกต้องที่อยู่ถัดจากหรือเหนือข้อความหรือจำนวนที่ถูกต้องด้วยประโยคที่เหมาะสม

ตัวอย่างเช่นหากแทนที่จะเป็น 100 รูเบิล หากสะท้อนถึง 200 รูเบิลก็ควรขีดฆ่า 200 รูเบิล และเขียน "100 รูเบิล" ที่ด้านบนและด้านข้างระบุว่า: "ขีดฆ่า 200 รูเบิลและเขียน 100 รูเบิลด้านบน แก้ไขความเชื่อ (วันที่, ลายเซ็น)"

ไม่อนุญาตให้มีการแก้ไขหรือลบรอยบนเอกสารทางการเงิน แม้ว่าจะระบุไว้ก็ตาม โดยเฉพาะตัวเลข

รายการเพิ่มเติมจะทำในกรณีที่ปริมาณธุรกรรมทางธุรกิจถูกประเมินต่ำไปอย่างผิดพลาด ตัวอย่างเช่น ซัพพลายเออร์โอนเงิน 150 รูเบิลจากบัญชีปัจจุบัน ธุรกรรมทางธุรกิจนี้สะท้อนให้เห็นในการติดต่อบัญชีที่ถูกต้อง แต่จำนวนเงินนั้นถูกประเมินต่ำกว่า 100 รูเบิล มีการจัดทำรายการบัญชีต่อไปนี้: เดบิตเข้าบัญชี "การชำระบัญชีกับซัพพลายเออร์", เครดิตเข้าบัญชี "บัญชีกระแสรายวัน" - 100 รูเบิล

แต่เนื่องจากซัพพลายเออร์ควรโอน 150 รูเบิล ดังนั้นจำนวนที่ขาดหายไปคือ 50 รูเบิล จำเป็นต้องทำรายการเพิ่มเติม: เดบิตในบัญชี "การชำระบัญชีกับซัพพลายเออร์", เครดิตในบัญชี "บัญชีกระแสรายวัน" - 50 รูเบิล

มีการโพสต์เพิ่มเติมในปัจจุบันหรือ เดือนหน้า. กฎการแก้ไขข้อผิดพลาดนี้ใช้ในสองกรณี: หากข้อมูลของเอกสารหลักไม่ได้ถูกบันทึกในบรรทัดแยกต่างหากในการลงทะเบียนทางบัญชีและเมื่อมีการแสดงจำนวนเงินธุรกรรมทางธุรกิจที่อธิบายไว้อย่างไม่ถูกต้องในการลงทะเบียนทางบัญชี

วิธีการกลับรายการคือการบันทึกที่ไม่ถูกต้องซึ่งส่วนใหญ่เป็นแบบดิจิทัลจะถูกตัดออก จำนวนลบกล่าวคือ การติดต่อและจำนวนที่ไม่ถูกต้องจะทำซ้ำด้วยหมึกสีแดง ในเวลาเดียวกันรายการที่ถูกต้องจะทำโดยใช้หมึกธรรมดา การกลับรายการเกิดขึ้นเมื่อบัญชีถูกผ่านรายการอย่างไม่ถูกต้องหรือเมื่อมีการบันทึกจำนวนเงินที่เกินจริง

เมื่อสรุปผลการดำเนินงาน รายการที่ทำขึ้นด้วยหมึกสีแดงจะถูกลบออก

ในแต่ละวัน บริษัทแห่งหนึ่งต้องผ่านการดำเนินงานหลายอย่าง นักบัญชีออกใบแจ้งหนี้ให้กับคู่ค้าและส่งเงิน คำนวณค่าจ้าง ค่าปรับ คำนวณค่าเสื่อมราคา เตรียมรายงาน ฯลฯ มีการจัดทำเอกสารหลายประเภทหลายประเภททุกวัน: ฝ่ายธุรการ ผู้บริหาร และประถมศึกษา กลุ่มสุดท้ายมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อกิจกรรมขององค์กร

"เอกสารหลัก" คืออะไร?

ทุกเหตุการณ์ในชีวิตทางเศรษฐกิจขององค์กรจะต้องได้รับการยืนยันด้วยกระดาษ มันถูกสร้างขึ้นในเวลาของการทำธุรกรรมหรือทันทีหลังจากเสร็จสิ้น การจัดทำรายการและการบำรุงรักษาการรายงานดำเนินการตามข้อมูลที่ระบุในเอกสารทางบัญชีหลัก รายการของพวกเขามีขนาดใหญ่ ในบทความนี้เราจะดูเอกสารหลักที่ใช้บ่อยที่สุด

เหตุใดจึงต้องมีหลักเบื้องต้น?

เอกสารหลักเป็นองค์ประกอบสำคัญของการบัญชี ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้นมันถูกสร้างขึ้นในเวลาที่เสร็จสิ้นหรือทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการดำเนินการและเป็นข้อพิสูจน์ถึงความเป็นจริงของข้อเท็จจริงอย่างใดอย่างหนึ่งเกี่ยวกับชีวิตทางเศรษฐกิจขององค์กร

รายการเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับหนึ่งรายการอาจรวมถึง:

1. ข้อตกลง.
2. ตรวจสอบ.
3. ใบเสร็จรับเงินหรืออื่นๆ เอกสารการชำระเงิน.
4. ใบส่งสินค้า.
5. หนังสือรับรองการสำเร็จหลักสูตร

รายละเอียดที่จำเป็น

ปัจจุบันก็มี แบบฟอร์มรวมเอกสารทางบัญชีหลัก ใช้เพื่อสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินการต่าง ๆ ดังนั้นรายการคอลัมน์ในนั้นจึงแตกต่างกัน ในขณะเดียวกัน เอกสารหลักทั้งหมดจะมีรายละเอียดบังคับที่เหมือนกัน ในหมู่พวกเขา:

1. ชื่อธุรกิจ.
2. ชื่อเรื่องของเอกสาร (ถึง
3. วันที่ก่อตัว
4. เนื้อหาของการดำเนินการที่จัดทำเอกสาร ตัวอย่างเช่น เมื่อกรอกใบแจ้งหนี้ คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องอาจระบุว่า "การโอนวัสดุเพื่อการประมวลผล"
5. ตัวชี้วัดทางการเงินและธรรมชาติ อันแรกใช้เพื่อสะท้อนต้นทุน อันหลัง - ปริมาณ น้ำหนัก ฯลฯ
6. ตำแหน่งพนักงานที่รับผิดชอบ ("หัวหน้าฝ่ายบัญชี", "เจ้าของร้าน" ฯลฯ)
7. ลายเซ็นของบุคคลที่เกี่ยวข้องในการทำธุรกรรม

จุดสำคัญ

เอกสารหลักที่มีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดมีผลทางกฎหมาย

โปรดทราบว่าเอกสารที่ดำเนินการอย่างถูกต้องสามารถนำมาใช้ในการดำเนินคดีทางกฎหมายเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันความถูกต้อง (หรืออย่างอื่น) ของการเรียกร้อง เอกสารจำนวนมากจัดทำขึ้นโดยคู่สัญญา มีความจำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของการลงทะเบียนอย่างรอบคอบ และไม่ว่าในกรณีใดๆ ก็ตามจะต้องลงนามให้ซัพพลายเออร์ (ผู้รับเหมา ฯลฯ) หากพวกเขาไม่ได้ดำเนินการดังกล่าว

มีความจำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารหลักอย่างระมัดระวัง

คุณต้องการตราประทับในหลักหรือไม่?

ในทางปฏิบัติ คู่สัญญาหลายรายยื่นเรื่องร้องเรียนเกี่ยวกับการไม่มีแบบฟอร์ม TTN และเอกสารอื่น ๆ เราขอเตือนคุณว่าตั้งแต่ปี 2558 ส่วนใหญ่องค์กรต่างๆ ได้รับการยกเว้นจากภาระผูกพันที่จะต้องมีตราประทับ ธุรกิจดังกล่าวอาจใช้ตามดุลยพินิจของตนเอง หากมีอยู่จะต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับการมีอยู่ของมันในนโยบายการบัญชี

ในกรณีที่คู่สัญญายืนกรานให้ใช้ตราประทับในการลงทะเบียนเอกสารหลัก และบริษัทมีสิทธิที่จะไม่ประทับตราด้วยเหตุผลทางกฎหมาย คู่สัญญาจะต้องได้รับการแจ้งเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรที่เหมาะสมพร้อมลิงก์ไปยังกฎระเบียบที่ควบคุมปัญหานี้

ข้อตกลง

หากคู่สัญญาเป็นพันธมิตรที่มีมายาวนาน ก็ค่อนข้างเป็นไปได้ที่จะสรุปข้อตกลงสำหรับธุรกรรมหลายรายการ ในกรณีนี้ สิ่งสำคัญคือต้องระบุกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน ลำดับและขั้นตอนการคำนวณ และความแตกต่างอื่น ๆ อย่างชัดเจน สามารถจัดทำข้อตกลงสำหรับการขายสินค้า การให้บริการ หรือการปฏิบัติงาน เป็นเรื่องที่ควรกล่าวว่ากฎหมายแพ่งยังอนุญาตให้มีการสรุปข้อตกลงด้วยวาจา อย่างไรก็ตามตามกฎแล้วในกิจกรรมทางธุรกิจจะใช้รูปแบบสัญญาที่เป็นลายลักษณ์อักษร

ตรวจสอบ

ในเอกสารนี้ ซัพพลายเออร์ระบุจำนวนเงินที่จะโอนไปยังคู่สัญญาสำหรับผลิตภัณฑ์ บริการ หรืองาน เมื่อทำการชำระเงิน จะถือว่าโดยค่าเริ่มต้นว่าบุคคลนั้นยินยอมในการทำธุรกรรม

ใบแจ้งหนี้จะต้องประกอบด้วย:

1. ชื่อเรื่องของเอกสาร
2. ชื่อบริการ (สินค้า งาน) ที่ทำการชำระเงิน
3. ราคา.
4. จำนวนเงินทั้งหมด
5. รายละเอียดการจ่ายเงิน.

ปัจจุบันรายการเอกสารทางบัญชีทั้งหมดมีอยู่ในโปรแกรม 1C ดังนั้นจึงได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ

โปรดทราบว่าบัญชีไม่มีมูลค่าพิเศษสำหรับหน่วยงานกำกับดูแล ในนั้นผู้ขายจะกำหนดราคาที่กำหนด จากตำแหน่งนักบัญชี บัญชีเป็นเอกสารหลักที่สำคัญที่สุดโดยพิจารณาจากรายการบัญชีที่เกิดขึ้น

ใบแจ้งหนี้คือใบแจ้งหนี้ประเภทหนึ่ง เอกสารนี้มีบรรทัดพิเศษสำหรับระบุจำนวน VAT

เอกสารการชำระเงิน

คุณสามารถยืนยันข้อเท็จจริงของการชำระเงินได้ด้วยใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารอื่นที่คล้ายคลึงกัน การชำระเงินเป็นการยืนยันข้อเท็จจริงของการชำระค่าส่งสินค้า บริการ หรือการทำงาน มุมมองที่เฉพาะเจาะจงเลือกเอกสารขึ้นอยู่กับวิธีการชำระเงิน: เงินสดหรือโอนเงินผ่านธนาคาร

เอกสารการชำระเงินที่ได้รับความนิยมมากที่สุดอย่างหนึ่งคือคำสั่งจ่ายเงิน เป็นคำสั่งจากเจ้าของบัญชีให้ธนาคารโอนเงินไปยังบัญชีที่ระบุ สามารถใช้เอกสารในการชำระค่าบริการ, สินค้า, ชำระล่วงหน้า, ชำระคืนเงินกู้ ฯลฯ

กรณีบริจาคเงินให้กรอกช่อง 22 “รหัส” ใน คำสั่งจ่ายเงินคอลัมน์นี้ระบุ UIN (ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน) ด้วยเหตุนี้หน่วยงานทางการคลังจึงจดจำผู้ชำระเงินได้

ช่อง "รหัส" ในใบสั่งการชำระเงินสามารถกรอกให้แตกต่างออกไปได้ ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรปฏิบัติตามภาระผูกพันของตนต่องบประมาณอย่างไร: โดยสมัครใจหรือตามคำร้องขอของหน่วยงานกำกับดูแล

ใบส่งสินค้า

แบบฟอร์ม TTN ออกโดยผู้จัดส่ง เป็นพื้นฐานในการขนถ่ายสินค้าไปยังผู้รับ เอกสารถูกวาดขึ้นเป็น 4 สำเนา ตามข้อมูลของ TTN ผู้ขายจะเป็นผู้รับผิดชอบการขาย และผู้ซื้อจะเป็นผู้รับผิดชอบในการส่งมอบสินค้า

โปรดทราบว่าแบบฟอร์มการขนส่งสินค้าจะถูกวาดขึ้นเมื่อขนส่งสินค้า ด้วยตัวเราเองรัฐวิสาหกิจ หากการขนส่งดำเนินการโดยบริษัทบุคคลที่สาม จะมีการออกแบบฟอร์ม 1-T

อื่น จุดสำคัญ: ข้อมูลใน TTN จะต้องตรงกับข้อมูลในใบแจ้งหนี้

หนังสือรับรองการสำเร็จหลักสูตร

เอกสารนี้จัดทำขึ้นระหว่างลูกค้าและซัพพลายเออร์ การกระทำนี้เป็นการยืนยันความสมบูรณ์ของงานและการให้บริการตามต้นทุนที่ตกลงกันภายในกรอบเวลาที่กำหนดโดยข้อตกลง พูดง่ายๆ ก็คือนี่คือรายงานของนักแสดงต่อลูกค้า

ปัจจุบันยังไม่ได้รับการอนุมัติรูปแบบรวมของพระราชบัญญัติ องค์กรมีสิทธิในการพัฒนาแบบฟอร์มอย่างอิสระและรวมไว้ในนโยบายการบัญชีของตน

รายละเอียดหลักของพระราชบัญญัติคือ:

1. หมายเลขและวันที่ลงทะเบียนในเอกสารทางบัญชี
2. วันที่จัดทำ.
3. รายละเอียดของข้อตกลงตามที่ร่างพระราชบัญญัติขึ้น
4. ระยะเวลา ปริมาณ ต้นทุนงาน
5. รายละเอียดบัญชีที่จะชำระเงิน
6. ชื่อลูกค้าและผู้รับเหมา
7. ลายเซ็นของคู่สัญญาในการทำธุรกรรม

การกระทำจะถูกร่างขึ้นเป็นสองชุดเสมอ

แบบฟอร์ม M-15

ตัวย่อนี้ใช้เพื่อแสดงถึงใบแจ้งหนี้สำหรับการนำวัสดุออกทางด้านข้าง ควรสังเกตว่าเอกสารนี้ไม่บังคับ แต่มักใช้โดยองค์กรต่างๆ

ใบแจ้งหนี้สำหรับการปล่อยวัสดุให้กับบุคคลที่สามจะออกเมื่อจำเป็นต้องโอนสิ่งของมีค่าจากสำนักงานใหญ่ (สำนักงานใหญ่) ไปยังแผนกที่อยู่ห่างไกลหรือบริษัทอื่น ๆ (ขึ้นอยู่กับข้อตกลงพิเศษ)

กฎการลงทะเบียนฉ เอ็ม-15

ส่วนแรกของเอกสารประกอบด้วยตัวเลขตามผังเอกสารขององค์กร ที่นี่คุณควรระบุชื่อเต็มของบริษัทและ OKPO ด้วย

ตารางแรกแสดงวันที่จัดทำเอกสาร รหัสธุรกรรม (หากใช้ระบบที่เหมาะสม) ชื่อ หน่วยโครงสร้างขอบเขตของกิจกรรมขององค์กรที่ออกใบแจ้งหนี้

ในทำนองเดียวกัน จะมีการระบุข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับและผู้รับผิดชอบในการจัดส่ง ต่อไปนี้เป็นลิงค์ไปยังเอกสารตามที่ออกใบแจ้งหนี้ นี่อาจเป็นข้อตกลง คำสั่ง ฯลฯ

ในตารางหลัก คอลัมน์ 1 และ 2 ระบุบัญชีย่อยการบัญชีและรหัสบัญชีเชิงวิเคราะห์สำหรับวัสดุทั้งหมดที่จะตัดออก

• ชื่อของวัสดุที่บ่งบอกถึงลักษณะเฉพาะ ยี่ห้อ ขนาด เกรด
• หมายเลขรายการ (หากไม่มีแสดงว่าไม่ได้กรอกเซลล์)
• รหัสหน่วย
• ชื่อของหน่วยวัด
• ปริมาณสินค้าที่โอน
• ข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุจริงที่ปล่อยออกจากคลังสินค้า (เจ้าของร้านกรอก)
• ต้นทุนรวมของวัสดุ
• ราคาไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่จัดสรร
• ต้นทุนทั้งหมดรวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว
• จำนวนสินค้าคงคลังของวัสดุ
• หมายเลขหนังสือเดินทาง (ถ้ามี);
• เลขที่จดแจ้งตามบัตรทะเบียน

ใบแจ้งหนี้ลงนามโดยนักบัญชี พนักงานที่รับผิดชอบในการปล่อยของมีค่าออกจากคลังสินค้า และผู้รับ

รายงานล่วงหน้าใน "1C"

การสร้างเอกสารการรายงานเป็นหนึ่งในกิจกรรมทั่วไปของนักบัญชี การชำระเงินจำนวนมากด้วยเงินสดจะมีการบันทึกไว้ในเอกสารล่วงหน้า ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายในการเดินทาง การซื้อธุรกิจ ฯลฯ

บ่อยครั้งที่พนักงานของบริษัทได้รับเงินจากเครื่องบันทึกเงินสดเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ หลังจากซื้อของมีค่าที่จำเป็น (เช่น เครื่องเขียน) พนักงานจะรายงานและจัดเตรียมเอกสารประกอบให้กับแผนกบัญชี

ในทางกลับกันนักบัญชีจะต้องบันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดไว้ในระบบบัญชี คุณสามารถเปิด "รายงานล่วงหน้า" ใน "1C" ในส่วน "ธนาคารและโต๊ะเงินสด" ส่วนย่อย "โต๊ะเงินสด" ป้อนเอกสารใหม่โดยใช้ปุ่ม "สร้าง"

ที่ด้านบนของแบบฟอร์มระบุ:

1. ชื่อธุรกิจ.
2. คลังสินค้าที่สิ่งของมีค่าที่ได้รับใหม่จะถูกรวมเป็นทุน
3. พนักงานรายงานยอดเงินที่ได้รับตามรายงาน

เอกสารประกอบด้วยบุ๊กมาร์ก 5 อัน ในส่วน "เงินทดรอง" คุณควรเลือกเอกสารที่ออกเงินทุน:

1. เอกสารเงิน.
2. ใบสำคัญแสดงสิทธิเงินสดในบัญชี
3. การหักเงินจากบัญชี

หากซื้อสินค้าด้วยกองทุนที่ออก สินค้าเหล่านั้นจะแสดงบนแท็บที่มีชื่อเดียวกัน ในส่วน "คอนเทนเนอร์" ให้ระบุข้อมูลเกี่ยวกับคอนเทนเนอร์ที่ส่งคืนได้ (เช่น ขวดน้ำ) แท็บ "การชำระเงิน" จะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับเงินสดที่จ่ายให้กับซัพพลายเออร์เพื่อซื้อสิ่งของหรือออกให้กับการส่งมอบที่กำลังจะมาถึง

ในส่วน "อื่นๆ" จะระบุข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการเดินทาง: ค่าใช้จ่ายรายวัน ค่าน้ำมัน ตั๋ว ฯลฯ

แบบฟอร์ม "สากล"

ในรายการเอกสารทางบัญชีหลักมีกระดาษหนึ่งฉบับที่สามารถใช้ได้ในสถานการณ์ต่างๆ ใช้ในการสร้างทั้งการบัญชีและ การรายงานภาษี. เรากำลังพูดถึงเอกสารทางบัญชี จำเป็นต้องมีแบบฟอร์มหากจำเป็นต้องแก้ไขข้อผิดพลาด นอกจากนี้ เอกสารยังจำเป็นเมื่อทำธุรกรรมที่ต้องมีคำอธิบาย การสะท้อนการคำนวณ การยืนยันธุรกรรม หากเอกสารอื่นหายไป

แตกต่างกันนิดหน่อย

เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การกล่าวว่าองค์กรมีสิทธิ์ที่จะยืนยันการทำธุรกรรมที่ไม่ต้องการการดำเนินการตามแบบฟอร์มมาตรฐาน (มาตรฐานแบบรวม) ไม่ใช่ด้วยความช่วยเหลือของใบรับรอง แต่ผ่านเอกสารทางบัญชีหลักที่พัฒนาขึ้นโดยอิสระ แต่รายชื่อเหล่านี้ควรจะประดิษฐานอยู่ นโยบายทางการเงินบริษัท.

กฎเกณฑ์ในการจัดทำใบรับรอง

เอกสารนี้ยังไม่ได้รับการอนุมัติแบบฟอร์มเดียว ดังนั้นผู้เชี่ยวชาญสามารถเขียนในรูปแบบอิสระหรือใช้เทมเพลตที่พัฒนาขึ้นในองค์กร ในบรรดาข้อมูลบังคับที่ต้องมีใบรับรองควรสังเกตสิ่งต่อไปนี้:

1. ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร
2. วันที่และเหตุผลในการรวบรวม
3. เอกสารทางบัญชีหลักและทะเบียนการบัญชีซึ่งแนบใบรับรอง
4. ลายเซ็นของพนักงานที่รับผิดชอบ

คุณสามารถเขียนบนกระดาษ A4 สีขาวธรรมดาหรือบนกระดาษก็ได้ หัวจดหมายบริษัท.

เมื่อทำการคอมไพล์คุณต้องระมัดระวังอย่างมากเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ยิ่งข้อมูลละเอียดมากก็ยิ่งน้อย คำถามเพิ่มเติมเกิดขึ้นในหมู่ผู้ตรวจสอบ

แน่นอนว่าเอกสารจะต้องมีเฉพาะข้อมูลที่เชื่อถือได้เท่านั้น หากมีการระบุข้อผิดพลาดระหว่างการเขียนขอแนะนำให้จัดทำใบรับรองอีกครั้ง

คุณสมบัติการจัดเก็บ

ทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับเอกสารการบัญชีหลักจะต้องเก็บไว้ที่องค์กรเป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี การคำนวณงวดนี้เริ่มต้นจากวันที่สิ้นสุดของรอบระยะเวลารายงานที่มีการออกเอกสาร

นอกจากนี้

แบบฟอร์มหลักสามารถออกในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ ใน เมื่อเร็วๆ นี้องค์กรต่างๆ ให้ความสำคัญกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มมากขึ้น สิ่งนี้เป็นสิ่งที่เข้าใจได้: ใช้เวลาน้อยกว่ามากในการกรอกและส่งเอกสาร

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการรับรองด้วยลายเซ็นดิจิทัล (ปรับปรุงหรือปกติ - ตามที่ตกลงกันระหว่างคู่สัญญา)

ความรับผิดชอบ

เอกสารหลัก - องค์ประกอบสำคัญชีวิตทางเศรษฐกิจขององค์กร ในกรณีที่ไม่มีการดำเนินการดังกล่าว บริษัทจะถูกคว่ำบาตรร้ายแรงจากหน่วยงานกำกับดูแล จะมีการเรียกเก็บค่าปรับหากมีการระบุข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเอกสารหลัก

การละเมิดกฎระเบียบนำมาซึ่งการลงโทษไม่เพียง แต่ภายใต้ประมวลกฎหมายภาษีเท่านั้น แต่ยังอยู่ภายใต้ประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองด้วย หากมีเหตุ ผู้กระทำความผิดอาจถูกดำเนินคดีทางอาญาด้วย

บทสรุป

สามารถใช้เอกสารที่หลากหลายในการทำงานขององค์กรได้ ยิ่งไปกว่านั้น บางส่วนอาจมีรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียว และบางส่วนอาจได้รับการพัฒนาอย่างอิสระโดยบริษัท อย่างไรก็ตาม จะต้องแสดงรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดไว้ในเอกสารโดยไม่คำนึงถึงสิ่งนี้

องค์กรบางแห่งฝึกการใช้เอกสารแบบรวม เรากำลังพูดถึงรูปแบบรวมที่เสริมตามกิจกรรมเฉพาะขององค์กร

สิ่งสำคัญคือต้องสะท้อนถึงประเภทของเอกสารหลักที่เลือกในนโยบายการบัญชีขององค์กร ในระหว่างดำเนินกิจกรรมของบริษัท ความต้องการเอกสารใหม่อาจเกิดขึ้น หากได้รับการพัฒนาโดยองค์กรก็ควรกล่าวถึงในนโยบายการบัญชี

โปรดทราบว่าคู่สัญญายังสามารถพัฒนาเอกสารบางรูปแบบได้อย่างอิสระ นโยบายทางการเงินจะต้องระบุว่าบริษัทรับเอกสารดังกล่าวจากคู่สัญญา

ในการบันทึกธุรกรรมจำนวนมาก องค์กรไม่สามารถใช้เอกสารหลักในรูปแบบรวม อย่างไรก็ตาม หากเรากำลังพูดถึงธุรกรรมเงินสด ธุรกรรมเหล่านั้นจะดำเนินการโดยคำสั่งที่ได้รับอนุมัติและเอกสารการชำระเงินอื่น ๆ เท่านั้น

เอกสารหลักมีความจำเป็นเพื่อยืนยันการดำเนินการธุรกรรมทางธุรกิจ โดยพื้นฐานแล้วนี่คือแหล่งข้อมูลสำหรับการบัญชีในบริษัท การมีอยู่และการดำเนินการที่ถูกต้องของรายงานหลักเป็นกุญแจสำคัญในการผ่านการตรวจสอบภาษีการตรวจสอบและการสะท้อนการหมุนเวียนในบัญชีทางบัญชีที่ถูกต้องและด้วยเหตุนี้การรายงานที่แม่นยำ

ข้อกำหนดที่เอกสารหลักต้องปฏิบัติตามนั้นระบุไว้ในมาตรา 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 402 "เกี่ยวกับการบัญชี" ตามรายละเอียดต่อไปนี้มีผลบังคับใช้:

• ชื่อเอกสาร
• วันที่จัดทำ
• ชื่อวิสาหกิจหรือผู้ประกอบการรายบุคคล
• คำอธิบายที่สะท้อนถึงสาระสำคัญของธุรกรรมทางธุรกิจ
• มูลค่าทางการเงินและ/หรือมูลค่าของธุรกรรมทางธุรกิจ
• หน่วย
• พร้อมรายละเอียดและการระบุตำแหน่ง

บ่อยครั้งที่เอกสารถูกกำหนดหมายเลข ในหลายรูปแบบ จำเป็นต้องแนบเอกสาร โดยปกติการนับเลขจะทำตั้งแต่ต้นปี

โปรดทราบว่าความจำเป็นในการเตรียมแบบฟอร์มบางอย่างขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของกิจกรรม รูปแบบของภาษี และนโยบายการบัญชีเฉพาะขององค์กรนั้น ๆ

การลงทะเบียนเบื้องต้น

การจัดทำเอกสารข้อเท็จจริงของกิจกรรมทางเศรษฐกิจจะเกิดขึ้นในเวลาที่คณะกรรมาธิการหรือทันทีหลังจากเสร็จสิ้นบนกระดาษและ/หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ บริษัทสามารถพัฒนาแบบฟอร์มเอกสารได้อย่างอิสระ ยกเว้นองค์กรภาครัฐที่จำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติตามกฎหมาย สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าจำเป็นต้องกรอกเอกสารแบบรวมการใช้งานตามที่กฎหมายกำหนด

หากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงจะต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของผู้รับผิดชอบและต้องระบุวันที่ด้วย มีเอกสารที่กฎหมายห้ามแก้ไข

วัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันจะแตกต่างกันไป โดยส่วนใหญ่มักใช้เวลาอย่างน้อยห้าปี บันทึกเงินเดือนส่วนใหญ่จะถูกเก็บไว้นานถึง 75 ปี

ขึ้นอยู่กับสถานที่ของการก่อตัว เอกสารหลักจะถูกแบ่งออกเป็นภายนอกและภายใน และตามวัตถุประสงค์ - เป็นเอกสารด้านการบริหารและเหตุผล ตัวอย่างของเอกสารการบริหารคือ เอกสารประกอบยืนยันการดำเนินการเฉพาะ ตัวอย่างคือ ใบรับรองการยอมรับสำหรับงานที่ทำ มีเอกสารที่รวมทั้งคุณสมบัติการบริหารและการยกเว้นเช่น รวมตัวอย่างคือใบรับรองการคำนวณค่าลาพักร้อน

เอกสารเกี่ยวกับการบัญชีสินทรัพย์ถาวรและรายการสินค้าคงคลัง

Bill of lading (TN) คือเอกสารบันทึกการขายหรือการปล่อย ผู้ขายจัดทำแบบฟอร์ม TN สองแบบฟอร์มเก็บแบบฟอร์มหนึ่งไว้สำหรับตัวเองเป็นพื้นฐานในการตัดจำหน่ายและโอนอีกรูปแบบหนึ่งให้กับผู้ซื้อซึ่งแบบฟอร์มนี้ให้สิทธิ์ในการยอมรับรายการสินค้าคงคลังสำหรับการบัญชี

รูปแบบรวมของ TN คือ TORG-12 ขวา มุมบนมีรหัสสถิติ หากการจัดส่งเกิดขึ้นจากสาขา ต้องระบุที่อยู่ในคอลัมน์ "ที่อยู่จริง" นอกจากนี้ TN ยังมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ - ชื่อ, บทความ, รหัสผลิตภัณฑ์, แบบฟอร์มบรรจุภัณฑ์, จำนวนสถานที่ในชุด, หน่วยวัดและรหัส, น้ำหนักในที่เดียวและทั้งหมด, น้ำหนักสุทธิและน้ำหนักรวม, ราคาและต้นทุนรวม . หากรายการสินค้าคงคลังเป็น จะต้องสะท้อนให้เห็นในข้อกำหนดทางเทคนิคด้วย TN มีคอลัมน์ที่มีผลรวมคอลัมน์ตามความจำเป็น จำนวนแผ่นงาน TN ได้รับการแก้ไขหากมีหลายแผ่น ที่ด้านล่างคุณต้องกรอกรายละเอียดของผู้รับผิดชอบ

การลงทะเบียนธุรกรรมในการบัญชี OS

การลงทะเบียนธุรกรรมในการบัญชีวัสดุ

บริการเอกสารทางบัญชี

มันถูกร่างขึ้นโดยการกระทำซึ่งสามารถเรียกได้ว่าแตกต่างออกไป - การให้บริการ, งานที่ทำ, การยอมรับและการส่งมอบงาน; สิ่งสำคัญคือต้องเขียนถ้อยคำที่เหมาะสมลงในสัญญาสำหรับบริการเหล่านี้ ลูกค้าจะได้รับแบบฟอร์มหนึ่งชุด และอีกชุดหนึ่งยังคงอยู่กับผู้รับเหมา ไม่มีรูปแบบที่เป็นเอกภาพในการกระทำ

ในการดำเนินการ นอกเหนือจากรายละเอียดบังคับอื่น ๆ แล้ว จะต้องบันทึกระยะเวลาการให้บริการ หากได้รับความถี่ที่แน่นอน ตัวอย่างของรายการ: “การให้บริการทำความสะอาดในเดือนมกราคม 2018”

เอกสารเงินสด

เอกสารประกอบการบัญชีการทำธุรกรรมทางธนาคาร

เอกสารเงินเดือน

เอกสารหลักที่ใช้เป็นพื้นฐานในการคำนวณค่าจ้างมีดังต่อไปนี้:

เอกสารประกอบการบัญชีภาษีและค่าธรรมเนียม

เอกสารส่วนใหญ่ที่อธิบายไว้ข้างต้นเป็นเอกสารหลักสำหรับการบัญชีภาษี ตัวอย่างเช่น จำนวนเงินสำหรับการให้บริการและใบแจ้งหนี้จะรวมอยู่ในการคำนวณภาษีเงินได้ และเงินสมทบกองทุนจะคำนวณตามเอกสารค่าจ้างด้วย

ฉันอยากจะพูดบางอย่างเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ด้วย นี่คือแบบฟอร์มที่ใช้ในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องกรอกรายละเอียดทั้งหมดของเอกสารนี้ให้ถูกต้องและครบถ้วน มิฉะนั้นหน่วยงานด้านภาษีอาจปฏิเสธที่จะยอมรับจำนวนเงินสำหรับการหักเงิน รายละเอียดที่สำคัญ– หากการจัดส่งดำเนินการโดยสาขา จำเป็นต้องระบุจุดตรวจ ไม่ใช่องค์กรแม่ สำเนาของเอกสารหนึ่งชุดยังคงอยู่กับผู้ดำเนินการ (ผู้ขาย) ส่วนชุดที่สองจะถูกเก็บไว้กับผู้ซื้อ

ความใส่ใจในการจัดทำเอกสารทางบัญชีหลักเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างทะเบียนการบัญชีที่ถูกต้อง

ทะเบียนการบัญชี

การลงทะเบียนการบัญชีเป็นวิธีการจัดระบบและจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมทางเศรษฐกิจของบริษัทที่ได้รับจากเอกสารหลัก ข้อกำหนดสำหรับการลงทะเบียนได้รับการควบคุมโดยมาตรา 10 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 402 องค์กรสามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระว่าจะใช้เครื่องบันทึกเงินสดประเภทใด สามารถดำเนินการบำรุงรักษาได้ บนกระดาษหรือใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลนี้ถูกบันทึกไว้ในนโยบายการบัญชี

ตัวอย่างของการลงทะเบียนการบัญชี ได้แก่ บัญชีแยกประเภททั่วไป การลงทะเบียนของใบแจ้งหนี้ที่ออก ฯลฯ

รายละเอียดต่อไปนี้ระบุไว้ในทะเบียน:

• ชื่อลงทะเบียน
• ระยะเวลา
• ชื่อบริษัท
• การจัดกลุ่มวัตถุทางบัญชีตามลำดับเวลาและ/หรืออย่างเป็นระบบ (วันที่ ชื่อของรายการต้นทุน แผนก ฯลฯ)
• หน่วย
• ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ/บุคคลและตำแหน่งของพวกเขา

ทะเบียนการบัญชีมีหลายประเภท:

• โดยลักษณะของบันทึก:

1. ตามลำดับเวลา - ข้อมูลสะท้อนให้เห็นเมื่อมีการทำธุรกรรมทางธุรกิจ (ตัวอย่าง - การลงทะเบียน)
2. เป็นระบบ - ข้อมูลจะถูกจัดกลุ่มตามการมอบหมายให้กับบัญชีการบัญชีเฉพาะ (การวิเคราะห์ subconto)
3. รวม - การบันทึกดำเนินการตามหลักการที่เป็นระบบค่ะ ตามลำดับเวลารวมสองจุดแรก (ตัวอย่าง - บัญชีแยกประเภททั่วไป)

• ตามลักษณะที่ปรากฏ:

1. หนังสือ.
2. ฟรีผ้าปูที่นอน
3. การ์ด

ปัญหาเกี่ยวกับสินค้าหลักในขณะนี้มีสาเหตุหลักมาจากความจริงที่ว่าสถานที่สำคัญในการหมุนเวียนถูกครอบครองโดยการทำธุรกรรมกับ บุคคลและผู้ประกอบการรายบุคคลซึ่งใบรับรองเอกสารมักจะไม่รวมกัน โปรแกรมบัญชีพิเศษสามารถช่วยได้มากที่นี่ แต่ไม่ใช่ผู้ประกอบการทุกรายที่จะสามารถซื้อได้

คำตอบ