Eisenhower Matrix: เครื่องมือง่ายๆ สำหรับการจัดสรรงาน Eisenhower Priority Matrix หนึ่งในเทคนิคการบริหารเวลา

หลายคนที่มีความคงเส้นคงวาเป็นระยะต้องเผชิญกับปัญหาภาระงานมากเกินไป ไม่น่าแปลกใจที่ในสถานการณ์เช่นนี้ไม่น่าจะมีเวลาทำแผนให้เสร็จ ตามกฎแล้วสิ่งนี้เกิดจากการวางแผนที่ไม่สมจริง เราทำงานหลายอย่างมากเกินไป บางครั้งก็ไม่ได้พยายามตัดสินใจว่างานไหนจะทำก่อนและเลิกล้มอะไร

เพื่อหลีกเลี่ยงความแออัดและการกระทำที่ไม่มีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องลดรายการงาน ละทิ้งสิ่งที่ไม่จำเป็น เทคนิคต่างๆ เช่น เมทริกซ์ลำดับความสำคัญของไอเซนฮาวร์ถือว่าเป็นหนึ่งใน วิธีที่มีประสิทธิภาพการจัดการเวลา.

สาระสำคัญอยู่ในความจริงที่ว่าทุกกรณีได้รับการประเมินตามเกณฑ์สองประการคือความสำคัญและความเร่งด่วน ตามนี้ งานแบ่งออกเป็นสี่ประเภท:

1. สำคัญและเร่งด่วน - หากไม่ปฏิบัติตามจะส่งผลให้ ผลเสีย. งานเหล่านี้มีความสำคัญสูงและต้องทำให้เสร็จก่อน ตามหลักการแล้วไม่ควรมีกรณีเช่นนี้เกิดขึ้นจากวิธีการที่รับผิดชอบในการแก้ปัญหาประเภทที่สอง
2. สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน - กำหนดเส้นตายสำหรับการนำไปปฏิบัติ และแก้ไขกรณีเหล่านี้อย่างเป็นระบบ มิฉะนั้นจะกลายเป็นเรื่องสำคัญและเร่งด่วน
3. ด่วนแต่ไม่สำคัญ - เพิ่มเวลาในการนำไปใช้งานและแก้ไขให้มากที่สุด
4. ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน - สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ไม่มีคุณค่าในอนาคตและเป็นกิจวัตรมากกว่า การแบ่งประเภทนี้ออกเป็นองค์ประกอบต่างๆ เป็นเรื่องที่ยุติธรรม อย่างแรกรวมถึงงานที่มีลักษณะเหมือนบ้าน มีคุณค่าเพียงเล็กน้อย แต่การดำเนินการทั้งหมดจำเป็นสำหรับชีวิตที่สะดวกสบายมากขึ้น ประการที่สองหมายถึงการเสียเวลาที่เรียกว่ากิจกรรมเช่น เกมส์คอมพิวเตอร์, การดูข้อมูลที่ไม่มีค่าใดๆ องค์ประกอบแรกต้องพิจารณาเป็นรายบุคคล ขอแนะนำให้ละทิ้งส่วนที่สองอย่างสมบูรณ์ ซึ่งจะทำให้มีเวลาเพิ่มขึ้น

ปัญหาอย่างหนึ่งในการใช้เมทริกซ์คือความยากในการกำหนดความสำคัญ และที่นี่ แน่นอน ก่อนอื่น คุณต้องดูความสำคัญของผลที่ตามมาของแต่ละกรณี ราวกับว่ามองไปในอนาคต

จากเมทริกซ์นี้ เราสามารถระบุสี่วิธีในการใช้เวลาของคุณ

• กิจวัตรประจำวัน.
• งานอดิเรกที่ไร้เหตุผล ชื่อนี้บอกได้เอง เป็นการเสียเวลาเปล่าๆ ในความว่างเปล่าที่ไม่ทิ้งอะไรไว้ข้างหลัง
• เสียเวลากับของไม่จำเป็นที่ไม่ทิ้งประโยชน์ไว้ข้างหลัง
• การทำสิ่งที่มีค่ามากหรือวางรากฐานสำหรับอนาคต พัฒนาหรือนำความสุขมาให้

การทำความเข้าใจสิ่งนี้ทำให้เกิดความชัดเจนและตระหนักรู้ถึงสิ่งที่คุณใช้เวลาไปกับมัน ซึ่งจะเปิดโอกาสให้คุณใช้ศักยภาพของคุณอย่างมีเหตุผลมากขึ้น

Eisenhower Priority Matrix

Priority Matrix- เครื่องมือสำหรับการประมวลผลข้อมูลตัวเลขจำนวนมากที่ได้รับระหว่างการสร้างแผนภูมิเมทริกซ์เพื่อระบุข้อมูลที่มีลำดับความสำคัญ พีส่วนใหญ่จะใช้ในกรณีที่จำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลตัวเลขจากแผนภูมิเมทริกซ์ในรูปแบบที่มองเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

ส่วนใหญ่จากการพิจารณาเครื่องมือการจัดการคุณภาพทั้ง 7 รายการ เครื่องมือนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายในการเปลี่ยนความต้องการของลูกค้าเป็นพารามิเตอร์คุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่เขาคาดหวัง และด้วยเหตุนี้จึงเป็นพารามิเตอร์คุณภาพของการวางแผน การพัฒนา การผลิต การติดตั้งและการปรับปรุงผลิตภัณฑ์

16.โครงสร้างฟังก์ชันคุณภาพ (คสอ.).

Mitsubishi เริ่มใช้ครั้งแรกในปี 1972 สาระสำคัญของวิธี SFC คือความต้องการของลูกค้าต้อง "ปรับใช้" และกำหนดเป็นขั้นๆ เริ่มจากการวิจัยก่อนการลงทุนและลงท้ายด้วยการเตรียมก่อนการขาย นำไปใช้กับผลิตภัณฑ์ที่พัฒนาขึ้นใหม่

วิธีนี้เป็นเทคโนโลยีในการออกแบบผลิตภัณฑ์และกระบวนการที่ให้คุณเปลี่ยนความต้องการของผู้บริโภคให้เป็น ความต้องการทางด้านเทคนิคกับผลิตภัณฑ์และพารามิเตอร์ของกระบวนการผลิต

แนวคิดหลักของเทคโนโลยี SFCคือต้องเข้าใจว่าระหว่างทรัพย์สินของผู้บริโภค ( ตัวเลขจริงคุณภาพ) และพารามิเตอร์ผลิตภัณฑ์ที่กำหนดไว้ในมาตรฐาน (ตัวชี้วัดคุณภาพเสริม) มีความแตกต่างกันมาก นอกจากนี้ ภารกิจคือการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนตามความต้องการของผู้บริโภคและลูกค้า

วิธี SFC - นี้ วิธีการของผู้เชี่ยวชาญซึ่งใช้วิธีการแบบตารางในการนำเสนอข้อมูล และด้วยรูปแบบตารางเฉพาะ (แผนภูมิเมทริกซ์) เรียกว่า "บ้านคุณภาพ" (รูปที่ 6.1.1) ตารางเหล่านี้แสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวบ่งชี้คุณภาพจริง (คุณสมบัติของผู้บริโภค) และตัวบ่งชี้เสริม (ข้อกำหนดทางเทคนิค)

ขั้นตอนการวางแผนผลิตภัณฑ์ใหม่ภายใต้กรอบวิธี CFC ประกอบด้วย แปดขั้นตอน

1. ชี้แจงและชี้แจงความต้องการของผู้บริโภค . งานของ SFC คือการทำให้วิศวกรเข้าใจความคิดเห็นของผู้บริโภคได้อย่างแม่นยำ

หน้าที่ของผู้ผลิตคือ วิธีการต่างๆเปลี่ยนข้อกำหนด ("เสียง") ของผู้บริโภคให้เป็นลักษณะทางวิศวกรรมของผลิตภัณฑ์

2. จัดอันดับความต้องการของผู้บริโภค . สำหรับการจัดอันดับ จำเป็นต้องประเมินการให้คะแนนความต้องการของผู้บริโภคซึ่งกำหนดไว้ในขั้นตอนแรก รายการข้อกำหนดจะจัดเรียงตามความสำคัญ ความสำคัญจะถูกบันทึกเป็นการจัดอันดับ

3. การพัฒนาลักษณะทางวิศวกรรม . ขั้นตอนนี้ดำเนินการโดยทีมพัฒนาพิเศษที่สร้างขึ้นสำหรับกรณีนี้ ในขั้นตอนแรกของการทำงาน จะได้รับมอบหมายให้รวบรวมรายการลักษณะทางวิศวกรรมของผลิตภัณฑ์ในอนาคต 4. การคำนวณการพึ่งพาความต้องการของผู้บริโภคและลักษณะทางวิศวกรรม

ในขั้นตอนนี้ เราสร้างความสัมพันธ์ระหว่างความต้องการของลูกค้าและลักษณะทางวิศวกรรม เพื่อกำหนดลักษณะทางวิศวกรรมที่มีอิทธิพลอย่างมากต่อความพึงพอใจของความต้องการของลูกค้าบางประเภท ที่มีเพียงเล็กน้อย และไม่เพิ่มมูลค่าให้กับผลิตภัณฑ์สำหรับผู้บริโภคเลย (วงกลมสีดำ - การเชื่อมต่อที่แรง (9b), วงกลมสีขาว - การเชื่อมต่อขนาดกลาง (3b), สามเหลี่ยม - การเชื่อมต่อที่อ่อนแอ (1b))

5. สร้างหลังคา ” ซึ่งความสัมพันธ์ระหว่างลักษณะทางวิศวกรรมนั้นติดอยู่ หลังคาเต็มไปด้วยสัญลักษณ์ที่แสดงถึงความสัมพันธ์เชิงบวกหรือเชิงลบระหว่างคุณลักษณะที่เกี่ยวข้องของผลิตภัณฑ์จากมุมมองของผลประโยชน์ของผู้บริโภค (หากมีความขัดแย้ง - "-" หากไม่มีความขัดแย้ง - "+")

6. เรากำหนดตัวบ่งชี้น้ำหนักของลักษณะทางวิศวกรรมโดยคำนึงถึงการจัดอันดับความสำคัญของความต้องการของผู้บริโภค ตลอดจนความสัมพันธ์ระหว่างความต้องการของลูกค้าและประสิทธิภาพทางวิศวกรรม

7. คำนึงถึงข้อจำกัดทางเทคนิคด้วย ค่าประสิทธิภาพทางวิศวกรรมไม่สามารถทำได้ทั้งหมด ในบรรทัดถัดไปของเมทริกซ์ การประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับความเป็นไปได้ทางเทคนิคของค่าลักษณะทางวิศวกรรมที่ผู้บริโภคต้องการมากที่สุดจะถูกวางลง ด้วยเหตุนี้ จึงได้เป้าหมายด้านประสิทธิภาพทางวิศวกรรมที่ปรับปรุงแล้ว

8. โดยคำนึงถึงอิทธิพลของคู่แข่ง .. คู่แข่งจะได้รับการประเมินว่าสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าแต่ละข้อที่ระบุไว้ในขั้นตอนแรกได้ดีเพียงใด * - ผู้แข่งขันคนแรก - ผู้แข่งขันคนที่สอง

จากขั้นตอนข้างต้น จะได้รับข้อมูลเบื้องต้นสำหรับข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับการออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่

การสร้างเมทริกซ์ SFC การได้มาซึ่งลักษณะทางวิศวกรรมคือระยะแรกของสี่ (การวางแผนผลิตภัณฑ์ - การวางแผนส่วนประกอบผลิตภัณฑ์ - การออกแบบกระบวนการ - การออกแบบการผลิต) ซึ่งร่วมกัน "ปรับใช้" ความต้องการของผู้บริโภคไม่เพียง แต่ในลักษณะทางวิศวกรรมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกระบวนการต่อไป ตัวชี้วัดและการผลิตทั้งหมด

คุณได้สะสมคดีมากมายและคุณเบื่อที่จะทำลายมันอย่างไม่รู้จบ?

คุณมีงานใหม่ ๆ อยู่เสมอและคุณไม่รู้ว่าต้องทำอย่างไรให้เสร็จ?

คุณไม่รู้หรอกว่าต้องทำอะไร โดยเร็วที่สุด, และอะไรที่สามารถวางบนเตาด้านหลังได้?

คุณพบว่าการจัดลำดับความสำคัญของงานยากขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่?

เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ จึงมีการพัฒนาวิธีการจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของกรณีต่างๆ มากมาย ล้วนมีความแตกต่างกันในด้านความซับซ้อน ความแม่นยำ และการมองเห็น เพื่อให้ใช้งานง่ายขึ้น มีมากมาย เครื่องมือต่าง ๆ: ไดอารี่พิเศษ, โปรแกรมคอมพิวเตอร์, ผู้จัดงานออนไลน์, แอปพลิเคชั่นมือถือฯลฯ

หนึ่งในวิธีที่นิยมมากที่สุดคือ ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์หรือ เมทริกซ์ลำดับความสำคัญ. ได้รับการพัฒนาโดยประธานาธิบดีสหรัฐ ดไวต์ ไอเซนฮาวร์ เพื่อจัดระเบียบกิจการของเขาและดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อเขาเริ่มประสบกับปัญหาที่อธิบายไว้ในตอนต้นของบทความ

การนำวิธีนี้ไปใช้ต้องประเมินแต่ละกรณีตามเกณฑ์ 2 ประการ คือ สิ่งสำคัญหรือไม่และ ด่วนหรือไม่. สำหรับการแสดงภาพจะใช้ตารางสี่เหลี่ยม (เมทริกซ์) ที่มี 4 เซลล์:

สำคัญ-เร่งด่วน: นี่คือสิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องทำในอนาคตอันใกล้นี้ ใครบางคนมีความสุขกับสิ่งเหล่านี้ กล่าวคือ พวกเขาระดมคนและเขาทำให้เสร็จเร็วขึ้น และสำหรับบางคน จำนวนเล็กน้อยของกรณีดังกล่าวสามารถสร้างความตึงเครียดทางอารมณ์ความเครียด จากนั้นคนๆ หนึ่งอาจตกอยู่ในอาการมึนงง ตื่นตระหนก และเลื่อนเวลาออกไป แม้ว่าเขาจะตระหนักดีว่าจำเป็นต้องทำให้เสร็จโดยเร็วที่สุด แต่เนื่องจากความเร่งรีบในการดำเนินการ คุณภาพของผลลัพธ์อาจต่ำกว่าที่คาดไว้ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะพยายามให้แน่ใจว่าพื้นที่นี้ว่างเปล่า กรณีดังกล่าวอาจปรากฏขึ้นเนื่องจากการวางแผนที่ผิดพลาด การกำหนดทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการไม่ถูกต้อง ขาดประสบการณ์ การประเมินไม่เพียงพอ เหตุสุดวิสัย ความเกียจคร้าน ฯลฯ เมื่อกรณีดังกล่าวปรากฏขึ้น คุณต้องวิเคราะห์ทันที กำหนดเหตุผลว่าทำไมเรื่องสำคัญจึงกลายเป็นเรื่องเร่งด่วน กำจัดพวกเขา และดำเนินการกรณีดังกล่าวอย่างรวดเร็ว

ไม่สำคัญ - ด่วน: เป็นกรณีที่กลายเป็นเรื่องเร่งด่วนด้วยเหตุผลบางประการ แต่การนำไปปฏิบัติไม่ได้ส่งผลกระทบต่อการบรรลุเป้าหมายโดยเฉพาะ โดยปกติในพื้นที่นี้มี "สิ่งแปลกปลอม" ที่ต้องทำและไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการ เป็นการดีกว่าที่จะมอบหมายกรณีดังกล่าวหรือละทิ้งกรณีเหล่านี้หากสิ่งนี้ไม่นำไปสู่ผลกระทบด้านลบ (ค่าปรับ, การลงโทษ, ฯลฯ ) จำนวนมากของของธุรกิจในพื้นที่นี้อาจบ่งชี้ว่าบุคคลนั้นต้องพึ่งพาใครก็ตามที่กำหนดงานให้กับเขาและใช้เขาเป็นทรัพยากร ซึ่งหมายความว่าบุคคลไม่สามารถมีส่วนร่วมในกิจการของตนเองได้อย่างเต็มที่ซึ่งหมายความว่าเขาไม่ได้เข้าใกล้เป้าหมายส่วนตัว ในกรณีนี้ คุณต้องมีอิสระมากขึ้น ตัดสินใจว่าใครตั้งเป้าหมาย กำจัดความสัมพันธ์กับเขา หรือทำให้พวกเขาเป็นประโยชน์ร่วมกัน ดังนั้นจึงควรทำให้พื้นที่นี้ว่างด้วย

สำคัญ - ไม่เร่งด่วน: กรณีเหล่านี้เป็นกรณีที่สำคัญที่สุดที่ไม่มีกำหนดเวลาหรือยังมีขนาดใหญ่พอ งานเหล่านี้จะต้องเสร็จสิ้นทันทีหลังจากงานเร่งด่วนทั้งหมดเสร็จสิ้น การปรากฏตัวของกรณีส่วนใหญ่ในพื้นที่นี้พูดถึงการวางแผนการจัดลำดับความสำคัญและการจัดการชีวิตอย่างมีประสิทธิภาพ กรณีดังกล่าวดำเนินการอย่างเท่าเทียมกันในโหมดสบาย ๆ (แต่ไม่ช้า) และคุณภาพของผลลัพธ์มักจะเกินความคาดหมาย ดังนั้น กรณีเหล่านี้มีผลดีที่สุดต่อการบรรลุเป้าหมาย ดังนั้นคุณควรพยายามทำให้แน่ใจว่ากรณีส่วนใหญ่อยู่ในพื้นที่นี้

ไม่สำคัญ - ไม่เร่งด่วน: สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ไร้ประโยชน์ที่สุดที่คุณไม่ควรทำหรือคุณสามารถทำได้ในเวลาว่าง เช่น เพื่อการพักผ่อน ความบันเทิง ตามกฎแล้วกรณีดังกล่าวปรากฏขึ้นเนื่องจากการวางแผนไม่เพียงพอหรือการกำหนดเป้าหมายที่ไม่ถูกต้อง หากไม่สามารถปฏิเสธกรณีดังกล่าวได้ ก็ควรแทนที่ด้วยความคล้ายคลึงกัน แต่มากกว่า สิ่งที่สำคัญซึ่งจะอยู่ในพื้นที่ "สำคัญ-ไม่เร่งด่วน" ตัวอย่างเช่น แทนที่จะทำ "เล่นเกม" คุณสามารถ "ฝึกทักษะ" หรือ "เล่นกีฬา" พยายามทำให้พื้นที่นี้ว่างด้วย

ดังนั้น ตามวิธีนี้ พื้นที่ที่มีประโยชน์เป็น " สำคัญ - ไม่เร่งด่วน". ดังนั้นจึงต้องวางแผนสิ่งต่าง ๆ ให้ส่วนใหญ่มาลงเอยที่บริเวณนี้ (แต่ต้องทำอย่างพอเพียง ไม่ใช่แบบที่คดีวางอยู่ที่นี่ แต่จริงๆ แล้วต้องทำให้เสร็จ เมื่อวาน). แล้วการบรรลุเป้าหมายจะประสบความสำเร็จ มีประสิทธิภาพ และสะดวกสบายที่สุด

ใช้ข้อมูลต่อไปนี้เพื่อกำหนดลำดับงานที่ควรดำเนินการ กฎ: ทำสิ่งที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุดก่อนจากนั้นจึงทำสิ่งที่ไม่สำคัญโดยด่วนจากนั้นจึงทำสิ่งที่ไม่เร่งด่วนที่สำคัญ และสิ่งที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญอาจไม่คุ้มที่จะทำเลย

เพื่อให้วิธีการแม่นยำยิ่งขึ้นคุณสามารถใช้ 4 พื้นที่ไม่ได้ แต่ปรับขนาด " ความสำคัญ" และ " เร่งด่วน» ด้วยค่าตั้งแต่ 0 ถึง 10 จากนั้นแต่ละกรณีจะต้องได้รับการประเมินตามอัตวิสัย: ความสำคัญในระดับตั้งแต่ 0 ถึง 10 และความเร่งด่วนในมาตราส่วนจาก 0 ถึง 10 จากนั้นคดีจะอยู่ใน เซลล์ของเมทริกซ์ที่จุดตัดของค่าที่กำหนด คล้ายกับเวอร์ชันดั้งเดิมของวิธีการ พื้นที่ของเรื่องสำคัญและไม่เร่งด่วนถือเป็นสิ่งที่ดีที่สุดคือ ด้วยความสำคัญ 5-10 และความเร่งด่วน 0-5

สำหรับ ใช้งานสะดวกวิธีการนี้ในส่วนพิเศษ - สำคัญ - ด่วน

จะจัดเรียงเคสโดยอัตโนมัติตามความเร่งด่วนและความสำคัญ ซึ่งตั้งค่าไว้ในแผงรายละเอียดเคสบนแท็บแรงจูงใจ บริการนี้รองรับวิธีการทั้งสองแบบ: ทั้งในรูปแบบ 4 พื้นที่ (โหมด 2x2) และในรูปแบบ 2 ระดับ (โหมด 10x10) สามารถดูกรณีและปัญหาในเซลล์ที่เกี่ยวข้อง ย้ายไปยังเซลล์อื่นเพื่อการวางแผนที่แม่นยำยิ่งขึ้น และสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับลำดับที่ควรดำเนินการให้เสร็จสิ้น

หลังจากการแจกแจงทุกกรณีตามเมทริกซ์ของลำดับความสำคัญดังกล่าวแล้ว ภาพรวมที่ชัดเจนจะปรากฏขึ้น ซึ่งกรณีต่างๆ มีความสำคัญและเร่งด่วนที่สุด จากเมทริกซ์นี้ คุณสามารถกำหนดได้อย่างง่ายดายว่าสิ่งใดมีความสำคัญสูงสุดและควรทำให้เสร็จก่อน

ด้วยความช่วยเหลือของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ คุณจะกำจัด "ภูเขา" ของเคสไปตลอดกาล คุณจะสามารถจัดลำดับความสำคัญของเคสใหม่ได้อย่างรวดเร็ว (วางไว้ในพื้นที่ที่เหมาะสม) คุณจะกำหนดลำดับของได้อย่างง่ายดาย การทำสิ่งต่าง ๆ ซึ่งโดยทั่วไปจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จมากขึ้น

เราหวังว่า วิธีนี้คุณจะชอบมันจะช่วยให้คุณตระหนักถึงความฝันที่หวงแหนของคุณเร็วขึ้นและทำให้ชีวิตของคุณมีความสุขยิ่งขึ้น

เขียนความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้านล่าง มันสำคัญมากสำหรับเรา!

และบอกเพื่อนของคุณเกี่ยวกับบทความ บางทีมันอาจจะเป็นประโยชน์กับพวกเขา

ขอแสดงความนับถือ, ทีมงานของโครงการ "การพัฒนาตนเองและการตระหนักรู้ในตนเอง"

หัวหน้า: Sergey Marchenko ผู้สร้าง "CyRiOS" และเว็บไซต์ นักจิตวิทยาเชิงปฏิบัติ, โค้ชการตระหนักรู้ในตนเอง, โค้ชชีวิต, ที่ปรึกษา, วิศวกรระบบ

ในกิจกรรมประจำวันที่ไม่รู้จบ คุณอาจสับสนได้ง่าย เพราะทุกวันมีกิจกรรมเหล่านั้นมากขึ้นเรื่อยๆ ธุรกิจที่ยังไม่เสร็จของเมื่อวานกลายเป็นของวันนี้ และสิ่งที่เราไม่มีเวลาทำในวันนี้จะถูกเปลี่ยนเป็นวันพรุ่งนี้โดยอัตโนมัติ ด้วยเหตุนี้ หลายสิ่งหลายอย่างสามารถสะสมจนคุณไม่สามารถมองเห็นได้ในภายหลัง: สิ่งที่ทำไปแล้ว สิ่งที่อยู่ระหว่างดำเนินการ และสิ่งอื่น ๆ ที่รออยู่ในปีก

สถานการณ์ดังกล่าวหรือมีรายละเอียดมักเกิดขึ้นในผู้ที่ไม่ใส่ใจในกระบวนการวางแผนกิจกรรมของตน ตามธรรมชาติแล้ว ทักษะต่างๆ ไม่ได้รับการสอนที่โรงเรียน และผู้ปกครองและคนอื่นๆ จำนวนมากที่ทำหน้าที่เป็นนักการศึกษาในกระบวนการพัฒนาของเรามักไม่ทราบจริงๆ ว่าจะวางแผนกิจกรรมของตนเองอย่างไร แม้ว่าจะไม่ใช่เรื่องยากเลยก็ตาม มันไม่ได้รับความสนใจเท่าที่ควร

อย่างไรก็ตาม วันนี้ มีเทคนิคการวางแผนที่ยอดเยี่ยมมากมายที่ช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีใช้ทรัพยากรเวลาของคุณอย่างมีเหตุผล และดึงประโยชน์สูงสุดจากกระบวนการนี้สำหรับตัวคุณเอง แต่ในบทความนี้เราจะไม่พิจารณาเทคนิคเหล่านี้ทั้งหมด แต่จะยกตัวอย่างเพียงวิธีเดียวเท่านั้นซึ่งโดดเด่นด้วยความเรียบง่ายและมีประสิทธิภาพ เทคนิคนี้เรียกว่า "Eisenhower Matrix"

Eisenhower Matrix เป็นหนึ่งในเครื่องมือการบริหารเวลาที่ได้รับความนิยมมากที่สุดและมีการใช้งานโดยผู้คนมากมายทั่วโลก ตั้งแต่พนักงานทั่วไปและผู้จัดการระดับกลางไปจนถึง CEO ของบริษัทขนาดใหญ่และองค์กรที่มีชื่อเสียงระดับโลก ผู้ก่อตั้งเมทริกซ์นี้คือประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา Dwight David Eisenhower อย่างที่คุณอาจเดาได้ว่าผู้ชายคนนี้ยุ่งมากและต้องทำหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของเขา ด้วยเหตุผลนี้ เขาจึงมีส่วนร่วมในการปรับตารางงานและรายการสิ่งที่ต้องทำให้เหมาะสม ผลการวิจัยของเขาคือเมทริกซ์ที่เรากำลังพิจารณา

ความหมายของ Eisenhower Matrix เป็นหลักในการเรียนรู้วิธีการกระจายงานทั้งหมดของคุณอย่างถูกต้องแยกแยะระหว่างสำคัญและเร่งด่วนไม่เร่งด่วนจากสำคัญน้อยที่สุดและยังเพื่อลดเวลาสูงสุดในการทำธุรกิจที่ไม่ได้ให้ ผลลัพธ์ที่สำคัญใดๆ มาพูดถึงวิธีการทำงานในทางปฏิบัติกันดีกว่า

สาระสำคัญของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

เมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ประกอบด้วยสี่จตุภาค ซึ่งเป็นพื้นฐานของสองแกน - นี่คือแกนที่มีความสำคัญ (แนวตั้ง) และแกนของความเร่งด่วน (ในแนวนอน) เป็นผลให้ปรากฎว่าแต่ละจตุภาคมีความแตกต่างกันในตัวชี้วัดเชิงคุณภาพ งานและกรณีทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในแต่ละจตุภาค ต้องขอบคุณภาพที่ชัดเจนและเป็นรูปธรรมของสิ่งที่ควรทำก่อน สิ่งที่ควรทำรองลงมา และสิ่งที่ไม่ควรทำเลยจะเกิดขึ้น ทั้งหมดนี้ค่อนข้างง่าย แต่จะไม่ฟุ่มเฟือยที่จะให้คำอธิบายเล็กน้อยในทุกกรณี

Quadrant A: เรื่องสำคัญและเร่งด่วน

ด้วยการวางแผนในอุดมคติ จตุภาคของเมทริกซ์นี้ควรว่างเปล่า เนื่องจาก การปรากฏตัวของกรณีที่สำคัญและเร่งด่วนเป็นตัวบ่งชี้ถึงความไม่เป็นระเบียบและข้อสันนิษฐานของการอุดตัน ตารางส่วนนี้เต็มสำหรับคนจำนวนมากเนื่องจากความเกียจคร้านโดยธรรมชาติและการจัดลำดับความสำคัญที่ไม่ถูกต้อง โดยปกติในบางครั้งกรณีดังกล่าวสามารถปรากฏในทุกคน แต่ถ้าสิ่งนี้เกิดขึ้นทุกวันก็ถึงเวลาที่จะต้องใส่ใจ

ดังนั้นควรหลีกเลี่ยงการปรากฏของเคสในจตุภาค A และสำหรับสิ่งนี้จำเป็นต้องเติมเต็มคะแนนของจตุภาคที่เหลือให้ตรงเวลาเท่านั้น แต่ถ้าบางสิ่งยังคงคุ้มค่าที่จะเข้าสู่จตุภาคแรก ให้ทำดังนี้:

• กรณีความล้มเหลวซึ่งส่งผลเสียต่อการบรรลุเป้าหมาย
• สิ่งที่หากไม่ทำอาจก่อให้เกิดปัญหาและปัญหาได้
• กรณีที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพ

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่ามีสิ่งเช่น "การมอบหมาย" ซึ่งหมายความว่าเมื่อมีกรณีต่างๆ ในควอแดรนต์ A ของคุณที่สามารถมอบหมายให้ผู้อื่นได้ โอกาสนี้ควรใช้อย่างแน่นอนเพื่อแก้ไขเรื่องสำคัญและเร่งด่วนอื่นๆ โดยเร็วที่สุด

Quadrant B: สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

จตุภาคที่สองสมควรได้รับความสนใจมากที่สุดเพราะ กิจการที่อยู่ในนั้นมีความสำคัญและมีแนวโน้มมากที่สุดและจากพวกเขาที่งานประจำวันของบุคคลใด ๆ ควรประกอบด้วย เป็นที่สังเกตว่าผู้ที่มีส่วนร่วมในกิจการของจตุภาคนี้เป็นหลักประสบความสำเร็จในชีวิตก้าวหน้าในการบริการได้รับ เงินมากขึ้นมีเวลาว่างเพียงพอและใช้ชีวิตอย่างมีความสุขและเติมเต็ม

ให้ความสนใจกับความจริงที่ว่าการขาดความเร่งด่วนช่วยให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาใด ๆ ได้อย่างมีเจตนาและสร้างสรรค์มากขึ้นและในที่สุดก็ช่วยให้บุคคลเปิดเผยศักยภาพของเขาอย่างเต็มที่คิดอย่างอิสระเกี่ยวกับความแตกต่างทั้งหมดของเขา กิจกรรมและจัดการกรอบเวลาของกิจการของเขา แต่ที่นี่ เหนือสิ่งอื่นใด คุณต้องจำไว้ว่าสิ่งต่าง ๆ ที่อยู่ในจตุภาค B หากไม่ได้ทำในเวลาที่เหมาะสม อาจตกอยู่ในจตุภาค A ได้ง่าย กลายเป็นเรื่องสำคัญยิ่งขึ้นไปอีกและต้องทำให้เสร็จโดยเร็ว

ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาที่มีประสบการณ์แนะนำว่าควอแดรนต์ B รวมเหตุการณ์ปัจจุบันทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลัก การวางแผนและการวิเคราะห์งาน การฝึกอบรม และการปฏิบัติตามข้อกำหนด ตารางเวลาที่เหมาะสมที่สุดและ . เหล่านั้น. ทุกสิ่งที่ทำให้เป็นกิจวัตรประจำวันของเรา

Quadrant C: ด่วนแต่ไม่สำคัญ

กิจกรรมที่อยู่ในจตุภาคนี้โดยส่วนใหญ่แล้วจะทำให้เสียสมาธิและไม่ทำให้บุคคลนั้นเข้าใกล้ผลลัพธ์ที่ต้องการมากขึ้น บ่อยครั้งที่พวกเขาเข้ามายุ่งกับงานที่สำคัญจริงๆ และลดประสิทธิภาพลง สิ่งสำคัญเมื่อทำงานกับเมทริกซ์คืออย่าสับสนเรื่องเร่งด่วนจากจตุภาค C ด้วย เรื่องเร่งด่วนจากจตุภาค A มิฉะนั้น จะเกิดความสับสนและสิ่งที่ควรทำตั้งแต่แรกยังคงอยู่เบื้องหลัง จำตัวเองไว้เสมอและเรียนรู้ที่จะแยกแยะสิ่งสำคัญออกจากเรื่องรอง

สิ่งต่าง ๆ ในกลุ่มซี ได้แก่ การประชุมหรือการเจรจาต่อรองโดยใครบางคนจากด้านข้าง การฉลองวันเกิดของคนใกล้ชิดกันมาก งานบ้านกะทันหัน การขจัดสิ่งรบกวนที่ไม่สำคัญแต่ต้องให้ความสนใจ (แจกันแตก เตาไมโครเวฟทำให้เตา หลอดไฟดับ ฯลฯ) รวมถึงสิ่งอื่น ๆ ที่ไม่ทำให้คุณเคลื่อนไปข้างหน้า แต่จะทำให้คุณช้าลงเท่านั้น

Quadrant D: ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ

งานที่เกี่ยวข้องกับจตุภาคสุดท้ายไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใดๆ เลย ในหลายกรณี ไม่เพียงแต่จะจัดการกับพวกมันได้ยาวนานเท่านั้น แต่ยังมีประโยชน์ที่จะจัดการกับพวกมันไม่ได้เลยด้วย แม้ว่าคุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับพวกเขาอย่างแน่นอนเพราะ พวกเขาเป็นผู้ทำลายเวลา

คุณสมบัติอื่นของเคสจากกลุ่มนี้ก็น่าสนใจเช่นกัน พวกมันน่าสนใจมากสำหรับคนจำนวนมาก - เคสเหล่านี้ง่ายต่อการดำเนินการและให้ความสุข ช่วยให้คุณผ่อนคลายและมีช่วงเวลาที่ดี ดังนั้นการต่อต้านการทดลองกับพวกเขาอาจเป็นปัญหาได้ แต่มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำเช่นนั้น

ในจตุภาค D คุณสามารถจดสิ่งต่างๆ เช่น คุยโทรศัพท์กับเพื่อนเกี่ยวกับบางสิ่งที่ไม่สำคัญ การโต้ตอบโดยไม่จำเป็น หรือใช้เวลาบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก ดูรายการทีวี และรายการทีวี "ที่ทำให้มึนงง" ต่างๆ เกมคอมพิวเตอร์ ฯลฯ แน่นอนว่าทุกคนควรผ่อนคลายเป็นระยะและสร้างความบันเทิงให้กับตัวเอง แต่ก็มีวิธีการที่น่าสนใจและพัฒนามากขึ้นสำหรับสิ่งนี้: อ่านหนังสือ เยี่ยมชมโรงยิมและสระว่ายน้ำ การเดินทางสู่ธรรมชาติ ฯลฯ หากคุณไม่สามารถหรือไม่ต้องการกำจัดตัวเองจากการทำสิ่งต่าง ๆ จากควอแดรนต์ D โดยสิ้นเชิง คุณต้องเลื่อนการดำเนินการออกไปอย่างน้อยก็จนกว่าสิ่งต่าง ๆ จากควอแดรนต์ B และ C จะเสร็จสมบูรณ์ และเวลานั้น จะทุ่มเทให้กับกิจการของจตุภาค D ควรย่อให้เล็กสุด ที่นี่สุภาษิตที่รู้จักกันดีจะเหมาะสำหรับทุกคน: "สาเหตุคือเวลา ความสนุกคือหนึ่งชั่วโมง"

ทันทีที่คุณเชี่ยวชาญ Eisenhower matrix และเรียนรู้วิธีแจกจ่ายกิจการของคุณภายในนั้นอย่างถูกต้อง คุณจะสังเกตเห็นว่าคุณมีเวลาว่างใหม่ค่อนข้างมาก คุณสามารถทำทุกอย่างตรงเวลาและไม่รีบร้อน กิจการทั้งหมดของคุณอยู่ในระเบียบ , บรรลุเป้าหมายทีละอย่าง และคุณเองก็อยู่ใน อารมณ์ดีและอารมณ์ร่าเริง มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการจัดระเบียบและมุ่งเน้น อาจเป็นไปได้ว่าตัวคุณเองสังเกตเห็นเป็นครั้งคราวว่าคนที่ไม่เป็นระเบียบมักอยู่ในวัฏจักรของเรื่องที่เข้าใจยากพวกเขามักยุ่งอยู่กับเรื่องโง่ ๆ แต่ "สำคัญมาก" พวกเขาดูเหนื่อยและหงุดหงิด คุณสมบัติที่โดดเด่นสามารถอ้างได้หลายอย่าง แต่นั่นไม่ใช่สิ่งสำคัญแต่ความจริงแล้วถ้าเธอกับฉันไม่ต้องการผลลัพธ์ที่เหมือนกันแล้วเราต้องทำตัวให้แตกต่าง กล่าวคือ เราต้องจัดระเบียบ เข้าใจอย่างชัดเจนว่าเราต้องทำอะไรและเมื่อใด และเหตุใดเราจึงทำเช่นนี้ และเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ก็ยอดเยี่ยมสำหรับสิ่งนี้

เราขอให้คุณโชคดีและประสบความสำเร็จในการเรียนรู้ทักษะใหม่ของคุณ!

พื้นฐานของการจัดการโครงการ Presnyakov Vasily Fedorovich