Hvor lenge å beholde regnskapsdokumenter til LLC. Oppbevaringsperioder for primærdokumenter

Enhver regnskapsfører vet at alle primærdokumenter må lagres i en viss tidsperiode. I store selskaper Det finnes spesielle arkiver for oppbevaring av mapper med regnskapsbilag. Med inntoget av elektronisk dokumenthåndtering kan en viss del av dokumenter ikke lenger skrives ut, men lagres i elektronisk skjema. Uavhengig av valgt oppbevaringsmetode primær dokumentasjon må arbeide i henhold til de frister som er fastsatt ved lov. Vi vil snakke om dem nedenfor.

Generell informasjon om holdbarhet primære dokumenter inneholdt i føderal lov datert 6. desember 2011 nr. 402-FZ. Denne delen av lovverket sier at primærmaterialer skal lagres i minst fem år. Perioden kan være høyere - og den nøyaktige holdbarheten til et bestemt dokument vil bli bestemt av ordren fra den russiske føderasjonens kulturdepartement. Dette dokumentet inneholder en tabell med holdbarhet for primær regnskapsdokumenter, skatteregistre, personaldokumenter og annen dokumentasjon. Tabellen viser 1 003 stillinger med frister etter dokumenttype.

Oppbevaringstiden for primærdokumenter i regnskap har ikke endret seg i 2017.

Ikke forveksle lagringsperiodene for primærdokumenter med lagringsperiodene for skatteregnskapsbilag. For eksempel er en faktura et skattedokument, og den kan lagres i bare fire år (klausul 8, klausul 1 i den russiske føderasjonens skattekode).

Husk at lagringsperioden for primærdokumenter i regnskapsavdelingen ikke regnes fra datoen dokumentet ble utarbeidet, men fra begynnelsen av det nye rapporteringsåret (brev fra finansdepartementet i Den russiske føderasjonen).

For eksempel ble fakturaen utarbeidet 24. august 2017. Minste lagringstid er etter reglene fem år. Dette betyr at en slik faktura ikke kan destrueres før 01.01.2023.

Oppbevaringsperioden for noen dokumenter avhenger av kontrollen. For eksempel skal utgiftsrapporter oppbevares i fem år. Hvis skattemyndighetene ikke sjekket dem i løpet av denne perioden, økes perioden (ordre fra Den russiske føderasjonens kulturdepartement datert 25. august 2010 nr. 558).

Maksimal lagringstid fastsettes for personaldokumenter (ordre, kort til ansatte), ulike lønnsdokumenter. Slike dokumenter skal oppbevares i minst 75 år.

Lagre elektroniske dokumenter i Diadoc - det er tryggere enn på din personlige datamaskin. Alle dokumenter lagres i flere kopier på ulike servere, noe som gjør det umulig å miste informasjon. Prøv Diadoc gratis med kampanjen "Ubegrenset i 2 måneder".

Oppbevaringsperioder for elektroniske dokumenter

Loven sier at det primære sertifikatet kan utstedes i papirform og elektronisk (del 5 av føderal lov av 6. desember 2011 nr. 402-FZ). Dersom et elektronisk dokument er utstedt i samsvar med loven, er det underlagt samme oppbevaringsperiode som for papirversjonen.

Det finnes ikke et enkelt program for å lagre dokumenter elektronisk. Dermed kan betalingsoppdrag lagres i klient-bank banksystemet. Primærdokumenter, som fakturaer, UPD, handlinger, kan lagres i et regnskapsprogram eller en tjeneste som elektronisk dokumentflyt skjer gjennom. Også oppbevaring elektroniske dokumenter kanskje i en spesiell elektronisk arkiv eller i skyen. Elektroniske dokumenter kan lagres på forskjellige måter. Regnskapssjefens oppgave er å sikre deres sikkerhet og lesbarhet også etter år.

Så, la oss oppsummere. På spørsmålet om hva som er minimumslagringstiden for primære regnskapsdokumenter fastsatt ved lov, kan vi trygt svare - fem år. Oppbevaringstidene for elektroniske dokumenter kan beregnes ut fra oppbevaringstidene for papirdokumenter. Disse datoene er sammenfallende. Den valgte metoden for dokumentlagring må gjenspeiles i regnskapsprinsippet.

De fleste stort antall papirer samler seg i regnskapsavdelingen. Og noen ganger blir arkivet så omfangsrikt at det rett og slett ikke er noe sted å lagre nye dokumenter. Det er nødvendig å bestemme hvor lenge det er nødvendig å sikre oppbevaring av dokumentarkiver. Tross alt, hvis du ødelegger dokumenter foran skjema, vil det ikke være noe som forsvarer kostnadene. Under tilsynet vil skattemyndighetene trekke fra utgifter og momsfradrag, og legge til tilleggsskatter, bøter og bøter. Derfor må holdbarheten beregnes upåklagelig.

Hvordan og hvor lenge du skal lagre dokumenter

Det er tre reguleringsdokumenter, som regulerer holdbarheten til papirer:

• Den russiske føderasjonens skattekode;
• Lov om regnskap datert 6. desember 2011 nr. 402-FZ;
• liste godkjent etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 25. august 2010 nr. 558.

Den er ganske stor, men bare tre seksjoner er nødvendig for arbeid: 4 "Regnskap og rapportering", 7 " Arbeidsforhold" og 8 "Bemanning".

Hvis du ser på koden, loven og rekkefølgen til Kulturdepartementet, vil du se at hver av dem sier annen periode lagre de samme papirene. Regnskapsloven sier at selskapet skal lagre primærdokumenter, registre og rapporter i den perioden som er spesifisert i pålegg fra Kulturdepartementet, men ikke mindre enn fem år (del 1 av artikkel 29 i lov av 6. desember 2011 nr. 402- Føderal lov). I dette tilfellet bør man ikke ta utgangspunkt i datoen for utarbeidelse av dokumentet, men 1. januar neste år. Dette er skrevet i punkt 1.4 i seksjon I av listen etter ordre fra Kulturdepartementet. Regnskapsdokumenter skal oppbevares i minst fem år.

Hvor lenge å lagre dokumenter

Sikkerheten til skatteregnskapsdokumenter må sikres strengt i fire år. Dette er angitt i avsnitt 8 i paragraf 1 i artikkel 23 i den russiske føderasjonens skattekode. I dette tilfellet skal fire år regnes fra neste dag etter utløpet av skatteperioden (år eller kvartal) der selskapet brukte dette dokumentet.

For eksempel har du i hendene et sett fra en leverandør - en faktura og en følgeseddel. Datoen for utstedelse av dokumenter er 10. august 2015. Følgeseddelen skal oppbevares i fem år. Tross alt er det det primære dokumentet. Du bruker det ikke bare i skatt, men også i regnskap. Nedtellingen begynner 1. januar 2016. Derfor må dokumentet oppbevares til 1. januar 2021.

Oppbevaringsperioden for faktura er fire år. Det er tross alt ikke et primærdokument (brev datert 12. juli 2005 nr. 03-04-11/154). Derfor gjelder ikke minimum femårsperioden fra regnskapsloven for den. Formålet med fakturaen er utelukkende skatt - å bekrefte retten til momsfradrag. I tillegg er holdbarheten fire år og står på Kulturdepartementets liste (post 368 på listen).

Begynn å telle fire år på fakturaen fra neste dag etter utløpet av kvartalet det ble trukket fra mva på dokumentet. La oss si at du erklærte et fakturafradrag i tredje kvartal, så er utgangspunktet 1. oktober 2015. Det viser seg at selskapet kan ødelegge dokumentet først etter 1. oktober 2019.

Så vi fant ut at lagring av arkiver for primærdokumenter må sikres i minst fem år. Det er nettopp dette kravet som er fastsatt i regnskapsloven.

Samtidig er lagringstiden for skatteregnskapsbilag fire år. Men i noen tilfeller vil kontrollørene ha rett til å be om dokumenter utover fire år (se tabell under. - Red.anm.). Jeg vil dvele mer ved dette.

Når kontrollører har rett til å be om dokumenter utover fire år

Selskaper som overfører tap til fremtiden vil ha ikke-standard lagringsperiode for dokumenter. La meg minne om at organisasjoner som betaler kan redusere grunnlaget for inneværende periode med gamle tap. Tap kan fremføres i 10 år fra selskapet mottok dem. Men hvis en organisasjon bruker denne muligheten, må den ha papirer som bekrefter det gamle tapet: rapporter, registre og primærregistreringer.

Dokumenter angående tapet må oppbevares i hele overføringsperioden og pluss ytterligere fire år (del 8, klausul 1, artikkel 23, klausul 4, artikkel 283 i den russiske føderasjonens skattekode). Det er ingen unntak for en bedrift som allerede er kontrollert av kontrollører. Hun må også overholde slike frister (brev fra Russlands finansdepartementet datert 25. mai 2012 nr. 03-03-06/1/278).

Dokumenter på avskrevne usikre fordringer skal oppbevares lenger enn normert periode. Nemlig innen fire år etter at gjelden ble innregnet i utgifter.

Det samme gjelder forresten håpløs leverandørgjeld. Dokumenter på den (fakturaer, regninger, avstemmingsoppgaver og andre papirer som bekrefter gjelden) kan destrueres bare fire år etter at selskapet har tatt hensyn til gjelden i inntekt.

Det er også viktig for bedrifter som eier anleggsmidler å ivareta sikkerheten til dokumenter. Papirer for kjøp og igangkjøring av anleggsmidler lagres i fire år fra øyeblikket av full avskrivning (brev fra Russlands finansdepartementet datert 26. april 2011 nr. 03-03-06/1/270). Det samme gjelder dokumenter om rekonstruksjon og modernisering av OS. Som et resultat av disse aktivitetene er det faktisk en økning startkostnad gjenstand og følgelig avskrivninger.

La oss si at du solgte et anleggsmiddel. Da skal papirene på objektet oppbevares i fire år etter salg eller avskrivning av tapet på transaksjonen. De er nødvendige for å bekrefte restverdien av operativsystemet som du har tatt med i utgifter.

Dette er nok en kjent situasjon - leverandøren kom med dokumentene for sent, og på grunn av dette har du ikke redegjort for utgifter i kvartalet du trengte. Ikke noe problem. Slike papirer kan også legges ut i inneværende periode. Tross alt kan en feil i skatteberegningen korrigeres i den nåværende rapporten hvis skatten ble betalt for mye på grunn av dette (klausul 1, artikkel 54 i den russiske føderasjonens skattekode).

Men for å gjøre dette må du ha papirer som bekrefter utgifter i den perioden du i utgangspunktet må ta hensyn til dokumentene. Det er viktig å ivareta deres sikkerhet i ytterligere fire år etter at du har rettet feilen i gjeldende rapport (se eksempel i tabellen over. - Red.anm.).

Hva skal man gjøre med papirer som har utløpt holdbarhet

Du har rett til å ødelegge dokumenter med utløpt lagringstid. De kan for eksempel makuleres ved hjelp av en makuleringsmaskin eller rives i stykker for hånd.

Men dette faktum må registreres i henhold til reglene. Jeg vil si med en gang at ordrene og handlingene som vil bli diskutert videre ikke har enhetlige former er vilkårlige.

Først gir han en ordre om å opprette en ekspertkommisjon, og den foretar en inventar av gamle papirer.

Basert på resultatene av inventaret utarbeider medlemmer av kommisjonen en lov om valg av dokumenter for ødeleggelse. Det er slett ikke nødvendig å angi detaljene i hvert dokument i loven. Og noen ganger er dette rett og slett umulig på grunn av de kolossale volumene. Skriv homogene papirer under vanlig navn. For eksempel slik: "Fakturaer mottatt for perioden fra 1. januar til 31. desember 2010 - 10 bokser."

Og først etter at papirene er valgt kan de likvideres. Hvis selskapet gjør dette på egenhånd, utsted deretter en handling om ødeleggelse av dokumenter.

Foreleser:
Marina RIZVANOVA,
Generell revisjon og konsulentgruppe "Ural Union"

Oppbevaringstidene for regnskapsdokumenter i en organisasjon fastsettes av regnskapsloven og en særskilt liste. Fra artikkelen vår vil du lære om varigheten av lagringsperioden deres, samt funksjonene for å bestemme lagringsperiodene for individuelle dokumenter i forskjellige situasjoner.

Hvorfor beholde regnskapsdokumenter?

Enhver regnskapsfører vet at hvert dokument som er utarbeidet i et selskap eller mottatt fra motparter har sin egen verdi og må bevares. Basert på informasjonen i hoveddokumentene, gjennomføres regnskap og utarbeides regnskap. Verifikasjon av regnskaps- og regnskapsdata av alle tilsynsmyndigheter utføres ved bruk av primærdokumenter.

Alle primære regnskapsposter og rapporter må lagres i lovbestemte perioder.

Oppbevaringsperiodene for regnskapsdokumenter er regulert av loven "om regnskap" datert 6. desember 2011 nr. 402-FZ og listen godkjent etter ordre fra Den russiske føderasjonens kulturdepartement datert 25. august 2010 nr. 558.

Hva er viktigere - listen eller lov nr. 402-FZ

Ved å sammenligne lagringsperiodene for regnskapsdokumenter spesifisert i listen og lov nr. 402-FZ, kan følgende konklusjoner trekkes:

• listen fastsetter ulike lagringsperioder avhengig av typen og betydningen av dokumenter klassifisert som regnskap;
• Lov nr. 402-FZ gir en 5-års lagringsperiode for regnskapsdokumenter, men spesifiserer ikke vilkårene etter type dokumentasjon;
• i paragraf 1 i art. 29 i lov nr. 402-FZ sier at grunnlaget for å fastsette lagringstidene for dokumentasjon er en liste.

Når man skal avgjøre skjebnen til en faktura, balanse eller regnskapsattest, er det derfor nødvendig å gå først og fremst ut fra fristene som er angitt i listen. Oppbevaringstiden deres kan imidlertid ikke være mindre enn 5 år.

Oppbevaringsperioden for regnskapsdokumenter spesifisert i art. 29 i lov nr. 402-FZ, gjelder blant annet selskapets regnskapsprinsipper og standarder, inkludert dokumenter som eksisterer i elektronisk skjema. Sistnevnte kan heller ikke destrueres innen en 5-års periode. Lagringsperioden begynner med året etter det året de ble brukt sist (klausul 2, artikkel 29 i lov nr. 402-FZ).

Du lærer om hvilken digital signatur som skal signeres i det elektroniske primærdokumentet fra materialet "Elektroniske primærdokumenter må være signert av UKEP" .

La oss forstå tidsfrister ved å bruke et eksempel

OOO" Landskapsdesign", grunnlagt for flere år siden, har stadig fått fotfeste i sitt markedssegment. Regnskapsdelen av arbeidet ble utført av et team på 4 personer. Hver spesialist ble tildelt spesifikke regnskapsområder, og regnskapssjefen hadde ansvaret for rapportering og samhandling med controllere.

I løpet av de siste periodene med regnskapsarbeid i skap og vaskerom utallige mapper med dokumentasjon har samlet seg. Det er på tide å håndtere dem.

De fleste av de primære dataene var utførte handlinger - på grunnlag av dem ble selskapets inntekter regelmessig bestemt, reflektert i regnskapet.

Les om utarbeidelse av attester for utført arbeid i denne artikkel .

Betydelige mengder papirinnskudd besto av fakturaer for innkjøpte materialer, regninger, lønnsslipper og relaterte beregninger.

Et eget stativ ble helt fylt med regnskap, erklæringer, rapporter inn pensjonskasse og sosialforsikring, samt statistiske skjemaer.

Hver regnskapsfører satt sammen en liste over saker med regnskapsdokumentasjon for sitt område, og regnskapssjefen systematiserte all informasjon i en enkelt tabell, hvor en av kolonnene var dedikert til regulatoriske frister lagring av dokumenter hentet fra listen.

Tabell "Oppbevaringsperioder for regnskapsdokumenter i en organisasjon"

Ikke ignorer *-tegnet i tabellen. Det betyr at dokumentet skal oppbevares hele tiden selskapet driver.

All dokumentasjon angitt i tabellen er direkte eller indirekte knyttet til regnskap, derfor økte regnskapssjefen til Landscape Design LLC periodene som oversteg 5-års lagringsperioden fastsatt i lov nr. 402-FZ til grensene som er angitt i listen.

Tatt i betraktning at selskapet ennå ikke har feiret 5-årsjubileum siden arbeidsstart, kan ingen av dokumentene som presenteres i tabellen destrueres. For å rydde opp i de papirfylte lokalene tildelte regnskapsavdelingen et spesialkontor, hvor de plasserte dokumenter som ventet på utløp.

Nyanser av regnskap for lagringsperioder av regnskapsdokumentasjon

I praktiske aktiviteter Landscape Design LLC hadde tilfeller av salg av anleggsmidler med tap. For regnskapsføring og skatteregnskap for anleggsmidler brukes de samme dokumentene. Forskjellen ligger kun i innregning av utgifter forbundet med avhending. Dette forholdet må også tas i betraktning ved fastsettelse av lagringstid for dokumenter.

For 2 år siden kjøpte selskapet for eksempel en VAZ-21102-bil (OKOF-kode 15 3410010). Basert på at det i henhold til klassifiseringen av driftsmidlet tilhører 3. avskrivningsgruppe, ble brukstiden (USI) satt til 5 år. På grunn av stadige havarier ble det besluttet å selge bilen til enhver pris som ble tilbudt. Provenyet fra salget viste seg å være mindre enn restverdien av eiendommen, og tapet fra salget i henhold til skattemessige regnskapsstandarder i 3 år (resterende SPI) vil bli jevnt tatt i betraktning ved beregning av inntektsskatt.

VIKTIG!Nyansene til skatteregnskap for tap fra salg av anleggsmidler gjenspeiles i klausul 3 i art. 268 Skattekode for den russiske føderasjonen.

Les om detaljene for gruppering av utgifter for skatteregnskapsformål her. materiale .

Dermed skal alle dokumenter knyttet til dannelsen av start- og restverdi, løpetid på joint venture-investeringen, kontrakter og salgshandlinger, samt attester og beregninger for regnskapsføring av tap ved salg av anleggsmidler, oppbevares kl. minst 4 år etter opphør av inkludering av spesifisert tap i skattegrunnlaget. Dette skyldes at skattemyndighetene ved revisjon har rett til å undersøke dokumenter for de 3 årene før revisjonen. Dermed vil dokumenter på det angitte anleggsmiddelet måtte oppbevares i minst 9 år.

Saken som vurderes er ikke den eneste hvor lagringstiden for dokumenter forlenges. I neste avsnitt vil vi presentere andre situasjoner.

Andre tilfeller av å øke holdbarheten til primærprodukter

Hvis Landscape Design LLC opererte med underskudd, og deretter tok hensyn til det ved beregning av inntektsskatt, måtte dokumentene oppbevares i hele perioden for overføring av tapet pluss 4 år etter at det ble fullstendig avskrevet. I dette tilfellet er det umulig å kvitte seg med enten det primære dokumentet som bekrefter tapet mottatt, eller andre sertifikater og beregninger på grunnlag av dette tapet ble overført.

Eksempelvis vil regnskaps- og skattebilag for tap påført i 2018 og regnskapsført over de neste 10 årene måtte oppbevares til utgangen av 2032.

Oppbevaringstiden for regnskapsbilag vil også måtte økes i følgende tilfelle. Landscape Design LLC leverte tjenester til en kunde som ikke umiddelbart betalte for utført arbeid og som ikke svarte på brev og klager. Selskapet ble ikke ekskludert fra statsregisteret, men nedbetalte ikke gjelden. Landscape Design LLC var i stand til å ta hensyn til dårlige fordringer først i 2018, og organisasjonen vil måtte lagre alle dokumenter relatert til denne situasjonen til slutten av 2022.

Resultater

Fakturaer, attester for utført arbeid, lønnsutbetalingsoppgaver, rapporter - skattytere er pålagt å oppbevare disse og mange andre regnskapsdokumenter for periodene som er fastsatt i en spesiell liste. Disse vilkårene kan ikke reduseres, men i noen tilfeller må de økes (ved fremføring av tap, avskrivning av tapte fordringer, salg av anleggsmidler med tap).

Som praksis viser, i nesten alle moderne innenlandsk virksomhet, genereres det største volumet av dokumentasjon av regnskapsavdelingen. forståelig nok: det er i denne avdelingen de jobber med penger, og hver slik operasjon må offisielt registreres på papir. I tillegg er perioden for lagring av primærdokumenter i en organisasjon lovlig etablert, noe som betyr at du ikke bare kan kvitte deg med "papirer" du må lagre dem i minst flere år og først deretter ødelegge dem. Forresten, prosessen med å bli kvitt avfallspapir er heller ikke lett det har en rekke spesifikke funksjoner. Mer om alt dette videre.

Dokumenter, dokumenter...

Hvis vi gir statistikk over mengden produsert dokumentasjon, viser det seg at i nesten alle moderne innenlandske bedrifter er regnskap kilden til 80-90% av papirdokumenter. De må lagres av en grunn. Restriksjoner bestemmer ikke bare hva som er riktig minimumslagringstid for primære regnskapsdokumenter (vanligvis varierende fra fem år til et tiår), men også betingelsene for hvilke disse gjenstandene skal oppbevares. Samtidig skal det huskes at det er en inndeling i dokumentasjon for midlertidig oppbevaring og permanent oppbevaring.

Men som praksis viser, er ikke alle bedriftsledere interessert i å forstå vanskelighetene ved hvilke lagringsperioder for primærdokumenter som er etablert. For å spare deg selv for hodepine, kan du bruke tjenestene til spesialiserte arkiveringsfirmaer. Et slikt selskap vet nøyaktig hvilken type dokumenter som må lagres hvor lenge, under hvilke forhold og i samsvar med hvilke regler. I tillegg har en slik organisasjon teknisk kapasitet til å ødelegge dokumenter som er betrodd oppbevaring når fristene utløper. Det er veldig praktisk, men det koster penger. Hvis du vil spare penger, må du tildele et spesielt rom for arkivet og fordype deg i hva den juridiske perioden for lagring av primære regnskapsdokumenter i en organisasjon er.

Jeg vil - jeg vil ikke

Problemet oppstår forresten ikke fra ingensteds. Gjeldende lover fastsetter lagringsperioder for primærdokumenter regnskap, og innenfor enhver virksomhet må de respekteres. Det følger av lovverket at evt. eksisterende juridisk enhet tildelt ansvar for vedlikehold av dokumentasjon. Dette betyr at aktivitetsformen ikke spiller noen rolle - enten det er en privat entreprenør som driver virksomhet alene, eller en stor bedrift, må du fortsatt ta vare på oppbevaring regnskap og annen dokumentasjon. Det er viktig å studere lovverket om fastsatte lagringstider for elektroniske primærdokumenter, papirdokumenter, slik at evt. konfliktsituasjon med en entreprenør eller under en inspeksjon av en tilsynsmyndighet, ikke befinn deg i en vanskelig posisjon. I tillegg kan unnlatelse av å overholde de tidsintervaller som er fastsatt ved lov, fremkalle et betydelig forelegg under kontroll. Gjeldende lovgivning inneholder standarder som regulerer minimum lagringsperiode for primære regnskapsdokumenter. Dette er viktig for at virksomheten skal være trygg, og at virksomheten i vårt land er lovlig og følger etablerte regler.

Den 125. snakker om lagringstiden for elektroniske primærdokumenter, papirdokumenter. føderal lov, vedtatt i oktober 2004. Som navnet antyder, er det dedikert til arkiver og riktig oppførsel av saker. Det er dette offisielle dokumentet som diskuterer funksjonene ved lagring av offisielle papirer produsert av regnskapsavdelingen. Her finner du både funksjoner som gjør at du kan skille mellom dokumentasjon av midlertidig og permanent oppbevaring, samt fristene som er karakteristiske for denne eller den typen papir.

Hvem gjelder det?

Ansvar for å overholde minimumslagringsperioder for primærdokumenter er tildelt:

• lokale myndigheter;
• offentlige etater;
• gründere;
• bedrifter;
• personer som driver næringsvirksomhet.

Loven vil måtte følges i forhold til arkivdokumentasjon, herunder personell. Hele tidsrommet som er angitt i loven skal oppbevares på et trygt sted. I tillegg til føderale lover, er spesifikasjonene for lagringsperiodene for primærdokumenter og regnskapsregistre adressert i en rekke forskriftsdokumenter som er i kraft både i landet som helhet og i hver enkelt region. Det viktigste dokumentet er imidlertid den ovennevnte lov 125, som gir en fullstendig liste over dokumentasjon som regulerer varigheten av lagring av regnskapspapirer.

Lov nummer 129

I 1996 ble det utstedt en føderal lov om spesifikasjonene til regnskap. Den sier at regnskap kan generere sin dokumentasjon på papir, samt bruke ulike dataverktøy. Samtidig har selskapet påbudt skal selvstendig lage kopier av dokumentasjon på papir slik at alle deltakere i transaksjoner får tilgang til data om dem. Dersom en tilsynsmyndighet ber om innsyn i dokumentasjon, er virksomhetens representanter pålagt å gi det. Både påtalemyndigheten og rettsrepresentantene har rett til dette.

Oppretting, oppbevaring i henhold til oppbevaringsperioder av primære regnskapsdokumenter, henvendelse på forespørsel må være i samsvar med skjemaene fastsatt i forskrift. Dokumenter skal sendes rekvirenten i papirform. Dersom egenskapene til maskinene som brukes i arbeidet tillater dette, og alle deltakere er enige, kan rapportering sendes i elektronisk form. Dette er også tillatt av gjeldende lover i landet vårt.

Vi lagrer etter reglene

Føderal lov 129 inneholder en omtale av forpliktelsen til å overholde lagringsperioder for primære regnskapsdokumenter. Spesielt nevner artikkel 17 at enhver juridisk enhet nødvendigvis må lagre slik dokumentasjon, inkludert registre og rapporter. Tidsperiodens varighet fastsettes av reglene som regulerer arkivarbeid vedr statlig nivå. Varigheten av denne perioden kan ikke være mindre enn 5 år.

Det etableres en spesiell lagringsperiode for primærdokumenter for dokumentasjon som regulerer regnskapsprinsipper og enkelte andre kategorier (programmer brukt på maskiner som behandler informasjon, arbeidskontoplan). Selvfølgelig er varigheten her også fem år (i noen tilfeller kan denne perioden settes lengre), men perioden begynner å telle fra det øyeblikket bedriften sist brukte dette dokumentet. Lederen for en juridisk enhet er den som er juridisk betrodd ansvaret for å oppbevare all nødvendig dokumentasjon i samsvar med tidsintervaller. Det betyr at enhver utdannet og ansvarlig sjef må kjenne lagringstiden for primærdokumenter i regnskapsavdelingen dersom han ønsker å holde situasjonen i bedriften under sin kontroll.

Som praksis viser, gjennomfører mange organisasjoner regelmessig en inventar over offisiell dokumentasjon, og lokale forskrifter etablerer personer som er ansvarlige for lagring av dokumenter, som inspeksjonsmyndighetene faktisk samhandler med når de overvåker overholdelse av reglene for arkivering.

Oppretting og lagring: alt i henhold til reglene

Basert på gjeldende lovgivning kan regnskapsførere generere både primær- og oppsummeringsdokumentasjon ikke bare på papir, men også i elektronisk form; i dette tilfellet påhviler plikten til å lage papirkopier den juridiske enheten, og på forespørsel fra en interessert person, inspeksjonsorganet, er selskapet forpliktet til å så snart som mulig send papirdokumenter til: Sammenstilling og lagring skal utføres i den form som er fastsatt i gjeldende regelverk.

Listen over dokumentasjon, som undersøker standard styringspapirer generert under driften av enhver bedrift, forteller oss hva som er lagringsperioden for primærdokumenter i regnskapsavdelingen og prosedyren for denne prosessen. Disse ble etablert i 2010 i et dokument godkjent av departementet finans og Rosarkhiv. I tillegg er det nødvendig å ta hensyn til kravene i skatteloven, som regulerer at hver innbygger i landet vårt er ansvarlig for å opprettholde et fireårig regnskapsdokumentasjon. Dette gjelder papirer knyttet til regnskapsføring av utgifts- og inntektskomponenter, samt bekreftelse av innbetaling av skatt.

Vi nærmer oss ting med omhu

Riktig organisering av prosessen i samsvar med lagringsperiodene for primære regnskapsdokumenter innebærer profesjonell tilnærming, tiltrekke personell som er ansvarlig for å registrere dokumentasjon, behandle arkivinformasjon om organiseringen av selve arbeidsprosessen. For øyeblikket er det praktisk talt ingen steder for spesialisert opplæring i arkivarbeid, så det er ofte vanskelig å finne en virkelig høykvalitetsspesialist. På den annen side krever progressiv lovgivning at oppbevaringsperiodene for primære regnskapsdokumenter opprettholdes, ellers kan du få kategorisk ubehagelige bøter. Optimalt alternativ dersom dokumentflyten er tilstrekkelig stor, opprette en avdeling i virksomheten med ansvar for arkivlagring, og sørge for jevnlig opplæring av personell med ansvar for dokumentasjon ved bruk av interne ressurser. Dette vil tillate deg å holde kontroll over innovasjoner etablert i lovene og overholde alle krav.

Et alternativt alternativ, som også lar deg ta hensyn til lagringsperioden for primærdokumenter og overholde den i dine arbeidsaktiviteter, er å samarbeide med en mellommann som forplikter seg til å ta vare på klientens papirer. Men å velge et arkivfirma for deg selv er heller ikke det meste enkel oppgave. Alt må analyseres nøye tilgjengelige alternativerå gi preferanse til et pålitelig selskap og ikke bekymre deg for at det kan stenge eller at bygningen kan brenne ned.

Funksjoner ved lagring av visse typer dokumentasjon

Som det følger av gjeldende lovgivning skal primærdokumentasjon, samt registre, rapporterings- og balansedokumenter, overføres til arkivet. Alle disse kategoriene av offisiell dokumentasjon skal oppbevares i regnskapslokaler til de sendes til arkivet, mens den juridiske enheten er forpliktet til å stille alle betingelser for sikkerheten til papirer: skap skal være låst, brann og andre sikkerhetstiltak skal overholdes. Innenfor virksomheten utpeker et særskilt dokument en person som er ansvarlig for dokumentasjonssikkerheten.

Hvis en virksomhet bruker det, skal disse dokumentene i henhold til loven oppbevares i en safe eller et spesielt skap, et rom som er låst og garanterer sikkerheten til dokumentasjonen. Primærdokumentasjon på gjeldende tidsrom, behandlet manuelt, skal, under hensyntagen til kronologi, samles inn i registre, som deretter sendes til arkivet for permanent oppbevaring.

Hva annet bør du være oppmerksom på?

Når du lagrer kontoutskrifter, kontantbestillinger og forhåndsrapporter, er det nødvendig å lagre all dokumentasjon under hensyntagen til kronologi og binde den for felles, systematisert lagring. Noen spesifikke kategorier av dokumenter (skiftrapporter, arbeidsordrer) kan lagres uten binding, men arkiveres i mapper slik at ingenting går tapt eller brukes til uærlige formål.

Sikkerheten av dokumentasjon, samt rettidig sending til arkivet, er primært regnskapssjefens ansvar, selv om lokale forskrifter om nødvendig kan inneholde delegering av myndighet til en annen person. Utstedelse av primærdokumentasjon, rapportering og balansedokumenter er kun mulig i visse tilfeller med en offisiell ordre fra regnskapssjefen. Generelt sett strukturelle inndelinger ikke har tilgang til regnskapsdokumenter. Beslagleggelse av dokumentasjon er bare mulig hvis det er en spesialisert anmodning fra etterforskningsorganer, domstoler eller andre myndigheter med passende fullmakter i henhold til loven. I dette tilfellet er det nødvendig å gi en offisiell resolusjon utarbeidet i samsvar med loven. Ved beslag er det nødvendig å utarbeide en protokoll, hvorav ett eksemplar overleveres til en representant for organisasjonen mot underskrift.

Oppbevaringsperioden for primærdokumenter gjenspeiles i tabellen nedenfor.

Funksjoner ved dokumentflyt

Begrepet "dokumentflyt" brukes på et kompleks av faktorer knyttet til bevegelse av dokumentasjon fra det øyeblikket papiret lages til det overføres til arkivene. Å utvikle en tidsplan er regnskapssjefens ansvar, selv om det i noen virksomheter er delegert til en dokumenthåndteringsspesialist. Men som praksis viser, er det mest korrekte å inkludere en slik tidsplan i organisasjonens regnskapspolicy, som deretter godkjennes av en spesialutstedt ordre signert av selskapets administrerende direktør.

Ved å bruke en tidsplan kan du koordinere og forenkle planleggingsoppgaven i en bedrift. Dokumentflytplanen for primærdokumentasjon er en liste over utøvere, tidsintervaller som papirene skal sendes til regnskapsavdelingen innenfor, samt tidsrammen som regnskapsførere behandler dem innenfor. Må beskrives rapporteringsperioder, inkludert balanser. Ofte inneholder regnskapsprinsipper regulering av lagringsperioden for primærdokumenter, og denne perioden er enten lik den som er fastsatt ved lov, eller tildeles en lengre periode hvis det kreves av spesifikasjonene i selskapets aktiviteter. Når årsrapportene er levert, utarbeides dokumentasjonen i samsvar med fastsatt prosedyre og overføres til arkivlagring. Det tas i betraktning at det i fremtiden kan være behov for å trekke ut nyttige data fra volumet som overføres til lagring. For å gjøre dette er det vanlig å dele saker inn i mapper, og grupperingen forklares av innholdet. Sørg for å tildele en relevant tittel til hver mappe.

Funksjoner ved oppbevaring av etui

All dokumentasjon som genereres under virksomheten til virksomheten, som nevnt ovenfor, er delt inn i de som er beregnet på midlertidig lagring og permanente. Ved overføring av papirer til arkivet er det nødvendig å sende inn hver av disse kategoriene separat, uten å blande offisielle papirer i de samme mappene. I dette tilfellet må kopier lagres separat fra originalene. Du må også sortere dokumentasjonen som viser rapportering, planer for året, kvartaler og måneder i separate mapper. Én fil skal inneholde én dokumentasjon.

For å gruppere én sak kan du bruke dokumenter generert for én periode (kvartal, år, måned). Unntaket er de såkalte forbigående kategoriene - for eksempel personlige filer, hvis lukking ikke er begrenset til kalenderåret. Hvis saken inneholder dokumentasjon generert over flere måneder, er det nødvendig å skille hver måned fra de andre med et spesielt ark, som registrerer på det hvilken periode blokken etter den dokumenterer. I dette tilfellet er det tillatt å gruppere opptil 250 ark i én fil. Tykkelsen på mappen kan være 4 cm eller mindre.

Hva annet bør du være oppmerksom på?

Som det fremgår av reglene for vedlikehold av et arkiv, må disse (uavhengig av nøyaktig når de er utarbeidet) dersom dokumentasjonen har vedlegg legges ved dokumentasjonen som følger med. Generelt er konsistens for arkivet av regnskapsdokumentasjon veldig viktig, så det må følges strengt. Som regel legges rapporter først, da forklarende notater, hvoretter saldoen, supplert med vedlagte dokumenter.

Når du organiserer lagring av personlige kontoer til bedriftsansatte, er det nødvendig å tildele en egen fil for dette, der dokumentasjonen er lagt ut etter år med streng overholdelse av kronologi. Årlig korrespondanse dannes i mapper som indikerer kalenderår og også systematisere etter datoer. Hver forespørsel må følges av et svar.

Noen funksjoner

Lagringsperioder spesifisert i Skattekode, kan avvike fra de standardene som er spesifisert i lovene som regulerer regnskapsvirksomheten. Når du observerer et slikt avvik, anbefales det først og fremst å observere tidsperioden som er større - dette vil tillate, om nødvendig, å referere til dokumentasjonen, bruke den, selv om i henhold til en av gjeldende regler Fristen har allerede gått ut. I tillegg vil tilsynsmyndighetene ikke ha noe å klage på. Det er også nødvendig å huske en spesiell liste publisert i 2000 som angir varigheten av lagring av noen spesifikke grupper av dokumentasjon. Denne listen oppdateres og suppleres jevnlig, så regnskapssjefen i foretaket og avdelingen med ansvar for dokumentflyt må følge med på den siste informasjonen.

Dersom oppbevaringsfristene ble overtrådt, påhviler ansvaret for dette selskapets leder, til tross for at sikkerhetsspørsmålet i første rekke er regnskapssjefens ansvar. Dersom rekkefølgen og varigheten av lagringen brytes, ilegges selskapet bot. For en tjenestemann varierer straffen vanligvis mellom to og tre tusen rubler. Men hvis primærdokumentasjon ikke oppbevares i det hele tatt, kan de straffes med en bot på fem tusen rubler eller mer.

Hvor lenge oppbevares regnskapsdokumenter? Spørsmålet er veldig viktig og relevant. Artikkelen inneholder et utvalg som angir lagringsperiodene for regnskapsdokumenter i organisasjonen (tabell): primær, kontanter og rapportering.

Som det fremgår av regnskapsgrunnlaget 402-FZ, bør lagringstiden for regnskapsbilag ikke være

• mindre enn 5 år etter rapporteringsåret (klausul 1 i artikkel 29 i lov 402-FZ) for primær- og kontantregnskapsregistre;
• minst 5 år, fra det året de sist ble brukt. Dette gjelder regnskapsprinsipper og andre lokale lover som fastsetter prosedyre, metoder og midler for regnskapsføring i et bestemt foretak.

Det bør imidlertid tas i betraktning at prosedyren for lagring av regnskapsdokumenter, inkludert deres lagringsperiode, er etablert av hver organisasjon uavhengig, under hensyntagen til normer og krav:

• Den russiske føderasjonens skattekode;
• bestemmelser godkjent ved resolusjon fra Federal Commission for Securities Market of the Russian Federation datert 16. juli 2003 nr. 03-33/ps for JSC.

Hvis hver av de spesifiserte rettsaktene spesifiserer en annen periode for de samme dokumentene, må den faktiske fastsettes i samsvar med loven som angir maksimumsperioden.

I tabellen kan du finne svar på spørsmålet om hvor lenge du skal oppbevare regnskapsdokumenter etter type med henvisninger til rettsakter.

Det er viktig å organisere oppbevaringen av regnskapsdokumenter i en organisasjon i samsvar med lovgivningen nevnt ovenfor. Dersom dokumentets oppbevaringsperiode ikke er utløpt og det blir bedt om som del av en stedlig eller skrivebordsrevisjon av en skattemyndighet, trygdekasse eller arbeidstilsyn, men det ikke er fysisk der, vil det bli ilagt bot til organisasjonen basert på klausul 1 Kunst. 126 Skattekode for den russiske føderasjonen i mengden 200 rubler. for hvert dokument som ikke er levert. Samt organisasjoner og offisiell true administrative bøter(del 1 Kunst. 5,27, del 1 Kunst. 15.6, del 3, 4 Kunst. 15.33 Kode for administrative lovbrudd i den russiske føderasjonen, kunst. 26.31 i lov nr. 125-FZ).

La oss se på et eksempel på hvordan man kan bestemme holdbarheten til en følgeseddel og faktura mottatt i 3. kvartal 2017. Varer ble akseptert for regnskap, og det ble trukket fra mva i samme kvartal. I 4. kvartal I 2017 ble det solgt varer og kostnadene for disse ble inkludert i utgiftene ved beregning av inntektsskatt.

Oppbevaringsperioden for fakturaen er frem til 30. september 2021, siden den ble brukt til å beregne merverdiavgift i 3. kvartal 2017 (det ble krevd fradrag), og perioden regnes som 4 år etter avgiftsperioden fakturaen var i. brukt, dvs. fra 10.01.2017.

Holdbarheten til et fraktbrev avhenger av dets kvalifikasjoner:

• for å bekrefte fradragsretten for merverdiavgift, teller vi fireårsperioden fra 10.01.2017 og får 30.09.2021 (analogt med en faktura);
• for å innregne varekostnadene som utgifter ved beregning av inntektsskatt, teller vi fireårsperioden fra 01/01/2018 (siden skatteperioden for inntektsskatt er et år) og får 31/12/2021;
• som et primærdokument - vi teller 5 år etter året hvor varekostnaden er kostnadsført, dvs. fra 01.01.2018, og vi får 31.12.2022.