Hva er primære regnskapsdokumenter? Hvorfor trengs primærdokumentasjon innen regnskap og hva består den av?

Bedriften utfører dusinvis av operasjoner hver dag. Regnskapsførere sender penger til motparter, fond og grunnleggere, beregner lønn, mottar datamaskiner og møbler, belaster bøter, beregner avskrivninger osv. For hver slik operasjon er det nødvendig å utarbeide et primærdokument (klausul 1, artikkel 9 Føderal lov datert 06.12.2011 nr. 402-FZ "Om regnskap", heretter lov nr. 402-FZ).

Det primære dokumentet opprettes på tidspunktet for transaksjonen eller ved dets fullføring som bekreftelse på transaksjonens faktum (klausul 3 i artikkel 9 i lov nr. 402-FZ). Basert på primærdataene foretar regnskapsførere oppføringer.

En faktura, en handling for levering av tjenester for å lage et nettsted, et regnskapsbevis - alt dette kildedokumenter, som regnskapsførere bruker i sitt daglige arbeid. Det finnes mange typer primærprodukter, og deres mangfold avhenger av egenskapene til selskapets aktiviteter. For eksempel i transportselskap En av hovedtypene primærdokumentasjon vil være konnossementet, og i biblioteket - handlingen med å avskrive litteratur.

Primærdokumenter skal oppbevares hos bedriften i minst fem år, og perioden begynner å telle etter rapporteringsåret (klausul 1, artikkel 29 i lov nr. 402-FZ). Det vil si at et dokument datert 07.03.2016 skal oppbevares minst til og med 2021. Særskilte oppbevaringsperioder for primærmaterialer er fastsatt av Listen godkjent ved pålegg fra Kulturdepartementet av 25. august 2010 nr. 558. For å bevare regnskapsdokumenter oppretter virksomheter ofte spesielle arkiver.

Hoveddokumentet kan være papir eller elektronisk. I praksis mer og mer flere selskaper bruke elektronisk dokumenthåndtering (EDF). Spesielt utveksler bedrifter kontrakter, fakturaer for betaling, handlinger, følgesedler og fakturaer.

EDI forenkler prosedyren for behandling av primærdokumenter betydelig fra det øyeblikket de opprettes til det øyeblikk de registreres, og fremskynder arbeidet mellom motparter. Stor fordel - elektroniske dokumenter det er ikke nødvendig å skrive det ut hvis dette ikke er i strid med loven eller vilkårene i kontrakten (klausul 6, artikkel 9 i lov nr. 402).

Det elektroniske dokumentet er sertifisert med en kvalifisert elektronisk signatur. Hvis partene tar en passende avgjørelse, kan det primære dokumentet signeres med en enkel eller ukvalifisert signatur (brev fra departementet for skatte- og tollpolitikk i Russlands finansdepartement datert 12. september 2016 nr. 03-03-06/ 2/53176).

Fravær av primærdokumenter i et selskap kan medføre en alvorlig bot på 10 000 til 30 000 rubler (artikkel 120 i den russiske føderasjonens skattekode). Skatteetaten vil også gi et forelegg for feil ved registrering. I tillegg kan personer som er ansvarlige for å behandle dokumenter, bli bøtelagt i henhold til artikkel 15.11 i koden for administrative lovbrudd i Den russiske føderasjonen på 2 000 til 3 000 rubler. Det er en annen fare: hvis under tilsynet skattemyndighetene ikke finner det nødvendige dokumentet, kan de fjerne deler av utgiftene fra skattegrunnlaget, derfor vil selskapet måtte betale tilleggsskatt.

Obligatoriske detaljer om hoveddokumentet

Bare det primære dokumentet med alle nødvendige detaljer har rettskraft (klausul 4 i artikkel 9 i lov nr. 402-FZ):

1. tittel (for eksempel "Gjennomføring av tjenester", " Betalingsordre", "Regnskaps informasjon");
2. Dato for forberedelse;
3. navnet på dokumentets opphavsmann (for eksempel OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. innholdet i dokumentet eller forretningstransaksjonen (for eksempel "Internetttilgangstjenester", "Material overført for behandling", "Betaling av faktura for kontorrekvisita", "Renter påløpt under låneavtalen");
5. naturlige og monetære indikatorer (stykker, meter, rubler, etc.);
6. ansvarlige stillinger (for eksempel «Regnskapsfører», «Buttekier», «HR-sjef», «Selgsavdelingssjef», etc.);
7. personlige underskrifter fra partene.

Et korrekt utført dokument vil hjelpe om nødvendig i rettslige prosesser, for eksempel når kjøperen ikke betaler gjelden eller prøver å ugyldiggjøre transaksjonen. Men et dokument med feil eller fiktive signaturer kan spille en grusom spøk – så du bør aldri signere for leverandøren hvis han plutselig har glemt å signere. Oppbevar alle primærdokumenter nøye og kontroller alltid alle detaljene i innkommende dokumenter.

I praksis er det fortsatt mulig å møte kundeklager angående mangel på segl. La oss minne deg på at fra og med 04.07.2015 har seglet blitt kansellert for de fleste organisasjoner og kan brukes etter ønske (føderal lov av 04.06.2015 nr. 82-FZ). Informasjon om organisasjonens segl skal spesifiseres i charteret. Dersom motparten insisterer på å sette et stempel, og du ikke har et lovlig, kan du varsle motparten skriftlig om dennes fravær og gi et utdrag fra regnskapsprinsippet.

Former for primærdokumenter

I arbeidet ditt kan du bruke enhetlige og dine egne former for primærdokumenter (klausul 4, artikkel 9 i føderal lov av 6. desember 2011 nr. 402-FZ "On Accounting"). I dette tilfellet må et hjemmelaget primærdokument ha alle nødvendige detaljer. Mange selskaper er tvunget til å utvikle sin egen versjon av materialeavskrivningsloven, siden det ikke er noen enhetlig form for dokumentet.

Det er tillatt å bruke en kombinert form av primærdokumentet, når den enhetlige formen er tatt som grunnlag og supplert med nødvendige kolonner eller linjer. I dette tilfellet må alle obligatoriske detaljer bevares (Resolusjon fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité datert 24. mars 1999 nr. 20).

Selskapets valg om hvilke former for primærregnskap som benyttes skal spesifiseres i selskapets regnskapsprinsipper.

I aktivitetsprosessen kan det oppstå behov for nye primærdokumenter, deretter kan de utvikles og godkjennes av regnskapsprinsippet.

Merk! Siden din motpart også kan bruke et selvstendig utviklet primærdokument, må din regnskapspolicy indikere at du også godtar disse dokumentene for regnskap.

For de fleste dokumenter har du rett til ikke å bruke enhetlige skjemaer, men kontanttransaksjoner skal kun gjennomføres iht. godkjente skjemaer dokumenter (informasjon fra finansdepartementet i Den russiske føderasjonen nr. PZ-10/2012).

Typer primærdokumenter

Spesialister kan finne hovedformene for primærdokumenter i album med enhetlige former godkjent av resolusjonene fra Statens statistikkkomité i Den russiske føderasjonen. Her er de vanligste.

Dokumenter for regnskapsføring av handelstransaksjoner

• TORG-12;
• Produktetikett;
• Universelt overføringsdokument.

Dokumenter for regnskapsføring av anleggsmidler

• OS-1 "Lov om aksept og overføring av anleggsmidler (unntatt bygninger, strukturer)";
• OS-4 «Lov om avskrivning av anleggsmidler»;
• OS-6 "Inventarkort for registrering av anleggsmidler".

Primært kassaapparat

Kontanttransaksjoner utføres utelukkende i samsvar med prosedyren for gjennomføring av kontanttransaksjoner (instruks fra sentralbanken i Den russiske føderasjonen datert 11. mars 2014 nr. 3210-U). Du kan for eksempel ikke designe et "forbruksmateriell" i fri form eller utvikle din egen versjon.

Formene for primære kontantdokumenter er godkjent ved resolusjon fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité datert 18. august 1998 nr. 88:

• KO-1 "Kontantkvitteringsordre";
• KO-2 "Kontantutgiftsordre";
• KO-3 "Tidsskrift for registrering av inngående og utgående kontantdokumenter";
• KO-4 "Kassebok";
• KO-5 “Registreringsbok av akseptert og utstedt av kasserer Penger».

Kontantdokumenter må kontrolleres veldig nøye, fordi slike primærdokumenter er direkte relatert til bevegelse av kontanter og tiltrekker seg alltid oppmerksomheten til inspeksjonsmyndighetene. For eksempel vil skattemyndighetene definitivt ta hensyn til PKO, der beløpet overstiger 100 000 rubler. Og alt fordi du ikke kan betale kontant med en motpart i et beløp som overstiger 100 000 rubler. Mangel på signaturer kontantdokumenter vil også bli en grunn for saksbehandling med Federal Tax Service.

La oss oppsummere. Så primære dokumenter er en integrert del av regnskap og skatteregnskap. Transaksjoner kan ikke gjennomføres uten støttedokumenter. Ofte oppretter regnskapsførere regnskapsoppføringer basert på en kopi eller skanning av hoveddokumentet. Det er svært viktig å erstatte kopier med originale dokumenter i tide, ellers kan tilsynsmyndighetene vurdere operasjonen eller transaksjonen som fiktiv. Kun dokumenter utarbeidet i samsvar med loven er en garanti for sikkerheten og påliteligheten til regnskapet i selskapet.

Primære dokumenter er nødvendige for å bekrefte gjennomføringen av forretningstransaksjoner. I hovedsak er dette en kilde til data for regnskap i et selskap. Tilstedeværelsen og korrekt utførelse av hoveddokumentet er nøkkelen til vellykket bestått skatterevisjoner, revisjoner og riktig gjenspeiling av omsetning i regnskapet regnskap, og følgelig nøyaktig.

Kravene som primærdokumenter må oppfylle er fastsatt i artikkel 9 i føderal lov nr. 402 "On Accounting". I følge den er følgende detaljer obligatoriske:

• dokumentets navn
• Dato for forberedelse
• navnet på bedriften eller den enkelte gründer
• beskrivelse som gjenspeiler essensen av forretningstransaksjonen
• penge- og/eller naturaverdi av en forretningstransaksjon
• enheter
• med sammenbrudd og angivelse av posisjoner

Oftest tildeles dokumentet et nummer; i mange former er det obligatorisk påføring. Nummerering gjøres vanligvis fra begynnelsen av året.

Vær oppmerksom på at behovet for å utarbeide visse skjemaer avhenger av aktivitetens spesifikasjoner, skatteformen og de spesifikke regnskapsprinsippene til en bestemt organisasjon.

Primærregistrering

Dokumentasjon av fakta om økonomisk aktivitet skjer på tidspunktet for oppdraget eller umiddelbart etter fullføring på papir og/eller elektroniske medier. En virksomhet kan utvikle dokumentskjemaer selvstendig, med unntak av statlige organisasjoner som er pålagt å bruke lovlig godkjente skjemaer. Det er viktig å huske at enhetlige dokumenter, hvis bruk er fastsatt ved lov, må fylles ut.

Dersom det er nødvendig å foreta endringer, må de attesteres med underskrift fra ansvarlig person, og dato skal også oppgis. Det er dokumenter der endringer er forbudt ved lov.

Ulike formål er forskjellige, oftest er det minst fem år. De fleste dokumentene vedr lønn, lagres i opptil 75 år.

Basert på stedet for deres dannelse, er primærdokumenter delt inn i eksterne og interne, og i henhold til deres formål - i administrative og rettferdiggjørende dokumenter. Et eksempel på et administrativt dokument er. Et støttedokument bekrefter en bestemt operasjon, et eksempel er et akseptsertifikat for utført arbeid. Det finnes dokumenter som kombinerer både administrative og fritakende egenskaper, dvs. samlet er et eksempel et sertifikat for beregning av feriepenger.

Dokumenter om regnskapsføring av anleggsmidler og varelager

Fragtbrev (TN) er et dokument som registrerer et salg eller utgivelse. Selger utarbeider to TN-skjemaer, beholder det ene for seg selv som grunnlag for avskrivning, og overfører det andre til kjøper, som dette skjemaet gir rett til å godta varelager for regnskapsføring.

Den enhetlige formen for TN er TORG-12. Ikke sant øverste hjørne inneholder statistikkkoder. Hvis forsendelsen skjer fra en filial, må adressen oppgis i kolonnen "faktisk adresse". TN inneholder også all informasjon om produktet - navn, artikler, produktkode, emballasjeform, antall steder i partiet, måleenhet og dets kode, vekt på ett sted og total, netto og bruttovekt, pris og totalkostnad . Dersom varelageret er , skal det også gjenspeiles i den tekniske spesifikasjonen. TN har kolonner med kolonnetotaler der det er nødvendig. Antall TN-ark er fast dersom det er flere av dem. Du må legge inn detaljene dine nederst ansvarlige personer.

Registrering av transaksjoner i OS-regnskap

Registrering av transaksjoner i materialregnskap

Tjenester regnskapsdokumenter

Det er utarbeidet av en handling, som kan kalles annerledes - utførte tjenester, utført arbeid, aksept og levering av arbeid; det er viktig at passende ordlyd er skrevet inn i kontrakten for disse tjenestene. Kunden mottar ett eksemplar av skjemaet, og det andre forblir hos entreprenøren. Det er ingen enhetlig form for handlingen.

I loven skal, i tillegg til andre obligatoriske opplysninger, registreres perioden tjenestene ble levert for, dersom de leveres med en viss frekvens. Eksempel på en oppføring: "Levering av renholdstjenester for januar 2018."

Kontantdokumenter

Dokumenter for regnskapsføring av banktransaksjoner

Lønnsdokumenter

De viktigste dokumentene som tjener som grunnlag for beregning av lønn er listet opp nedenfor:

Dokumenter for regnskapsmessige skatter og avgifter

De fleste av dokumentene beskrevet ovenfor er primære for skatteregnskap. For eksempel er beløp for utførte tjenester og fakturaer inkludert i beregningen av inntektsskatt, og bidrag til fond beregnes også basert på dokumenter om lønn.

Jeg vil også si noe om fakturaen. Dette er skjemaet som brukes for å beregne mva. Det er avgjørende at alle detaljer i dette dokumentet er fylt ut korrekt og fullstendig, ellers kan skattemyndighetene nekte å godta beløpet for fradrag. Viktig detalj– hvis forsendelsen gjøres av en filial, er det nødvendig å angi sjekkpunktet, og ikke overordnet organisasjon. En kopi av dokumentet forblir hos bobestyrer (selger), den andre lagres hos kjøper.

Oppmerksomhet på utarbeidelse av primære regnskapsdokumenter er nøkkelen til riktig dannelse av regnskapsregistre.

Regnskapsregistre

Regnskapsregistre er et middel til å systematisere og organisere data om et selskaps økonomiske aktiviteter hentet fra primærdokumenter. Krav til registre er regulert av artikkel 10 i føderal lov nr. 402. En virksomhet kan selvstendig bestemme hvilke typer registre som skal brukes. Vedlikehold kan utføres på på papir eller elektronisk ved hjelp av en elektronisk signatur. Denne informasjonen er registrert i regnskapsprinsippet.

Eksempler på regnskapsregistre er hovedbok, register over utstedte fakturaer mv.

Følgende detaljer er angitt i registrene:

• registernavn
• periode
• navn på firma
• kronologisk og/eller systematisk gruppering av regnskapsobjekter (datoer, navn på kostnadsposter, divisjoner osv.)
• enheter
• underskrift av ansvarlig person/personer og deres stilling

Det er flere klassifiseringer av regnskapsregistre:

• Etter arten av postene:

1. Kronologisk - data reflekteres når forretningstransaksjoner utføres (eksempel - registre).
2. Systematisk - informasjon grupperes basert på tildeling til spesifikke regnskapskonti (subkontoanalyse).
3. Kombinert - opptak utføres etter et systematisk prinsipp i kronologisk rekkefølge, ved å kombinere de to første punktene (eksempel - hovedbok).

• Etter utseende:

1. Bøker.
2. Gratis ark.
3. Kort.

Problemet med primærvarer nå skyldes først og fremst at en betydelig plass i omsetningen er opptatt av transaksjoner med enkeltpersoner og individuelle gründere, hvis dokumentarbeviser ofte ikke er enhetlige, er spesielle regnskapsprogrammer til stor hjelp her, men ikke alle gründere har råd til dem.

Svar

Regnskap er et vitenskapelig organisert system designet for å samle inn, behandle, registrere og analysere informasjon som brukes i finansielle og økonomiske aktiviteter. Regnskap gjenspeiler forretningstransaksjoner uttrykt i monetære termer.

Kort om regnskap kan vi si: "Alt har sin pris!" Alle transaksjoner med kjøp og salg av varer og tjenester, kontraktsforhold mellom partnere, leverandører og kunder, arbeidsforhold relatert til regnskapsføring av arbeidstid og lønn - alt kan reduseres til en monetær "nevner".

Ved hjelp av regnskap reflekteres utførelsen av ulike forretningstransaksjoner, som reflekterer virksomheten til enhver virksomhet, uavhengig av eierform og type aktivitet.

Helheten av regnskapsdata lar oss bestemme finalen økonomiske resultater arbeide, gjennomføre analyser og bestemme prospekter videre arbeid for å forbedre ytelsesindikatorene.

Primærdokumentasjon i regnskap: hva er det?

Primærdokumentasjon i regnskap er grunnlaget for regnskapet. Hvis du visuelt forestiller deg regnskapssystemet som et spredende tre med tett løvverk, er bladene de primære regnskapsdokumentene.

Bladene samles i "grener" - registre, hvorfra en kraftig "krone" av treet lages - syntetisk regnskap for regnskapskontoer, og den kraftige grønne kronen er sikkerheten blomstrende tre, de. korrekt og fullstendig regnskap for virksomheten.

I hvilken rekkefølge det utføres, kan du finne ut i vår nye publikasjon på lenken.

Hva er et primærdokument i regnskap?

Det primære dokumentet er standard skjema en spesifikk prøve, fylt ut i samsvar med regnskapskrav, metodiske anbefalinger statistiske, skatte-, forsikrings-, bank- og andre myndigheter.

Standardformer for primærdokumenter godkjennes statlige organer statistikk. Ulike snevert fokuserte dokumenter godkjennes av departementer og avdelinger etter type aktivitet.

Primære dokumenter er nødvendige for registrering av forretningstransaksjoner; de bekrefter gjennomføringen av en salgs-kjøpstransaksjon, leasing, mottak og bruk av penger, betaling til leverandører. Primære dokumenter er grunnlaget for regnskap i en organisasjon.

Rettelser i primærdokumenter

1. Hvis dette ikke er et skjema streng rapportering, så må dokumentet skrives om på riktig måte, og det skadede dokumentet må destrueres.

2. Kryss av det strenge rapporteringsskjemaet med en rød skrå linje fra det ene hjørnet av arket til det andre, og gjør oppføringen "kansellert". Ikke ødelegg den skadede formen.

Primære regnskapsdokumenter eller primære poster, som regnskapsførere kaller dem, er grunnlaget for regnskap, både regnskap og skatt. Uten riktig design, vedlikehold og primære dokumenter for å opprettholde lovlige gründervirksomhet umulig.

Loven "om regnskap" datert 6. desember 2011 nr. 402-FZ indikerer at "hvert faktum økonomisk liv underlagt registrering som et primært regnskapsdokument."

For å sikre at alle er tilgjengelige nødvendige dokumenter, det er verdt å sjekke regnskapet regelmessig, og for de som ikke har tid til dette anbefaler vi en gratis regnskapsrevisjonstjeneste.

Det primære dokumentet beviser skriftlig faktum om en forretningstransaksjon, bekrefter provisjon av forretningsutgifter ved beregning av skattegrunnlaget, og fastslår utøvernes ansvar for gjennomføringen av forretningstransaksjoner. Primærdokumenter etterspørres av skattekontrollører ved kontroll av erklæringer og rapporter, og de er nødvendige ved bestått revisjon.

Med tanke på at ikke bare regnskapsførere, men også ledere, individuelle gründere, salgsledere og andre ansatte fyller ut og utarbeider primærdokumenter, inviterer vi deg til å gjøre deg kjent med kravene til disse dokumentene.

Hvem utvikler formene for primærdokumenter?

Primære regnskapsdokumenter er forent(hvis formen ble utviklet av Rosstat (tidligere Goskomstat i den russiske føderasjonen) eller sentralbanken) og uavhengig utviklet av skattebetalerne.

Artikkel 9 i lov nr. 402-FZ inneholder følgende liste over obligatoriske detaljer om primærdokumenter (samlet eller uavhengig utviklet):

• Tittel på dokumentet;
• dato for dokumentutarbeidelse;
• navnet på den økonomiske enheten som kompilerte dokumentet;
• innholdet i det økonomiske livet;
• verdien av den naturlige og (eller) monetære målingen av et faktum i det økonomiske livet, som indikerer måleenhetene;
• navnet på stillingen til personen som fullførte transaksjonen, operasjonen og personen som er ansvarlig for gjennomføringen;
• underskriftene til disse personene.

Når det gjelder forseglingen, selv om den ikke er oppført blant de nødvendige detaljene, hvis det er et felt "M.P." (plass for utskrift) dens avtrykk er nødvendig.

Hvis skattebetaleren er fornøyd med de enhetlige skjemaene fra Goskomstat (heldigvis er listen over dem enorm), er det ikke nødvendig å utvikle dine egne skjemaer. Det er også konseptet "modernisert primær", dvs. enhetlige primærdokumenter som skattyter har gjort egne tillegg til.

Merk, Du kan ikke selvstendig utvikle og godkjenne former for følgende primærdokumenter:

• kontanter dokumenter;
• betalingsordre og andre bankoppgjørsdokumenter;
• enhetlige skjemaer for betalinger ved hjelp av et kasseapparat;
• fraktbrev;
• lønn og lønn.

Slike primærdokumenter kan bare forenes.

Hvor kan jeg finne eksempler på enhetlige primærdokumenter?

Utvikling og godkjenning av skjemaer for primærdokumenter er ansvaret til Goskomstat (nå Rosstat). I dag fortsetter enhetlige former utviklet på 90-tallet av forrige århundre å bli brukt. Bare oppgjørsdokumenter (betalingsdokumenter utviklet av Bank of Russia) har en relativt ny utgave - fra 2012.

Slike dokumenter kalles annerledes: handlinger, journaler, fakturaer, erklæringer, bestillinger, bøker, instruksjoner, beregninger, fullmakter, bestillinger, etc. Ved å bruke denne tabellen finner du i hvilken resolusjon fra Statens statistikkkomité de enhetlige formene for primær dokumenter du trenger publiseres.

På nettstedet vårt kan du laste ned former for enhetlige primærdokumenter og av.

Et strengt rapporteringsskjema (SRF) er også et primærdokument, men det er spesielle krav til det. Listen over obligatoriske BSO-detaljer er bredere enn listen over vanlige primærdokumenter, spesielt TIN og tilstedeværelsen av et segl er påkrevd.

I artikkelen "" kan du finne ut i hvilke tilfeller det er nødvendig å bruke enhetlig form dette dokumentet, og når det kan utvikles uavhengig.

Feil i primærdokumenter

Først og fremst må kildedokumentene inneholde korrekt spesifiserte obligatoriske detaljer. Ifølge Finansdepartementet kan en skattyter ta hensyn til utgifter på primær selvangivelse dersom den kun inneholder mindre feil.

Slike feil bør ikke forstyrre den nøyaktige identifiseringen av selgeren og kjøperen, navnet på varene og deres verdi, og andre omstendigheter rundt det dokumenterte faktum om det økonomiske livet (fra brevet fra Finansdepartementet datert 4. februar 2015 nr. 03-03-10/4547).

Dessverre gjør den typiske strømlinjeformede formuleringen av tjenestemenns forklaringer det ofte ikke mulig å klart forstå hvilke unøyaktigheter eller feil i primærdokumentene som vil anses som ubetydelige.

Er det for eksempel en mindre feil hvis en skattyters navn står med små bokstaver i stedet for store bokstaver? I et annet brev - datert 05.02.2012 nr. 03-07-11/130, antydet Finansdepartementet at feil som å erstatte store bokstaver med små bokstaver og vice versa; reversering av bokstaver; feil angivelse av organisasjons- og juridisk form er ikke et hinder for å identifisere skattyter (hvis TIN og andre detaljer er korrekt angitt).

Men følgende feil kan betraktes som viktige for primærdokumenter:

• aritmetiske feil (prisen/mengden på produktet eller avgiftsbeløpet er angitt feil);
• forskjellige navn på det samme produktet (for eksempel i spesifikasjonen for forsyningskontrakten kalles godterier "Vaffelgodteri i sjokolade", og på fakturaen - "Bjørn i nord");
• unøyaktige stillingsbetegnelser til de som signerer hoveddokumentene (for eksempel står det i fullmakten "Vordfører daglig leder”, og i akseptbeviset - “Assisterende direktør”);
• beløpene i tall sammenfaller ikke med de samme beløpene som er angitt i ord (i stedet for 155 000 rubler (ett hundre og femtifem tusen rubler), er 155 000 rubler (femtifem tusen rubler) skrevet).

Skattekontoret kan ikke godta utgifter til slike primærdokumenter, motparten kan også få problemer med fradrag for merverdiavgift.

Du kan korrigere primærdokumenter bare på en korrigerende måte(feil tekst krysses over med én tynn strek, og riktig tekst skrives på toppen). Rettelser er ledsaget av inskripsjonen "Korrigert", datoen og underskriftene til de ansvarlige personene. Rettelser til kvitteringer og utgiftsordrer, bankdokumenter og BSO. De må kompileres på nytt.

Vær oppmerksom på at hoveddokumentene er signert i løpet av gyldighetsperioden til fullmakten som er utstedt for signering, ellers vil inspektørene vurdere at dokumentene ble signert av en uautorisert ansatt. Det samme må overvåkes når det gjelder signaturene på ditt primære dokument til representanter for motparter: fullmaktene som utstedes til dem må være aktuelle.

Når du utarbeider primærdokumenter, må du være forsiktig ikke bare med å fylle dem ut, men også med samsvar mellom datoene og andre detaljer med andre dokumenter, for eksempel kontrakter og fakturaer. Dermed vil fradraget av merverdiavgift på en faktura utarbeidet tidligere enn følgeseddelen være omstridt.

Spørsmål fra skattemyndighetene vil bli reist ved fakturaer eller handlinger signert tidligere enn avtalen, hvis gjennomføring bekreftes av primærdokumenter. Det er en vei ut av denne situasjonen, gitt i paragraf 2 i art. 425 i den russiske føderasjonens sivile kode: angi i avtalens tekst følgende klausul: "Vilkårene i denne avtalen gjelder også forholdet mellom partene som oppsto før den ble inngått."

Eller for eksempel sier loven at arbeidet ble avsluttet i perioden 10. mars til 30. mars, mens i kontrakten er arbeidstiden satt til 10. april til 30. april. I dette tilfellet kan du utarbeide en tilleggsavtale til kontrakten, som angir den faktiske fristen for å fullføre arbeidet eller indikerer i selve loven at arbeidet ble fullført før tidsplanen.

Entreprenører må være forsiktige når kunden signerer ferdigattest. Dersom underentreprenører var involvert under kontrakten, skal entreprenøren signere avtaler med disse før arbeidet overlates til kunden. Dersom disse datoene ikke stemmer overens, kan skattemyndighetene vurdere kostnadene til underleverandøren som uberettigede og ikke innregne dem ved beregning av skattegrunnlaget.

Dokumentflyt av primærdokumenter

Dokumentflyten av primærdokumenter inkluderer følgende stadier:

• utarbeidelse av det primære dokumentet;
• overføring av dokumentet til regnskapsavdelingen, hvor det kontrolleres og føres inn i registrene;
• nåværende lagring og påfølgende overføring av dokumentet til arkivet.

Det er ikke et tomt spørsmål: når skal primærdokumenter utarbeides? Svaret på dette er i artikkel 9 i lov nr. 402-FZ "Primær regnskapsdokument må kompileres når du begår et faktum i det økonomiske livet, og hvis dette ikke er mulig, umiddelbart etter at det er fullført."

Det er uakseptabelt å utarbeide primærdokumenter flere dager etter en forretningstransaksjon. Alle ansatte som har rett til å foreta primærregistrering, skal overholde en dokumentflytplan, der du for eksempel kan sette følgende frister for innsending av dokumenter til regnskapsavdelingen:

• kvitteringer og utgifter kontantbestillinger- på forberedelsesdagen;
• dokumenter knyttet til salgsregistrering - senest neste virkedag;
• forhåndsrapporter - senest tre virkedager etter at midlene er brukt;
• arbeidsuførhetsattester - senest neste virkedag etter tilbakeføring i arbeid mv.

Når det gjelder dokumenter signert av motparter, kan forpliktelsen til å overføre dem i tide gis i kontraktsteksten, for eksempel som følger: "Kjøperen forplikter seg til å overføre originalene av signerte følgesedler til leverandøren, handler og fakturaer senest to virkedager fra datoen for signering.»

Ved innsending av et signert primærdokument kontrollerer regnskapsavdelingen dokumentets form; tilgjengelighet av nødvendige detaljer; lovligheten av forretningstransaksjonen; aritmetiske beregninger. Data fra verifiserte primærdokumenter føres inn i regnskapsregistre.

Løpende oppbevaring av primærjournaler utføres vanligvis i regnskapsavdelingen, og ved utgangen av året blir dokumenter gruppert etter dato, samlet i bunter og overført til arkivet. Primærdokumenter skal oppbevares i minst fem år.

Nøyaktigheten av regnskapet og ytterligere konklusjoner fra det avhenger av kvaliteten på det primære dokumentet og informasjonen det inneholder.

Opplysningene i hoveddokumentene som er akseptert for regnskap akkumuleres og systematiseres i regnskapsregistre, hvis form eller krav er godkjent autorisert organ. Data fra regnskapsregistre i gruppert form overføres til regnskapet.

Ledelsen bestemmer hvilke personer som har fullmakt til å signere regnskapsdokumenter. I dette tilfellet kan et hierarki av signaturer etableres avhengig av posisjonen, mengden penger, omfanget og arten av operasjonen.

Bedrifter eller organisasjoner som bruker elektroniske signaturer, bør etablere passende sikkerhetstiltak og kontroller vedrørende retten til å bruke og få tilgang til elektroniske signaturer.(17)

Krav til utarbeidelse av primærdokumenter

1. Innføringer i primærdokumenter må gjøres med blekk, kjemisk blyant, lim kulepenner, ved hjelp av skrivemaskiner, mekanisering og andre midler som sikrer sikkerheten til disse postene i den tidsperioden som er etablert for lagring i arkivet.

Ikke bruk blyant til å skrive.

• 2. Dokumenter skal utarbeides pent, tekst og tall skal skrives tydelig og leselig.
• 3. Alle detaljer skal fylles ut i dokumentet. Hvis noen detaljer ikke er fylt ut, settes en strek i stedet. Obligatoriske opplysninger må fylles ut.
• 4. I pengedokumenter er beløpet angitt i tall og i ord.
• 5. Primærdokumenter må attesteres med personlige signaturer fra organisasjonssjefen, regnskapssjef eller autoriserte personer.
• 6. Primærdokumenter skal inneholde utskrifter av signaturer fra autoriserte personer.
• 7. Primærdokumenter skal påføres organisasjonens segl, dersom dette er tillatt i skjemaet og gjeldende lovgivning. (18)

Organisasjonssjefen skal etter avtale med regnskapssjef godkjenne i påleggsform listen over personer som har rett til å undertegne primærregnskapsbilag.

Rettidig og høykvalitets utførelse av primære regnskapsdokumenter, overføring av dem innen den fastsatte tidsrammen for refleksjon i regnskap, samt påliteligheten til dataene i dem, sikres av personene som har utarbeidet og signert disse dokumentene.

Flytting av primærdokumenter i regnskap (tegning eller mottak fra andre forretningsenheter, aksept for regnskap, behandling, overføring til arkivet) må også reguleres av en tidsplan, som er godkjent etter ordre fra lederen.

For å advare både ledere og utøvere mot uforutsett negative konsekvenser og for å spare tid når du søker etter informasjon, er det nødvendig etter mottak reguleringsdokumenter opprette en database for registrering av primærdokumenter.

Dette betyr at alle primærdokumenter som skrives ut og fylles ut i regnskapsavdelingen skal ha en egen identifikator - en kode (engangs, unikt nummer), som tildeles dem ved obligatorisk registrering i en av registreringsjournalene, som skal åpnet ved hver bedrift.

Prosedyre for utarbeidelse av dokumenter:

• - overholdelse av alle etablerte detaljer og former for dokumenter;
• -nøyaktighet og klarhet i presentasjonen av innholdet i fullførte forretningstransaksjoner i dokumenter;
• - rettidig gjennomføring av forretningstransaksjoner, tydelig, ryddig og leselig skriving av tekst;
• - krysse ut tomme områder i fravær av rekvisitter;
• -angivelse av beløp i tall og ord i alle verdifulle dokumenter; stryke over feil slik at det som er strøket er synlig, og bekrefte korrekt tekst med underskrift fra den som har utarbeidet dokumentet;
• -rettelser er ikke tillatt.(27)

Primære dokumenter opprettet ved hjelp av en mekanisert metode krever spesiell bekreftelse av påliteligheten til de mottatte dataene, dvs. autorisasjon og beskyttelse av registrerte data mot uautorisert mottak av informasjon om dem. Enhver type dokument kan overføres via faks, men ikke et primært regnskapsdokument, fordi det ikke har bekreftelse på ektheten. Ansvaret for rettidig og høykvalitets opprettelse av dokumenter og overføring av dem innenfor fastsatt tidsramme for etterfølgende refleksjon i regnskap ligger hos personene som har utarbeidet og undertegnet disse dokumentene.

Primær regnskap for fabrikk- dette er informasjonsgrunnlaget for ledelsen, hvis kvalitet direkte avhenger av kvaliteten på regnskapet. Primærregnskap er et kompleks av informasjon og logiske operasjoner med dokumenter som følger med alle materielle og økonomiske strømmer og deres elementer fra inngang til produksjon og økonomiske anlegg for bedriften og selskapet som helhet.

Primære dokumenter er således bærere av informasjon om alle produksjons- og økonomiske objekter og emner og deres interaksjoner og gir mulighet for en omfattende vurdering av alle kontrollfaktorer: kvantitative, kvalitative, økonomiske.(12)