Primære regnskapsdokumenttyper. Utarbeidelse av dokumenter i regnskap: det viktigste

Alle forretningstransaksjoner som utføres ved virksomheten skal være inne påbudt dokumentert. For hver operasjon skal det utarbeides hensiktsmessige kildedokumenter regnskap.

Primære regnskapsdokumenter – hva gjelder for dem?

Primær regnskap regnskapsdokumenter er delt inn i administrative og fritakende.

De første inkluderer for det første, ulike slag instruksjoner, ordre om å utføre alle typer operasjoner. Som regel er disse skjemaene godkjent av ledelsen i foretaket.

Støttedokumenter inkluderer dokumenter som bekrefter transaksjonen.

Også administrative og frifinnende skjemaer kan kombineres til ett regnskapsdokument, som vil inneholde både en ordre om å utføre en handling og bekreftelse på utførelsen av denne handlingen.

Regnskapsunderlag kan ellers kalles primære regnskapsbilag. Primære regnskapsskjemaer er det første beviset på en transaksjon, og de er obligatoriske for å gjenspeile transaksjonen i regnskapet. Alle regnskapsposter skal reflekteres først etter at et korrekt utført støttedokument er mottatt. Noe å huske viktig regel: "Ingen dokument - ingen ledninger!"

Det er viktig ikke bare å ha et frifinnelsesskjema, men også å formatere det riktig. Tilstedeværelsen av feil kan gjøre det ugyldig, derfor, når du mottar et hvilket som helst skjema, sørg for å sjekke alle linjer for korrekt utfylling. Sørg for å se etter signaturer ansvarlige personer, tilstedeværelsen av en sel, og den må være tydelig og lesbar. Bare med riktig registrering kan du være sikker på at du i fremtiden ikke vil ha problemer med kontrollmyndighetene. Korrekt utførte primærdokumenter i regnskap må inneholde et visst sett med detaljer.

Obligatoriske detaljer om primærdokumenter:

• navn og kode på skjemaet;
• dato for kompilering;
• navnet på organisasjonen;
• type forretningstransaksjon og dens innhold;
• naturlige og monetære tiltak for drift;
• underskrifter fra ansvarlige personer.

Goskomstat av Russland opprettet enhetlige former primærdokumenter som skal brukes ved registrering av forretningstransaksjoner.

Standardformer for primære regnskapsdokumenter brukes til å registrere kontanttransaksjoner, for anleggsmidler, immaterielle eiendeler, vare- materielle eiendeler, handelsvirksomhet, samt operasjoner knyttet til.

Hvis det er nødvendig å gjøre endringer i de eksisterende enhetlige skjemaene, supplere dem med detaljer og nødvendige linjer, må bedriften gi en ordre eller ordre om å legge inn ytterligere detaljer. Når du endrer standardskjemaet til det primære regnskapsdokumentet, er det verdt å huske at du ikke kan slette eksisterende detaljer, du kan bare supplere dem.

Hvis et enhetlig skjema ikke er godkjent for noe primært regnskapsdokument, utvikler organisasjonen uavhengig et skjema som er praktisk for seg selv, i dette tilfellet er hovedkravene for de endrede skjemaene tilstedeværelsen i dem av alle de obligatoriske detaljene angitt ovenfor.

Retten til å signere primærdokumenter kan bare tildeles en bestemt krets av personer, hvis liste over navn og stillinger må gjenspeiles i det tilsvarende dokumentet for rett til å signere et bestemt dokument (du kan for eksempel laste ned en prøvemakt advokat fra lenken).

Hvis det er gjort en feil i et allerede utfylt hovedregnskapsbilag, kan det redigeres dersom det ikke er et kontant- eller bankskjema. For sistnevnte er ingen rettelser tillatt. Hvis det er gjort feil i pengeskjemaene, krysses et slikt skjema over og kastes, hvoretter det fylles ut ny form. Eksempler på skjemaer som ikke tillater rettelser inkluderer innkommende og utgående kontantordrer, kontantsjekker og kunngjøringer for kontantbidrag.

Det foretas rettelser i primære regnskapsdokumenter som følger: du må krysse ut feil informasjon og skrive riktig informasjon øverst ved siden av må du angi dato for endring og signatur. Rettelser må avtales med de som har utarbeidet dette skjemaet og undertegnet det. Ved godkjenning, ved siden av rettelsen, må du angi uttrykket: "korrigert og avtalt."

Primære regnskapsdokumenter. Behandling

Ved ankomst til bedriften kontrolleres de primære regnskapsdokumentene for riktighet: om alle linjer er fylt ut, om beløpene er beregnet riktig, om det er signaturer og segl, om alle detaljer er angitt riktig. Etter dette skal skjemaet registreres i spesielle magasiner. For eksempel lønn skjema T-53 er registrert i lønnsregisteret, skjema T-53a, og inn- og utgående kontantbestillinger er registrert i registeret over mottak og utgifter kontantdokumenter skjema KO-3. Etter registrering overføres dokumentene for lagring til regnskapsavdelingen, hvor de arkiveres i de aktuelle mappene og lagres der i en viss periode. Etter en viss tid overføres dokumentet til arkivet. Oppbevaringstiden for primærdokumenter er fastsatt og regulert av arkivlovgivningen. Lagring og systematisering av regnskapsdokumenter i en virksomhet kalles dokumentflyt. Les mer om oppbevaring og ødeleggelse av dokumenter.

Loven som fastsetter vilkårene for oppbevaring av primære regnskapsdokumenter kalles Føderal lov datert 22. oktober 2004 nr. 125-FZ "Om arkivering i den russiske føderasjonen."

Ansvarlig for riktig organisering lagring og destruksjon er leder for organisasjonen. For sikkerhet og riktig design Regnskapssjef er dokumentansvarlig.

På nettsiden vår kan du laste ned mange skjemaer og blanketter av primære regnskapsdokumenter i delen "", hvor du finner både tomme skjemaer og prøver på utfylling med korte anbefalinger for utførelse. For å gjøre det lettere å finne skjemaet du trenger, er de delt inn i seksjoner som du enkelt kan forstå og finne skjemaet du trenger.

Video leksjon. Slette dokumenter i 1C Accounting: trinnvise instruksjoner

Praktisk videoleksjon om sletting av dokumenter i 1C Accounting 8.3. Utført av Olga Likina: ekspert på nettstedet "Accounting for Dummies", regnskapsfører lønn M.video management LLC. Leksjonen dekker trinnvise instruksjoner for sletting av dokumenter.

Videoleksjon "Hvordan utarbeide primærdokumentasjon for en bedrift"

Se videoleksjonen fra læreren på nettstedet "Accounting for Dummies" N.V. Gandeva.

I dag i regnskap viktig sted tar riktig utarbeidelse av primærdokumentasjon. Derfor må hver regnskapsfører vite hvordan han skal tegne riktig denne typen dokumenter. Denne artikkelen vil bli viet til dette problemet.

Grunnlaget for å føre en regnskapsføring og føre den inn i registeret anses som primærdokumenter. Disse dokumentene, som brukes i regnskapet, anses som en del av styringsdokumentasjonssystemet.

I regnskap er det kun tillatt å inkludere dokumenter i registeret over primærdokumentasjon når de er utarbeidet etter en struktur som ligger i enkelte album som inneholder enhetlige skjemaer. De er spesielt laget for primærdokumentasjon. I disse skjemaene kan du finne et eksempeldesign nødvendige dokumenter. Denne formen er definert ved lov Den russiske føderasjonen. Skjemaet ble bekreftet i Russland etter ordre fra Finansdepartementet.

De er klassifisert i henhold til den all-russiske klassifiseringen av styringsdokumentasjon, forkortelsen OKUD. I henhold til denne klassifiseringen er hvert primærdokument tildelt en OKUD-kode.

I regnskap, om nødvendig, for behandling av slike opplysninger, er det standardskjema. Det er mulig å inkludere flere og nye linjer. Disse nye detaljene, som ble gitt i den tidligere legaliserte formen, må beholdes uendret. Nye endringer som er foretatt utformes i henhold til gjeldende dekret (pålegg). Disse endringene i skjemaer knyttet til regnskap og kontanttransaksjoner gjelder ikke.

Skjemaene som ble godkjent av Russlands statsstatistikkkomité inneholder visse soner med kodet informasjon. De fylles ut i full overensstemmelse med klassifiseringene som er vedtatt i den russiske føderasjonen. Det bør huskes at koder som ikke har koblinger i samsvar med den aksepterte klassifiseringen (dette gjelder kolonnen kalt "Type prosedyrer" og andre) brukes til å oppsummere og klassifisere informasjonen som mottas ved behandling av data ved bruk av datautstyr. De er festet i strengt samsvar med det valgte kodesystemet, som ble legalisert av denne organisasjonen.

I tillegg inngår regnskapsdokumentasjon som er utviklet av virksomheten selvstendig i regnskapet. Dette er spesielle skjemaer innen regnskap som har de nødvendige detaljene. De er gitt av russisk lovgivning. Regnskap tillater vedlikehold selvutvikling, men bare den informasjonen som ikke inneholder standardiserte prøver i albumene.

I dag innen regnskap er de obligatoriske detaljene for behandling av primærinformasjon:

• dato for registrering av dokumentasjon;
• Navn;
• navnet på organisasjonen. Organisasjonen som denne informasjonen ble samlet på vegne av, er angitt;
• navnet på stillingen til personen/personene som var ansvarlige for gjennomføringen av forretningsprosedyrer og riktigheten av registreringen;
• innholdet i forretningsprosedyren er uttrykt i angivelse av kostnad, så vel som naturlig uttrykk;
• Det skal være personlige signaturer fra alle personer som er angitt i dokumentet.

Høy kvalitet, rettidig utførelse av all primær dokumentasjon (ikke glem påliteligheten til dataene spesifisert i dem), samt videre overføring til regnskapsavdelingen må utføres innenfor de strengt spesifiserte tidsrammer. Dette gjøres for å reflektere datoen i regnskapet. Disse prosedyrene er formalisert av personene som har utarbeidet og undertegnet dokumentene.

Du må vite at i regnskap kan listen over disse personene som har rett til å signere på hoveddokumentet bare opprettes av organisasjonens leder (med en foreløpig avtale med regnskapssjefen). Bare disse personene kan bestemme listen over tjenestemenn som har rett til å signere. Dokumentasjon som brukes til å dokumentere ulike forretningsprosedyrer knyttet til i kontanter, kan kun underskrives av leder og regnskapssjef. I tillegg til ovennevnte personer, er underskrifter av andre personer tillatt. Det må huskes at alle skal være forhåndsgodkjent av leder og regnskapssjef.

Følgelig, i regnskap, er primærdokumenter direkte bevis på implementeringen av følgende typer forretningsprosedyrer: kontantutstedelse, betaling for varer og andre. De utarbeides direkte på tidspunktet for prosedyren eller etter at den er fullført (hvis det er umulig å utarbeide på tidspunktet for selve prosedyren).

I henhold til den eksisterende klassifiseringen er regnskapsprimære dokumenter delt inn i følgende typer:

• regnskapsregistrering;
• exculpatory;
• organisatorisk og administrativt.

La oss se på de to siste gruppene mer detaljert:

For å kunne vedlikeholde en liste over primærdokumentasjon i regnskapsavdelingen på riktig måte, ble en viss dokumentflytplan utviklet og deretter godkjent. Det bestemmer tidspunktet for bevegelsen, prosedyren for overføring av primær dokumentasjon i bedriften og dens videre mottak av regnskapsavdelingen.

Alle disse dokumentene mottatt av regnskapsføreren må kontrolleres i henhold til følgende punkter:

• aritmetisk poeng. Innebærer beregning av beløpet;
• i henhold til semantisk innhold. Dokumentet skal spore sammenhengen mellom dets individuelle indikatorer. Den skal ikke inneholde indre motsetninger;
• etter format. Nøyaktigheten og fullstendigheten av dokumentet kontrolleres, samt riktigheten av å fylle ut detaljene i det.

Hvis det blir funnet inkonsekvenser i dokumentet i henhold til noen parametere, må de rettes. Personen som utformet den bør redigere. Noen ganger er det nødvendig å rekonstruere hele dokumentet.

Først etter verifisering overføres dokumentasjonen til regnskapsavdelingen. Informasjon fra dem overføres til regnskapsregistre. Selve dokumentet får et merke som eliminerer muligheten for gjenbruk. Dette merket kan representere dato for oppføring og innføring i regnskapsregisteret.

I regnskap er det tillatt å sammenstille primærdokumentasjon på maskin el papirmedier. Når maskinmedier ble brukt, skal det lages en kopi på papir.

All informasjon arkiveres kun kronologisk. Den er fullført, deretter bundet og arkivert i mapper. Denne prosedyren er ledsaget av utstedelse av et sertifikat. Ved oppbevaring i arkivbygget skal opplysninger beskyttes mot uautoriserte rettelser. Korrigeringsprosessen kan bare utføres hvis årsaken er berettiget. Rettelsene som er gjort bekreftes av embetsmannens signatur. Dato for korrigering skal oppgis.

Holdbarhet

Primærdokumentasjon oppbevares iht visse frister, som er foreskrevet i lovgivningen til den russiske føderasjonen. I følge den skal organisasjonen oppbevare alle primærdokumenter, samt regnskaps- og rapporteringsregistre i en periode på minst 5 år. I dette tilfellet må opplysninger som er nødvendige for å betale og beregne skatter lagres i 4 år. Dokumentasjon som bekrefter tapet lagres også i hele perioden for reduksjon av foretakets skattepliktige overskudd med beløpet av tapet som tidligere ble mottatt. Dokumentasjon for personaljournaler, personlige kontoer alle ansatte, er lagret i arkivet i 75 år.

Det må huskes at lagringsperioden begynner å påløpe 1. januar året etter det året dokumentasjonen ble utarbeidet.

Lovverket gir ikke klare regler for gjennomføringen av prosedyren for gjenoppretting av slike dokumenter. Dette aspektet viktig i situasjoner med skade eller tap av det du trenger.

Enkelte forskrifter inneholder klare krav til oppbevaringstid for regnskapsdokumentasjon for primærformål. Men den trinnvise prosedyren som skal gjennomføres ved tap er ikke definert. I denne situasjonen er det nødvendig ved ordre å oppnevne en kommisjon som gjennomfører en undersøkelse for å fastslå årsakene til skade, tap eller brudd på dokumentets integritet. Det er mulig å involvere representanter for etterforskningsmyndigheter, sikkerhets- og brannvesen i utredningen. Deretter følger restaureringstiltak.

Feilrettinger

Vi snakket kort om å rette feil i primærdokumentasjonen ovenfor. Retting av eksisterende feil i dokumenter og regnskapsregistre er foreskrevet i russisk lovgivning.

I følge data lovgivende normer Det er strengt forbudt å gjøre noen rettelser i dokumentasjonen knyttet til bank- og kontantinformasjon.

I andre situasjoner foretas rettelser kun når det er enighet med alle deltakere i forretningsprosedyren. Denne avtalen må bekreftes med signaturer fra alle deltakere i rettelsen. Sørg også for å angi datoen for alle rettelser.

Husk at i regnskapet skal detaljene i dokumentet som skal rettes krysses over med en tynn og tydelig strek slik at det utstrekede opprinnelige innholdet/betydningen av korrigeringen forblir godt synlig. I nærheten av rekvisittene bør du notere "Tro den korrigerte." Etter dette skal rettingen attesteres med signaturen til tjenestemannen som har utført rettingen. Dokumentet må angi hans initialer og etternavn.

Kunnskap om de ovennevnte bestemmelsene vil hjelpe deg riktig og raskt å utarbeide primærdokumentasjon for regnskap.

Video "Hva er primære regnskapsdokumenter"

Etter å ha sett opptaket, vil du lære hvordan du sender inn primærdokumentasjon til skattekontoret i Russland.

I Russland pålegger lovgivningen bedrifter og gründere en plikt til å dokumentere alle transaksjoner i primærdokumentasjon. Formålet med slike dokumenter er å bekrefte det faktum som skjedde (mottak av produkter, forsendelse fra lageret, salg, etc.) og juridisk registrering av den fullførte operasjonen.

Hovedkravene for deres registrering inkluderer å legge inn pålitelig informasjon, utarbeide under operasjonen eller etter at den er fullført.

Hva er det for? bekrefter gjennomføringen av alle forretningstransaksjoner av gründere og selskaper. Registrering utføres i rekkefølgen av operasjoner. Dersom de er satt sammen feil, kan ikke organisasjonen foreta en pålitelig beregning av skattegrunnlaget, noe som fører til uenighet med skattemyndighetene, og det kan ilegges bøter for selskapet.

Denne dokumentasjonen godtas for regnskapsføring dersom den er utarbeidet i den form som er angitt i regnskapsforskriften og regnskap i den russiske føderasjonen.

Standardskjemaet kan inneholde flere kolonner og linjer, samtidig som alle de oppgitte detaljene opprettholdes godkjent skjema. Ved endringer skal det utarbeides en ordre eller instruks. Kun kontanttransaksjonsskjemaer kan ikke endres.

Primærdokumenter gir informasjon for generering av rapporterings- og regnskapsdokumentasjon. De kan kompileres på dataprogram eller håndskrevne, de er laget for å registrere oppgjør, materielle eller økonomiske transaksjoner av enhver skala.

Dens varianter

Primære dokumenter inkluderer fakturaer, gjerdeark, fakturaer osv.

I regnskap er de delt inn i flere typer:

• utvendig(utført utenfor selskapets grenser);
• innvendig(gjort i selskapet).

Dokumentasjon kan også være kumulativ eller engangs:

• Kumulativ dokumenter (arbeidsordrer, grensekort) er utarbeidet over lang tid og gjenspeiler de samme repeterende operasjonene.
• En gang dokumenter (kontantordrer, og) brukes til å rapportere om den fullførte transaksjonen.

Organisatorisk og administrativt Dokumentasjon omfatter instrukser, pålegg, fullmakter og instrukser. De gir tillatelse til å utføre spesifiserte operasjoner. Deres opplysninger legges ikke til regnskapsregistre.

I frifinnelse dokumentasjon (betalingskrav, kvitteringsordre, fakturaer etc.) gjenspeiler driften. Opplysninger om dem føres inn i regnskapsregistre.

Noen dokumenter kombinerer trekk av unnskyldende og permissive typer. Dette kan være kontantbestillinger, lønnsslipper.

Du kan få detaljert informasjon om all denne rapporteringen fra følgende video:

Hvordan jobbe med det riktig?

For tilsvarende primær regnskap Det avtales omsetningsplan for dokumentasjon, som bestemmer rekkefølgen og tidspunktet for bevegelsen i selskapet og sender den til regnskapsavdelingen. Det må kontrolleres i form (for fullstendighet og korrekthet av forberedelsen), innhold (forholdet mellom indikatorer) og aritmetisk (ved å summere verdier).

Først må du finne ut om det er et regnskapsdokument. Den skal gjenspeile informasjon om den fullførte forretningstransaksjonen. Så bevegelsen av lagervarer er indikert, og kontantkvitteringen indikerer utgiftene til økonomi.

Regnskapsdokumenter omfatter ikke utkast, protokoller, avisutdrag og dokumentasjon utarbeidet utenfor reglene.

Deretter bestemmes dokumentets forhold til organisasjonen. Detaljene til selskapet eller spesialisten kontrolleres (navnet på papiret, datoen for dets utarbeidelse, navnet på selskapet, kostnadene og det fysiske innholdet i forretningstransaksjonen, posisjoner til ansvarlige personer, personlige signaturer). Alle signaturer må være originale. Type segl kontrolleres også (noen selskaper kan ha flere segl - for dokumenter og stempel).

Etter aksept føres opplysningene inn i regnskapsregistrene og merkes på skjemaet. Forretningstransaksjoner må reflekteres i rekkefølge og grupperes i bestemte kontoer. Regnskapsregistre pr utseende Det er kort (for regnskap for materialer og), bøker (hoved,) eller magasiner. Basert på type poster deles registre inn i kombinert (bestilling), systematisk (generell regnskapsbok) og kronologisk (registreringsbok).

I henhold til kravene til Goskomstat, må primære regnskapsdokumenter utarbeides som følger:

• fylle opp kulepenn, blekk, på en skrivemaskin eller datamaskin;
• pent satt sammen med klare og lesbare figurer;
• inneholde alle detaljer;
• i finanspapirer er alle beløp skrevet ned og angitt i tall;
• inneholde den personlige signaturen til lederen, regnskapssjefen eller autoriserte personer;
• bli forseglet.

Autoriserte personer er ansvarlige for nøyaktig og rettidig utarbeidelse av dokumenter for å gjenspeile tilgjengelig informasjon i regnskapet.

Feilrettinger

Nedenfor er en liste over de vanligste feilene som gjøres ved utarbeidelse av dokumenter:

• bruk av skjemaer som ble laget av selskapet uavhengig, uten bekreftelse av en bestilling fra lederen og tilsvarende registrering i regnskapsregisteret;
• feil utførelse av lederen av listen over autoriserte personer for underskrift;
• mangel på detaljer;
• tilstedeværelsen av utelatelser i utarbeidelsen av obligatoriske detaljer, blotting eller rettelser, brudd på regler;
• grafitt blyant notater;
• justeringer av kontantdokumentasjon;
• tilstedeværelse av aritmetiske feil;
• ingen streker for tomme linjer.

Hvis det er noen feil, aksepteres ikke regnskapsdokumentet av inspeksjonsstrukturene eller anerkjennes som forfalsket.

Retting av kontanter og regnskapsdokumentasjon utføres etter følgende regler:

• Bruk av korrekturleser, slettinger og justeringer av dokumenter (kontantdebet- og kvitteringsordre, kvitteringer) er ikke tillatt;
• hvis det oppdages feil, bør papirene kanselleres og utarbeides på nytt;
• skadede eller feil utfylte dokumenter blir ikke ødelagt, de krysses over og legges i kassa den dagen de utstedes.

Rettelser foretas i andre dokumenter etter at de er avtalt med motparter og bekreftet med underskrifter.

Ved retting av manuelle skjemaer skal feil detaljer eller beløp krysses over og riktig verdi skrives øverst. Ordet "Korrigert" er angitt i feltene på linjen og er avtalt av personene som tidligere har signert dette dokumentet. Datoen for korrigeringen er angitt. Bruk av korrigering, blotter og sletting er ikke tillatt.

Hvis rettelser er feil utført og sertifisert, vil de bli ansett som ugyldige.

Gjenoppretting av dokumentasjon

Ved skade, ødeleggelse eller tap av primærdokumenter (basert på instruks nr. 157 N), oppnevner lederen en kommisjon for å analysere årsakene til deres restaurering og oppdagelse av gjerningsmennene. Noen ganger samarbeider lederen med etterforskningsmyndigheter, branntilsyn eller sikkerhetsstrukturer. Resultatet av arbeidet dokumenteres i en lov godkjent av leder. Den arkiveres i journalmappen for andre transaksjoner.

I henhold til instruks nr. 157 N kan primærpapirer lagres både på papir og på maskinmedier (ved bruk av elektronisk digital signatur).

Holdbarhet

I følge art. 17 Federal Law "On Accounting", må hvert selskap organisere passende lagring av denne dokumentasjonen, regnskapsrapporter og regnskapsregistre i samsvar med fastsatte frister, men minst 5 år.

Lagring elektroniske dokumenter utføres i samsvar med lovens krav og i nærvær av maskinmedier. Samtidig gis vern mot ulovlige tilpasninger til lederen av selskapet.

Straffer

Feil i primærdokumenter eller deres fravær kan føre til økonomiske tap for selskapet. I følge art. 120 i den russiske føderasjonens skattekode, pålegges straff for grove brudd på kostnads- og fortjenesteregnskapsstandarder:

• i tilfelle brudd i løpet av en skatteperiode - opptil 10 tusen rubler;
• i tilfelle brudd i flere skatteperioder - opptil 30 tusen rubler;
• når skattebetalinger reduseres - 20% av mengden ubetalte bidrag, fra 40 tusen rubler.

Grove brudd på normene for regnskapsføring av utgifter, overskudd og skattepliktige gjenstander omfatter manglende primærdokumentasjon og regnskapsregistre. De inkluderer også periodisk refleksjon i regnskapsregnskap, regnskapsregistre og rapporter om forretningstransaksjoner, materielle eiendeler, økonomi og immaterielle eiendeler.

I mangel av disse dokumentene er selskapet forpliktet til å betale for mye skatt. Deres tilbaketrekning er mulig etter anvisning fra de relevante strukturene hvis fullmakter er i samsvar med lovkrav. Samtidig opprettes et register over beslaglagte dokumenter.

Banks Today Live

Artikler merket med dette symbolet alltid relevant. Vi overvåker dette

Og svar på kommentarer til denne artikkelen er gitt av kvalifisert advokat og også forfatteren selv artikler.

Primære dokumenter i regnskapsrapporten er det viktigste leddet i dokumentflyten til ethvert selskap. Uten dem vil det ikke bare være mulig å beregne alle inntekter, utgifter og kvitteringer riktig, men også å beregne (og enda mer bekrefte med skattemyndighetene) fradrag til skattekontoret. Hva er en "primær" og hva er kravene til den? La oss finne ut av det.

Det er nødvendig å forstå hva som generelt menes med denne definisjonen. Så, primære regnskapsdokumenter er bekreftelse på forretningstransaksjoner utført i foretaket som ga en viss økonomisk effekt. Dette er et støttedokument - for eksempel en form for faktura.

Disse dokumentene er viktige ikke bare for regnskapsformål. De er nødvendige for å overholde skattelovgivningen og bekreftelse av all pågående drift. Ved hjelp av primærdokumenter kan du bestemme omfanget av selskapets forpliktelser overfor staten. Skattekontoret vil kreve disse attestene for å verifisere nøyaktigheten av beregningene.

Primærdokumenter skal utarbeides umiddelbart ved operasjonen, eller umiddelbart etter at den er fullført. Men det siste er bare mulig hvis det ikke er mulig å håndtere papirarbeid underveis.

Og det er verdt å huske at slike forsinkelser er sterkt motløse og er kun tillatt i eksepsjonelle situasjoner.

Hva er "primær"

Denne typen dokumenter er de som bekrefter handlinger som allerede er utført av økonomisk karakter. For eksempel å kjøpe en ny dreiebenk. Uten primær dokumentasjon som kan bekrefte denne eller den handlingen, er det umulig å føre utgifter/inntekter eller mottak av noe i regnskapsboken.

Primære dokumenter kan være enten elektroniske eller papir - det er ingen forskjell. Det eneste særegne ved slik elektronisk dokumenthåndtering er at det kreves en elektronisk signatur for bekreftelse. Noen virksomheter kan imidlertid begrense bruken av digitale muligheter. I henhold til vilkårene i kontrakten eller i noen tilfeller regulert ved lov, er det mulig å kreve levering av bare et papir "primært" dokument.

Det primære regnskapsdokumentet skal inneholde alle nødvendig informasjon for regnskap økonomisk aktivitet. Ellers kan det oppstå skatteproblemer. Hvis du ikke kan bekrefte utgifter eller inntekter, kan fradragsbeløpet øke.

Et slikt dokument er bevis på at det ble iverksatt noen tiltak i organisasjonens økonomi som påvirket den økonomiske situasjonen.

Liste over regnskapsdokumenter

Interessant nok regulerer ikke loven spesifikke dokumenter, så du kan velge mellom mange akseptable alternativer. Dette vil tillate deg å justere bekvemmeligheten av rapportering. Men hva slags "primær" er det likevel?

1. Avtale. Inneholder spesifikke vilkår for en forretningstransaksjon. Den lister opp alle de økonomiske nyansene og ansvaret til alle involverte parter for implementering.
2. Pakkeliste. Liste over alle leverte tjenester eller overførte varer. Den oppbevares av hver deltaker i transaksjonen - du må lage kopier.
3. Overførings- og akseptsertifikat. Bekrefter at tjenesten ble utført i sin helhet og kvaliteten tilfredsstiller det avtalte. Denne handlingen bekrefter aksept av utført arbeid og følgelig full godkjenning fra kunden.
4. Overførings- og akseptsertifikat nr. OS-1. I motsetning til det forrige dokumentet, brukes det til å registrere aktiviteter med input og output av anleggsmidler.
5. Sjekke. Bekreftelse på betalingsvillighet for et produkt eller en tjeneste. Fakturaen kan inneholde tilleggsbetingelser og prisliste for tjenestene som tilbys. Dette dokumentet lar deg også returnere penger.
6. Lønnslipp. Brukes til å løse forretningsproblemer knyttet til personell. Det vil si at disse uttalelsene tar hensyn til alle lønnssituasjoner. I lønnsslipp Det er nødvendig å inkludere ikke bare selve lønnen. Men også alle bonuser, overtid, insentiver og andre kontante "infusjoner" til den ansatte.
7. Kontantdokumenter. Nødvendig for regnskapsføring av finansielle transaksjoner ved salg av varer eller tjenester. Denne kategorien inkluderer ikke bare kasseboken, men også kvitterings- og utgiftsordrer.

Les også:

Hva skal en låntaker gjøre hvis kreditorbankens lisens er tilbakekalt?

Naturligvis er alle disse dokumentene utarbeidet forskjellig avhengig av etablerte regler og bestillinger. De grunnleggende reglene er definert og må følges når du oppretter en primær.

Klassifisering av primærdokumenter

Det er flere måter å kategorisere regnskapsposter på. Dette forenkler selve definisjonen og dokumentflyten. Gruppering skjer i henhold til visse prinsipper og funksjoner.

Så de primære dokumentene er delt inn:

1. Etter formål. Det er administrative - fullmakter og betalingsordrer; executive/exculpatory – lønnsslipper og attester for utført arbeid; regnskapsdokumenter - uttalelser, beregninger og attester; kombinert – kontantordrer, forhåndsrapporter og krav; og skjemaer streng rapportering– abonnementer, kvitteringsbøker og så videre.
2. Etter volum av datainnhold. De faktiske primærdokumentene er inkludert - kontantordrer og sjekker; og konsoliderte primærdokumenter - kasserapporter for en viss periode og uttalelser.
3. I henhold til metoden for å reflektere forretningstransaksjoner. Det er engangsrapporter - kasserapporter; og akkumulerende uttalelser og grensekort.
4. Etter samlingssted. Delt inn i internt (alt formalisert av organisasjonen) og eksternt (mottatt fra leverandører, outsourcere, og så videre).

Denne omfattende klassifiseringen gjenspeiler nesten alle primærdokumenter som regnskap kan møte ved utarbeidelse av rapporter.

Regnskapsregistre for primær

Alle innrømmet regnskap primærdokument må registreres. Derfor finnes det spesielle regnskapsregistre. Dette er spesielle telletabeller laget iht en viss form. De er nødvendige for å samle informasjon om forretningstransaksjoner på kontoer og ikke bli forvirret i en haug med sertifikater, fakturaer og så videre.

Regnskapsregistre er forskjellige. Som regel er de delt inn i følgende kategorier:

1. Etter avtale. Dette inkluderer kronologisk (dokumenter registreres slik de vises), systematisk (primærdokumentet registreres under hensyntagen til dets grupperingsegenskaper). Kombinasjonen av disse to typene kalles synkronistiske registre - ideelt sett er dette hva regnskap skal gjøre.
2. Ved å oppsummere dataene. Integrerte (fra spesielt til generelle) og differensierte (fra generelt til spesielt) registre faller inn i denne kategorien.
3. Av utseende. Alt er veldig enkelt - de er delt inn i henhold til den fysiske formen til registeret. Det kan være i form av et kort, bok, elektroniske medier og så videre.

Riktig vedlikehold av regnskapsregistre vil forenkle oppgaven betydelig og beskytte mot mange problemer.

Krav til primærdokumentasjon

Siden den primære er viktig del regnskapsdokumentflyt, er det nødvendig å være svært forsiktig med å vedlikeholde og fylle ut den. Det er visse krav, normer og standarder som må følges.

Les også:

Hvordan begynne å handle på børsen – velge megler

Hva skal være i primæren

Primære regnskapsdokumenter må opprettes etter visse standarder slik at skattemyndighetene kan godta dem uten problemer, og ingen vil få problemer i fremtiden. Derfor er det nødvendig å angi følgende informasjon i hoveddokumentet:

1. Navnet på et spesifikt dokument.
2. Dato for kompilering.
3. Navnet på personen som (eller på hvis vegne) denne eller den handlingen utføres.
4. Hva er essensen av en forretningstransaksjon?
5. Forretningstransaksjonsmålere. Det er kontanter eller naturalier. Hvis det er naturlig, må du angi hva som måles.
6. Personer med ansvar for riktig utførelse drift og utarbeidelse av dokumenter for dem. Sørg for å angi posisjoner.
7. Signaturer til de involverte personene, deres fulle navn og annen informasjon som vil hjelpe å identifisere dem.

Tilstedeværelsen av alle disse dataene er ikke bare nødvendig for å bekrefte at operasjonen faktisk ble utført. Informasjonen spesifisert i dokumentet vil tillate, om nødvendig, å verifisere alle indikatorer, kontakt fungerende personer og presisere noen punkter.

Regler for utarbeidelse av primærdokumentasjon

Det er viktig å huske at når du oppretter slike dokumenter, er det ikke nok å bare ta hensyn til dataene den skal bære. Forskriften fastsetter visse regler for vedlikehold og opprettelse av slike papirer. Hvis de blir overtrådt, eller skatteinspektører er i tvil, må du ikke bare gjøre om dokumentet, men også betale en stor bot. Spesielt hvis bruddet ikke er det første.

1. Skriv strengt tatt uten feil (inkludert tegnsetting) og blotter. Unngå skrivefeil i elektroniske dokumenter.
2. Du kan bruke hvilke som helst penner. Men det er tilrådelig å velge de som ikke vil smøre når du skriver - dette vil spre skitt på papiret, noe som er uakseptabelt.
3. Det er nødvendig å utarbeide dokumenter i tilfelle forutsetninger om at en eller annen form for forretningstransaksjon vil bli utført. Som en siste utvei (som ikke anbefales i det hele tatt) kan du utarbeide og levere en primærrapport umiddelbart etter operasjonen.
4. Absolutt alle beregnede data presentert i digital form må dupliseres i ord.
5. Hvis det ikke er data for å fylle ut detaljene i det første skjemaet, må du sette en strek der. Det er strengt forbudt å forlate tomme linjer.

Det er viktig å huske at jo mer ansvarlig regnskapsføreren er i å fylle ut primærdokumenter, jo færre problemer vil organisasjonen ha i fremtiden.

Hva gjør jeg hvis det allerede er gjort en feil?

I en situasjon hvor det er nødvendig å korrigere et eller annet primærdokument, må du vite hva som kan og ikke kan gjøres. Så når du retter feil kan du:

1. Kryss av feil informasjon og angi riktig informasjon ved siden av. Det er nødvendig å sette signaturen til personen som korrigerte informasjonen, samt instruksjonen "Tro det korrigerte" og den spesifikke datoen da korrigeringen ble gjort.
2. Lag flere notater. Den brukes hvis de totale verdiene av transaksjoner ble utført, men som et resultat viste de seg å være litt høyere. I dette tilfellet må du skrive ned resten i nytt dokument og ta hensyn til dem i inneværende eller neste rapporteringsperiode.
3. Utfør reversering. Det vil si, korriger oppføringen med negative verdier: skriv ned feil data i rød lim, og angi deretter de riktige dataene ved siden av.