Forretningsbrev på nett. Hvordan skrive et forretningsbrev (eksempel)

I følge GOST R 7.0.82013 "System av standarder for informasjon, bibliotek og publisering. Journalføring og arkivering. Begreper og definisjoner "adresser" er en dokumentdetalj som inneholder informasjon om mottakeren av dokumentet (klausul 67).

"Adressat"-kravet brukes i forretningsbrev og intern informasjon og referansedokumenter (rapporter og notater, uttalelser osv.).

"Adressat"-detaljene inkluderer:

• navn på adressaten (mottakeren av brevet);
• postadresse eller telefon-faksnummer, adresse e-post.

Mottakeren av brevet kan være:

• tjenestemann/flere tjenestemenn;
• organisasjon;
• organisasjonens strukturelle enhet;
• gruppe av organisasjoner;
• individuell.

ADRESSER - OFFISIELL

I følge GOST R 6.30-2003 skrives initialer før etternavnet til noen offisiell. Hvis brevet sendes til sjefen for et statlig organ, da er navnet på organisasjonen inkludert i stillingen, fullt navn. er angitt i dativsaken, er initialene skrevet før etternavnet:

Hvis brevet er adressert leder av en kommersiell organisasjon, da inkluderer stillingen navnet på organisasjonen som indikerer den organisatoriske og juridiske formen (i full eller forkortet form), initialene er skrevet før etternavnet:

Hvis brevet er adressert nestleder, er navnet på organisasjonen inkludert i stillingstittelen. Etternavnet er angitt i dativ:

Hvis adressaten til dokumentet er veileder strukturell enhet , så er først navnet på organisasjonen angitt i nominativ tilfellet, deretter i dativ tilfellet navnet på personens stilling som indikerer den strukturelle enheten, for eksempel:

I henhold til klausul 5.15 i den nye GOST:

• når du adresserer et brev til en tjenestemann, plasseres initialene etter etternavnet;
• før etternavnet er det tillatt å bruke forkortelsen "Mr." (Mr.) hvis adressaten er en mann, eller "Ms." (Mrs.) hvis adressaten er en kvinne:

ADRESSATOR - ORGANISASJON

Hvis brevet er adressert til en organisasjon, er navnet (fullt eller forkortet) angitt i nominativ tilfelle:

Når du adresserer et brev til en organisasjon, angi dets fulle eller forkortede navn, for eksempel:

Adressering til en organisasjon brukes i tilfeller der avsender ikke vet hvem organisasjonens leder er, hans etternavn, initialer.

ADRESSATOR - STRUKTURAVDELING

Dokumentet kan adresseres til en strukturell enhet i organisasjonen. Som regel er denne metoden for adressering mulig hvis vurderingen av spørsmålet som brevet er viet er innenfor kompetansen til den strukturelle enheten.

Når du adresserer et dokument til en strukturell enhet i en organisasjon, er navnet på organisasjonen angitt i det nominative tilfellet i "Adressat"-kravet nedenfor - navnet på den strukturelle enheten i det nominative tilfellet, for eksempel:

Hva endrer GOST R 7.0.97-2016? Ikke noe.

ADRESSATOR - INDIVIDUELL

Registrering av "Adressat"-detaljer ved korrespondanse med enkeltpersoner har sine egne egenskaper. Angi først etternavnet i dativ, deretter initialene og deretter postadressen:

Hva endrer GOST R 7.0.97-2016? Ikke noe.

ADRESSATOR - FLERE ORGANISASJONER
ELLER STRUKTURELLE INNDELINGER

Et forretningsbrev kan ha flere adressater. GOST R 6.30-2003 etablerer en metode for generalisert formatering av adressater når du sender brev til flere homogene organisasjoner eller til flere strukturelle divisjoner i en organisasjon. Det er to mulige alternativer for å designe rekvisittene.

Alternativ 1: angi flere adressater i selve "Addressee"-attributtet. Dette designalternativet brukes når brevet er adressert til en organisasjon eller tjenestemann (dette er hovedadressen) og, for informasjon, til en rekke andre organisasjoner eller tjenestemenn.

Adressering gjøres som vanlig i høyre øverste hjørne som en liste over "Adressat"-detaljene for hvert organ/organisasjon eller strukturell enhet i organisasjonen.

I dette tilfellet bør det totale antallet mottakere ikke være mer enn fire.

Alle adressater er tegnet på selve dokumentet ordet "Kopi" er ikke angitt før 2., 3. og 4. adressater.

I dette tilfellet er alle trykte kopier av brevet signert som originaler. Hver kopi er forseglet i en egen konvolutt, hvor postadressen til en bestemt organisasjon eller strukturell underavdeling er skrevet.

Alternativ 2: angi mottakeren generelt, hvis vi sender et dokument til en gruppe organisasjoner (organisasjonsledere) av samme type eller til strukturelle divisjoner (filialer, representasjonskontorer osv.) i en organisasjon:

Hvis antall mottakere er flere enn fire, settes det opp en tilleggsliste for utsendelse av brevet (postliste), som angir spesifikke mottakere og deres adresser. En merknad om dette er laget i "Addressee"-attributtet:

Det finnes ikke godkjent skjema for brevpostlisten. Formen på arket kan fastsettes i organisasjonenser. Faktisk er forsendelsesarket "Addressee"-attributtet overført til et separat ark, noe som betyr at innholdet må samsvare med dette attributtet. "Adressat"-detaljen inneholder tre informasjonsblokker: organisasjonens navn, stilling, initialer og etternavn. I postlisten for brevet gjengir vi de samme informasjonsblokkene, men legger dem på en linje i stedet for på høyre side av arket. Du kan også ordne dataene i tabellform. Rekkefølgen på mottakerne kan være vilkårlig, men det er bedre å ordne dem alfabetisk.

Informasjon om utgående brevnummer og dato legges inn etter registreringen (eksempel 1).

Alle brev som sendes til en gruppe mottakere har ett utgående registreringsnummer. Innkommende nummer for alle brev vil være forskjellig.

Hva endrer GOST R 7.0.97-2016? Ikke noe.

PLASSERING AV "ADRESTATOR" DETALJENE PÅ SKJEMAET

"Adressat"-detaljen er plassert i øvre høyre del av dokumentet (på et skjema med vinkeldetaljer) eller til høyre under skjemadetaljene (på et skjema med langsgående detaljer). Plasseringen av "Adressat"-kravet er vist i vedlegg B til GOST R 6.30-2003:

• på et skjema med hjørnedetaljer - Eksempel 2;
• på et skjema med detaljene ordnet i lengderetningen - Eksempel 3.

Hva endrer GOST R 7.0.97-2016? Ikke noe. "Adressee"-attributtet forblir på samme sted.

TEKNISKE SPØRSMÅL

• Bør elementene i "Addressee"-rekvisittene skilles med intervaller?

"Adressat"-detaljene tar vanligvis opp flere linjer.

I klausul 6.1 Metodiske anbefalinger om implementeringen av GOST R 6.30-2003 (godkjent av Rosarkhiv) sies det at detaljene i et dokument som består av flere linjer skrives ut med en linjeavstand. Komponentene til detaljene "Adressat", "Dokumentgodkjenningsstempel", "Merke for tilstedeværelse av en søknad", "Dokumentgodkjenningsstempel" er atskilt fra hverandre med 1,5-2 linjeavstand.

En lignende norm er inneholdt i den nye GOST R 7.0.97-2016 i seksjon 3, som etablerer generelle krav for produksjon av dokumenter: "Flere linjedetaljer skrives ut med én linjeavstand, komponentdelene av detaljene er atskilt med en ekstra avstand":

• Hvordan justere "Addressee"-attributtet?

Multilinjeattributtet "Addressee" er utformet på linje langs venstre kant av sonen som er okkupert av attributtet, eller sentrert i forhold til den lengste linjen, for eksempel:

I i det siste E-post blir stadig viktigere i forretningskorrespondanse. Fordelene er åpenbare: effektivitet, tilgjengelighet og brukervennlighet. Det bør huskes at elektronisk korrespondanse har sine egne nyanser.

Mottar brev

1. Sjekk e-posten din minst 2 ganger om dagen – om morgenen og om ettermiddagen. Ellers kan du stoppe arbeidet til andre mennesker og forsinke løsningen av problemer;
2. Hvis du har mottatt et brev, betyr det at noen har sendt det og gjort det av en eller annen grunn. Derfor må de mottatte brevene leses. Naturligvis vurderes ikke spam her;
3. Hvis du er leder, bør arbeidsdagen din begynne med å starte en e-postklient som ikke laster ut hele dagen og automatisk sjekker e-post. Sett opp automatisk levering/mottak av post minst hvert 10. (eller bedre 2 - 3) minutt;
4. hvis du er veldig opptatt og du har mottatt et brev, vurder hvem det er fra, emnet og skum gjennom det - dette vil hjelpe deg raskt å forstå om brevet krever et hastesvar eller kan vente litt;
5. den enkleste og effektiv måte flytte på ting og ikke samle postbunker - svar på brev umiddelbart. Derfor, hvis du ikke er engasjert i en samtale eller annen aktivitet som ikke tåler avbrudd, svar på brevet umiddelbart.

Feltene "Til", "Kopi", "Blindkopi"

Du bør forstå, huske og bruke "Til", "Kopi" og "Blindkopi"-feltene riktig. Handlingene dine ved mottak av brevet eller handlingene til mottakeren avhenger av dette.

1. "Til hvem". Hvis du sender et spørsmål, forventer du svar fra adressaten angitt i "Til"-feltet. Hvis du er mottaker, må du svare. Det vil si at brevet og informasjonen eller spørsmålene det inneholder er adressert direkte til mottakeren som er angitt i dette feltet.
2. "Kopiere". Mottakere i dette feltet mottar et brev for informasjon eller blir "invitert som vitner." Mottakeren av kopiene skal generelt ikke svare på brevet. Dessuten, når det er et slikt behov, anses det som høflig å starte med uttrykket "Beklager å forstyrre."
3. "Blind karbonkopi" At brevet ble sendt til personen spesifisert i "Bcc"-feltet vil ikke være kjent for hovedmottakeren eller de som er i kopiene. Dette feltet brukes også til masseutsendelser slik at adresseboken din ikke er kjent for alle mottakere.

Når du svarer, ikke glem "Svar alle" -knappen - dette vil lagre kopier av de første brevmottakerne, og svaret ditt går ikke forbi dem. Du kan alltid fjerne uønskede mottakere eller legge til andre.

Hvis det mottatte brevet inneholder mer enn to mottakere i «Til»-feltet, betyr dette at begge disse korrespondentene eller en av dem må svare. Bestem hvem som skal svare. Vær imidlertid forsiktig når du sender brev som inneholder mer enn to mottakere i «Til»-feltet: hvis du sender et brev til alle, risikerer du å ikke få svar fra noen.

Emnefelt

Du bør ikke la dette feltet stå tomt. Personene du korresponderer med kan motta hundrevis av e-poster om dagen og bruker dette feltet til raskt å vurdere viktigheten av innholdet i e-posten.

Emnelinjen skal kort gjenspeile emnet for brevet. Titler som "Spørsmål", "Hei!" eller tomme overskrifter avslører at du enten er nybegynner eller mangler grunnleggende ferdigheter i forretningskorrespondanse.

"Betydningen av å skrive"

Hvis brevet inneholder informasjon om hasteendringer, teksten til en kontrakt eller annen informasjon som må tas hensyn til først, bruk "høy" viktighet, dette vil fremheve brevet i innboksen.

• Ikke bruk "høy" betydning forgjeves!
• Et personlig brev til en bedriftskorrespondent eller et brev med et morsomt og ikke-business bilde eller lenke bør merkes med "lav" betydning.

Skrive et svar

1. Start med en hilsen, det er høflig.
2. Snakk samme språk med personen. Dette gjelder ikke bare det russisk/engelske språket, men også tekstens form. Et uformelt svar på et formelt brev er manglende respekt for respondenten og en demonstrasjon av ens egen lavkultur.
3. Ikke bruk translitterasjon, bortsett fra når du sender brev med mobile enheter. Hvis e-postklienten din ikke støtter det russiske språket eller ødelegger kodingene, vennligst legg ved teksten til svaret i vedlegget.
4. Et forretningsbrev skal være presist, spesifikt og konsist.
   • Nøyaktighet– angi de nøyaktige detaljene du referer til (for eksempel møtedato, møtedagsorden, dato og emne for en annen e-post, eller filnavn).
   • Spesifisitet– det skal fremgå av brevet nøyaktig HVA som kreves av mottakeren.
   • Kortfattethet. Den som tenker klart, snakker klart, og mottakeren din ser det. Derfor bør du ikke legge på tre sider det som kan skrives i tre setninger. Lakonisk forretningstekst– Dette er ikke tørrhet, men sparer tid og nøyaktighet.
5. Hvis brevet inneholder flere spørsmål, emner eller oppgaver, strukturer dem og skille dem. En kontinuerlig "strøm av såpe" er vanskelig å lese, og du kan faktisk gå glipp av hovedspørsmålet i brevet.
6. Svar på forespørslene i brevet så nøyaktig som mulig. Svaret på en forespørsel eller oppgave er "La oss gjøre det!" ufullstendig "Vi vil gjøre det innen en slik og en slik dato," "om så mange dager," "etter en slik og en slik hendelse" er et mer bestemt og nøyaktig svar.
7. Teksten må ikke inneholde feil! Skrivefeil er ikke forferdelig, men hvis du staver ord feil i hver bokstav, blir det merkbart veldig raskt og setter et negativt preg på bildet ditt som forretningspartner.
8. Send aldri et brev uten å lese det du skrev! Les svaret ditt og sørg for at det er kortfattet, nøyaktig, klart, spesifikt og ikke inneholder grammatiske feil. Sjekk at alle nødvendige mottakere er angitt og at de er riktig plassert i "Til"- og "Kopi"-feltene. Se etter grammatiske feil.
9. Siter teksten til det originale brevet.
10. Når du siterer i sin helhet (hvis svaret ditt er på hele brevet), skriv teksten til svaret i BEGYNNELSEN av brevet, ikke på slutten!
11. Hvis svarene dine er punktvise, skiller du sitatet med tomme linjer øverst og nederst.

Vedlegg

1. Ikke legg ved filer i EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR-formater til bokstaver - mange e-postklienter eller servere blokkerer slike vedlegg tett, og mottakeren vil aldri lese dem. Pakk dem i et arkiv (zip, rar) som i et skall og sett dem inn i dette skjemaet.
2. Det anses som normalt å sende vedlegg på opptil 2-3 megabyte uten forvarsel. Hvis du ønsker å sende et vedlegg større størrelse, sjekk med korrespondenten om en slik fil vil passere gjennom serveren hans eller vil passe inn i postkassen hans.
3. Avstå fra investeringer med tvilsomt innhold: For det første kan det hende at korrespondenten din ikke deler din smak, og for det andre kan du skape problemer for en person som jobber i en organisasjon der postsensur brukes.

Elektronisk signatur

1. Det er nyttig å ha det (det har kontaktinformasjonen din) og det er et godt skjema som viser din profesjonalitet.
2. Signaturen skal ikke overstige 5-6 linjer. Den må som et minimum inneholde ditt for- og etternavn. I tillegg er det tilrådelig å oppgi telefonnummeret ditt, e-postadressen, navnet og den fysiske adressen til selskapet, samt adressen til nettstedet.
3. Ha to alternativer for elektronisk signatur: for initiativ (egne) brev med full signatur

Et forretningsbrev bør ha en klar struktur, hvor fordelene er:

• sparer tiden din og mottakerens tid;
• garantere at adressaten vil lese brevet og forstå essensen riktig;
• mottar et forståelig, klart svar.

Strukturen til et forretningsbrev

Anke

Den er plassert i overskriften på brevet og inneholder adressatens stilling og fullt navn. For offisiell forretningskorrespondanse Standardadressen er "Kjære", som er skrevet med stor bokstav og midt på arket. Og så er det mange alternativer avhengig av hva de skriver og til hvem. I Russland er det derfor vanlig å henvende seg til folk med navn og patronym, i selskaper med vestlig bedriftskultur - ganske enkelt ved navn. Hvis du kjenner partneren din personlig, kan du henvende deg til ham slik: "Kjære Andrey Petrovich," hvis du ikke vet, "Kjære Mr. Smirnov." Forresten, når du henvender deg til en person, kan ikke ordet "Mr." forkortes til "Mr." Og under ingen omstendigheter bør du skrive "Kjære herr A.P. Smirnov." Enten "Andrey Petrovich" eller "Mr.

Hvis du ikke skriver til kongelige, representanter religiøse kirkesamfunn, presidenter og parlamentsmedlemmer ulike land, anser deg selv heldig. Det er offisielle konverteringsformler for dem, og spesielle for hver rangering. Før du sender et slikt brev, kontroller nøye om den valgte meldingen samsvarer med statusen til adressaten. Det er mye lettere å huske hvordan man skriver til militært personell: " Kjære kamerat oberst», selv om den obersten er en kvinne. Men adressen "damer og herrer" er sekulær, og det er bedre å bruke den for eksempel for en invitasjon til åpningen av en salong moteriktige klær. Hvis du inviterer noen til en bedriftspresentasjon – for eksempel nye borerigger – så brukes, i henhold til etablert praksis, den vanlige adressen «Dear Sirs» for alle. I dette tilfellet spiller det ingen rolle at kvinner også jobber i denne organisasjonen.

Eksempel:

Generaldirektør
LLC "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Kjære Pavel Ilyich!
eller
Kjære herr Dobrovolsky!

Innledning

Utgjør det første avsnittet i brevet, som angir formålet, grunnen som fikk deg til å skrive det. Etter å ha lest ingressen, må adressaten forstå essensen av brevet Eksempel: Jeg skriver til deg for å uttrykke min misnøye med kvaliteten på råvarene for produksjon av møbler som din bedrift leverer til oss, og jeg stoler på dine handlinger. sikte på å raskt endre situasjonen til det bedre og kompensere for tapene påført oss.

Eksempel: I løpet av den siste måneden, fra og med andre juni i år, er 10–15 % av hvert parti av råvarene dine defekte. Disse fakta ble korrekt dokumentert av spesialistene i selskapet vårt. Kopi av dokumenter er vedlagt dette brevet. Tapene til selskapet vårt på grunn av mottak av defekte råvarer utgjør omtrent 1 million rubler. Vi har samarbeidet med Concord LLC i fem år nå, og så langt har vi ikke hatt noen grunn til å klage. I denne situasjonen insisterer vi på full kompensasjon for våre tap. Om nødvendig er vi klare til å gjennomføre en felles undersøkelse av avviste råvarer.

Konklusjon

Nødvendig for en kort oppsummering av alt skrevet og en logisk konklusjon til punkt og prikke.

Eksempel: Jeg er sikker på at du vil forstå denne situasjonen, og i nær fremtid vil samarbeidet vårt gå tilbake til det normale.

Signatur

Brevet avsluttes med signaturen (stilling + fullt navn) til adressaten, som innledes med standarden høflig form"Oppriktig". Alternativer er også mulige: «Vennlig hilsen», «Med håp om produktivt samarbeid», «Med takknemlighet for samarbeidet» osv. Når du signerer et brev, er det viktig å ta hensyn til adressatens og adressatens rangering. Brevet adressert til daglig leder skal også være signert av daglig leder eller i det minste hans stedfortreder. I dette tilfellet må signaturen samsvare med dens dekoding: Situasjonen når nestlederen setter en skråstrek ved siden av direktørens etternavn og signerer med sitt eget navn er uakseptabel.

Eksempel: Med vennlig hilsen, daglig leder møbelfabrikk"Zarya" Kiselev A.D.

P.S

Etterskrift (P.S.) - et etterskrift på slutten av et brev etter signaturen - brukes ganske sjelden i forretningskorrespondanse. Det tjener til å informere mottakeren om viktig begivenhet, som skjedde etter at brevet ble skrevet, eller formidle til ham informasjon som er indirekte relatert til emnet for brevet.

Eksempel 1: P.S. Jeg informerer deg om at prosentandelen av feil i et parti med råvarer mottatt for 3 timer siden har økt til 17%!

Eksempel 2: P.S. Lederen for vår råvaremottaksavdeling vil møte med spesialistene dine på din bedrift i morgen kl. 14:00.

Søknader

Vedlegg er et valgfritt tillegg til hovedteksten i brevet og er derfor trukket opp på egne ark - hvert vedlegg på hvert sitt ark. Det er ingen regler for å skrive dem.

Standard setninger forretningskorrespondanse

Varsler

• Vi informerer deg om at forsinkelsen i forsendelsen ... oppsto på grunn av ...
• Vi vil informere om at anleggsledelsen har tatt en beslutning...
• Vi informerer deg om at tilbudet ditt er akseptert.
• Vi informerer deg om at vi...
• Vi vil gjerne informere deg om at...
• Vi informerer deg om at vi dessverre ikke kan...

Modeller av uttrykk som forklarer motiver (de vanligste setningene i begynnelsen av et standard forretningsbrev)

I samsvar med protokollen...
• For å styrke beskyttelsen av eiendom...
• Som svar på din forespørsel...
• For å bekrefte telefonsamtalen vår...
• For å bekrefte avtalen vår...
• For å gi teknisk assistanse...
• På grunn av den vanskelige situasjonen...
• I forbindelse med felles arbeid…
• I følge kundens brev...

Hvis forfatteren er en juridisk enhet, overføres handlingene:

1. Tredje person entall, For eksempel:
   • Zarya-planten har ikke noe imot...
   • Det russisk-engelske joint venture-selskapet Soyuz K tilbyr...
   • Naiv-kooperativet garanterer...
2. Tredje person flertall, for eksempel: Ledelsen og fagforeningskomiteen ved Zarya-anlegget spør inderlig...
3. Første person flertall:
   • Vennligst...
   • Vi bekrefter...
   • Vi informerer...

Hvis forfatteren er en person, overføres handlingene:

1. Første person entall, for eksempel:
   • Til din informasjon…
   • Vennligst...
   • Jeg informerer deg...
2. Første person flertall, for eksempel:
   • Vi godkjenner...
   • Vi har mottatt telegrammet ditt...
   • Gratulerer...
   • Vi støtter...

Forespørsel

• Vennligst sjekk fremdriften av arbeidet...
• Vennligst ta affære...
• Oppgi ytelsesdata...

Sende dokumenter eller materielle eiendeler

• Vi sender maskinmonteringstegninger...
• Vi sender dokumentene du er interessert i i rekommandert post...
• Vi sender deg kontrakten signert av oss...

Bekreftelse

• Vi takker for mottak av bestillingen din og fortsetter med implementeringen...
• Vi bekrefter mottak av spesifikasjoner for...
• Zarya-anlegget bekrefter leveringsvilkårene for utstyr...

Tilby

• Vi kan tilby deg…
• Vi inviterer deg til å kjøpe...
• Vi kan anbefale deg...

Invitasjon

• Vi inviterer deg til å ta del i diskusjonen om prosjektet...
• Ta del i diskusjonen om problemet...
• Vi inviterer en representant for din bedrift til å besøke...

Avslag og avslag på forslag (prosjekt)

• Utkastet til tittelliste du sendte for byggeprosjekter verdt... kan ikke godkjennes av oss av følgende grunner.
• Ditt forslag (prosjekt) har blitt avvist av følgende grunner...

Påminnelse

• Vi minner om at i henhold til planen for fellesarbeid skal du...
• Vi minner om at i henhold til... Du må...
• Vi minner deg om at din utestående betaling utgjør...
• Vi minner om at fristen for å sende inn manuskriptet går ut...

Garantier

• Vi garanterer betaling.
• Vi garanterer frister.
• Vi garanterer kvaliteten på produktene.

Tolkning av egen posisjon

• Våre appeller i denne saken førte ikke til positive resultater.
• Vi har ingen innvendinger til designet.
• Vi kan ikke levere varene til deg... på grunn av følgende årsaker:...

Tolkning av motpartens handlinger

• En slik forsinkelse kan føre til...
• Det er helt uforklarlig hvorfor fabrikken din forsinker utsendelsen av støpeformer...
• Løftene du ga blir ikke holdt.

Siste ord

• Vi håper at forespørselen vår blir oppfylt.
• Vi ser frem til videre samarbeid.
• Med ønsker om suksess.
• Vi ber deg om ikke å utsette svaret ditt.
• Tilgi oss for forsinkelsen i svaret (for en feil).

Etiske standarder for forretningskorrespondanse

Forretningskorrespondanse, som enhver annen form for menneskelig interaksjon, er basert på et sett med etiske regler og normer, hvorav den viktigste er "KORREKTHET OG RESPEKT FOR DIN PARTNER." Selv om hensikten med brevet er å uttrykke en klage, bør ikke teksten inneholde frekke ord eller uriktige uttrykk som kan støte motparten din. Ved å passe på å opprettholde verdigheten til mottakeren din, bevarer du dermed din egen.

• starte meldingen med en erklæring om avslag. Først av alt bør du oppgi motivasjonen din. vedtak tatt og gjøre det klart at spørsmålet under visse omstendigheter kan tas opp igjen til behandling;
• pålegg adressaten det forventede resultatet av spørsmålet, for eksempel: "Vennligst studer og løs problemet positivt" eller "Vennligst godkjenn dette kandidaturet"
• oppmuntre adressaten til å skynde seg når han tar en avgjørelse med ordene «haster», «umiddelbart», «på kortere tid». Det er bedre å bruke etiketteformlene "Jeg ber deg svare innen en slik og slik dato", "Jeg oppfordrer deg til å umiddelbart informere meg om avgjørelsen din"
• hint til adressaten om hans imaginære uoppmerksomhet, inkompetanse, å introdusere i teksten til brevet en formulering som "Jeg foreslår å studere nøye ...".

For mottakeren av forretningsbrev er de obligatoriske kravene, sett fra etiske standarder,:

• avslag på svarskjemaet, der et forespørselsbrev eller et tilbud returneres til forfatteren med svarinformasjonen plassert på dem;
• rask og tydelig respons til avsenderorganisasjonen. Forsinkelse eller manglende respons kan anses som lite samarbeidsvillig.

Å følge de etiske standardene for forretningskorrespondanse som er oppført ovenfor, vil ikke kreve at du utfører en bragd, og det vil over tid bli enkelt og vanlig. Dessuten vil det gi deg et rykte som en taktfull person og til og med lære deg hvordan du gjør motstandere til allierte.

Generelle regler for skriving av forretningsbrev

I tillegg til struktur, er en annen viktig komponent i et kompetent forretningsbrev dens ryddige design.

Informasjonsbrev

Informasjonsbrev– Dette er et offisielt brev som informerer adressaten om offisiell informasjon.

Lengden på nyhetsbrevet varierer fra ett avsnitt til flere sider.

Som regel er informasjonsbrev signert av lederen av organisasjonen, og ved masseutsendelser (for eksempel til alle selskapets kunder) inneholder de kanskje ikke en manuell signatur i det hele tatt. Informasjonsbrev er ofte av standard natur.

Forespørselsbrev– et offisielt brev sendt for å innhente offisiell informasjon eller dokumenter.

Generelt er henvendelsesbrev utformet på samme måte som anmodningsbrev. Forespørselsbrev er vanligvis signert av lederen av organisasjonen eller en offisielt autorisert tjenestemann.

Teksten i forespørselsbrevet må inneholde en begrunnelse for behovet for å gi materiell eller informasjon og selve redegjørelsen for forespørselen.

Et forespørselsbrev krever et svarbrev.

Svarbrev

Et svarbrev er et servicebrev som er skrevet som et svar på et forespørselsbrev eller et forespørselsbrev.

Svaret kan være negativt (avslagsbrev) eller positivt.

Teksten i svarbrevet bør bruke samme språk og vokabular som forfatteren brukte i initiativbrevet, forutsatt at forespørselsbrevet var skrevet korrekt språkmessig.

Du bør ikke inkludere en lenke til det mottatte brevet i teksten til svarbrevet ("Til ditt brev datert _______#__...").

Informasjon om tiltaksbrevet inngår i registreringsnummeret til svarbrevet. Det anbefales å starte et avslagsbrev med begrunnelse for avslaget: «I forbindelse med...», siden et negativt svar skal begrunnes, kan du ikke. bare avslå en forespørsel uten forklaring.

Bekreftelsesbrev

Et bekreftelsesbrev er et offisielt brev der adressaten bekrefter tidligere inngåtte avtaler, intensjoner, mottak av informasjon, dokumenter eller annet materiale mv.

Nøkkelspråkformelen for denne typen brev er: "Vi bekrefter (mottak av dokumenter, foreløpig avtale, samtykke til ...)."

Ved bekreftelse av en foreløpig avtale må teksten i brevet kort skissere dens essens.

Hvis mottak av dokumenter er bekreftet, bør du navngi dem osv. Bekreftelsesbrevet kan avsluttes med en forespørsel, et ønske eller et forslag.

Klagebrev

Et klagebrev er et initiativforretningsbrev, hvis formål er å uttrykke en klage eller misnøye til adressaten.

Avslutningsvis bør det uttrykkes konkrete ønsker eller forslag for å rette opp situasjonen.

Garantibrev

Garantibrev er ment å gi adressaten skriftlige garantier for å bekrefte visse løfter eller betingelser, intensjoner eller handlinger til forfatteren (sendeorganisasjonen), på en eller annen måte som påvirker mottakerens interesser.

Garantibrev er adressert til en organisasjon eller en enkeltperson. Ordet "garanti" kan ikke nevnes i det hele tatt i brevteksten, men brevet forblir et dokument som inneholder en garanti.

Betaling for utført arbeid, tidspunktet for dets ferdigstillelse, kvaliteten på produktet, tidspunktet for dets levering, betaling for mottatte produkter, etc. kan garanteres. Disse aspektene kan utgjøre innholdet i hele bokstaven eller inkluderes i brevets tekst som dens komponent.

Garantibrev er ettertrykkelig lovlig, tilsvarer i status dokumenter av kontraktsmessig karakter. Oftest utstedes garantibrev for å bekrefte betaling.

I dette tilfellet er det obligatorisk å angi kontraktsnummer og faktura som betaling skal utføres i henhold til.

Garantibrev utmerker seg ved klarhet, nøyaktighet og entydig formulering - siden vi snakker om å gi adressaten garantier på vegne av og på vegne av en organisasjon eller tjenestemann. Den må angi hvilken type operasjon som skal utføres.

Slike brev kan begynne med en erklæring om essensen av garantiene gitt til adressaten, for eksempel: "Med dette brevet garanterer jeg ...".

I andre tilfeller kan et garantibrev inneholde en erklæring om årsakene bak forfatterens intensjon om å erklære seg villig til å gi adressaten visse garantier. I dette tilfellet er den tilsvarende uttalelsen formulert i siste setning, for eksempel: "Vi garanterer betaling" eller "Jeg garanterer rettidig og full betaling."

Et trekk ved denne typen brev er at det, sammen med underskriften til forfatteren (for eksempel direktøren for en organisasjon), er en signatur fra en tjenestemann som er direkte ansvarlig for økonomiske eller andre spørsmål. Hvis et garantibrev sendes som en forpliktelse til å betale for et kjøp, utført tjeneste osv., må det angi bankopplysningene til den betalende organisasjonen.

I nøkkelfrasen garantibrev kan inneholde ord og uttrykk:

• Vi garanterer...
• Vi garanterer at...
• Partnerselskapet garanterer...
• Vennligst send til vår adresse etterkrav (type garanti)...
• Vi garanterer betaling...
• Vi garanterer herved...

Gjenoppta

En CV er en type forretningsbrev som tar sikte på å gi den mest komplette og fordelaktige presentasjonen av en spesialist til en arbeidsgiver.

Når du skriver et CV, bør du strengt følge en rekke regler:

1. Introduser deg selv
2. Utdannelse
3. Erfaring
4. Må jeg angi ønsket lønnsnivå?
5. Er det nødvendig å indikere tilleggsinformasjon om deg selv?
6. Trenger du personopplysninger?
7. Skreddersy din CV til arbeidsgivers krav
8. Holdning til forretningsreiser
9. Tilgjengelighet av anbefalinger
10. Følgebrev

Det er ikke og kan ikke være en enkelt CV for alle anledninger som kan sendes til alle selskaper uten endringer.

Hver gang bør du først tenke på hvilke egenskaper som vil bli verdsatt til ny jobb, og endre CV-en deretter. Informasjonen i CV-en må være pålitelig. Ikke la noen tomme flekker på CV-en din.

Og viktigst av alt, CV-en skal være kort: ikke mer enn én til én og en halv side. Din evne til å tydelig formulere og presentere kort er en indikator på et høyt nivå av generell kultur.

Å ha et bilde på CV-en er velkommen.

1. Bekreftelse av faktum og arbeidsvilkår i organisasjonen, kort informasjon om stillinger og oppgaver utført (for et anbefalingsbrev fra en privatperson angir dette avsnittet for hvilken tidsperiode og i hvilken egenskap forfatteren av brevet kjenner den anbefalte). Listen over ansvarsområder bør angi kvalifikasjonene til den anbefalte personen. Hvis den anbefalte personen hadde ulike stillinger, så data om stillinger inneholdt og utført jobbansvar er angitt for hvert tidsintervall. Eksempel: Sidorov Vladimir Aleksandrovich jobbet i Vector-selskapet fra 12. mars 1998 til 16. mars 2002, inkludert fra 12. mars 1998 til 16. mars 2002 - som leder for handels- og innkjøpsavdelingen, fra 17. mars til 25. november 2002 - som en toppleder i samme avdeling. Hans ansvar som leder bestod i å organisere forsyningen av komponenter, og som seniorleder - i å organisere samspillet mellom selskaper som leverer komponenter og produksjon.
2. Kort beskrivelse av fag-, nærings- og personlige egenskaper anbefalt og suksessene han oppnådde under sitt arbeid i organisasjonen. Du bør forlate slike generelle ord som pålitelig, kompetent, pliktoppfyllende, etc., og fokusere på spesifikke fakta som kjennetegner den anbefalte personen med tanke på hans faglige egenskaper og evne til å takle visse oppgaver. Her kan du fokusere på kategorier som nivåkunnskap og flid i å utføre grunnleggende plikter, evne til å mestre ikke-standardiserte oppgaver, kløkt, initiativ, læringsevne, evne til å tilpasse seg ulike situasjoner, emosjonell stabilitet, lederegenskaper Her kan du gi en omtrentlig sammenligning av den anbefalte personens arbeid med arbeidet til kollegene hans, angi de viktigste prestasjonene, prosjektene utviklet og implementert av ham personlig. Eksempel: Han mestret selvstendig programvaren, gjennomførte uavhengig og vellykket forretningsforhandlinger, overvåket effektivt sine underordnede, etc.
3. Årsaker til å bytte jobb (forlate organisasjonen, flytte til et annet sted). Dette kan være endring i profilen til organisasjonen, nedleggelse av en avdeling, personalendringer i organisasjonen, endring av bosted mv.
4. Konklusjoner. Kort og konkret vurdering av kompetanse, forretningskvaliteter anbefalt, dens kreativitet og evner karrierevekst. Anbefalinger for å besette en spesifikk stilling eller stillinger (i noen tilfeller er det tilrådelig å angi her i hvilken grad du anbefaler en person for ønsket stilling: ubetinget, sterkt, med noen forbehold, ikke anbefalt). Eksempel: Sidorov Vladimir Aleksandrovich er flytende i teknologi... (har lang erfaring med å jobbe med server programvare... eller ... kan jobbe selvstendig med bedriftskunder ... etc.). Jeg tror at Mr. Sidorov effektivt kan utføre oppgavene til en avdelingsleder, som jobber som avdelingsleder, nestleder for dataavdelingen til et mellomnivåbedrift.
5. Kontaktinformasjon til personen som signerer brevet. Dette punktet er spesielt aktuelt for anbefalingsbrev skrevet av privatpersoner, siden det er godt mulig at en ny arbeidsgiver etter å ha lest anbefalingsbrevet vil ønske å avklare noen detaljer.

Pressemelding

En pressemelding er en informasjonsmelding til media, hvis formål er å rette oppmerksomheten mot en bestemt hendelse (oppstått eller kommende) for å maksimere dekningen av denne hendelsen i media.

Pressemeldinger samles og sendes ut av pressetjenester til bedrifter og organisasjoner og har visse skriveregler:

• ordet "Pressemelding" må angis i overskriften på dokumentet, og datoen for distribusjonen må angis;
• tittelen på pressemeldingen skal gjenspeile emnet og budskapet i informasjonsmeldingen så tydelig som mulig;
• essensen av pressemeldingstittelen kan avsløres mer detaljert i undertittelen (dens tilstedeværelse er imidlertid ikke nødvendig);
• første ledd i pressemeldingen må nødvendigvis inneholde følgende informasjon: hva, hvor og når det skjedde (vil skje);
• Volumet på pressemeldingen bør ikke overstige halvannen side med maskinskrevet tekst. I dette tilfellet er det tilrådelig å begrense deg til én side, inkludert signaturen og bunnteksten til organisasjonens brevhode;
• Pressemeldingen kan inneholde sitater fra nyhetsskapere - ansvarlige foredragsholdere i organisasjonen;
• pressemeldingen er skrevet på organisasjonens brevhode;
• signaturen til pressemeldingen skal inneholde fullt navn på kontaktpersonen som kan oppgi tilleggsinformasjon om temaet pressemeldingen, og hans kontaktinformasjon: telefon (helst mobil), e-post, ICQ-nummer.

Gratulasjonsbrev

Formatet "Gratulerer" tilhører kategorien personlig forretningskorrespondanse.

Det er tegnet på et hilsenskjema eller postkort, og når det kompileres, kan og bør det gjelde kreativitet. Dette gjelder både teksten i brevet og utformingen.

Gratulerer kan være personlige (gratulerer med dagen) eller masse (for eksempel godt nyttår).

I det første tilfellet må adressen til adressaten være personlig - ved navn og patronym; i det andre tilfellet kan det være generelt, for eksempel "Kjære venner!"

I begge tilfeller må avsender personlig signere gratulasjonene (en faksimile brukes ved sending av massegratulasjoner).

Personlige gratulasjoner

Masse gratulerer

Invitasjonsbrev

Formatet "Invitasjon" tilhører kategorien personlig forretningskorrespondanse.

Det utstedes på offisielt brevpapir eller et postkort og er ment å varsle adressaten om en bestemt spesiell begivenhet som han er invitert til å delta på.

Invitasjonen skal inneholde informasjon om sted og tidspunkt for arrangementet, samt navn.

Invitasjonen skal angi akseptabel kleskode (for eksempel svart og slips), samt antall personer som invitasjonen gjelder.

Som regel er en invitasjon personlig, men under offentlige arrangementer kan den være upersonlig.

Personlig invitasjon

Masseinvitasjon

Takknemlighetsbrev

"Takk"-formatet tilhører kategorien personlig forretningskorrespondanse og er rettet mot å uttrykke takknemlighet til adressaten.

Som regel utstedes takknemlighet på organisasjonens offisielle brevpapir, men kan utstedes som et postkort.

Teksten i takkebrevet er skrevet i en kortfattet, vennlig og offisiell stil med henvisning til hendelsen som fikk avsenderen til å uttrykke sin takknemlighet overfor adressaten. Hvis ønskelig, kan andre fordeler til adressaten også oppgis. Takknemlighet bekreftes av avsenderens personlige signatur og, i noen tilfeller, av organisasjonens segl.

Eksempel: Melding fra Storbritannias statsminister til formannen for Council of People's Commissars of the USSR (25. april 1942) «Jeg er veldig takknemlig overfor deg for meldingen din av 23. april. Vi vil selvfølgelig hilse velkommen til Mr. Molotovs besøk, som jeg er sikker på at vi kan gjøre mye med nyttig arbeid. Jeg er veldig glad for at du finner det mulig å tillate dette besøket, som jeg er sikker på vil være veldig verdifullt.»

Kondolansebrev

"Kondolanse"-formatet tilhører kategorien personlig forretningskorrespondanse og er ment å uttrykke empati og støtte til mottakeren angående en annen trist hendelse eller tap.

Når du skriver en kondolansemelding, er det svært viktig å velge de riktige oppriktige ordene som virkelig kan støtte mottakeren i sorgen.

Samtidig er det viktig å uttrykke dine følelser og opplevelser angående det som skjedde.

Kondolanser utstedes i en diskret, korrekt stil på offisielt brevpapir eller et spesielt postkort og bekreftet av avsenderens personlige signatur.

Forretningsbrev- et dokument som brukes til kommunikasjon, overføring av informasjon over en avstand mellom to korrespondenter, som kan være både juridiske personer og enkeltpersoner.

På grunn av arten av deres aktiviteter, må en leder eller ledelsesspesialist skrive mange forretningsbrev.

Forretningsbrev inkluderer karakteristika, CV, anbefalingsbrev, brev med påminnelse og takknemlighet, invitasjonsbrev til et intervju eller presentasjon, brev med avslag, kraverklæringer, klager osv.

Hvordan skrive et forretningsbrev riktig

• forretningsbrev papir bør være god kvalitet, helt rent, pent trimmet;
• Det er ønskelig at forretningsbrevskjemaet inneholder organisasjonens logo, dens fulle navn, postadresser og telegrafiske adresser, telefon, faks, e-post og bankdetaljer;
• offisielle forretningsbrev er trykt på forsiden av arket, uten merker; alle sidene unntatt den første er nummerert med arabiske tall;
• bredden på margen på venstre side av arket må være minst 2 cm, avsnittet begynner med en rød linje med en retrett på fem intervaller fra venstre kant av linjen; teksten skrives ut med halvannen til to intervaller; Det er tilrådelig å unngå ordinnpakning;
• i øvre høyre hjørne av et forretningsbrev, under adressen til avsenderorganisasjonen, er datoen angitt, helst i sin helhet (for eksempel 2. januar 2007);
• navnet på organisasjonen eller etternavnet og adressen til personen som forretningsbrevet sendes til er skrevet på venstre side av arket;
• under, fra kanten av linjen eller i midten av arket, er det skrevet en høflig adresse; for eksempel "Kjære Ivan Ivanovich"; et komma er påkrevd etter en adresse, men et utropstegn brukes ofte for å begynne neste setning med en rød linje og en stor bokstav;
• forretningsbrevet avsluttes med takknemlige ord for samarbeidet og uttrykk for håp om fortsettelsen;
• signaturen er plassert på høyre side av arket, etter den siste høflighetsfrasen, for eksempel "Med respekt ...", er underskriverens etternavn skrevet ut under hans håndskrevne signatur;
• vedtak om alle typer innkommende korrespondanse må gjøres med blyant eller på separate ark; et forretningsbrev brettes med teksten inni, og de viktigste forretningsbrevene brettes ikke, som de sendes til i store, tykke konvolutter;
• en telegrafforespørsel skal besvares innen 3 dager, et forretningsbrev - 10; hvis forespørselen krever detaljert vurdering, bør du innen 3 dager informere om at forretningsbrevet er tatt i betraktning og gi et endelig svar innen 30 dager.

• nøyaktighet og klarhet i presentasjonen av tanker - korte ord, korte fraser, korte avsnitt
• maksimal tilgjengelighet av teksten for forståelse, bruk av enkle setninger som nøyaktig og utvetydig uttrykker essensen
• leseferdighet
• riktighet

Hei igjen mine kjære abonnenter og blogggjester. Hva synes du om offisielle dokumenter? Liker du å fylle dem ut? Jeg tør påstå at de fleste av dere vil svare benektende.

Brevet må leses

Det er klart at offisielle brev er dokumenter som er utarbeidet ved hjelp av en bestemt prøve, noen ganger på et spesielt skjema. Hver av dere har utarbeidet slike dokumenter minst én gang i livet. Dette kan være en forklaring, takkebrev, garantibrev, klage osv. Derfor er du kjent med prosedyren for å fylle ut denne typen meldinger.

Hovedmål forretningsbrev – formidler uendret informasjon til adressaten. Hvis du skriver et takknemlighetsbrev, sørg for å angi grunnen til at denne eller den personen hjalp deg. Ikke glem å inkludere hans etternavn og initialer. Et brev sendt inn i tomrommet vil aldri bli lest, så glem ikke å angi adressene til mottakeren, og ideelt sett avsenderen.

Vær oppmerksom på hvordan brev sendes via e-post:

• du trykker på "Skriv bokstav"-knappen;
• skrive en melding;
• fyll ut mottakerens adresselinje;
• klikk på "Send"-knappen.

Selvfølgelig kan handlingsrekkefølgen endres (fyll først ut adresselinjen, og opprett deretter et brev), men den siste handlingen vil alltid være sending. Er du enig? Fortell meg nå: "Er det mulig å sende en melding, hvis ikke e-postadresse?. Naturligvis ikke. Sørg derfor for å finne ut, huske og skrive ned data slik at du når som helst kan kontakte noen som er viktige for deg.

Husk å sette deg inn i mottakeren av meldingen. På denne måten kan du legge merke til feilene du gjorde under opprettelsen, korrigere selve meldingen, fjerne ord som har en dobbel betydning osv. Tror du mottakeren er fornøyd med å åpne konvolutten, skrive ut brevet og se at denne meldingen er til ham personlig. Hvordan forstår han dette? Ganske enkelt: ethvert brev skal begynne med en adresse og en hilsen (dette er det som lar avsenderen vinne over mottakeren).

Hvis du av en eller annen grunn ikke klarte å finne ut personens for- og etternavn, erstatt dem med andre: Mr., Director, Respected, etc. Disse ordene skal under ingen omstendigheter forkortes. Ellers avslører forfatteren av meldingen sin misnøye, sinne og andre negative karaktertrekk. Derfor er det ikke verdt å snakke om mottakerens disposisjon for å kommunisere og oppfatte informasjon.

Jeg vil si med en gang at selv jeg mottar et hav av brev av tvilsom karakter på e-post, derfor overvåker jeg nøye innholdet deres. Når jeg åpner et brev jeg mottar, prøver jeg å lese det raskt for å vurdere viktigheten. Gjør du det samme? Mens du venter på et spesielt brev, kan du bruke timevis på å studere meldingene du mottar, så hvorfor ikke lære hvordan du raskt kan se dem?

Meldingen som sendes må inneholde en tittel (i den elektroniske versjonen må du angi emnet). En slik enkel formalitet gjør at mottakeren kan forstå viktigheten av meldingen. Og hvis det havner i distribusjonssenteret til en stor organisasjon, så kan det rolig, uten unødvendige problemer, sendes til mottakeren. Du vil at meldingen din skal nå mottakeren så raskt som mulig, ikke sant?

Brevformat og innhold

Nå vet du hvordan du sørger for at brevet ditt når mottakeren på kortest mulig tid:

• kjenner adressen hans;
• angi emnet for meldingen;
• Start brevet med å hilse på leseren.

Dette er imidlertid ikke alle funksjonene ved å lage forretningsbrev. Ganske mye viktig rolle lek: presentasjonsstil, metode for å presentere informasjon, utførelse av slike dokumenter, etc. La oss finne ut hvordan vi kan sørge for at mottakeren ikke sender brevet til søppelpostmappen i det store e-postområdet og ikke kaster meldingen din i søpla.

Først hva skal være - en hilsen og en adresse til adressaten. Merk at det ville vært fint å frigjøre leseren. For å gjøre dette, bare begynn med komplimenter, legg merke til hvor opptatt han er osv. Skriv meldingen din slik at mottakeren er enig i hvert ord, for i dette tilfellet vil det være ganske enkelt å bringe ham til konklusjonen av avtalen.

Den siste kommentaren er kanskje den viktigste. Dette refererer til bruken av ord, uttrykk og uttrykk som er tvetydige. Hele poenget er at avsenderen ikke kan komme inn i mottakerens hode og finne ut hans bevissthetsnivå. Det er nettopp derfor, før du sender en melding, må du lese den flere ganger og, om nødvendig, korrigere den, og fjerne den doble betydningen av utsagn.

Strukturen til et offisielt brev

Offisielle brev er skrevet på spesielle skjemaer, som allerede har noen markeringer. Øverst i skjemaet (høyre hjørne) er det alltid en "overskrift" som inneholder et fullstendig sett med detaljer (mottakerens etternavn og initialer, firmaadresse, telefonnummer, avdelingsnavn, våpenskjold eller symboler for bedriften, etc. ). Vær oppmerksom på at jo tydeligere alle feltene er fylt ut, jo større er sannsynligheten for at meldingen blir levert og lest.

Hvis det er flere mottakere, bør navnene deres oppføres i hierarkisk rekkefølge fra overordnet posisjon til underordnede. Dette er en regel som ikke er tilrådelig å bryte. Siden det er plass igjen i øvre venstre del, settes et merke der av avsenderen (deres initialer og dato) og mottakeren (den samme).

Som du vet, brevet forretningseksempel, samt skoleoppgave, må ha 3 seksjoner: innledning, hoveddel og konklusjon. Det er riktig, etter å ha lest den første delen, vil adressaten kunne konkludere om denne meldingen haster, eller om den kan studeres litt. Vær oppmerksom på at introduksjonen er skrevet for den elektroniske versjonen, som et tillegg til søknaden. Derfor, for å komponere en riktig, trenger du:

• legg igjen en melding og hilsen;
• fremhev en del komplimenter;
• Forklar kort årsaken til forespørselen din.

En viktig faktor ved presentasjon av materiale er presentasjonsmåte, fullstendighet og ærlighet ved presentasjon av informasjon (ikke lure adressaten under noen omstendigheter). Husk at når du leser klagen din, må mottakeren oppgi det som er beskrevet, så detaljer vil være nødvendig, men ikke glem å støtte dem med ytterligere fakta, datoer osv.

Vær oppmerksom på talen og stilen for presentasjonen av materialet. Hvis dette er et offisielt dokument, skrives brevet inn forretningsstil. Det er verdt å gjette at adressaten mottar mange slike brev, og han vil ikke ha nok tid til å bli kjent med hver enkelt i detalj. Derfor må materialet presenteres kort, kompakt, uten unødvendig overdrivelse og farge. Bare i dette tilfellet kan du regne med et raskt svar fra mottakeren.

Avslutningsvis må du angi dine egne ønsker (noen ganger med en forespørsel), for å oppsummere alt som er oppgitt. Det viser seg at etter å ha lest denne delen av det offisielle brevet, bør adressaten se forslaget ditt om en vei ut av den nåværende situasjonen (problemet). Han kan bare være enig i det, eller velge sitt eget alternativ.

Et offisielt brev avsluttes med obligatorisk underskrift og dato for utarbeidelse. Du kan se dette ved å undersøke noen få prøver. offisielle brev.

Før du sender, sørg for å lese dokumentet på nytt, kontrollere at detaljene stemmer overens og at meldingen er riktig formatert. Ikke glem å vurdere leseferdigheten til presentasjonen, hvilken skrift teksten er skrevet ut i (er den lett å lese), etc.

Det er alt. Det viser seg at det ikke er så vanskelig å utarbeide et offisielt dokument. For å gjøre dette, ta bare det nødvendige skjemaet, der visse egenskaper allerede er brukt, fyll det ut i samsvar med reglene beskrevet ovenfor og send det til adressaten. Hvis du fortsatt har spørsmål, kan du få svar på dem ved å legge dem inn i «kommentarer»-delen.

Har du allerede fortalt dine venner og bekjente om hvordan du forbereder offisielle dokumenter på riktig måte? Hvis ikke, del lenken til denne anmeldelsen med dem. For å gjøre dette, må du klikke på knappene til de sosiale nettverkene du er registrert i og godta å legge til informasjon på din personlige side. Ved å utføre disse manipulasjonene vil du la folk se denne anmeldelsen, gjøre seg kjent med den og lære å fylle ut alle slags dokumenter riktig.

Jeg sier ikke farvel til deg, men sier: "Farvel." Jeg vil gjerne se deg igjen som lesere av mine kreasjoner på informasjonsbransjen. Jeg håper at anmeldelsene mine inspirerer deg til å handle og hjelpe deg med å få nyttig informasjon.

Med vennlig hilsen, Elena Izotova.

De siste tiårene har det blitt en integrert del i ethvert forretningsområde. I tillegg til å utarbeide kontrakter, lover og vedlegg til dem, er dokumentspesialister involvert i utformingen av ulike slag klagesaker og brev. På det lovgivende nivået er prinsippene for utformingen og den generelle malen selvfølgelig ikke definert. I en slik situasjon oppstår spørsmålet: "Hvordan utarbeider jeg et eller annet juridisk svakt, men forretningsdokument?" Svaret på dette er ekstremt enkelt og handler om å utarbeide slike papirer i henhold til allment aksepterte standarder i kontorarbeid.

I dag bestemte ressursen vår seg for å vurdere prinsippene for å skrive et offisielt brev og funksjonene i dette dokumentet. Informasjon om det oppsummerte emnet og en mal for selve oppgaven finner du nedenfor.

Offisiell eller er en av de grunnleggende typer dokumenter innen kontorarbeid i moderne virksomhet. Det representerer universell metode overføring av informasjon, implementert til det maksimale enkel modus, men i samsvar med alle regler og forskrifter forretningsforbindelser.

Naturligvis er informasjonen som presenteres i offisielle brev ikke av underholdende karakter. Slike papirer kan være invitasjoner, delvis reklame, informasjon og andre, men ikke i noe tilfelle underholdende.

Det er mange forskjeller mellom et offisielt brev og et vanlig brev. Det viktigste er formålet. Hvis et forretningsdokument alltid har et presist formål for sending eller overføring til adressaten, da vanlige bokstaver ofte brukt for "kommunikasjon for kommunikasjonens skyld." I tillegg kommer forretningsmeldinger:

• er ikke anonyme – de har alltid informasjon om avsender og mottaker
• skrevet på vegne av en bestemt person eller organisasjon eller forening representert av ham
• (hvis avsender har et stempel)
• satt sammen etter allment aksepterte regler i kontorarbeid
• kan ikke være underholdende, som nevnt tidligere

En valgfri, men også vanlig forskjell mellom et offisielt brev og en vanlig melding er at førstnevnte er skrevet på selskapets brevpapir. Denne tilnærmingen gir appellen høyeste nivå soliditet og indikerer generelt hans forretningsstatus.

Noen få ord om detaljene og det generelle innholdet i dokumentet

Offisielle brev utstedes av ulike årsaker, som følge av at innholdet naturligvis varierer. Til tross for dette kan ikke forretningsmeldinger tas bort generell struktur. Det er dette som er definert som sant i sfæren av kontorarbeid, er ikke gjenstand for tvist og former grunnleggende krav til relevante dokumenter. Typiske detaljer om et offisielt brev inkluderer:

• fullt navn på avsenderselskapet eller fullt navn på en bestemt borger
• informasjon om sjekkpunkt, sjekkpunkt og OKUD (for organisasjoner)
• adresse og alle mulige kontakter til avsenderen
• lignende opplysninger om adressaten
• essensen av budskapet
• dato for sammensetningen
• og utskrift (for organisasjoner)

Viktig! Den typen forretningsdokumenter vi vurderer i dag er en av de få som ikke trenger å inkludere en tittel. Fraværet av sistnevnte er på ingen måte en feil, men overholdelse av grunnleggende kontorarbeidsstandarder.

Det er lurt å utstede selve brevet til brevpapir, selvfølgelig, hvis avsenderen er et selskap. For offentlige etater har slike skjemaer et bilde av våpenskjoldet, for kommersielle organisasjoner - deres emblem.

1. Tydelig og forståelig for mottakeren.
2. Uten å bruke banning, for ikke å snakke om fornærmelser og uanstendigheter.
3. Ryddig, kortfattet og kompetent.

Dokumenteksperter stiller i utgangspunktet ingen andre krav til offisielle brev. Det er nok å overholde de bemerkede normene, reglene og det generelle innholdet i dokumentet.

Du kan laste ned en mal for et offisielt brev til organisasjonen nedenfor:

Typer offisielle brev

Et offisielt brev er en ganske omfattende gruppe forretningspapirer. De mest brukte av dem inkluderer:

• , som gjenspeiler avsenderens ønske om å gjøre noe til fordel for adressaten
• Forespørselsbrev
• Forespørsler
• Eventinvitasjoner
• Invitasjoner til samarbeid
• Papirer som minner mottakeren om noe
• Kommersielle tilbud
• Krav
• Instruksjoner
• Annonse- og informasjonsbrev

Med navnet på hver type offisielt brev kan du forstå det generelt formål og formålet med å sende meldingen. Som praksis viser, utføres overføringen av ulike typer forespørsler i forretningsmiljøet av en rekke årsaker, og listen over deres typer nevnt ovenfor er langt fra endelig.

Funksjoner ved utformingen og overføringen av meldingen til adressaten

På slutten av dagens artikkel, la oss ta hensyn til overføringen av offisielle brev til Den russiske føderasjonen. Først av alt bør det bemerkes hovednyansen Vellykkede forretningsforhold er en kompetent tilnærming til ledelsen deres. Når det gjelder å utarbeide de relevante dokumentene, snakker vi om deres:

• ryddighet
• full overensstemmelse med forretningsstandarder
• målrettethet (å sende et offisielt brev til noen i form av spam vil betydelig undergrave avsenderens autoritet)

I tillegg er det tilrådelig å nærme seg sammensetningen av meldingen ekstremt ansvarlig. Teksten skal være leselig, kortfattet og forståelig. Bruk av komplekse verbale strukturer og termer er uønsket. Den generelle tonen i adressen bør holdes innenfor grensene. Tilbakeholdenhet er velkommen, men fortrolighet er det aldri.

Når det gjelder overføring av forretningsbrev, har avsenderen ingen begrensninger. Du kan levere en melding til adressaten:

• via Internett i elektronisk form
• via mail
• via bud eller til og med personlig

Å sende offisielle brev er et stort felt. Alle avsendere vil kunne velge en praktisk melding.

Dette avslutter de viktigste bestemmelsene om emnet for denne artikkelen. Vi håper at informasjonen som er presentert har hjulpet alle lesere til å forstå essensen av offisielle brev i Den russiske føderasjonen og reglene for utførelse av dem.

Skriv spørsmålet ditt i skjemaet under

Brevskjemaet, avhengig av organisasjonens konstituerende dokumenter, inneholder følgende detaljer:

01 - Statsemblem Den russiske føderasjonen(02 - våpenskjold fra en undersått fra Den russiske føderasjonen eller 03 - emblem for en organisasjon eller varemerke(tjenestemerke));
04 - organisasjonskode
05 - hovedstatens registreringsnummer (OGRN) juridisk enhet
06 - skattebetalers identifikasjonsnummer/årsakskode for registrering (TIN/KPP)
08 - navn på organisasjon
09 - bakgrunnsinformasjon om organisasjonen
samt restriktive merker for detaljer:
11 - dokumentdato
12 - dokumentregistreringsnummer
13 - lenke til registreringsnummer og dato for dokumentet
Og, om nødvendig, grensemerker for de øvre grensene til områdene hvor detaljer er plassert.
15 – adressat
18 - tittel på teksten
19 - kontrollmerke
20 - dokumenttekst

Brevskjemaet kan lages basert på lengde- eller vinkelarrangementet av detaljene.

Ris. 1. Plassering av detaljer ( hjørnealternativ) brevhode (målene er i millimeter)

Ris. 2. Plassering av detaljer (langsgående versjon) av bokstavformen (dimensjoner er angitt i millimeter)

Den mest praktiske for bearbeiding og økonomisk når det gjelder bruk av arkområdet er hjørneformen. I dette tilfellet høyre side toppen av arket kan brukes til å plassere detaljene “Adressee”, “Oppløsning”

Bruk av et langsgående brevskjema er tilrådelig i tilfeller der navnet på organisasjonen inneholder et stort antall trykte tegn, for eksempel kan det være tilfelle når skjemadetaljene er gitt på to eller flere språk. I dette tilfellet skal detaljene skrives ut til venstre på russisk, og til høyre - på nasjonalspråket, på samme nivå. Hvis antallet nasjonale språk som brukes er mer enn ett, bør detaljene angis på russisk øverst og på nasjonalspråket nedenfor, og strekker seg til grensen til høyre marg.

Brevskjemaet kan utarbeides for en organisasjon, en strukturell enhet eller en tjenestemann.

Eksempler på brevformdesign:

Ris. 3. Brevskjema fra organisasjonen med kantet (sentrert) plassering av detaljer.

Ris. 4. Form for et brev fra organisasjonen med et hjørne (flagg) arrangement av detaljer.

Ris. 5. Brevskjema fra organisasjonen med langsgående ordning av detaljer.

Eksempler på det generelle dokumentskjemaet er også gitt i følgende dokumenter:
GOST R 6.30-2003 "Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til dokumentutarbeidelse" (vedlegg B, figurer B.2, B.3, B.4);
- Standard instruksjoner om kontorarbeid i føderale utøvende myndigheter, godkjent etter ordre fra departementet for kultur og massekommunikasjon i Den russiske føderasjonen datert 8. november 2005 nr. 536 (vedlegg nr. 13, 14, 15, 16, 17, 18).