Korrespondanse engelsk. Sjekk alltid skrivemåten på bokstaven! For flere ark, bruk "andre side" av brevpapiret

I den moderne verden er e-post ikke lenger så populær for personlig korrespondanse - denne nisjen har blitt okkupert av sosiale nettverk og direktemeldinger. Men for forretningskommunikasjon er det fortsatt mye brukt og kommer ikke til å trekke seg tilbake. I denne artikkelen vil du lære hovedtrekkene ved forretningskorrespondanse på engelsk, hvilke elementer en e-post består av, og hva som bør unngås i forretningskommunikasjon.

To typer forretningskorrespondanse på engelsk

Hvem trenger uansett å kunne skrive forretningsbrev på engelsk? Som regel folk som trenger det for arbeid. Tenk deg at du har fått jobb i et bestemt selskap, pliktene dine inkluderer korrespondanse på engelsk om ulike arbeidsspørsmål. Alle forretningsbrev kan deles inn i to brede kategorier:

1. Brev i fri form.
2. Malbrev: søknader, rapporter, etc.

Etter min mening er det fornuftig å lære å skrive frie brev, og malbrev er lettere å lære allerede i jobbprosessen, fordi de er forskjellige overalt og det er rett og slett ingen vits i å prøve å lære alle malene. Som regel har hvert selskap en viss "sette seg ned" ide om hvordan man skriver forskjellige søknadsrapporter, til og med gratulerer, og i 90 % av tilfellene er det bare et sett med ferdige skjemaer i doc- eller xls-format, der du bare trenger å erstatte nummer og navn.

Hva er en e-post på engelsk

Engelsk brevavsender avsender, mottaker - mottaker, teknisk sett består en e-post av flere elementer:

• Emne- brevemne. Det er skrevet kort og tydelig, for eksempel: Betalingsbekreftelse - Betalingsbekreftelse. Hvis innholdet i brevet er knyttet til en dato, prøver de også å inkludere det i emnet: Avskjedsfest 21. april - Avskjedsfest 12. april.
• Kropp- brevets kropp, det vil si innholdet, selve teksten. La oss ta en nærmere titt nedenfor.
• vedlegg- et vedlegg, en vedlagt fil. Prøv å ikke lage vedlegg med tunge filer.
• CC- en kopi av brevet. Hvis du legger til en adresse i "CC"-feltet, vil denne mottakeren også motta meldingen.
• BCC- skjult kopi. Mottakeren som er lagt til i "BCC"-feltet vil motta meldingen, men andre mottakere vil ikke vite om det.

Forresten, CC dechiffrert som karbonkopi- Maskinskrevet kopi. På skrivemaskiner, hvis det var nødvendig å lage to identiske dokumenter, ble karbonpapir og et andre ark plassert under hovedarket. Utgangen var to identiske dokumenter. En karbonkopi ble kalt karbonkopi.

Forkortelser "CC" og "BCC" - hei fra skrivemaskinens tid

BCC dechiffrert som blind karbonkopi. På skrivemaskiner var det noen ganger nødvendig å lage to identiske dokumenter, men for forskjellige mottakere. I dette tilfellet var dokumentet fullstendig karbonkopiert, men feltet med navnet på mottakeren ble stående tomt. Det ble fylt ut på hvert eksemplar separat. En slik kopi uten navn ble kalt blind karbonkopi, bokstavelig talt "blind maskinskrevet kopi".

Hvordan lese høyt en e-postadresse på engelsk?

Et viktig poeng som noen ganger blir oversett. Noen ganger må du diktere en e-post muntlig, for eksempel over telefon. Her er det du trenger å vite:

• Symbol ' @’ leser som på, på ingen måte hund!
• En prikk i en e-postadresse kalles punktum, men ikke punkt, punktum eller periode(les om forskjellen mellom disse ordene).
• Symbol ‘-‘ leser som bindestrek, noen ganger feil navngitt bindestrek(dash er en bindestrek, det vil si en lengre versjon av bindestrek).
• Symbol ' _’ leser som understrek, sjeldnere: understreik, lav strek, lav linje.

[e-postbeskyttet]– støtte på hotmail dot com

[e-postbeskyttet]– hjelp meg med bindestrek på gmail dot com (gmail leser "ji mail", ikke "gmail")

Som du kan se, leses ordene i adressene akkurat som ord, og ikke med bokstaver, slik det er med navn og etternavn. Men hvis e-posten inneholder , eller uforståelige sett med bokstaver, er det bedre å stave dem:

[e-postbeskyttet]– a l y o n u s h k a at nomail dot net

Jeg tror at hvis du leser en artikkel om bedriftskorrespondanse, så vet du det sikkert 🙂

Velkjente domenesoner com, net, org leses som et ord, ikke som bokstav. Mindre kjente, som ru, staves vanligvis.

[e-postbeskyttet]– eksempel understrekingsadresse ved mail dot r u

E-posttekstkomposisjon på engelsk

En e-post er lengre enn "tekst" (dette er hvordan SMS og meldinger i direktemeldinger vanligvis kalles, selve korrespondanseprosessen er tekstmeldinger) og inneholder tradisjonelle, men du bør ikke slå rundt bushen, uttrykke tankene dine tydeligere.

Grunnleggende elementer i e-post:

• Hilsener– kan inkludere adressering til adressaten ved navn, hvis kjent.
• Introduksjon Hvis du ikke kjenner mottakeren av brevet, introduser deg selv kort.
• Hensikten med meldingen Kom i gang og forklar hvorfor du søker.
• Detaljer– om nødvendig, nevne viktige detaljer. Hvis det er meningen at mottakeren av brevet skal gjøre noe etter å ha lest det (følge en instruks, ringe noen, svare, videresende brevet osv.), skriv om det høflig, men utvetydig.
• Signatur- Brevet avsluttes tradisjonelt med en slags avskjedsformel for høflighet, ditt navn, etternavn, noen ganger med angivelse av arbeidssted, adresse og telefonnummer, hvis det er aktuelt.

La oss se nærmere på hilsenen og signaturen – de er skrevet i en mal.

Hilsningsalternativer i en e-post på engelsk

Oftest skriver de ganske enkelt "Hei + navn":

Mer formelt:

"Kjære" er ikke "kjære / kjære", som når det refereres til en mann eller kone, men en analog av vår "respekterte". Merk at det ikke er komma etter "hei" eller "kjære". Hvis adressaten er ukjent, for eksempel hvis du skriver til en bestemt "HR-avdeling", kan du ganske enkelt kontakte "Hei", "Kjære kolleger" (hvis de er kolleger), "Kjære alle" (en gruppe kolleger), "Kjære HR-avdeling".

Det er også generelt aksepterte appeller til en ukjent mann eller kvinne: Dear Sir, Dear Madam eller Dear Sir eller Madam (hvis du ikke kjenner sir der eller frue), To Whom It May Concern (til alle som kan bli berørt). De to første er uønskede som du ved et uhell kan referere til ved å feilrepresentere kjønn, de to andre er brukt, men anses som litt gammeldagse, veldig formelle. Hvis mulig er det bedre å henvende seg med navn (Kjære Margaret) eller til avdelingen/avdelingen (Kjære markedsavdeling).

Det er ikke uvanlig å bruke et fornavn uten et «velkomstord», bare «James». Slik skriver de til kjente kolleger (personen ved nabobordet) eller når dette ikke er den første bokstaven i korrespondansen og det er ingen vits i å hilse hver gang.

Hvordan avslutte en e-post

Brevet kan fylles ut ved ganske enkelt å skrive fornavn eller for- og etternavn, men vanligvis legges det til et slags høflig ønske før dette. Mest populær:

• Med vennlig hilsen! (eller bare "Hilsen!") - Med vennlig hilsen!
• Vennlig hilsen! - det samme.
• Beste ønsker / Varme ønsker - det samme igjen.

Noen manualer nevner også «Vennlig hilsen» eller «Vennlig hilsen» (med vennlig hilsen), men personlig har jeg knapt sett slike signaturer, og jeg hørte fra utlendinger at disse formuleringene ikke bare høres morsomme ut, men veldig gammeldagse. Egentlig som "med vennlig hilsen" på russisk. Det er imidlertid ganske vanlig å skrive "Vennlig hilsen" på slutten av et forretningsbrev.

Nyttige setninger for forretningskorrespondanse på engelsk

I tillegg til malhilsener og farvel, er det noen flere fraser som kan brukes i korrespondanse.

• jeg håper du har det bra- "Jeg håper du har det bra". En enkel, men utslitt måte å starte et brev på. Den skriftlige analogen til pliktfrasen "Hvordan har du det?". Mer offisiell versjon: Jeg håper denne e-posten finner deg godt.
• Jeg ville bare oppdatere deg om... –"Jeg ville bare legge til at..." En god måte å kommunisere ytterligere informasjon om det mottakeren allerede vet.
• Jeg ville bare fortelle deg at...– "Jeg ville bare informere deg om at..." I likhet med den forrige: vi supplerer den allerede kjente informasjonen. Den kan også brukes som en universell introduksjon til en kort melding om noen viktige fakta, detaljer.
• Vennligst bli informert / informert- "Vennligst merk".
• FYI- fork. fra Til din informasjon, som også grovt kan oversettes til «ta merke». Forkortelser er hensiktsmessige å bruke mellom kolleger, for å kommunisere om rutinemessige arbeidsspørsmål. Det er bedre å ikke skrive til en fremmed, en klient.
• Vennligst finn (se) vedlagt- bokstavelig talt "finn i vedlegget" (så selvfølgelig er det ingen som snakker russisk). Slik gir du beskjed om at brevet har et vedlegg. For eksempel: Vennligst finn rapporten vedlagt - Rapporten er vedlagt.
• For fremtidige detaljer– "mer detaljert", "for mer detaljert informasjon". Passende på slutten av brevet med lenke til kontaktpersonen: For ytterligere detaljer vennligst kontakt min assistent - For mer informasjon, vennligst kontakt min assistent.
• Jeg ser frem til ditt svar/høre fra deg- "Ser frem til ditt svar". En høflig måte å gjøre det klart at det ville være hyggelig å svare på brevet ditt.
• Takk for tiden din"Takk for tiden din." En universell formel som ville vært passende å sette foran signaturen.

Eksempel på forretningsbrev på engelsk

Her er noen eksempler på brev skrevet med ulik grad av formalitet. I brevet vil jeg informere mottaker om at møtet på fredag ​​er flyttet fra 9.00 til 10.30. Alle e-poster vil ha samme emnelinje: Møtetidspunkt endret til 10:30.

1. Veldig formell.

Kjære Mr. Jefferson,

Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Dette er Sergey Nim fra Roga og Kopyta Inc. Jeg ville oppdatere dere om møtet vi har på tirsdag. På grunn av værforholdene er den flyttet fra klokken 09.00. til 10:30

Vil du være så snill å fortelle meg om du har mulighet til å delta? Godta mine unnskyldninger for inntrufne.

Vennlig hilsen,

Sergey Nim

Roga og Kopyta Inc.

Formalitetene i dette brevet er gitt av:

• Anke Kjære Mr. Jefferson.
• Uttrykk Jeg håper denne e-posten finner deg godt- en mer formell versjon av uttrykket Jeg håper du har det bra.
• omsetning vil du være så snill som – vil du være så snill.
• Unnskyldning Vennligst aksepter mine unnskyldninger Vennligst aksepter mine unnskyldninger.
• Vennlig hilsen på slutten av brevet, navnet på selskapet.

2. Mindre formell.

Hei Alex,

Dette er Sergey fra Roga og Kopyta Inc. Jeg ville oppdatere dere om møtet vi har på tirsdag. På grunn av værforholdene er møtet flyttet fra kl. 09.00. til 10:30

Gi meg beskjed om du har mulighet til å delta. Beklager ulempen.

Med vennlig hilsen,

Formaliteten reduseres med:

• En enklere adresse, adresse ved navn.
• Unnskyld i stedet for å "godta mine unnskyldninger".
• En mindre høytidelig avslutning på brevet: Med vennlig hilsen.

De fleste forretningsbrev er skrevet i denne tonen. Middelalderformler for høflighet er faktisk ikke lenger nødvendig av noen.

3. Uformelt, men innenfor anstendigheten til forretningskorrespondanse, for eksempel til en kjent kollega.

Jeg ville bare fortelle deg at fredagsmøtet var flyttet til 10:30. m. Jeg er virkelig lei meg for det. Wkan du være med på det?

Kort og saklig. Kolleger som du ser på jobb hver dag trenger ikke spørre hver gang i et brev hvordan de har det.

Avslutningsvis vil jeg gi noen generelle tips som ikke passet inn i noen av punktene ovenfor.

1. Oppgi essensen av brevet i emnelinjen.

Temaet skal være ekstremt informativt og samtidig kort. En person kommer inn på kontoret, åpner Outlook og ser 20 e-poster. Han "skanner" raskt emner med øynene - allerede på dette stadiet burde det være klart for ham hvorfor du skrev til ham. Det er en veldig dårlig idé å skrive emner om ingenting: "Vennligst les det", "Viktig", "Hei". Vær spesifikk: "Bestillingsgodkjenning", "Fly forsinket til kl. 12.00", "Orientering kl. 9.00 på tirsdag", "Tidsplan for mai".

2. Vær høflig.

I forretningskommunikasjon er høflighet et must. Det er viktig å observere etikette, skrive "takk" og "vær så snill", ellers, hvis du ikke ødelegger forholdet til mennesker, vil du gjøre dem litt mer anspente. I næringslivet er det allerede nok spenning, det er ikke behov for mer.

Merk også at på engelsk kan imperativ stemning uten "vær så snill" i mange tilfeller betraktes som en kommando, spesielt skriftlig, der, i motsetning til muntlig tale, ikke reflekteres intonasjon.

• Send meg årsrapporten. - Send meg årsberetningen (bestilling).
• Send meg gjerne årsrapporten. – Send meg årsrapporten (forespørsel).

Når du ber om noe, tilbyr noe eller gir en ordre (og dette er innholdet i 90% av brevene), er det vanlig å gjøre det innenfor anstendighetens grenser, uten å bytte til en vilkårlig kommanderende tone.

3. Unngå tvetydighet, vær presis.

I forretningskorrespondanse er det ikke plass for vidd, sarkasme, spesielt når det er kommunikasjon mellom mennesker fra forskjellige land. Forretningsspråk er ekstremt sterilt, fordi alle slags humorvitser kan misforstås. Ikke gå rundt i lang tid, oppgi tydelig og spesifikt essensen av meldingen.

4. Hold det kort og enkelt. Ikke vær smart!

Prøv å unngå lange setninger, vanskelige formuleringer. Skriv med enkle ord uten komplekse setninger med et dusin underordnede ledd. Jo mer komplekst du skriver, jo mer sannsynlig er det at du gjør feil og forvirrer mottakeren.

Ikke prøv å vise at du kan "smarte" ord og uttrykk. Det er ubrukelig. Hvis du bruker en haug med smarte ord riktig, vil det høres på en eller annen måte arrogant ut, hvis du bruker det feil, blir det morsomt.

5. Strukturer om nødvendig brevet.

For eksempel må du sette opp en ønskeliste for utformingen av bryllupssalen. Skriv dem som en liste, ikke som et enkelt avsnittsark. Bruk en nummerert liste eller kuler (prikker).

6. La leseren tydelig forstå hva de ønsker fra ham.

Noen ganger er det brev, etter å ha lest som du ikke kan forstå om de vil at du skal gjøre noe eller bare informere deg? Hvis det er meningen at leseren skal svare, videresende brevet, reise seg og gå et sted osv., sørg for at brevet (begynnelse, slutt, begynnelse og slutt) inneholder en klar erklæring om hva som må gjøres.

7. Sjekk brevet før du sender.

Etter å ha skrevet en melding, les den på nytt. Sørg for at brevet er skrevet høflig, uten tvetydighet, essensen er tydelig tydelig. Det er greit hvis teksten er ufullkommen og du tviler på et komma. Selv morsmålsbrukere kan svært sjelden skrive på engelsk med 100 % leseferdighet (så vel som på russisk), men prøv å ikke gjøre i det minste åpenbare feil og skrivefeil.

8. Lær av kollegaer, les korrespondanse i bedriften.

Dette rådet er for de som trenger ferdighetene til forretningskorrespondanse for arbeid. Ulike selskaper kan ha sine egne lokale særheter om korrespondanse. For eksempel, et sted anses det som dårlig oppførsel å tiltale ved navn, og et sted vil de le hvis du skriver "Kjære Paul" i stedet for "Hei Paul". Spør kollegene dine hva og hvordan det er vanlig for deg, les deres daglige korrespondanse - dette fungerer bedre enn noen andre engelske lærebøker.

Selv for folk som kan engelsk godt, er det vanskelig å skrive formelle brev eller e-poster for første gang. Hva kan vi si om nybegynnere med et ekstremt smalt ordforråd. Dagens materiale vil bidra til å kompetent komponere en tekst for alle som ønsker å starte virksomhet eller mindre formell korrespondanse med utlendinger. Vi vil analysere alle finesser av hvordan du starter et brev på engelsk: vi vil studere standardklisjeer, vurdere forskjellen i sosiale statuser og adresser, og også ta hensyn til alle nødvendige tegnsettingsnormer.

I henhold til reglene begynner strukturen til et brev på engelsk med adressen til mottakeren / avsenderen og datoen. Så la oss ta en titt på disse punktene først.

Avsender

I tillegg til konvolutten, kan avsenderens adresse finnes i øvre høyre hjørne av brevet. For overføring av russiske betegnelser bruker de ikke oversettelse av ord, siden translitterasjon skal brukes til å skrive adressen på engelsk. Det vil si at russiske ord er skrevet med latinske bokstaver. Et unntak gjøres kun for navnet på landet og kjente byer.

Det er også tillatt å angi datoen skriftlig i sin helhet. Men samtidig er det viktig å huske at i Amerika i slike poster angis måneden først.

• 07.10.2017 – 7. oktober 2017(engelsk oppfatning)
• 07.10.2017 – 10. juli 2017(amerikansk oppfatning)

Mottaker

Adressen til mottakeren av brevet er skrevet på venstre side, rett før begynnelsen av hovedteksten.

Hvis vi skriver et brev fra Russland til England, er adresseposten bygget i henhold til følgende prinsipp:

• Navn og etternavn, eller navn på institusjonen;
• husnummer, gatenavn, leilighet eller kontornummer;
• By og postnummer;
• Landindikasjon.

Tenk på eksempler på hvordan en adresse ser ut på engelsk for personlig korrespondanse eller forretningskorrespondanse med en institusjon.

I et forretningsbrev til en bestemt person innledes personopplysninger med en passende appell: Mr, Ms, etc.

Hvordan starte et brev på engelsk - velkomstklisjeer

*Det er viktig å merke seg at klager alltid skrives i forkortet form, bruk av konstruksjoner er uakseptabelt Herr, elskerinne + etternavn etc.

** Ordene kan også brukes til å henvende seg til en kvinne. Fru og Gå glipp av understreker hennes sivilstatus: Fru- giftGå glipp av - ugift. Imidlertid er den nøytrale Ms mer vanlig brukt.

*** Vær oppmerksom på skilletegn. I alle referanser er dette komma, men i denne konstruksjonen brukes alltid kolon. Dessuten fortsetter ikke setningen, men forfatteren begynner hovedteksten i brevet fra en ny linje.

Så vi har lært mange måter å starte et brev på engelsk for forretninger eller privatpersoner. Vurder kombinasjoner som lar deg kort uttrykke essensen på engelsk og høflig fullføre meldingen.

Grunner til å skrive og høflig farvel

Vi vil ikke snakke om personlige brev, siden de kan fortelle en rekke omstendigheter. Men et forretningsbrev på engelsk har standarderklæringer som kan brukes i ulike situasjoner.

Forretningsfolk verdsetter tiden sin, så umiddelbart etter anken må du avsløre essensen av brevet ditt. Avhengig av konteksten kan en av følgende setninger brukes for å uttrykke formålet med meldingen.

Etter at du har gitt uttrykk for din høflige beskjed, må du også avslutte meldingen på en anstendig tone. Her er noen eksempler på hvordan du skriver slutten av et brev på engelsk.

Og selvfølgelig, i henhold til reglene for god oppførsel, bør du definitivt signere meldingen din. Den endelige signaturen i et engelsk brev kan se slik ut:

• Ditt Vennlig hilsen – Vennlig hilsen(til en kjent samtalepartner);
• Ditt trofast – Vennlig hilsen(til en ukjent adressat);
• beste ønsker – Beste hilsener(nøytralt utsagn);
• snill hilsen – Med gode ønsker(mindre formell nyanse);
• varmest hilsen – Med de varmeste ønsker(uformell kommunikasjon).

Basert på eksemplene som er gitt, kan du enkelt komponere et utvalg av et fullstendig brev og gjennomføre offisiell korrespondanse med forretningspartnere eller tjenestemenn i institusjoner. Lykke til med å forbedre språket og etablere forretningsforbindelser!

Trenger du å skrive det perfekte forretningsbrevet? Nedenfor er reglene du skal følge når du skriver forretningsbrev.

eksempel på forretningsbrev

Start

Bokstavformat

• Et forretningsbrev skal skrives med en vanlig skrifttype som Arial eller Times New Roman. Ikke bruk kursiv. Ikke bruk andre farger enn svart og hvitt.
• Bruk et avsnitt uten innrykk. Dette betyr at for hvert nytt avsnitt må du trykke "Enter"-tasten to ganger. Ikke rykk inn nye avsnitt.
• Alle marger skal være 2,5 cm.

Papir størrelse

• Brevet skal trykkes på et ark på 216x279 mm (letterstørrelse). Utenfor USA er A4-papir tillatt. Lengre bokstaver kan skrives ut på et ark på 216x356 mm (lovlig størrelse).
• Hvis du skriver ut brevet på en skriver, bruk firmabrevpapir. Dette vil gi den et mer profesjonelt utseende.

Informasjon om din bedrift

Skriv navnet på selskapet og dets adresse (hver del av adressen skrives på en ny linje). Hvis du eier din egen bedrift eller er en uavhengig kontraktør, legg til navnet ditt enten i stedet for firmanavnet eller over det.

• Hvis selskapet allerede har brevpapir klart, bruk det for å unngå å skrive ut firmanavn og adresse.
• Hvis du skriver inn en adresse, må den justeres til venstre eller høyre øverst på siden.
• Hvis du sender et brev til utlandet, skriv inn navnet på landet store bokstaver.

Angi en dato

• Datoen skrevet i sin helhet ser profesjonell ut. For eksempel "1. april 2012" eller "1. april 2012". Datoen skal være venstrejustert noen linjer under avsenderens adresse.
• Hvis det tok flere dager å skrive brevet, ta med datoen du var ferdig med å skrive brevet.

Mottakerinformasjon

• Skriv mottakerens fulle navn, rangering (hvis noen), firmanavn og adresse (i den rekkefølgen, på en ny linje). Om nødvendig, oppgi et referansenummer. Mottakerinformasjonen er venstrejustert under datoen (noen linjer ned).
• Det er best å adressere brevet til en bestemt person. På denne måten vil denne personen kunne svare på brevet ditt. Hvis du ikke vet navnet hans, prøv å finne det ut. Du kan ringe selskapet og få navn og tittel.

Hilsener

Hilsenen avhenger av hvor godt du kjenner personen og hva slags forhold du har.

• Bruk "T o W hom Det kan bekymre"(Til den det måtte gjelde)bare hvis du ikke vet hvem du snakker med.
• Hvis du ikke er kjent med mottakeren, er det bedre å foretrekke anken "Dear Sir / Madam" (Dear / Dear).
• Du kan også referere til mottakeren ved rangering og etternavn. For eksempel, "Kjære Dr. Smith" (Kjære Dr. Smith).
• Kjenner du mottakeren godt og opprettholder et uformelt forhold, kan du henvende deg med navn. For eksempel, "Kjære Susan" (Kjære Susan).
• Hvis du ikke vet kjønnet til mottakeren, skriv hans/hennes fulle navn. For eksempel, "Kjære Kris Smith" (Kjære Chris Smith).
• Ikke glem å sette komma/kolon etter hilsen eller kolon etter hilsen"Til hvem det måtte angå" (For presentasjon på etterspørselsstedet).

Hoveddel

Still inn riktig tone

• Forretningsfolk ønsker ikke å kaste bort tid. Brevet må leses raskt. Kom rett på sak. Du kan for eksempel alltid begynne med ordene "Jeg skriver til deg om ..." (jeg skriver om ...) og fortsett.
• Ikke bruk pompøse ord og lange utsmykkede setninger – fortell poenget ditt klart og konsist.
• Mest sannsynlig er hensikten med brevet ditt å overbevise leseren om å gjøre noe: ombestemme seg, løse et problem eller iverksette tiltak. Vær overbevisende.
• Hvis du forventer noe resultat eller handling etter å ha lest brevet ditt, gi oss beskjed. Forklar ditt synspunkt med noen få ord.

Bruk personlige pronomen

• Det er best å bruke pronomenene "jeg" (jeg), "vi" (vi) og "du" (deg). Utpek deg selv som "jeg" (jeg), og henvend deg til leseren din - "du" (deg).
• Vær forsiktig hvis du skriver et brev på vegne av et selskap. Hvis du snakker om selskapets prospekter, bruk "vi" (vi). Dermed vil leseren forstå at bak ordene dine ligger hele selskapets mening. Når du uttrykker din egen mening, bruk pronomenet "jeg" (I).

Vær pratsom der det passer

• Brev er skrevet av mennesker og for mennesker. Unngå formelle brev når det er mulig. Du kan ikke bygge relasjoner på ansiktsløse bokstaver. Ikke bruk dagligtale eller slang som "du vet" (du vet), "jeg mener" (jeg mener) eller "wanna" (vil ha). Vær forretningsmessig, men vær vennlig og høflig.
• Kjenner du mottakeren godt, kan du legge til en linje med et vennlig ønske om alt godt.
• Bruk følelsene dine til å bestemme hvor personlig brevet ditt vil være. Noen ganger kommer litt humor godt med i utviklingen av forretningsforbindelser. Men tenk før du spøker.

Være høflig

Selv om du klager eller skriver om et problem, vær høflig. Vurder mottakerens posisjon og tilby å gjøre det du kan.

For flere ark, bruk "andre side" av brevpapiret

Det er ønskelig å få plass til bokstaven på én side. Men hvis teksten er lang, trenger du flere sider. Bruk "andre side" av brevpapir, som vanligvis har en forkortet adresse og er av samme type som den første siden med brevpapir.

Angi sidetallet på det andre og påfølgende arket øverst på arket. Du kan også legge til mottakerens navn og dato.

Gi en kort konklusjon

I det siste avsnittet, oppsummer dine synspunkter og fortell tydelig hva du vil gjøre eller hva du forventer at mottakeren skal gjøre. Ikke glem å takke ham/henne for oppmerksomheten til brevet.

Brevfullføring

Siste ord

Konklusjonen, i likhet med hilsenen, indikerer en grad av respekt og formalitet. "Vennlig hilsen" (Vennlig hilsen) eller "Vennlig hilsen" (Vennlig hilsen)- et godt valg.

Vær også oppmerksom på "Hjertelig" (med vennlig hilsen), "Respektfullt" (Respektfullt), "Hilsen" (Alle de beste) og "Med vennlig hilsen" (Med vennlig hilsen).

Mindre formelt: "All the best" (All the best), "Best wishes" (Best wishes), "Varme hilsener" (Med gode ønsker) og "Takk" (Takk).

Etter de siste ordene et komma er plassert.

Signer brevet

• Hopp over ca. 4 linjer, og la denne plassen være til signaturen. Signer brevet etter at du har skrevet det ut. Hvis du sender en e-post, skann signaturen din og legg den ved e-posten. Det er å foretrekke å bruke blått eller svart blekk.
• Hvis du signerer et brev på vegne av noen andre, skriv "pp" foran signaturen din. Det står for "by proxy", som betyr "av byrå" eller "på vegne av".

Skriv fullt navn og kontaktinformasjon

Skriv ut navn, rangering, telefonnummer, e-postadresse og annen kontaktinformasjon under signaturen. Spesifiser alt fra en ny linje.

Legg til initialene til de som jobbet med brevet

Hvis bokstaven ble skrevet av noen andre, må du legge til denne personens initialer under signaturfeltet. Noen ganger er også initialene til personen som skrev brevet angitt. Dermed blir det klart hvem som har jobbet med dette brevet.

• Hvis du bare viser initialene til personen som skrev bokstaven, skriv dem med små bokstaver. For eksempel, mr (Mary Raynor).
• Hvis du angir initialene til personen som skrev bokstaven, skal de angis med store bokstaver, og etter dem angi initialene til personen som skrev bokstaven med små bokstaver: JB:mr. I noen bokstaver er disse initialene atskilt med en skråstrek: JB/mr. Jack Brown (JB) la igjen brevet og Mary Raynor (mr) skrev det.

Pek på vedlegg

• Hvis du har lagt ved flere dokumenter, skriv om det noen linjer etter kontaktinformasjonen, og angir antall og typer dokumenter. For eksempel: "Vedlegg (2): CV, brosjyre" (Vedlegg (2): sammendrag, brosjyre).
• For ordet "Innlegg" kan du bruke forkortelsene "Encl." eller "Enc."

Ikke glem å legge til navn på andre mottakere

Hvis du sender en kopi av dette brevet til en annen person, bør du inkludere denne informasjonen i brevet. Denne er merket med forkortelsen "cc" under linjen "Innhegninger" og dekodet som Høflighetskopi (kopi av e-post). Dette etterfølges av navnet på personen og hans rang (tidligere ble "cc" brukt til å bety "karbonkopi" når karbonkopier ble skrevet).

• For eksempel: "cc: Mary Smith, Vice President of Marketing" (cc: Mary Smith, Vice President of Sales).
• Hvis du vil legge til mer enn ett navn, skriv det andre rett under det første. I det andre tilfellet er bruken av "cc" ikke lenger nødvendig.

Sjekker brevet

Rediger brevet

Sjekk stavemåten og les e-posten før du sender.

• Spør deg selv, er brevet klart og konsist? Er det avsnitt som har mer enn 3-4 setninger? Hvis ja, prøv å redusere dem.
• Hvis mulig, la en venn eller kollega lese brevet. Noen ganger kan den andre personen legge merke til feilene du gikk glipp av.

Ikke bruk en stiftemaskin

Hvis brevet har flere sider, stiftemaskin brukes vanligvis ikke. Hvis du vil at sidene skal brettes i rekkefølge, fester du dem med en binders øverst i venstre hjørne.

Sender brev

Hvis du sender et brev, bruk en forretningskonvolutt. Hvis mulig, bruk en som har firmalogoen på. Skriv inn returadressen og mottakerens adresse nøye. Brett brevet i tre slik at mottakeren først bretter ut toppen, og deretter bunnen.

Hvis du sender en e-post, konverter den til HTML eller PDF slik at formatet forblir det samme.

Kilder brukt i utarbeidelsen av materialet

1. Originaltekst om hvordan du skriver forretningsbrev. Kildeside - wikiHow. Innholdet på wikiHow-siden kan distribueres under en Creative Commons-lisens.
2. Du kan se på Savvy-Business-Correspondence for et annet eksempel på et forretningsbrev med forklaringer på engelsk.

Det er veldig vanskelig å forestille seg moderne virksomhet uten forretningskorrespondanse. Dette er spesielt viktig i samarbeid med internasjonale selskaper. Men skriver ofte forretningsbrev på engelsk er ganske vanskelig.

Jeg liker ikke å legge igjen noe uferdig. Jeg har et absolutt behov for å se at hver telefon blir returnert, hvert brev besvart.

Jeg liker ikke å la noe være uferdig. Jeg trenger absolutt å se at hver telefonsamtale blir besvart og ingen e-post blir stående ubesvart.

~ Alan W. Livingston

Som du vet har de sine egne egenskaper. I forretningskorrespondanse på engelsk er det nødvendig ikke bare å vise kunnskap om språket, men også å løse arbeidsproblemer, overholde en viss struktur og bli styrt av normene for forretningsetikett.

I denne artikkelen vil du finne ut hvilke forretningsbrev som finnes på engelsk, bli kjent med fraser og klisjeer. Finn også eksempler og ferdige forretningsbrev på engelsk med oversettelse.

Forretningsbrev på engelsk med oversettelse

I forretningskorrespondanse er det ulike maler for forretningsbrev på engelsk, avhengig av emnet og formålet med brevet.

Det finnes mange typer forretningsbrev, i artikkelen vår har vi valgt ut de vanligste.

(gratulasjonsbrev)

Sendes ofte til ansatte eller partnere for å understreke deres personlige bidrag til utviklingen av bransjen eller for å gratulere dem med personlige prestasjoner og minneverdige datoer.

Invitasjon

Oftest business Invitasjon sendes for å invitere til arrangementer knyttet til virksomheten i selskapet.

Akseptbrev

Akseptbrev svært ønskelig i postkassen din, fordi den varsler deg om et jobbtilbud.

Søknadsbrev

Inneholder din og tilby deg selv som ansatt. Ikke forveksle det med den vi snakket om tidligere!

Tilbudsbrev (kommersielt tilbud)

Et slikt brev sendes til din potensielle samarbeidspartner med dine vilkår og samarbeidsforslag.

Klagebrev

Klagebrev inneholder en klage eller påstander om kvaliteten på de kjøpte varene eller tjenestene som ytes.

Unnskyldningsbrev

unnskyldningsbrev Unnskyldningsbrev) sendes vanligvis som svar på et klagebrev for å be kjøperen om unnskyldning eller oppklare en misforståelse.

Brev om beklagelse og kondolanse (Letter of Sympathy)

Det er veldig viktig for enhver person å føle støtte i vanskelige tider, enten det er din nære venn, kollega eller forretningspartner.

Et forretningskondolansebrev på engelsk består vanligvis av følgende deler:

• Uttrykke kondolanser i forbindelse med en persons død.
• Dine minner om ham, oppregning av hans positive egenskaper.
• Gjentar dine kondolanser. Ta kontakt med deg for hjelp dersom det skulle oppstå behov.

Det er tilrådelig å supplere et slikt brev med dine egne minner om en person eller, hvis du ikke kjente ham personlig, så med det gode du visste eller hørte om ham.

Forespørselsbrev/forespørselsbrev

Et forespørselsbrev eller et forespørselsbrev sendes når det er nødvendig for å innhente informasjon om en tjeneste eller et produkt, finne pris eller leveringsbetingelser.

Brevsvar på en forespørsel om informasjon (Svar på informasjonsforespørsel / svartilbud)

Dette brevet inneholder den forespurte informasjonen. Grunnregel for Svar på informasjonsforespørsel svar tydelig på spørsmålene i forespørselsbrevet.

Hvordan skrive et forretningsbrev på engelsk

I dag har forretningse-poster på engelsk nesten fullstendig erstattet den tradisjonelle korrespondansemåten.

Moderne forretningskorrespondanse foregår hovedsakelig på nett, spesielt hvis dine kolleger eller partnere jobber i andre tidssoner. Kommunikasjon gjennom forretningse-poster er en integrert del av den globale forretningsprosessen.

Derfor er det veldig viktig å vite ikke bare de generelle reglene for å skrive forretningsbrev, men også deres kulturelle og stilistiske trekk e-poster på engelsk.

Planlegger et forretningsbrev på engelsk.

Før du begynner å skrive et forretningsbrev på engelsk, må du selv svare på følgende spørsmål:

• Hvem skriver jeg dette brevet til?
• Hvorfor skriver jeg dette brevet?
• Bør spesifikke detaljer inkluderes i brevet?
• Trenger jeg svar på et brev?

Vær spesielt forsiktig med informasjonen du sender på e-post. Du trenger ikke å sende konfidensielle data på e-post, fordi post ofte blir hacket.

Strukturen til en bedrifts-e-post på engelsk

Strukturen til et forretningsbrev på engelsk.

De viktigste fordelene med elektronisk post (e-post) sammenlignet med vanlig post, eller brevpost, "snegle" post, som det spøkefullt kalles på engelsk, er dens hurtighet og direkte, uten mellomledd, kommunikasjon med adressaten.

Vi sender en e-post for å få et raskt svar eller forventer rask handling fra mottakeren.

Viktig!

E-posten skal være kort og inneholde informasjon om hovedinnholdet i meldingen som er forståelig for adressaten.

Enten e-posten er formell eller uformell, bør den ha en klar, logisk struktur, som skissert nedenfor.

Adressen til avsenderen av brevet og adressen til mottakeren av brevet (Overskrift)

Skriv inn e-postadressen din i den øverste linjen i e-postskjemaet ( epostadresse).

Pass på at det er riktig, for hvis bare ett understrek eller punktum mangler, vil ikke brevet nå adressaten.

E-postemne (emne)

Teater starter med en henger, og e-post starter med en emnelinje, som er plassert i en spesiell linje øverst.

Prøv å holde deg innenfor 5-7 ord og sørg samtidig for å inkludere den viktigste detaljen i emnelinjen, for eksempel: Markedsføringsmøteagenda(Møteplan for russisk markedsføring)

Hvis det er viktig for deg at brevet besvares raskt eller vies spesiell oppmerksomhet til det, bruk ordet SOM HASTER(Russisk Urgent!) eller en setning VENNLIGST LES på begynnelsen av emnelinjen i e-posten.

Du kan også bruke ikonet for å understreke viktigheten av bokstaven. Høy betydning (russisk veldig viktig), som vil legge til et rødt utropstegn i emnelinjen i e-posten din.

Hilsen og adresse (hilsen)

I et forretningsbrev på engelsk er det svært viktig å skrive mottakerens navn og kjønn riktig. Bruk for kvinner adressen fru ( Ms) og herr ( MR) for menn.

I en mindre formell setting, eller etter en lang periode med korrespondanse, er det akseptabelt å referere til mottakeren ved fornavn.

Bruk komma (kolon i Nord-Amerika) etter behandlingen. Du kan ikke sette skilletegn i det hele tatt, det har blitt mote i bokstaver på engelsk.

Hovedinnhold (Brødtekst)

I introduksjonen av et forretningsbrev på engelsk bruker de vanligvis en vennlig hilsen, takknemlighet for oppmerksomheten som vises, eller noen ganger begynner hovedideen til meldingen å bli formulert.

For eksempel:

takk for raskt svar(eng. Takk for raskt svar)

Etter forrige ukes presentasjon har jeg bestemt meg for å skrive til deg...(eng. Etter presentasjonen forrige uke bestemte jeg meg for å skrive til deg...)

Jeg skriver til deg om...(rus. Jeg skriver til deg om ...)

Etter en kort introduksjon formulerer det første avsnittet hovedideen til brevet ditt i en eller to setninger. Bruk noen korte avsnitt for å beskrive hovedpunktene i meldingen din mer detaljert.

Hvis ett avsnitt er nok for dette, så ikke skriv flere bare for å få bokstaven til å virke lengre.

Siste del (avslutning)

I det siste avsnittet av et forretningsbrev på engelsk må du gjøre en påminnelse, angi hvor haster forespørselen er, eller takk for oppmerksomheten, du bør angi hvilke handlinger du forventer fra samtalepartneren.

For eksempel:

Ser frem til ditt svar(Russisk Vi venter på svaret ditt)

Ikke nøl med å kontakte meg hvis du har spørsmål(eng. Ta gjerne kontakt hvis du har spørsmål.)

Slutt på brev (signatur)

På slutten av et forretningsbrev på engelsk settes en siste setning foran navnet, vanligvis dette ordet Vennlig hilsen(Russisk med vennlig hilsen).

For brev til Storbritannia som begynner med fraser Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir eller Madam, den siste setningen - Din kjære(Russisk med respekt).

For USA passer en høflig og nøytral setning - Virkelig din(Russisk. Med vennlig hilsen). Hvis du skriver til en gammel bekjent, vil den mest passende avslutningsfrasen være - Hjertelig din(Russisk hjertelig med deg).

Hvis du brukte skilletegn(komma eller kolon) i en engelsk forretningshilsen, må du også sette et komma etter den siste frasen, foran navnet ditt.

Hvis du ikke brukte skilletegn i den engelske hilsenen din, så ikke bruk dem etter den siste setningen, for eksempel: Med vennlig hilsen... eller Mange takk…

Forretningsbrev i engelske setninger, klisjé

Det er enkelt å skrive et formelt brev på engelsk hvis du kjenner klisjeene og frasene til et forretningsbrev og vet hvordan du bruker dem.

Vi har valgt ut de mest populære setninger som brukes i forretningskorrespondanse. En mer detaljert liste over setninger for forretningsbrev finner du i vår artikkel "Setninger for forretningskorrespondanse på engelsk". Du kan også bruke ferdige klisjeer fra eksempler på forretningsbrev.

Fraser og klisjeer for forretningskorrespondanse på engelsk med oversettelse

Forkortelser i forretningskorrespondanse

Men bruk slike forkortelser forsiktig, siden ikke alle er kjent med dem og du kan bli misforstått.

E-postadresse på engelsk

Første del av e-postadressen(vi snakker nå om bedriftsadresser, ikke personlige) består av etternavnet og initialene til personen du henvender deg til, eller navnet på avdelingen/avdelingen, eller muligens dens forkortelse.

Andre del, som umiddelbart følger @-tegnet (uttales på) er navnet på en ISP (Internet Service Provider), organisasjon eller en forkortelse av det navnet.

Som oftest den siste delen av adressen inkluderer et domenenavn avhengig av typen organisasjon (f.eks. .co for selskap, .ac– akademisk – for universitet) eller navnet på landet som meldingen ble sendt fra (f.eks. .Nei for Norge, .uk for Storbritannia osv.).

Her er noen andre eksempler på domenenavn:

• .biz - virksomhet;
• .gov er en statlig organisasjon;
• .org er en ideell organisasjon (for eksempel en veldedig organisasjon);
• .pro - yrke (for eksempel medisin, jus)

Ferdiglaget forretningsbrev på engelsk med oversettelse

forretningsbrev på engelsk eksempel

Ved å bruke eksempler på ferdige forretningsbrev med oversettelse kan du komponere ditt eget utmerkede brev på engelsk. Nedenfor er et eksempel på en e-post som ber om informasjon.

Tips for å skrive et forretningsbrev på engelsk

Å følge enkle regler for å skrive forretningsbrev på engelsk vil forbedre kvaliteten på kommunikasjonen internt i selskapet og med kunder og agenter.

I den moderne verden har forretningskorrespondanse fått en litt annen farge, fordi du ikke lenger trenger å vente på et svar i lang tid, og ved hjelp av e-post kan du raskt løse de nødvendige problemene. Men også i e-post på engelsk har sine egne regler og tabuer.

Gode ​​manerer i forretningskommunikasjon på engelsk

For å unngå feil og misforståelser i kommunikasjonen, følg veldig enkle og effektive korrespondanseregler.

Ett brev til en adressat.

Fyll ut "Emne"-feltet tilstrekkelig til innholdet.

Ordlyden av emnet skal gjenspeile emnet for korrespondansen nøyaktig. Å spesifisere emnet sparer adressatens tid, slik at han umiddelbart kan evaluere innholdet i det mottatte brevet og raskt bestemme prioritet når han leser.

adresseringsnøyaktighet.

Riktig utfylling av feltene "To" (TO), "Copy" (CC), "Bcc" (BCC) er det viktigste verktøyet for effektivitet og etisk kommunikasjon.

For å unngå feil i arbeidet med disse feltene, må du kjenne til formålet deres, som er generelt akseptert i det moderne forretningsmiljøet:

• hvis navnet ditt er i feltet for direkte adresse ("TO"), betyr dette at avsenderen av brevet venter på svar på spørsmålet sitt fra deg;
• hvis flere mottakere er plassert i dette feltet, betyr dette at avsenderen av brevet venter på svar fra hver eller fra noen av mottakerne;
• hvis navnet ditt er plassert i feltet "CC" (karbonkopi), betyr dette at avsender vil at du skal være klar over spørsmålet, mens han ikke forventer svar fra deg. Du bør ikke skrive inn i korrespondanseemnet hvis navnet ditt er i "SS"-feltet. Hvis du likevel bestemmer deg for å inngå korrespondanse, vil det være et tegn på god form å begynne brevet med en unnskyldning for forstyrrelsen;
• i feltet "BCC" (blind karbonkopi) plasseres adressater (skjulte adressater), som bør være klar over korrespondansen, men deres bevissthet bør ikke være åpenbar for direkte adressater;
• å sende et brev med det fylte feltet "BCC" innebærer en foreløpig avtale eller påfølgende bevissthet fra forfatteren av brevet og skjulte adressater om årsaken og målene for en slik form for bevissthet;
• den skjulte mottakeren skal ikke gå inn i korrespondanseemnet fra "BCC"-feltet.

Bruk en hilsen og en personlig oppfordring til adressaten i brevet.

Det eneste unntaket er en veldig rask variant av korrespondanse (spørsmål-svar), som ligner kommunikasjon i ISQ-format.

En personlig appell gir brevet et individuelt fokus, øker "inkluderingen" av adressaten din i korrespondanseemnet.

Adressaten som mottok brevet - MÅ SVARE.

Korrespondansesyklusen består av et brev og et svar. Hvis korrespondansen vokser til fem til ti eller flere meldinger, er dette allerede en chat eller et forum.

Teksten til svaret ditt skal plasseres øverst (på begynnelsen) av brevet, og ikke nederst. Dette sparer mottakeren fra å "scrolle" den forrige teksten i korrespondansen på jakt etter svaret du skrev.

Spar tid og tid til respondenten din - skriv brev som krever et minimum av forklaringer og avklaringer.

Lagre chatloggen din.

Du bør ikke starte et svar på adressatens brev som et nytt brev (uten å lagre korrespondansehistorikken). Et slikt svar vil tvinge mottakeren til å bruke tid på å søke etter den opprinnelige meldingen.

Legg igjen en signatur og kontaktinformasjon etter hvert brev. Dette vil gi mottaker mulighet for ytterligere operativ kommunikasjon om nødvendig.

Sjekk alltid skrivemåten på bokstaven!

Et forferdelig inntrykk etterlates av brev fra spesialister, med feil.

Dette er de små tingene som våre kunder dømmer oss etter og som oppfatningen til ansatte i selskapet dannes etter.

Volumet av vedlegg som sendes bør ikke overstige 3 MB.

Større filer kan skape problemer pga kan ikke gå gjennom mottakerens e-postserver.

Bruk universelle kodinger: Zip eller rar for opplastede filer. Andre utvidelser kan bli blokkert eller kuttet av under transport og forårsake problemer for mottakeren.

7 hovedtabuer for forretningskorrespondanse på engelsk

Forretningskorrespondanse er en lunefull og krevende dame. Du kan kommunisere med partnerne dine via e-post eller sende offisielle brev med firmalogoen i vakre konvolutter på bedriftsfarget papir, men bare noen få nyanser kan ødelegge all din innsats for å etablere kommunikasjon med menneskene du trenger.

Tabu #1 Å skrive lenge og om ingenting.

Kortfattethet i næringslivet er ikke bare talentets søster, men også den beste vennen til effektivt samarbeid. Det mest komfortable når du leser er volumet av brevet, som passer "i en skjerm", maksimalt - i volumet av teksten til ett ark med A-4-format.

Hvis mottakeren ikke er interessert i brevet ditt fra de første linjene, er det usannsynlig at han gidder å lage et svar eller vurdere forretningsforslaget ditt.

Hvis du er forretningspartnere, så kan lange meldinger oppfattes som respektløse overfor mottakeren – du er tross alt likegyldig til en av de mest verdifulle ressursene i næringslivet – tid. Så er det verdt å gjøre forretninger med deg?

Ikke skriv lange, forvirrende brev. Lange brev gir ikke korrespondenten en sjanse til å forstå essensen av problemet. Derfor er redigering av et ferdig brev en obligatorisk arbeidsfase som vil bidra til å unngå misforståelser og forvirring. Les teksten på nytt og pass på at den ikke inneholder tosifrede fraser eller setninger.

Tabu #2 Starter negativt

Ikke start en bokstav med ordene: Dessverre er jeg redd det, jeg beklager å måtte informere deg om det. Vi beklager å måtte informere deg om det o.l.

Så mye du ønsker å fortelle deg om problemet først, bør du ikke gjøre dette umiddelbart etter hilsenen, ellers Kjære Mr. Smith" kan få en plutselig allergi mot åpningsbrev fra firmaet ditt, til tross for all tilbakeholdenhet fra en ekte engelsk gentleman.

Tabu #3 Bruk forkortelser

Søte fraser som sparer tid og gir varme til meldingen din, brukes best i vennlig uformell korrespondanse.

Her er eksempler på slike setninger:

CU(Russisk. Vi sees)

thx/TX(Russisk takk)

ER DU OK?(Russisk. Har du det bra?)

FYI(Russisk for informasjon)

Glem dem når du skriver et forretningsbrev. Unntak kan være forkortelser for en bedrifts-e-post. Men først må du sørge for at mottakeren er godt bevandret blant hele utvalget av forkortelser.

Tilstedeværelsen av uttrykksikoner i et forretningsbrev diskuteres ikke. Bare tenk om du ville tatt en forretningspartner på alvor som ville dekorert budskapet sitt med kunst som dette: :-O:-(:-<:-/ ?

Tabu #4 Glem investeringer

Å glemme å advare mottakeren om de vedlagte filene (i elektronisk korrespondanse) er uakseptabelt! I papirversjonen av et forretningsbrev er det som regel også vanlig å følge omfangsrike dokumenter med kort informasjon om innholdet.

Sender du et brev på e-post og ikke fokuserer på at dokumenter er vedlagt brevet, er garantien for at mottakeren åpner dem nesten null.

Nyttige setninger:

Vi vedlegger / omslutter(Russisk Vi legger ved / investerer ...)

Vi sender deg ... under eget deksel(eng. Vi sender deg... i et eget dokument)

Vennligst legg ved ... med ditt svar(eng. Vennligst legg ved/send... med svar)

Vedlagt finner du en kopi av kontrakten...(eng. Vedlagt finner du kopi av kontrakten...)

Tabu nr. 5 Å spøke og være ironisk.

Ikke tillat deg selv ironi i bokstaver. Dette grenser til frekkhet. I forretningskorrespondanse er slike friheter som vittigheter absolutt ikke tillatt.

Tabu #6 Eksperimenter med format

Det er uønsket å leke med formatering og bruke en farget eller ikke-standard skrift.

Dette vil ikke legge originalitet til brevet ditt, dessuten vil det indikere din lettsindighet.

Tabu #7 fortrolighet

Bruk farvel “Beste ønsker / Med vennlig hilsen”(Russisk. Alt godt) i et brev til fremmede eller ukjente personer er ikke tillatt!

Selv om du sender et brev til noen hver onsdag MR. Freeman, det gjør ikke det ovenfor MR. Freeman din nære venn.

Det er bedre å avslutte brevet med en nøytral Din kjære(hvis du ikke vet navnet på mottakeren) eller Med vennlig hilsen(hvis du kjenner mottakerens navn).

Endelig:

God skrivestil er like disiplinert som å pusse tennene daglig. Følg derfor forretningsstilen, følg alle reglene for forretningskorrespondanse, og det vil alltid være en glede å håndtere deg.

Og hvis du fortsatt føler deg usikker på bedriftskommunikasjon, anbefaler vi at du går på skolen vår.

I kontakt med

Det anbefales å gå videre til forretningskorrespondanse først etter å ha nådd et nivå som ikke er lavere enn Pre-Intermediate. Faktum er at bare på dette nivået danner studenten en stabil idé om stilene for talekommunikasjon på engelsk. Mange er overbevist om at britene er retrograde, og de har beholdt mye av de gamle tradisjonene innen forretningskommunikasjon. På mange måter har de rett, men britenes beryktede stivhet har for lengst sunket ned i glemselen, og kanskje har deres pedanteri og ønske om orden i forretninger, rettsvesen, kommersielle, bank-, notarial- og andre typer korrespondanse bestått. Dette er "ikke dårlig", og muligheten til å skrive et offisielt brev på engelsk korrekt vil hjelpe deg med å unngå hendelser og tap, ikke bare økonomiske kostnader, men også skade på omdømmet ditt.

Stilen for talekommunikasjon brukes formell-business, og før du kommuniserer med dine forretningspartnere på engelsk, må du med vilje finne ut hva forretningskorrespondanse på engelsk er og studere breveksempler.

Nøkkelregler for forretningsskriving på engelsk

Først må du gjøre deg kjent med nøkkelreglene for engelsk korrespondanse, uttrykt i en offisiell forretningsstil. Alt har sin plass i et forretningsbrev på engelsk.

• Uavhengig av innholdet i brevet, er det visse parametere for dets eksterne design.
• Den enkleste, vanligste skrifttypen brukes (vanligvis Arial eller Times New Roman);
• Skriftfarge - bare svart (utheving med en annen farge er ikke tillatt);
• Avsnitt er atskilt med dobbel avstand (linjeskift);
• "Rød linje" brukes ikke;
• Alle felt er like, lik "tommer" (2,5 cm).
• Papiret skal være A4 eller spesialmål "Letter". Dersom dokumentet sendes på vegne av en organisasjon, anbefales det å bruke brevpapir med logo.

I. Begynnelsen av brevet

1. Angivelse av avsender. De begynner brevet med å angi i øvre venstre (!) hjørne navnet på organisasjonen eller navn og etternavn til adressaten (avsenderen). Adressen til selskapet er skrevet til omhyggelig nøyaktig: hver vare - fra en ny linje. Et eksempel på en slik start:

Herr Pavel Karpov
Tevix Company
Kontor 77, bygning 57
Chkalov gate
Irkutsk
Russland

Hvis bokstavene er trykt på firmaets brevpapir, kan denne delen hoppes over. Hvis bokstaven er internasjonal, skrives landsnavnet vanligvis med store bokstaver.

2. Dato. Det er angitt to linjer under informasjonen om avsenderselskapet. for å unngå misforståelser, er det tilrådelig å ikke sette datoen for skriving "backdating".

3. Informasjon om mottaker. Spesifisert to linjer etter datoen (under den). Den inkluderer mottakerens navn, fullt firmanavn og detaljert adresse. Det er best å alltid angi navnet og stillingen til personen som brevet er direkte adressert til.

Designeksempel:

MR. John Doe
President
Balton Galore Inc.
772 Canine Road
Los Angeles, California 90002

4. Hilsen. Det vil være veldig rart hvis du skriver Hei John i den første bokstaven, så du må skrive:

Kjære John,
Hei Mr. doe

Brevet bør begynne med en formell adresse, spesielt hvis dette er den første bokstaven. Bruk en av malene:

Hei Mr. Ivanov
Kjære Sergey
kjære alle sammen- kanskje hvis du ikke vet om du skriver til en mann eller en kvinne eller venter på svar fra en representant for selskapet;
Kjære Sir- du vet kjønnet til mottakeren, men vet ikke navnet hans. Den beste utveien ville likevel være å prøve å finne ut navnet på adressaten.

Dersom du ikke vet i det hele tatt hvem av bedriftens ansatte du retter brevet til, kan du bruke klagen «Til hvem det måtte gjelde». En slik ansiktsløs form er imidlertid ikke det beste valget.

II. Hoveddelen av brevet

5. Hovedinnhold. Etter anken (som for personlige brev), settes det nesten sikkert komma, og teksten til brevet begynner på en ny linje, og du kan hoppe over en linje. Et komma er mulig hvis du henvender deg til en svært viktig person. (VIP - Very Important Person)).

Det er ganske greit å introdusere deg selv i begynnelsen av brevet, men dette er i tilfelle du skriver for første gang eller ganske sjelden, og du er ikke sikker på at lederen av selskapet fortsatt husker deg. La oss si Jeg er Anna Shevelyova, direktør i XYZ Company.

En klassisk setning for å starte et brev er "Jeg skriver til deg om..." / "Jeg skriver til deg om..." ("Jeg skriver til deg om..."), "Jeg skriver til deg som svar på brevet ditt." (Jeg skriver som svar på brevet ditt).

Husk å takke for den forrige kontakten, hvis den allerede har funnet sted:
Takk for at du kontakter meg i denne viktige saken. Vi er så takknemlige for å ha sendt oss mer informasjon om produksjonen av selskapet ditt.

• For en bedre presentasjon av tankene dine er et forretningsbrev delt inn i avsnitt, der det ikke skal være noe vann - bare klar, tørr, spesifikk og omfattende informasjon. Ikke bruk konstruksjoner med den passive stemmen, kun den aktive stemmen.
• Du vil garantert takke adressaten for den fremtidige løsningen på problemet ditt (selv om du ikke er helt sikker på det). Takk for at du brukte tiden min på problemet mitt. Vi takker på forhånd for din deltakelse. Eller noe sånt.
• Hvis teksten til brevet må fortsettes på det andre arket, sørg for å angi øverst en lapp med mottakerens navn, dato og data om at dette er en fortsettelse av brevet på en annen side.

6. Oppsummering. Det siste avsnittet skal inneholde en "klem" av hele brevet som indikerer dine videre handlinger eller deres forventninger fra partnere. Gi oss beskjed om din vilje til å kommunisere på spørsmål og forslag. "Hvis du har spørsmål, vennligst kontakt oss"(Hvis du har spørsmål, ta kontakt).

III. Fullføring

Det er viktig å vurdere hvordan man fullfører et brev på engelsk. Faktum er at den siste delen av brevet er en slags indikator på respekt for personen du kommuniserer med. Sørg for å bruke en av de mest brukte klisjeene "Vennlig hilsen" på slutten av brevet (eksempel på engelsk: "Med vennlig hilsen" eller "Vennlig hilsen"). Avslutningsfrasene "Cordialy", "Respectfully", "Hilsen" og "Yours Truly" er også akseptable (mindre vanlig brukt). Mindre formelle, men også helt akseptable, er «Alle de beste», «Beste ønsker», «Vennlig hilsen» og «Takk».

Til slutt signerer du brevet ditt, og legger igjen all nødvendig informasjon, selv om den er kjent for adressaten.

Anna Shevelyova
Regissør
XYZ Company
T.76-65-75
E-post: [e-postbeskyttet]

Reglene er ikke for kompliserte, men det vanskeligste i et slikt brev er å opprettholde en forretningsstil for kommunikasjon. Over tid, når du allerede har flere forretningsmøter, kan stilen til uttalelser i korrespondanse være noe personifisert, men du bør alltid huske at et forretningsbrev skal være tørt, nøyaktig, uten tvetydighet og utelatelser.

Nyttige fraser og uttrykk for forretningskorrespondanse

1. Jeg skriver for å informere / Dette er for å informere - jeg informerer deg herved...
2. Med referanse til ditt brev av 19. juni... - Som svar på ditt brev av 19. juni...
3. Vi skriver for å spørre om - Vi er interessert i informasjon om ...
4. Jeg henleder oppmerksomheten din til... - Jeg henleder oppmerksomheten din til...
5. Kan du muligens forklare...- Kan du forklare...
6. Takk for informasjonen - Takk for informasjonen.
7. Angående spørsmålet ditt om ... - Angående spørsmålet ditt om ...
8. Jeg sender deg .. - Jeg sender deg
9. Vær så snill, kan du sende meg...- Kan du sende meg...
10. Jeg ville være takknemlig hvis du kunne ... - Jeg ville være takknemlig hvis du kunne&hellip
11. Jeg ser frem til å høre fra deg snart. - Jeg ser frem til ditt raske svar.
12. Vi håper på forståelsen. – Håper på forståelse.
13. På forhånd takk for hjelpen med…
14. Takk for tiden din. - Takk for tiden din.
15. Hvis vi kan være til hjelp, ikke nøl med å spørre. – Kontakt oss når som helst, vi hjelper alltid gjerne.

Eksempel på et forretningsbrev på engelsk

Med hensyn til reglene ovenfor, for større klarhet, presenterer vi et forretningsbrev på engelsk som et eksempel på korrespondanse mellom morsmål.

Robert Baker
EcoLines Ltd.
Hill Street 5
Madison, Wisconsin 53700

16. april 2016
Fru. Patricia Wilber
daglig leder
RSPSR Co Ltd
15 Coconut Road
Manchester
den britiske WFY2 3JP

Takk for at du sendte oss ditt forhåndssamtykke, og nå har jeg gleden av å invitere deg til London for å delta på vårt internasjonale miljøforum som holdes på Dorsey Hotel, London mandag/onsdag 12./15. mai 2016.

Dette intensive miljøforumet for økologer har som mål å:

Øk miljøsikkerheten på planeten vår

Aktiver tilbakemelding og nettverk med økologer over hele verden

Forumseminarene holdes av en fremtredende gruppe internasjonale foredragsholdere som skal introdusere miljøvennlige prosjekter for eksperter på dette området.

Jeg sender deg et påmeldingsskjema som skal sendes tilbake innen 5. mai. Gebyret er ₤65 per person.

Det vil være en glede for meg å møte deg på forumet vårt med en så fremtredende gruppe medlemmer.

Med vennlig hilsen
Robert Baker
Forumsekretær
Tlf. 777-XXX-777
[e-postbeskyttet]

Forskjeller mellom forretningskorrespondanse på engelsk og russisk

Bedriftskorrespondanse på engelsk tilbyr eksempler på ulike invitasjoner til konferanser, deltakelse i forretningsprosjekter, utstyrskjøp, samarbeid i produksjon eller investering.

Forbedre engelsken din på nettstedet med interessante online øvelser. Engelsk tale må huskes med setninger som har blitt dannet over mange århundrer. Samtidig dukker det opp et visst ekstra senter i hjernen vår, som er ansvarlig for dannelsen av en forståelse av mentaliteten til morsmål.