Oppbevaring av primære regnskapsdokumenter. Hva er oppbevaringstiden for regnskapsdokumenter?

Hallo! I dag skal vi snakke om lagringsregler regnskapsdokumenter.

I dag lærer du:

1. Hvilke dokumenter må oppbevares;
2. Hva er kravene til "lagringen";
3. Hvilke lagringsperioder er fastsatt for hver type dokument?

Regnskapsdokumenter kan sammenlignes med eldgamle fossiler, og bevarer avtrykkene til utdødde dyr. Forsendelser, kjøp, salgstransaksjoner, selskapsoppgjør er lenge i fortiden, og ingen husker dem, og regnskapsdokumenter fortsetter å nøye bevare hvert trinn i selskapets liv.

Uten å vente på en "arkeolog" fra inspeksjonsinspeksjonen for å "avdekke" brudd, la oss se på reglene for lagring av bedriftsdokumentasjon, som er strengt regulert av loven.

Rettslig grunnlag

Det er viktig å følge lover om oppbevaringstider for dokumentasjon, først og fremst fordi du kan begrunne kostnadene dine ved revisjon. Hvis papirer destrueres tidlig eller går tapt, vil du ikke kunne bevise i det minste selve faktumet om deres eksistens. Og inspektørene vil ha rett til ikke å ta hensyn til dine utgifter, og de vil kreve ytterligere bøter og skatter.

Derfor må du være upåklagelig i oppbevaring av dokumenter - du vil spare deg selv og organisasjonen for unødvendige bekymringer og saksgang.

Oppbevaringsperiodene for regnskapspapirer er fastsatt av tre grunnleggende dokumenter:

• Føderal lov nr. 402 "On Accounting", sist endret 28. november 2018 ved lov nr. 444-FZ;
• Liste godkjent etter ordre fra det russiske kulturdepartementet;
• Skattekode.

Hvorfor er det flere juridiske dokumenter i stedet for ett? Regnskap er multitasking, det involverer rapportering, arbeidsforhold, personalavgjørelser og mye mer.

Reguleringspapirer kan referere til de samme dokumentene og etablere annen rekkefølge deres oppbevaring. Dermed oppstår en slags "overlapping". Dersom to lagringsperioder ikke faller sammen, bør du la deg veilede av den lengre perioden.

Lagringen av et dokument begynner ikke fra datoen da det er datert, men fra begynnelsen av neste år.

Eksempel.

Du har mottatt en faktura fra leverandøren datert 1. februar 2019. Du vet at din bedrift oppbevarer denne typen dokumentasjon i fem år. Basert på dette har du rett til å destruere papiret etter 1. februar 2024, siden det er på denne datoen dokumentet ditt offisielt vil bli lagret i fem år. Oftest i offisielle dokumenter er ordlyden: "oppbevares i minst et visst antall år." Det vil si at det nøyaktige tidspunktet velges av selskapet selv, i samsvar med dets evner (hvis det er noen som skal håndtere arkivet, tillater lokalene det). De valgte fristene for hoveddokumentene godtas og skrives best ned i interne dokumenter

, for eksempel i delen «Arkivforskrifter».

Hvor du skal lagre dokumenter

Dersom virksomhetens dokumentflyt er liten, kan dokumenter oppbevares i samme rom hvor hovedarbeidet foregår. Når det er stor papiromsetning av dokumenter, tildeler bedrifter et eget rom til arkivet.

• Rommet må oppfylle flere lagringsregler: Det bør ikke være plassert i kjelleretasjene, hvor høy luftfuktighet
• , og må også varmes opp. Hovedmålet med disse kravene er å beskytte det kortlivede lagringsmediet mot fuktighet;
• Vinduer skal være tett gardiner; det er bedre å bruke persienner. Eksponering for sollys fører til at papir falmer;

Rommet må beskyttes mot uautorisert tilgang: det skal være sprosser på vinduene hvis gulvet er lavt. Døren skal låses med nøkkel eller kombinasjonslås. Dersom organisasjonen ikke kan disponere lokaler for arkivering av dokumenter regnskap

, er det lov å deponere dem hos et firma som har spesialisert seg på arkiv.

Oppbevaringsperioder for dokumenter

Hver type dokument har sin egen lagringsperiode – fra minimum til en periode som kan romme et menneskeliv.

Innlevering av dokumenter til arkivet

Dokumenter sendes til arkivet for langtidslagring (mer enn ti år) med minimal sannsynlighet for at de vil være nødvendige på nåværende tidspunkt eller i nær fremtid. Som vi så fra tabellen, er noen kategorier av dokumenter gjenstand for utrolig lang lagring – opptil 75 år.

Overføringen av dokumenter til arkivet utføres i henhold til tidsplanen, som er godkjent av selskapets leder i rekkefølgen om dannelsen av arkivet. Dette kan være en gang i måneden eller en gang i året, avhengig av dokumentflyten til bedriften.

Pålegget skal presentere og forklare følgende bestemmelser:

• Hvem er ansvarlig for å deponere og utstede dokumenter fra arkivet;
• Hvordan arkivloggen vedlikeholdes;
• Prosedyren for å ødelegge utløpte papirer;
• Hvilke arrangementer og med hvilken hyppighet bør organiseres for å bevare arkivet i forsvarlig form.

Arkivet skal ikke inneholde fotokopier. Hvis originalen er objektive grunner kan ikke legges inn i arkivet.

Ideelt sett bør dokumenter som er deponert i arkivet senere bindes etter noen kriterier og arkiveres - for å øke sikkerhetsnivået. Hvis et dokument er sydd med tråder i henhold til reglene, er det nesten umulig å umerkelig erstatte ett ark med et annet.

Når disse trinnene er fullført, plasseres identifiserende informasjon på omslaget til brosjyren, nemlig: år, serienummer, antall arkiverte ark, regnskapsområde, type dokumenter arkivert og andre data.

Ansvar for oppbevaring av regnskapsbilag

Lederen av selskapet er helt ansvarlig for sikkerheten til de nødvendige papirene - han vil bli bedt om å gjøre det. Til tross for at ledelsen alltid delegerer omsorgen for arkivet til sine ansatte.

Bøtebeløpet er direkte proporsjonalt med betydningen av det tapte dokumentet. For mindre brudd gis administrativt ansvar i form av en bot på 300 - 500 rubler. Hvis fraværet av papir medfører en forvrengning av regnskapsrapporten, kan lederen og regnskapssjefen ilegges en bot på 2 000 - 3 000 rubler.

Det farligste tapet kan være primærdokumenter, registre og fakturaer. De brukes til å føre skatteoppføringer, og det er potensiell skatteunndragelse som er strengt straffbart med en bot på 10 000 til 30 000 rubler.

Med stor iver kan fraværet av dokumenter sees på som uredelig og en artikkel fra straffeloven kan tas i bruk. Dette verste tilfellet truer ansvarlig person en bot på opptil én million rubler og fengsel på inntil seks år.

Dersom de ansatte selv oppdager at dokumenter mangler, skal de umiddelbart varsle sin leder. Etter regnskapsreglene plikter lederen å nedsette en kommisjon for å fastslå årsakene til tapet.

Resultatet av kommisjonens arbeid bør være å utarbeide en rapport om resultatene av undersøkelsen. Selv om handlingen ikke forklarer tapet av papirer, vil den vise tilsynsmyndighetene deres motvilje mot å holde tilbake informasjon.

Det er en rekke forhold som kan forklare tapet av papirer og ikke holdes ansvarlig for det. Slike tilfeller inkluderer force majeure i skjemaet naturkatastrofer eller innbrudd, brannstiftelse av lokalet. Ledelsen må innhente et sertifikat på forhånd fra brannmyndigheter eller rettshåndhevende instanser som forklarer tapet av dokumenter.

Ødeleggelse av utløpte dokumenter

Hvis arkivet er bygget logisk (datoer i hyller og mapper er enkle å se, tilgang til mapper er ikke vanskelig, dokumenter er ordnet strengt etter type), vil det ikke være mye problemer med dokumentavhendingsprosedyren.

Konvensjonelt kan det deles inn i to stadier:

• Identifikasjon av dokumenter med utløpt lagringsperiode;

Første etappe forutsetter at selskapet etter en periode fastsatt i interne regler sorterer opp de oppsamlede papirene og fjerner fra hyllene de mappene som ikke lenger kan lagres.

I store selskaper Med en enorm mengde papirarbeid, en spesifikk dato for et arrangement eller en serie datoer blir valgt sammen, sammenkalles en ekspertkommisjon på flere personer, som bruker mange timer i arkivet for å identifisere hva som bør bli kvitt. Disse menneskene må ha høyt nivå kvalifikasjoner for å kunne skille viktige dokumenter fra uviktige.

For det første støttes disse handlingene av en beholdningsordre i fritt format utstedt av lederen. Den viser deltakerne, mål og datoer.

For det andre lager deltakerne selv en handling om de utvalgte dokumentene, der de er kort oppført. Detaljene til hvert papir er ikke angitt - dette er ikke nødvendig, i tillegg, med store volumer, vil slike handlinger "spise opp" tiden til kommisjonsmedlemmene.

Eksempel.

Hvis du trenger å avskrive homogene regnskapsdokumenter, er det nok å indikere: "Arbeidstimelister for perioden 1. januar 2013 til 31. desember 2013 - 1 boks." Hvis volumene er virkelig store, kan selskapet leie inn profesjonelle arkivarer. De vil ikke bare ikke tillate deg å ødelegge nødvendige dokumenter

, men de vil også utstede en offisiell oversikt over hva som ble ødelagt.

I små bedrifter tildeles oppgaven med å ødelegge papirer enten kun en arkivansatt eller til en regnskapsfører. Samtidig må det for lovligheten av prosedyren også utarbeides pålegg og handling.

Den andre fasen fastsetter at i fravær av å ansette eksterne arkivarer, ødelegger selskapets ansatte enten papirer ved hjelp av en makuleringsmaskin eller river dem fra hverandre for hånd. Det andre er bare mulig med svært små papirvolumer.

Det er uakseptabelt å bruke baksiden av dokumenter som er gjenstand for likvidasjon som utkast. Obligatoriske lagringsdokumenter kan inneholde konfidensielle personopplysninger eller skattehemmeligheter.

Det er ulike oppbevaringsperioder for regnskap, skatt, personal og andre dokumenter. Hvis du ikke har dokumentene som er forespurt av Federal Tax Service, vil inspektører vurdere tilleggsskatter med straffer og utstede en bot.

Oppmerksomhet! Du kan laste ned tabellen over dokumentlagringsperioder for 2019 gratis ved å bruke lenken:

, er det lov å deponere dem hos et firma som har spesialisert seg på arkiv.

Det er praktisk å jobbe med dokumenter i . Det passer for organisasjoner og individuelle gründere. Programmet vil automatisk generere og skrive ut alle nødvendige primærdata. Det inkluderer også opplasting av transaksjoner til 1C, automatisk generering av rapportering og mye mer. Oppbevaringsperiodene for regnskaps- og skattedokumenter, prosedyren for ødeleggelse av dem og ansvar for brudd på lagring og destruksjon er fastsatt ved lov. De grunnleggende reglene er spesifisert i den russiske føderasjonens skattekode, ordre fra Den russiske føderasjonens kulturdepartement datert 25. august 2010 nr. 558 og to føderale lover. Dette er lover datert 22. oktober 2004 nr. 125-FZ «Om arkivering i Den russiske føderasjonen

"og datert 6. desember 2011 nr. 402-FZ "Om regnskap". Det er bedre å ikke krenke dem. Denne lenken gir en liste over de viktigste dokumentene som enhver bedrift bør ha >>>.. Bord

* For å lagre kopier av en ansatts dokumenter, er det bedre å ha den ansattes skriftlige samtykke til behandlingen av personopplysningene hans. Dette vil bidra til å unngå tvister med inspektører og bøter.

Hva gjør jeg hvis dokumentlagringsperioden er utløpt?

Utgåtte dokumenter skal destrueres. For å destruere dokumenter, utarbeide en handling der du skriver ned navn og antall saker med dokumenter som må destrueres. Denne loven må undertegnes av en spesiell kommisjon, hvis sammensetning vil bli godkjent av generaldirektøren i hans ordre.

Bot for manglende dokumenter

For fravær av primære dokumenter, fakturaer og skatteregistre, kan ansatte i Federal Tax Service bøtelegge LLC med beløp på 10 000 til 30 000 rubler(Artikkel 120 i den russiske føderasjonens skattekode).

I tillegg, uten dokumenter som bekrefter forretningstransaksjoner, vil inspektører trekke fra utgifter basert på fortjeneste (eller enkeltskatt) og momsfradrag. Eller de vil beregne mengden skatt som skal betales ved å bruke beregningsmetoden (del 1, klausul 7, artikkel 31 i den russiske føderasjonens skattekode).

Hvor lenge oppbevares regnskapsdokumenter? Spørsmålet er veldig viktig og relevant. Artikkelen inneholder et utvalg som angir lagringsperiodene for regnskapsdokumenter i organisasjonen (tabell): primær, kontanter og rapportering.

Som det fremgår av den grunnleggende regnskapsloven 402-FZ, bør ikke oppbevaringsperioden for regnskapsbilag være

• mindre enn 5 år etter rapporteringsåret (klausul 1 i artikkel 29 i lov 402-FZ) for primær- og kontantregnskapsregistre;
• minst 5 år, fra det året de sist ble brukt. Dette gjelder regnskapsprinsipper og andre lokale lover som fastsetter prosedyre, metoder og metoder for regnskapsføring i et bestemt foretak.

Det bør imidlertid tas i betraktning at prosedyren for lagring av regnskapsdokumenter, inkludert deres lagringsperiode, er etablert av hver organisasjon uavhengig, under hensyntagen til normer og krav:

• Den russiske føderasjonens skattekode;
• bestemmelser godkjent ved resolusjon fra Federal Commission for Securities Market of the Russian Federation datert 16. juli 2003 nr. 03-33/ps for JSC.

Hvis det i hver av de spesifiserte lovene for de samme dokumentene er angitt annen periode, må den faktiske fastslås i samsvar med loven der den er angitt maksimal løpetid.

I tabellen kan du finne svar på spørsmålet om hvor lenge du skal lagre regnskapsdokumenter i henhold til deres type med henvisninger til rettsakter.

Det er viktig å organisere oppbevaringen av regnskapsdokumenter i en organisasjon i samsvar med lovgivningen nevnt ovenfor. Dersom dokumentets oppbevaringsperiode ikke er utløpt og det blir bedt om som del av en stedlig eller skrivebordsrevisjon av en skattemyndighet, trygdekasse eller arbeidstilsyn, men det ikke er fysisk der, vil det bli ilagt bot til organisasjonen basert på klausul 1 Kunst. 126 Skattekode for den russiske føderasjonen i mengden 200 rubler. for hvert dokument som ikke er levert. Organisasjonen og tjenestemannen risikerer også administrative bøter (del 1 Kunst. 5,27, del 1 Kunst. 15.6, del 3, 4 Kunst. 15.33 Kode for administrative lovbrudd i den russiske føderasjonen, kunst. 26.31 i lov nr. 125-FZ).

La oss se på et eksempel på hvordan man kan bestemme holdbarheten til en følgeseddel og faktura mottatt i 3. kvartal 2017. Varer ble akseptert for regnskap, og det ble trukket fra mva i samme kvartal. I 4. kvartal I 2017 ble det solgt varer og kostnadene for disse ble inkludert i utgiftene ved beregning av inntektsskatt.

Oppbevaringsperioden for fakturaen er frem til 30. september 2021, siden den ble brukt til å beregne merverdiavgift i 3. kvartal 2017 (det ble krevd fradrag), og perioden regnes som 4 år etter avgiftsperioden fakturaen var i. brukt, dvs. fra 10.01.2017.

Holdbarheten til et fraktbrev avhenger av dets kvalifikasjoner:

• for å bekrefte fradragsretten for merverdiavgift, teller vi fireårsperioden fra 10.01.2017 og får 30.09.2021 (analogt med en faktura);
• for å innregne varekostnadene som utgifter ved beregning av inntektsskatt, teller vi fireårsperioden fra 01/01/2018 (siden skatteperioden for inntektsskatt er et år) og får 31/12/2021;
• som et primærdokument - vi teller 5 år etter året hvor varekostnaden er kostnadsført, dvs. fra 01.01.2018, og vi får 31.12.2022.

E.V. Whiteman Ekspert fra magasinet Russian Tax Courier, med deltakelse av spesialister fra Federal Tax Service of Russia
Magasinet "Russian Tax Courier", nr. 6 for 2009

Alle forretningstransaksjoner utført av enhver organisasjon må dokumenteres med støttedokumenter. De er primære regnskapsdokumenter og fungerer som grunnlag for regnskap. Dette fremgår av paragraf 1 i artikkel 9 Føderal lov datert 21. november 1996 nr. 129-FZ (heretter omtalt som lov nr. 129-FZ). I tillegg brukes de samme dokumentene til å beregne og betale skatter og avgifter. Ofte er arkivet med dokumenter for hele perioden av virksomhetens aktivitet så omfangsrikt at det ikke er noe sted å plassere nye dokumenter. Dette betyr at du må finne ut hvor lenge du trenger å lagre visse dokumenter. Kanskje det er på tide å ødelegge noen av dem

Regnskapsdokumenter

Generelle oppbevaringsperioder for primære regnskapsdokumenter, regnskapsregistre og regnskap fastsatt i artikkel 17 i lov nr. 129-FZ. Det står at organisasjonen skal oppbevare disse dokumentene i minst fem år. For å bestemme holdbarhet spesifikke typer dokumenter, må du bli veiledet av listen over standard styringsdokumenter generert i virksomheten til organisasjoner, som indikerer lagringsperioder, godkjent av Rosarkhiv 6. oktober 2000 (heretter referert til som listen). Informasjon om de vanligste dokumenttypene er presentert i tabellen nedenfor.

Vær oppmerksom på: fristene som er fastsatt i listen må ikke telles fra datoen for utarbeidelse av dokumentet, men fra 1. januar året etter. Dette er skrevet i avsnitt 2.9 i instruksjonene for bruk av listen, godkjent av Rosarkhiv 6. oktober 2000 (heretter referert til som instruksjonene). For eksempel begynner beregningen av lagringsperioden for saker ferdigstilt i 2008 1. januar 2009.

Dessuten har organisasjonen, tatt i betraktning detaljene ved dens aktiviteter, rett til å øke varigheten av dokumentlagring sammenlignet med perioden fastsatt i listen (klausul 2.11 i instruksjonene). En slik beslutning er formalisert etter ordre fra lederen av selskapet eller nedfelt i dets regnskapsprinsipper.

Selvangivelser og dokumenter for skatteberegning

Periodene der en organisasjon er pålagt å opprettholde skatterapportering er fastsatt i punkt 170 i listen. Ja, årlig selvangivelser må lagres i minst ti år, kvartalsvis - minst fem år, månedlig - minst ett år. Hvis mangler årlig rapportering(for eksempel for merverdiavgift) skal kvartalsvise og månedlige selvangivelser oppbevares i minst ti år. Månedlig rapportering i mangel av kvartalsrapportering bør beholdes i minst fem år.

Oppbevaringsperiodene for dokumenter som en organisasjon beregner skatter og avgifter på grunnlag av, er ikke tydelig angitt noe sted. Bare punkt 8 i punkt 1 i artikkel 23 i den russiske føderasjonens skattekode sier at skattebetalere er forpliktet til å sikre sikkerheten til dokumenter som er nødvendige for beregning og betaling av skatter i fire år. Spesielt disse dokumentene inkluderer regnskaps- og skatteregnskapsdata, samt andre dokumenter som bekrefter mottak av inntekter, utgifter, betaling og tilbakehold av skatt.

Et lignende krav er fastsatt i avsnitt 5 i nr. 3 i artikkel 24 i den russiske føderasjonens skattekode for skatteagenter. I fire år skal de sørge for sikkerheten til dokumenter som er nødvendige for beregning, forskuddstrekk og overføring av skatter.

Fra hvilken dato regnes denne fireårsperioden? Det russiske finansdepartementet mener at den angitte perioden begynner etter rapporteringsperioden (skatte) der dokumentet ble brukt for siste gang til å utarbeide skatterapporter, beregne og betale skatt, bekrefte mottatt inntekt og påløpte utgifter (brev datert 18. oktober , 2005 nr. 03-03- 04/2/83).

Vennligst merk

For aksjeselskaper - særregler

Periodene hvor aksjeselskaper må oppbevare sine dokumenter er fastsatt i forskrift om prosedyre og perioder for lagring av dokumenter fra aksjeselskaper, godkjent ved resolusjon fra Federal Commission for Securities Market of Russia datert 16. juli 2003 nr. 03-33/ps. Dermed er de pålagt å føre årsregnskap permanent, det vil si for hele organisasjonens levetid. Permanente lagringsdokumenter inkluderer også:

• dokumenter om opprettelse og omorganisering av selskapet;
• selskapets charter, endringer og tillegg gjort til det;
• sertifikat av statlig registrering samfunn;
• løslatelsesvedtak verdipapirer, verdipapirprospekter;
• protokoller generalforsamlinger aksjonærer;
• referater fra møter i styret (representantskapet);
• lister over tilknyttede personer i selskapet;
• forskrifter om filialer og representasjonskontorer til selskapet;
• referater fra møter i styret (direktoratet) i selskapet, beslutninger fra direktøren ( daglig leder, president) i samfunnet;
• stemmesedler;
• konklusjoner fra revisjonskommisjonen (revisor) i selskapet mv.

La oss si aksjeselskap blir avviklet. Hvis han har en avtale med institusjonen til det russiske arkivet, overfører han dokumenter om permanent lagringstid og angående personell til statsarkivet.

Dersom det ikke er avtaleforhold til arkivet, plikter statsarkivet kun å ta imot dokumenter på personell til virksomhetens ansatte til oppbevaring. Oppbevaringsstedet for andre dokumenter bestemmes av likvidasjonskommisjonens formann eller bostyreren.

Hvis et aksjeselskap slutter å operere som følge av en omorganisering, kan originalene av dokumentene bare overføres til ett av de nyopprettede selskapene (som regel selskapet med høyest netto aktivaverdi)

Skattegrunnlaget og skattebeløpet bestemmes ved slutten av skatteperioden (klausul 1, artikkel 55 i den russiske føderasjonens skattekode). For de fleste skatter er denne perioden kalenderåret. Unntaket er merverdiavgift, avgiftsperioden for dette er kvartal. Oppbevaringsperioden for dokumenter som er nødvendige for beregning og betaling av avgifter skal således regnes fra dagen etter avgiftsperiodens utløp.

Eksempel 1

Giatsint LLC ble registrert i april 2004. Organisasjonen søker felles system skatt.

Fireårsperioden der Giatsint LLC må lagre dokumenter knyttet til beregninger av inntektsskatt, enhetlig sosial skatt og bedriftseiendomsskatt for 2004 er perioden fra 1. januar 2005 til 31. desember 2008. Følgelig vil organisasjonen bli pålagt å beholde dokumentene som ble brukt til å beregne disse avgiftene for 2005 frem til 31. desember 2009.

Arbeidskontoplanen, andre regnskapsdokumenter, samt databehandlingsprogrammer bør lagres i minst fem år etter det året de sist ble brukt til å utarbeide regnskap (klausul 2 i artikkel 17 i lov nr. 129) -FZ)

Frem til 2008 ble merverdiavgiftsperioden satt som følger: kalendermåned, og for visse kategorier av skattebetalere - som kvartal (artikkel 163 i den russiske føderasjonens skattekode)

Skattebetalere er pålagt å sende inn til skattemyndighetene og deres tjenestemenn dokumentene som er nødvendige for beregning og betaling av skatter (del 6, klausul 1, artikkel 23 i den russiske føderasjonens skattekode)

Skatteagenter er pålagt å sende inn til skattemyndighetene på registreringsstedet dokumentene som er nødvendige for å overvåke korrektheten av beregning, tilbakehold og overføring av skatter (avsnitt 4, klausul 3, artikkel 24 i den russiske føderasjonens skattekode)

Et tap identifisert på slutten av 2001 (før ikrafttredelsen av kapittel 25 i den russiske føderasjonens skattekode) kan overføres til fremtiden i et beløp som ikke overstiger tapsbeløpet registrert per 1. juli 2001 ( klausul 4 i artikkel 10 i føderal lov av 06.08.2001 nr. 110-FZ)

Samtidig, som en del av et stedlig skatterevisjon, en periode som ikke overstiger tre kalenderår før året da beslutningen om å gjennomføre inspeksjonen ble tatt (klausul 4 i artikkel 89 i den russiske føderasjonens skattekode). For eksempel kan en skatterevisjon planlagt til 31. desember 2008 dekke årene 2005-2007 og vare i maksimalt seks måneder i 2009. Dette innebærer at organisasjonen i hele revisjonsperioden er forpliktet til å oppbevare dokumenter knyttet til skatteberegninger for den reviderte perioden. Men hun er allerede forpliktet til å gjøre dette i henhold til lov nr. 129-FZ. Tross alt er grunnlaget for å beregne skatter, som regel, det samme primære regnskapsdokumenter, som brukes til å reflektere transaksjoner i regnskapet. Minste lagringsperiode for slike dokumenter er fem år (klausul 1, artikkel 17 i lov nr. 129-FZ). Det viser seg at organisasjonen i henhold til regnskapsloven i løpet av inneværende år er forpliktet til å lagre dokumenter knyttet til skatteberegninger og i de periodene som skattemyndighetene ikke lenger kan verifisere.

Oppbevaringstiden for innkjøpsbøker og salgsbøker er særskilt fastsatt. Det er fastsatt i paragrafene 15 og 27 i reglene for å føre logger over mottatte og utstedte fakturaer, kjøpsbøker og salgsbøker ved beregning av merverdiavgift, godkjent ved dekret fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 2. desember 2000 nr. 914. Dens minste varighet er fem hele år fra datoen for siste oppføring i de angitte dokumentene.

Vi gjør også oppmerksom på at i henhold til paragraf 150 i listen, må organisasjonen lagre utstedte og mottatte fakturaer i minst fem år. Men hvis det under en skatte- eller annen revisjon oppstår uenighet med kontrollørene, skal fakturaene oppbevares inntil en endelig avgjørelse er fattet basert på resultatet av denne revisjonen.

Selv om fakturaer må oppbevares i minimum fem år, er ikke en organisasjon pålagt å sende inn, på forespørsel fra skattemyndigheten, fakturaer hvis oppbevaringsperiode på fire år allerede er utløpt. For eksempel etter å ha mottatt en forespørsel i 2009 skattekontoret ved fremleggelse av faktura for 2004 kan skattyter (skatteagent) ikke etterkomme den.

Eksempel 2

La oss bruke betingelsen i eksempel 1. La oss si at før 2008 var momsperioden for Giatsint LLC en kalendermåned.

Organisasjonen må oppbevare kjøps- og salgsbøker for april 2004 til 30. april 2009 (forutsatt at de siste oppføringene i dem ble gjort i april 2004).

Den femårige lagringsperioden for utstedte og mottatte fakturaer beregnes fra 1. januar året etter året da de ble utarbeidet - fra 1. januar 2005. Det vil si at Giatsint LLC er forpliktet til å lagre fakturaer datert april 2004 til 31. desember 2009.

Siden avgiftsperioden for merverdiavgift for et selskap i 2004-2007 var en kalendermåned, fastsettes den fireårige lagringsperioden for øvrige dokumenter som er nødvendige for beregning av merverdiavgift for hver måned. Den obligatoriske minimumslagringsperioden for dokumenter som brukes av en organisasjon til å beregne merverdiavgift for april 2004 er fra 1. mai 2004 til 30. april 2008.

Den fireårige lagringsperioden for dokumenter knyttet til beregning av merverdiavgift for 1. kvartal 2008 begynner 1. april 2008 og slutter 31. mars 2012. Selskapet vil bli pålagt å føre kjøps- og salgsbøker for første kvartal 2008 til 31. mars 2013 (hvis de siste oppføringene i dem ble gjort i mars 2008), og fakturaer for denne perioden frem til 31. desember 2013.

Så primære regnskapsdokumenter må lagres i minst fem år. I noen situasjoner bør imidlertid støttedokumenter oppbevares mye lenger.

Situasjon 1. Organisasjonen overfører tap til fremtiden

I samsvar med artikkel 283 i den russiske føderasjonens skattekode har et selskap som er en overskuddsskattyter rett til å redusere skattegrunnlaget for gjeldende skatteperiode med størrelsen på tapet det mottok i tidligere skatteperioder. Tapet kan overføres til fremtiden innen ti år etter skatteperioden det ble mottatt i (klausul 2 i artikkel 283 i den russiske føderasjonens skattekode).

Under hele perioden med tapsoverføring må organisasjonen oppbevare dokumenter som bekrefter tapsbeløpet. Dette er angitt i paragraf 4 i artikkel 283 i den russiske føderasjonens skattekode. I brev datert 04/03/2007 nr. 03-03-06/1/206 forklarte det russiske finansdepartementet at avskrivning av tap kun er mulig etter presentasjon primære dokumenter, som bekrefter det oppnådde økonomiske resultatet.

Lignende krav er etablert for betalere av enkelt landbruksskatt og organisasjoner som bruker det forenklede skattesystemet. Ved fremføring av underskudd til fremtiden er de også pålagt å oppbevare dokumenter som bekrefter størrelsen på tapet og beløpet som skattegrunnlaget ble redusert med for hver skatteperiode. Dette er angitt i paragraf 5 i artikkel 346.6 og paragraf 7 i artikkel 346.18 Skattekode hhv.

Eksempel 3

Azalia LLC er en fortjenesteskattyter. Ved utgangen av 2003 hadde organisasjonen underskudd i skatteregnskapet. Beløpet ble overført til fremtiden i løpet av 2006-2008 i deler.

I henhold til kravene i skattelovgivningen var organisasjonen forpliktet til å lagre de primære regnskapsdokumentene som var nødvendige for å beregne inntektsskatt for 2003 i fire år - frem til 31. desember 2007. Siden skattegrunnlaget for 2006-2008 ble redusert med 2003-underskuddet, fortsetter selskapet å lagre disse dokumentene. Den må opprettholde dem i ytterligere fire år etter utgangen av 2008 ( i fjor, hvor skattegrunnlaget ble redusert med beløpet for tap fra tidligere år) - frem til 31. desember 2012.

Situasjon 2. Tap fra tidligere år er identifisert eller tap på fordringer er avskrevet

Tap fra tidligere skatteperioder identifisert av skattyter i gjeldende rapporterings- eller skatteperiode likestilles med ikke-driftsutgifter på grunnlag av første ledd i paragraf 2 i artikkel 265 i den russiske føderasjonens skattekode. Slike tap reduserer med andre ord skattegrunnlaget for inntektsskatt for perioden de ble identifisert.

I tillegg likestilles mengden av tap på fordringer også med ikke-driftsutgifter, og hvis organisasjonen danner en reserve for tapsutsatte fordringer, beløpene for tap som ikke dekkes av reservefondene (avsnitt 2, paragraf 2, artikkel 265 i Den russiske føderasjonens skattekode).

Ved generell regel etablert i punkt 1 i artikkel 252 i den russiske føderasjonens skattekode, ved beregning av inntektsskatt, blir bare de utgiftene som er dokumentert anerkjent. Dette betyr at for å ta hensyn til skattemessige tap fra tidligere år identifisert i inneværende år, eller for å avskrive tap på fordringer, må organisasjonen ha passende støttedokumenter. Videre er det forpliktet til å oppbevare disse dokumentene i minst fire år etter utløpet av året hvor skattegrunnlaget ble redusert med beløpet for det spesifiserte tapet eller avskrevet tap.

Situasjon 3. Organisasjonen eier anleggsmidler

La oss si at selskapet eier et anleggsmiddel som ble kjøpt for mer enn ti år siden. Det ser ut til at lagringsperioden for dokumenter om anskaffelse og igangkjøring allerede er utløpt.

Slike dokumenter skal imidlertid oppbevares gjennom hele perioden. gunstig bruk gjenstand. Tross alt, i løpet av denne perioden beregner organisasjonen avskrivninger i skatt og regnskap. Å innrømme avskrivningsgebyrer, i hele avskrivningsperioden må hun ha dokumenter som bekrefter anskaffelsen av objektet og igangsettingen av det.

I tillegg betaler selskapet eiendomsskatt på restverdi av anleggsmidler. For å rettferdiggjøre beregningene for denne skatten trenger hun derfor også de nevnte dokumentene.

Anta at en organisasjon bestemmer seg for å selge eiendom som kan avskrives. I henhold til første ledd i paragraf 1 i artikkel 268 i den russiske føderasjonens skattekode, har hun rett til å redusere inntekten mottatt fra salget med restverdien av denne eiendommen. Men gjenstandens restverdi må igjen bekreftes av relevante dokumenter.

Derfor, selv om en organisasjon som eier avskrivbar eiendom ikke planlegger å selge den, er det tilrådelig at den oppbevarer dokumenter om anskaffelse av denne eiendommen, idriftsettelse og beregning av avskrivningsbeløp for hele selskapets levetid.

Ved salg av annen eiendom (unntatt verdipapirer, produkter egen produksjon, kjøpte varer), reduserer organisasjonen inntekten mottatt med prisen for anskaffelse eller opprettelse av denne eiendommen (del 2, klausul 1, artikkel 268 i den russiske føderasjonens skattekode). Naturligvis forutsatt at hun kan dokumentere oppgitt pris. I mangel av slike dokumenter har selskapet ikke rett til å redusere skattegrunnlaget for inntektsskatt med beløpet for utgifter til erverv av eiendom, siden disse utgiftene ikke oppfyller kravene i paragraf 1 i artikkel 252 i skatten. Kode for den russiske føderasjonen. Oppbevaringsperiodene for disse dokumentene spiller ingen rolle i dette tilfellet. Et lignende standpunkt er gitt i brevet fra det russiske finansdepartementet datert 15. september 2005 nr. 03-03-02/84.

Oppbevaring av dokumenter

Utgifter anerkjennes som berettigede og dokumenterte utgifter til skattyter, og i tilfellene fastsatt i artikkel 265 i den russiske føderasjonens skattekode - tap påført av ham (klausul 1 i artikkel 252 i den russiske føderasjonens skattekode)

For skatteformål bestemmes restverdien av avskrivbar eiendom i henhold til reglene angitt i paragraf 1 i artikkel 257 i den russiske føderasjonens skattekode.

Liste over dokumenter fra et aksjeselskap som det må lagre på stedet utøvende organ, etablert i paragraf 1 i artikkel 89 i den føderale loven av 26. desember. 95 nr. 208-FZ

Vilkårene for at en elektronisk signatur i et elektronisk dokument tilsvarer en håndskrevet signatur i et dokument på papir er fastsatt i artikkel 4 i den føderale loven av 10. januar 2002 nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signature"

Organisasjoner hvis dokumenter ikke er gjenstand for aksept i statlige eller kommunale arkiver, ødelegger dokumenter med utløpt lagringstid uten avtale med arkivmyndigheter (instruksen pkt. 3.9)

Ansvaret for å organisere lagring av regnskapsdokumenter, regnskapsregistre og regnskap ligger hos organisasjonens leder (paragraf 3 i artikkel 17 i lov nr. 129-FZ)

Hver organisasjon bestemmer hvor dokumenter skal lagres uavhengig. Som regel er de fleste dokumenter plassert på selskapets kontor. Hvis det er betydelige mengder dokumentasjon, er det lurt å tildele en spesiell plass for arkivet eller til og med leie et eget rom hvor du kan transportere behandlede dokumenter som ikke lenger brukes i pågående arbeid.

Et annet alternativ er å overføre dokumenter for lagring til et spesialisert arkiveringsselskap. Men hvis organisasjonen er et aksjeselskap, må den ta hensyn til det neste funksjon. Paragraf 2 i artikkel 89 i føderal lov nr. 208-FZ datert 26. desember 1995 sier at et aksjeselskap må lagre en rekke dokumenter der dets utøvende organ befinner seg. Slike dokumenter inkluderer spesielt regnskap, regnskapsdokumenter, dokumenter som bekrefter selskapets rettigheter til eiendom på balansen.

Naturligvis, over tid, øker volumet av arkiver til enhver organisasjon, og det kreves nye lokaler for å huse dem. Kanskje det er mer praktisk å lagre dokumenter ikke på papir, men i elektronisk form?

Denne muligheten er direkte gitt i forhold til primære regnskapsdokumenter og regnskapsregistre (punkt 7, artikkel 9 og punkt 1, artikkel 10 i lov nr. 129-FZ). I tillegg sier artikkel 314 i den russiske føderasjonens skattekode at skatteregnskapsregistre opprettholdes på papirmedier, i elektronisk form eller andre maskinmedier. Samtidig må de beskyttes mot uautoriserte rettelser.

I et brev datert 24. juli 2008 nr. 03-02-07/1-314 forklarte det russiske finansdepartementet at lagring av primærdokumenter, regnskaps- og skatteregnskapsdokumenter er tillatt i elektronisk form, med mindre annet er bestemt av regulatorisk lov. handlinger fra den russiske føderasjonen og forutsatt at elektroniske dokumenter sertifisert ved hjelp av en elektronisk digital signatur (EDS).

De grunnleggende reglene for arbeidet med arkiver til organisasjoner ble godkjent ved vedtak fra styret i Rosarkhiv datert 02/06/2002 (heretter referert til som de grunnleggende reglene). Klausul 2.3.1 i de grunnleggende reglene fastslår at det er nødvendig å foreta en årlig undersøkelse av verdien av dokumenter, det vil si bestemme lagringsperioder og velge dokumenter for langtidslagring og ødeleggelse.

Destruksjon og avhending av dokumenter

Organisasjonen har rett til å ødelegge dokumenter hvis lagringsperiode har utløpt uavhengig (rive dem opp manuelt eller ved hjelp av en makuleringsmaskin, kaste dem, brenne dem) eller overføre dem for avhending til et spesialisert selskap som driver med prosessering av sekundære råvarer. Listen over dokumenter som er gjenstand for ødeleggelse eller avhending er godkjent av organisasjonens leder. Det kan utstedes i form av en ordre eller instruks fra lederen, eller i form av en handling utviklet av selskapet uavhengig. Omtrentlig prøve en slik handling er gitt nedenfor.

Tegning. Eksempelhandling om valg av dokumenter for destruksjon

I tillegg kan en organisasjon bruke en prøvelov om tildeling for destruksjon av dokumenter som ikke er gjenstand for lagring. Formen er godkjent i vedlegg nr. 4 til hovedreglene.

Når du setter sammen en liste over dokumenter som skal destrueres, er det ikke nødvendig å angi detaljene for hvert dokument. Dette følger av bestemmelsene i paragraf 2.4.5 i hovedreglene. Den slår fast at lignende saker (dokumenter) inngår i loven under en generell overskrift som angir antall saker som er tilordnet denne gruppen (for eksempel forhåndsmeldinger for 2000).

Overføring av dokumenter til gjenvinning utstedes med en faktura, som angir overføringsdato, antall overførte dokumenter (antall mapper, esker etc.) og vekten på returpapiret. Lasting og fjerning for avhending utføres under kontroll av en ansatt som er ansvarlig for sikkerheten til dokumenter i organisasjonen (klausul 2.4.7 i de grunnleggende reglene).

Hvis selskapet ødelegger dokumenter på egenhånd, formaliserer hun dette faktum i en egen dokumentødeleggelseslov. Siden enhetlig form nei, den er også kompilert i hvilken som helst form. La oss merke oss at ødeleggelse av dokumenter etter utløpet av lagringsperioden er organisasjonens rett og ikke forpliktelsen (se brev fra Russlands finansdepartementet datert 18. oktober 2005 nr. 03-03-04/2/ 83). Med andre ord kan selskapet fortsette å lagre dokumenter selv etter at deres obligatoriske oppbevaringsperioder er utløpt.

Ansvar for tap av dokumenter

Avgift. Fravær av primærdokumenter, fakturaer eller regnskapsregistre fra skattyter anses som et grovt brudd på reglene for regnskapsføring av inntekter og utgifter og skattepliktige poster. For et slikt brudd gir artikkel 120 i skatteloven ansvar i form av en bot på:

5000 rubler - hvis det ikke er dokumenter for en skatteperiode;

15.000 rubler. – i mangel av dokumenter for mer enn én skatteperiode;

10% av beløpet for ubetalt skatt, men ikke mindre enn 15 000 rubler, hvis skattegrunnlaget ble undervurdert på grunn av mangel på dokumenter.

I tillegg, hvis skattyter (avgiftsbetaler, skatteagent) ikke gir dokumenter eller annen informasjon på forespørsel fra skatteinspektoratet, vil en bot på 50 rubler bli innkrevd fra ham. for hvert dokument som ikke er sendt inn (klausul 1 i artikkel 126 i den russiske føderasjonens skattekode).

Administrativt. Brudd på reglene for lagring, erverv, registrering eller bruk av arkivdokumenter innebærer en advarsel eller ileggelse av en administrativ bot på tjenestemenn på 300 til 500 rubler. Dette er angitt i artikkel 13.20 i koden for administrative lovbrudd i Den russiske føderasjonen. For brudd på prosedyren og vilkårene for lagring av regnskapsdokumenter, kan tjenestemenn være underlagt administrativ bot i mengden 2000 til 3000 rubler. (Artikkel 15.11 i den russiske føderasjonens kode for administrative lovbrudd).

Forbryter. Tyveri, ødeleggelse, skade eller fortielse av offisielle dokumenter begått av leiesoldater eller andre personlige interesser straffes med en bot på opptil 200 000 rubler. eller i mengden lønn eller annen inntekt til den domfelte i en periode på opptil 18 måneder, eller kriminalomsorg i en periode på opptil to år, eller arrestasjon i en periode på opptil fire måneder, eller fengsel i en periode på opptil ett år (klausul 1 i artikkel 325 i den russiske føderasjonens straffelov)

Dokumenter skal oppbevares minst så lenge skattekontrollørene kan kreve dem under en revisjon. Basert på paragraf 4 i artikkel 89 i den russiske føderasjonens skattekode, kan en inspeksjon utføres i en periode som ikke overstiger tre kalenderår før året da avgjørelsen om inspeksjonen ble tatt. Det betyr at dokumenter fra de tre foregående årene skal oppbevares.

I mellomtiden skattelovgivningen legger til ett år til denne perioden. I henhold til punkt 8 i punkt 1 i artikkel 23 i den russiske føderasjonens skattekode, er skattebetalere pålagt å sikre sikkerheten til dokumenter som er nødvendige for beregning og betaling av skatter i fire år. Disse inkluderer regnskaps- og skatteregnskapsdata, samt dokumenter som bekrefter mottak av inntekter, utgifter og betaling (forskuddstrekk) av skatt. Et lignende krav er etablert for skatteagenter (del 5, klausul 3, artikkel 24 i den russiske føderasjonens skattekode). Når begynner du å telle fireårsperioden?

Skatter beregnes basert på resultatene av skatteperioder (klausul 1, artikkel 55 i den russiske føderasjonens skattekode). Det viser seg at fireårsperioden skal regnes fra neste dag etter utløpet av skatteperioden. La oss for eksempel ta merverdiavgift: til hvilken dato skal vi oppbevare dokumenter knyttet til beregningene av denne avgiften for fjerde kvartal 2012? Fireårsperioden starter 1. januar 2013 og avsluttes 31. desember 2016. Det viser seg at i 2016 er det nødvendig å lagre dokumenter fra 2012. Det vil si et år som ikke er gjenstand for stedlig tilsyn.

Det er to unntak fra denne regelen. Den første er registrene som er nødvendige for fradrag for merverdiavgift: en innkjøpsbok og en salgsbok, samt journaler for registrering av utstedte og mottatte fakturaer. Bestem begynnelsen av lagringsperioden deres fra datoen for den siste oppføringen i dem (klausul 24 i seksjon II i vedlegg 4, klausul 22 i seksjon II i vedlegg 5 og klausul 13 i seksjon II i vedlegg 3 til dekret fra regjeringen av den russiske føderasjonen av 26. desember 2011 nr. 1137). Det andre unntaket er dokumenter som bekrefter den opprinnelige kostnaden for avskrivbar eiendom. Holdbarheten for dem beregnes fra det øyeblikket de sluttet å påløpe avskrivninger (brev fra Russlands finansdepartementet datert 26. april 2011 nr. 03-03-06/1/270).

Oppbevaringsperiodene for regnskapsbilag er også fastsatt i regnskapslovgivningen. Fra artikkel 29 i den føderale loven av 6. desember 2011 nr. 402-FZ "Om regnskap" (heretter referert til som regnskapsloven) følger det at:
- Primære regnskapsdokumenter, regnskapsregistre og regnskaper skal oppbevares i perioder fastsatt etter reglene for statlige arkivsaker, dog ikke kortere enn fem år. (Oppbevaringsperiodene for standard arkivdokumenter er fastsatt i listen godkjent etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 25. august 2010 nr. 558);
– regnskapsdokumenter, standarder for en økonomisk enhet, andre dokumenter knyttet til organisering og vedlikehold av regnskap, inkludert verktøy som sikrer reproduksjon elektroniske dokumenter, samt elektronisk signaturautentisering, må lagres i minst fem år etter det året de sist ble brukt til å utarbeide regnskap.

For ikke å bli straffet for brudd på reglene fastsatt ved lov nr. 402-FZ av 6. desember 2011, oppbevar derfor selvangivelser, beregninger, registre og andre dokumenter i minst fem år.

Noen få unntak fra hovedregelen

Så som en generell regel må du lagre papirer i minst fem år. Dette er den maksimale perioden fastsatt av regnskapsloven. Samtidig er maksimal dybde på en skatterevisjon tre år. Derfor er det spesielt viktig å opprettholde sikkerheten til papirer knyttet til beregning av avgifter i denne perioden. Hvis du ikke har nok dokumenter fra for eksempel fem år tilbake, kan du bare bli bøtelagt for brudd på reglene for oppbevaring av dokumenter.

I mellomtiden bestemmes i en rekke tilfeller lagringstiden for regnskapsdokumenter av spesielle regler. Som et resultat kan fraværet av papirer selv for eksempel for seks år siden føre til bøter for å undervurdere skattebetalinger. La oss se på slike situasjoner separat.

"Primær" for ervervet eiendom. Dokumenter for erverv av anleggsmidler og immaterielle eiendeler må bevares uavhengig av levetiden til disse objektene. Tross alt trengs papirer for å bekrefte startkostnad ved beregning av avskrivninger og eiendomsskatt. I tillegg, uten et "primært" dokument, vil selskapet ikke kunne bekrefte verdien av eiendommen når den selges. Dessuten gjelder dette både anleggsmidler og annen eiendom. Derfor må papirene oppbevares i fire år etter rapporteringsperioden da eiendommen ble avskrevet eller solgt (perioden hvor eiendommen ble avskrevet eller solgt (punkt 8, punkt 1, artikkel 23) i den russiske føderasjonens skattekode, brev fra Russlands finansdepartement datert 26. april 2011 nr. 03-03-06/1/270).

Spesielt krav for tapsbedrifter. Inntektsskattyteren har rett til å redusere skattegrunnlaget for inneværende periode for tap fra tidligere skatteperioder på den måten som er foreskrevet i artikkel 283 i skatteloven. Tap kan tas i betraktning de neste 10 årene.

Imidlertid, hvis et selskap overfører tap til fremtiden, er det under hele bruksperioden for denne fordelen forpliktet til å oppbevare dokumenter som bekrefter tapsbeløpet (klausul 4 i artikkel 283 i den russiske føderasjonens skattekode). Denne bestemmelsen åpner for at skattemyndighetene kan kreve dokumenter på tidligere tap som selskapet oppgir i sin erklæring for inneværende periode. Basert på dette er avskrivning av tap kun mulig ved fremleggelse av primærdokumenter som bekrefter det oppnådde økonomiske resultatet.

Kravet om å lagre dokumenter om tap under hele avskrivningsperioden gjelder også for betalere av den enhetlige landbruksskatten (klausul 5 i artikkel 346.6 i den russiske føderasjonens skattekode) og for "forenklede arbeidere" (klausul 7 i Artikkel 346.18 i den russiske føderasjonens skattekode).

Nedskrivning av tapte fordringer. Den skal oppbevares i fire år etter perioden da motpartens gjeld ble anerkjent som dårlig. I dette tilfellet forlenges lagringstiden dersom foreldelsesfristen for forpliktelsen ble avbrutt og begynte å løpe igjen .

La oss minne deg om: i samsvar med underavsnitt 2 i paragraf 2 i artikkel 265 i den russiske føderasjonens skattekode, likestilles beløpene av tap på fordringer med ikke-driftsutgifter til skattyter som et tap mottatt i rapporteringen (skatt) periode. Slike utgifter reduserer skattegrunnlaget ved beregning av inntektsskatt. Naturligvis med støttedokumenter.

Dermed preger de primære regnskapsdokumentene som underbygger fordringerbeløpet verdien av de disponerte eiendomsrettighetene, det vil si utgiftsbeløpet. Derfor må nedtellingen av lagringsperioden for slike dokumenter startes på nytt fra det øyeblikket tapet er avskrevet. Hvis du ødelegger dokumenter foran skjema, vil selskapet miste retten til å anerkjenne tap på fordringer som utgifter, siden det ikke vil kunne bekrefte beløpet til skattemyndighetene.