Surat-menyurat Bahasa Inggeris. Sentiasa semak ejaan surat itu! Untuk helaian tambahan, gunakan "halaman kedua" kepala surat

Di dunia moden, e-mel tidak lagi begitu popular untuk surat-menyurat peribadi - niche ini telah diduduki oleh rangkaian sosial dan utusan segera. Walau bagaimanapun, untuk komunikasi perniagaan, ia masih digunakan secara meluas dan tidak akan berundur. Dalam artikel ini, anda akan mempelajari ciri utama surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris, elemen yang mengandungi e-mel dan perkara yang harus dielakkan dalam komunikasi perniagaan.

Dua jenis surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris

Siapa yang perlu boleh menulis surat perniagaan dalam bahasa Inggeris? Sebagai peraturan, orang yang memerlukannya untuk bekerja. Katakan anda mendapat pekerjaan di syarikat tertentu, tugas anda termasuk surat-menyurat dalam bahasa Inggeris mengenai pelbagai isu kerja. Semua surat perniagaan boleh dibahagikan kepada dua kategori besar:

1. Surat dalam bentuk bebas.
2. Surat templat: aplikasi, laporan, dsb.

Pada pendapat saya, masuk akal untuk belajar menulis surat borang percuma, dan huruf templat lebih mudah dipelajari sudah dalam proses kerja, kerana ia berbeza di mana-mana dan tidak ada gunanya cuba mempelajari semua templat. Sebagai peraturan, setiap syarikat mempunyai idea "menetap" tertentu tentang cara menulis laporan permohonan yang berbeza, malah tahniah, dan dalam 90% kes ia hanyalah satu set borang siap sedia dalam format doc atau xls, di mana anda hanya perlu menggantikan nombor dan nama.

Apakah e-mel dalam bahasa Inggeris

pengirim surat Inggeris penghantar, penerima - penerima, secara teknikalnya e-mel mengandungi beberapa elemen:

• Subjek- topik surat. Ia ditulis secara ringkas dan jelas, contohnya: Pengesahan Pembayaran - Pengesahan pembayaran. Jika kandungan surat itu terikat pada tarikh, mereka juga cuba memasukkannya ke dalam subjek: Majlis Perpisahan pada 21 April - Majlis Perpisahan pada 12 April.
• Badan- badan surat, iaitu kandungan, teks itu sendiri. Mari lihat lebih dekat di bawah.
• lampiran- lampiran, fail yang dilampirkan. Cuba untuk tidak membuat lampiran dengan fail berat.
• CC- salinan surat. Jika anda menambah alamat dalam medan "CC", penerima ini juga akan menerima mesej tersebut.
• BCC- salinan tersembunyi. Penerima yang ditambahkan dalam medan "BCC" akan menerima mesej, tetapi penerima lain tidak akan mengetahui tentangnya.

By the way, CC ditafsirkan sebagai salinan karbon- Naskhah taip. Pada mesin taip, jika perlu membuat dua dokumen yang sama, kertas karbon dan helaian kedua diletakkan di bawah helaian utama. Outputnya ialah dua dokumen yang sama. Salinan salinan karbon dipanggil salinan karbon.

Singkatan "CC" dan "BCC" - hello dari era mesin taip

BCC ditafsirkan sebagai salinan karbon buta. Pada mesin taip, kadangkala perlu membuat dua dokumen yang sama, tetapi untuk penerima yang berbeza. Dalam kes ini, dokumen itu telah disalin sepenuhnya dengan karbon, tetapi medan dengan nama penerima dibiarkan kosong. Ia telah diisi pada setiap salinan secara berasingan. Salinan tanpa nama sedemikian dipanggil salinan karbon buta, secara literal "salinan taip buta".

Bagaimana untuk membaca dengan kuat alamat e-mel dalam bahasa Inggeris?

Perkara penting yang kadang-kadang terlepas pandang. Kadangkala anda perlu mendikte e-mel secara lisan, contohnya, melalui telefon. Inilah yang anda perlu tahu:

• Simbol ' @’ berbunyi seperti di, sama sekali tidak anjing!
• Titik dalam alamat e-mel dipanggil titik, tetapi tidak titik, noktah atau tempoh(baca tentang perbezaan antara perkataan ini).
• Simbol ‘-‘ berbunyi seperti tanda sempang, kadangkala tersalah nama sempang(sempang ialah sempang, iaitu versi sempang yang lebih panjang).
• Simbol ' _’ berbunyi seperti gariskan, kurang kerap: kurangkan mogok, sempang rendah, garisan rendah.

[e-mel dilindungi]– sokongan di hotmail dot com

[e-mel dilindungi]– bantu tanda sempang saya di gmail dot com (gmail berbunyi “ji mail”, bukan “gmail”)

Seperti yang anda lihat, perkataan dalam alamat dibaca seperti perkataan, dan bukan dengan huruf, seperti yang berlaku dengan nama dan nama keluarga. Walau bagaimanapun, jika e-mel tersebut mengandungi , atau set huruf yang tidak dapat difahami, adalah lebih baik untuk mengejanya:

[e-mel dilindungi]– a l y o n u s h k a at nomail dot net

Saya fikir jika anda membaca artikel mengenai surat-menyurat perniagaan, anda pasti tahu 🙂

Zon domain terkenal com, net, org dibaca sebagai perkataan, bukan dengan huruf. Yang kurang terkenal, seperti ru, biasanya dieja.

[e-mel dilindungi]– contoh garis bawah alamat di mail dot r u

Komposisi teks e-mel dalam bahasa Inggeris

E-mel adalah lebih panjang daripada "teks" (beginilah cara SMS dan mesej dalam pemesej segera biasanya dipanggil, proses surat-menyurat itu sendiri adalah menghantar mesej) dan mengandungi yang tradisional, tetapi anda tidak sepatutnya berpusing-pusing, luahkan fikiran anda dengan lebih jelas.

Elemen asas e-mel:

• salam sejahtera– mungkin termasuk menangani penerima dengan nama, jika diketahui.
• pengenalan Jika anda tidak mengenali penerima surat tersebut, perkenalkan diri anda secara ringkas.
• Tujuan mesej Turun ke perniagaan dan terangkan sebab anda memohon.
• Butiran– jika perlu, nyatakan butiran penting. Jika ia bertujuan supaya penerima surat itu perlu melakukan sesuatu selepas membacanya (ikut arahan, memanggil seseorang, membalas, memajukan surat itu, dsb.), tulis tentangnya dengan sopan tetapi jelas.
• Tandatangan- surat secara tradisinya berakhir dengan beberapa jenis formula perpisahan kesopanan, nama anda, nama keluarga, kadang-kadang menunjukkan tempat kerja, alamat dan nombor telefon, jika sesuai.

Mari kita lihat lebih dekat pada ucapan dan tandatangan - ia ditulis dalam templat.

Pilihan ucapan dalam e-mel dalam bahasa Inggeris

Selalunya mereka hanya menulis "Hello + nama":

Secara lebih formal:

"Sayang" bukan "sayang / sayang", seperti apabila merujuk kepada suami atau isteri, tetapi analogi "dihormati" kami. Ambil perhatian bahawa tiada koma selepas "hello" atau "sayang". Jika penerima tidak diketahui, sebagai contoh, anda menulis kepada "jabatan Sumber Manusia" tertentu, anda hanya boleh menghubungi "Hello", "Rakan Sekerja Yang Dihormati" (jika mereka adalah rakan sekerja), "Dear All" (sekumpulan rakan sekerja), “Jabatan HR yang dihormati”.

Terdapat juga rayuan yang diterima umum kepada seorang lelaki atau wanita yang tidak dikenali: Tuan Yang Dihormati, Tuan Puan atau Tuan atau Puan yang dihormati (jika anda tidak mengenali tuan di sana atau puan), Kepada Siapa Yang Membimbangkan (kepada semua orang yang mungkin terjejas). Dua yang pertama adalah tidak diingini kerana anda mungkin secara tidak sengaja merujuk dengan salah nyata jantina, dua yang kedua digunakan tetapi dianggap agak lama, sangat formal. Jika boleh, lebih baik alamat dengan nama (Dear Margaret) atau ke jabatan/jabatan (Dear Marketing Department).

Ia tidak biasa untuk menggunakan nama pertama tanpa "kata alu-aluan", hanya "James". Beginilah cara mereka menulis kepada rakan sekerja yang biasa (orang di meja sebelah) atau apabila ini bukan surat pertama dalam surat-menyurat dan tidak ada gunanya bertanya khabar setiap kali.

Bagaimana untuk menamatkan e-mel

Surat itu boleh dilengkapkan dengan hanya menulis nama pertama atau nama pertama dan nama keluarga, tetapi biasanya beberapa jenis keinginan sopan ditambah sebelum ini. Paling popular:

• Selamat sejahtera! (atau hanya "Salam!") - Salam sejahtera!
• salam hormat! - sama.
• Salam sejahtera / Salam hangat - perkara yang sama sekali lagi.

Sesetengah manual juga menyebut "Yang ikhlas milik anda" atau "Yang ikhlas milik anda" (yang ikhlas milik anda), tetapi secara peribadi saya jarang melihat tandatangan sedemikian, dan saya mendengar daripada orang asing bahawa formulasi ini bukan sahaja lucu, tetapi sangat kuno. Sebenarnya, seperti "ikhlas milik anda" dalam bahasa Rusia. Walau bagaimanapun, adalah perkara biasa untuk hanya menulis "Ikhlas" di penghujung surat perniagaan.

Frasa berguna untuk surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris

Selain ucapan templat dan selamat tinggal, terdapat beberapa lagi frasa yang boleh digunakan dalam surat-menyurat.

• saya harap kamu dalam keadaan baik- "Saya harap awak sihat". Cara yang mudah tetapi rumit untuk memulakan surat. Analog bertulis daripada frasa tugas "Apa khabar?". Lebih banyak versi rasmi: Saya harap e-mel ini menemui anda dengan baik.
• Saya hanya ingin mengemas kini anda tentang…“Saya cuma ingin menambahnya…” Cara yang baik untuk menyampaikan maklumat tambahan tentang perkara yang telah diketahui oleh penerima.
• Saya hanya ingin memberitahu anda bahawa…– “Saya cuma ingin memaklumkan kepada anda bahawa…” Sama seperti yang sebelumnya: kami menambah maklumat yang telah diketahui. Ia juga boleh digunakan sebagai pengenalan universal kepada mesej ringkas tentang beberapa fakta penting, butiran.
• Harap maklum/maklum- "Sila ambil perhatian".
• FYI- abbr. daripada Untuk pengetahuan anda, yang juga boleh diterjemahkan secara kasar sebagai "ambil perhatian". Singkatan sesuai digunakan antara rakan sekerja, berkomunikasi mengenai isu kerja rutin. Adalah lebih baik untuk tidak menulis kepada orang yang tidak dikenali, pelanggan.
• Sila cari (lihat) dilampirkan- secara literal "cari dalam lampiran" (jadi, sudah tentu, tiada siapa yang bercakap bahasa Rusia). Beginilah cara anda memberitahu bahawa surat itu mempunyai lampiran. Sebagai contoh: Sila dapatkan dilampirkan laporan - Laporan itu dilampirkan.
• Untuk butiran masa hadapan– “dengan lebih terperinci”, “untuk maklumat yang lebih terperinci”. Sesuai di penghujung surat dengan pautan kepada orang yang boleh dihubungi: Untuk butiran lanjut sila hubungi pembantu saya - Untuk maklumat lanjut, sila hubungi pembantu saya.
• Saya menantikan jawapan/pendengaran daripada anda- "Mengharap maklum balas anda". Cara yang sopan untuk menjelaskan bahawa adalah baik untuk menjawab surat anda.
• Terima kasih atas masa anda"Terima kasih atas masa anda." Formula universal yang sesuai diletakkan sebelum tandatangan.

Contoh surat perniagaan dalam bahasa Inggeris

Berikut adalah beberapa contoh surat yang ditulis dengan tahap formaliti yang berbeza-beza. Dalam surat itu, saya akan memaklumkan kepada penerima bahawa mesyuarat pada hari Jumaat telah dijadualkan semula dari 9:00 hingga 10:30. Semua e-mel akan mempunyai baris subjek yang sama: Waktu Mesyuarat Ditukar kepada 10:30 a.m.

1. Sangat formal.

En. jefferson,

Saya harap e-mel ini menemui anda dengan baik. Ini ialah Sergey Nim dari Roga dan Kopyta Inc. Saya ingin memaklumkan anda tentang mesyuarat yang kami adakan pada hari Selasa. Oleh kerana keadaan cuaca ia telah dipindahkan dari 9:00 pagi. hingga 10:30 pagi

Adakah anda akan berbaik hati untuk memberitahu saya jika anda akan dapat menghadirinya? Sila terima permohonan maaf saya atas kesulitan ini.

ikhlas,

Sergey Nim

Roga dan Kopyta Inc.

Formaliti surat ini diberikan oleh:

• Rayuan En. Jefferson.
• Frasa Saya harap e-mel ini menemui anda dengan baik- versi frasa yang lebih formal Saya harap kamu dalam keadaan baik.
• perolehan adakah anda begitu baik seperti – adakah anda akan begitu baik.
• Minta maaf Tolong maafkan saya tolong maafkan saya.
• Yang ikhlas di hujung surat, nama syarikat.

2. Kurang formal.

Hello Alex,

Ini adalah Sergey dari Roga dan Kopyta Inc. Saya ingin memaklumkan anda tentang mesyuarat yang kami adakan pada hari Selasa. Oleh kerana keadaan cuaca mesyuarat telah dipindahkan dari 9:00 a.m. hingga 10:30 pagi

Sila beritahu saya jika anda akan dapat menghadirinya. Maaf atas kesulitan.

selamat sejahtera,

Formaliti dikurangkan dengan:

• Alamat yang lebih ringkas, alamat mengikut nama.
• Maaf bukannya "terima permohonan maaf saya".
• Pengakhiran surat yang kurang serius: selamat sejahtera.

Kebanyakan surat perniagaan ditulis dalam nada ini. Formula kesopanan zaman pertengahan, sebenarnya, tidak lagi diperlukan oleh sesiapa pun.

3. Secara tidak formal, tetapi dalam kesopanan surat-menyurat perniagaan, sebagai contoh, kepada rakan sekerja yang biasa.

Saya hanya ingin memberitahu anda bahawa mesyuarat Jumaat telah dipindahkan ke 10:30 a.m. m. Saya benar-benar minta maaf tentang itu. Wadakah anda boleh menghadirinya?

Pendek dan tepat sasaran. Rakan sekerja yang anda lihat di tempat kerja setiap hari tidak perlu bertanya setiap kali dalam surat tentang keadaan mereka.

Kesimpulannya, saya akan memberikan beberapa petua umum yang tidak sesuai dengan mana-mana perkara di atas.

1. Nyatakan intipati surat dalam baris subjek.

Topik hendaklah sangat bermaklumat dan pada masa yang sama pendek. Seseorang masuk ke pejabat, membuka Outlook dan melihat 20 e-mel. Dia dengan cepat "mengimbas" topik dengan matanya - sudah pada peringkat ini ia harus jelas kepadanya mengapa anda menulis kepadanya. Adalah idea yang sangat buruk untuk menulis topik tentang apa-apa: "Sila baca", "Penting", "Hai". Jelaskan: "Kelulusan Tempahan", "Penerbangan Ditunda hingga 12:00 a.m.", "Orientasi pada 9:00 pada hari Selasa", "Jadual untuk Mei".

2. Bersopan santun.

Dalam komunikasi perniagaan, budi bahasa adalah satu kemestian. Adalah penting untuk mematuhi etika, menulis "terima kasih" dan "tolong", jika tidak, jika anda tidak merosakkan hubungan dengan orang, anda akan membuat mereka sedikit lebih tegang. Dalam dunia perniagaan, sudah cukup ketegangan, tidak perlu lagi.

Perhatikan juga bahawa dalam bahasa Inggeris, mood imperatif tanpa "tolong" dalam banyak kes boleh dianggap sebagai perintah, terutamanya dalam penulisan, di mana, tidak seperti ucapan lisan, intonasi tidak dicerminkan.

• Hantarkan saya laporan tahunan. - Hantarkan saya laporan tahunan (pesanan).
• Sila hantar laporan tahunan kepada saya. – Sila hantar laporan tahunan (permintaan) kepada saya.

Apabila anda meminta sesuatu, menawarkan sesuatu atau memberi pesanan (dan ini adalah kandungan 90% surat), adalah kebiasaan untuk melakukannya dalam batas kesopanan, tanpa beralih kepada nada perintah sewenang-wenangnya.

3. Elakkan kekaburan, tepat.

Dalam surat-menyurat perniagaan tidak ada tempat untuk kecerdasan, sindiran, terutamanya apabila terdapat komunikasi antara orang dari negara yang berbeza. Bahasa perniagaan adalah sangat steril, kerana semua jenis jenaka jenaka boleh disalahertikan. Juga, jangan berjalan-jalan untuk masa yang lama, nyatakan dengan jelas dan khusus intipati mesej.

4. Pastikan ia pendek dan ringkas. Jangan pandai!

Cuba elakkan ayat yang panjang, perkataan yang rumit. Tulis dalam perkataan mudah tanpa ayat kompleks dengan sedozen klausa bawahan. Lebih rumit anda menulis, lebih besar kemungkinan anda membuat kesilapan dan mengelirukan penerima.

Jangan cuba menunjukkan bahawa anda tahu perkataan dan frasa "pintar". Ianya tidak berguna. Jika anda menggunakan sekumpulan perkataan pintar dengan betul, ia akan terdengar entah bagaimana sombong, jika anda salah menggunakannya, ia akan menjadi lucu.

5. Jika perlu, susun surat tersebut.

Sebagai contoh, anda perlu menyediakan senarai hajat untuk reka bentuk dewan perkahwinan. Tulis mereka sebagai senarai, bukan sebagai satu perenggan-helaian. Gunakan senarai bernombor atau bulet (titik).

6. Jelas biarkan pembaca memahami apa yang mereka mahu daripadanya.

Kadang-kadang ada surat, selepas membaca yang anda tidak dapat memahami sama ada mereka mahu anda melakukan sesuatu atau hanya memberitahu anda? Jika pembaca sepatutnya membalas, majukan surat itu, bangun dan pergi ke suatu tempat, dsb., pastikan surat itu (permulaan, akhir, permulaan dan akhir) mengandungi pernyataan yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan.

7. Semak surat sebelum hantar.

Selepas menulis mesej, baca semula. Pastikan surat itu ditulis dengan sopan, tanpa kesamaran, intipatinya jelas jelas. Tidak mengapa jika teks itu tidak sempurna dan anda meragui koma. Malah penutur asli sangat jarang boleh menulis dalam bahasa Inggeris dengan celik huruf 100% (dan juga dalam bahasa Rusia), tetapi cuba untuk tidak membuat sekurang-kurangnya kesilapan dan kesilapan yang jelas.

8. Belajar daripada rakan sekerja, membaca surat-menyurat dalam syarikat.

Nasihat ini adalah untuk mereka yang memerlukan kemahiran surat-menyurat perniagaan untuk kerja. Syarikat yang berbeza mungkin mempunyai ciri tempatan mereka sendiri tentang surat-menyurat. Sebagai contoh, di suatu tempat ia dianggap sebagai adab buruk untuk disebut dengan nama, dan di suatu tempat mereka akan ketawa jika anda menulis "Paul yang dihormati" dan bukannya "Hai Paul". Tanya rakan sekerja anda apa dan bagaimana ia menjadi kebiasaan untuk anda, baca surat-menyurat harian mereka - ini berfungsi lebih baik daripada mana-mana buku teks Bahasa Inggeris perniagaan.

Malah bagi orang yang tahu bahasa Inggeris dengan baik, sukar untuk menulis surat rasmi atau e-mel buat kali pertama. Apa yang boleh kita katakan tentang pemula dengan perbendaharaan kata yang sangat sempit. Bahan hari ini akan membantu mengarang teks dengan cekap untuk semua orang yang ingin memulakan perniagaan atau surat-menyurat yang kurang formal dengan orang asing. Kami akan menganalisis semua kehalusan cara memulakan surat dalam bahasa Inggeris: kami akan mengkaji klise standard, mempertimbangkan perbezaan dalam status dan alamat sosial, dan juga mengambil kira semua norma tanda baca yang diperlukan.

Mengikut peraturan, struktur surat dalam bahasa Inggeris bermula dengan alamat penerima/pengirim dan tarikh. Jadi mari kita lihat perkara-perkara itu dahulu.

penghantar

Selain sampul surat, alamat pengirim boleh terletak di sudut kanan atas surat. Untuk pemindahan sebutan Rusia, mereka tidak menggunakan terjemahan perkataan, kerana transliterasi harus digunakan untuk menulis alamat dalam bahasa Inggeris. Iaitu, perkataan Rusia ditulis dalam huruf Latin. Pengecualian dibuat hanya untuk nama negara dan bandar terkenal.

Ia juga dibenarkan untuk menyatakan tarikh secara bertulis sepenuhnya. Tetapi, pada masa yang sama, adalah penting untuk diingat bahawa di Amerika dalam rekod sedemikian bulan ditunjukkan terlebih dahulu.

• 07.10.2017 – 7 Oktober 2017(Persepsi Inggeris)
• 07.10.2017 – 10 Julai 2017(Persepsi Amerika)

Penerima

Alamat penerima surat ditulis di sebelah kiri, sejurus sebelum permulaan teks utama.

Jika kita menulis surat dari Rusia ke England, maka rekod alamat dibina mengikut prinsip berikut:

• Nama dan nama keluarga, atau nama institusi;
• nombor rumah, nama jalan, nombor pangsapuri atau pejabat;
• Bandar dan poskod;
• Petunjuk negara.

Pertimbangkan contoh rupa alamat dalam bahasa Inggeris untuk surat-menyurat peribadi atau surat-menyurat perniagaan dengan institusi.

Dalam surat perniagaan kepada orang tertentu, data peribadi didahului dengan rayuan yang sesuai: Encik, Cik, dsb.

Bagaimana untuk memulakan surat dalam bahasa Inggeris - klise selamat datang

*Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa rayuan sentiasa ditulis dalam bentuk singkatan, penggunaan binaan tidak boleh diterima Tuan, perempuan simpanan + nama keluarga dan lain-lain.

** Kata-kata itu juga boleh digunakan untuk memanggil seorang wanita. Puan Dan Cik menekankan status perkahwinannya: Puan- berkahwinCik - belum berkahwin. Walau bagaimanapun, Ms neutral lebih biasa digunakan.

*** Beri perhatian kepada tanda baca. Dalam semua rujukan, ini adalah koma, tetapi dalam pembinaan ini tanda titik bertindih sentiasa digunakan. Lebih-lebih lagi, ayat itu tidak diteruskan, tetapi pengarang memulakan teks utama surat dari baris baru.

Jadi, kami telah mempelajari banyak cara untuk memulakan surat dalam bahasa Inggeris untuk perniagaan atau peribadi. Pertimbangkan gabungan yang membolehkan anda menyatakan secara ringkas intipati dalam bahasa Inggeris dan melengkapkan mesej dengan sopan.

Sebab menulis dan perpisahan yang sopan

Kami tidak akan bercakap tentang surat peribadi, kerana ia boleh memberitahu pelbagai keadaan. Tetapi surat perniagaan dalam bahasa Inggeris mempunyai pernyataan standard yang boleh digunakan untuk situasi yang berbeza.

Ahli perniagaan menghargai masa mereka, jadi sejurus selepas rayuan, anda perlu mendedahkan intipati surat anda. Bergantung pada konteks, salah satu daripada frasa berikut boleh digunakan untuk menyatakan tujuan mesej.

Selepas anda menyatakan mesej sopan anda, anda juga mesti menamatkan mesej dengan nota yang baik. Berikut adalah beberapa contoh cara menulis penghujung surat dalam bahasa Inggeris.

Dan, tentu saja, mengikut peraturan adab yang baik, anda mesti menandatangani mesej anda. Tandatangan terakhir dalam surat Inggeris mungkin kelihatan seperti ini:

• milik awak Yang ikhlas – Yang ikhlas(kepada teman bicara yang biasa);
• milik awak dengan setia – Yang ikhlas(kepada penerima yang tidak dikenali);
• terbaik hajat – Dengan salam hormat(pernyataan neutral);
• baik hati salam – Dengan harapan yang baik(teduh kurang formal);
• paling hangat salam – Dengan ucapan terhangat(komunikasi tidak formal).

Berdasarkan contoh yang diberikan, anda boleh dengan mudah mengarang contoh surat lengkap dan menjalankan surat-menyurat rasmi dengan rakan kongsi perniagaan atau pegawai di institusi dengan secukupnya. Semoga berjaya dalam meningkatkan bahasa dan mewujudkan hubungan perniagaan!

Adakah anda perlu menulis surat perniagaan yang sempurna? Di bawah adalah peraturan yang perlu dipatuhi semasa menulis surat perniagaan.

contoh surat perniagaan

Mulakan

Format Surat

• Surat perniagaan hendaklah ditaip dalam fon biasa seperti Arial atau Times New Roman. Jangan gunakan kursif. Jangan gunakan warna selain hitam dan putih.
• Gunakan perenggan tanpa inden. Ini bermakna untuk setiap perenggan baharu, anda perlu menekan kekunci "Enter" dua kali. Jangan inden mana-mana perenggan baharu.
• Semua jidar mestilah 2.5 cm.

Saiz kertas

• Surat mesti dicetak pada helaian 216x279 mm (saiz huruf). Di luar AS, kertas A4 dibenarkan. Huruf yang lebih panjang boleh dicetak pada helaian 216x356 mm (saiz undang-undang).
• Jika anda mencetak surat itu pada pencetak, gunakan kepala surat syarikat. Ini akan memberikan penampilan yang lebih profesional.

Maklumat tentang syarikat anda

Tulis nama syarikat dan alamatnya (setiap bahagian alamat ditulis pada baris baharu). Jika anda memiliki perniagaan anda sendiri atau merupakan kontraktor bebas, tambahkan nama anda sama ada sebagai ganti nama syarikat atau di atasnya.

• Jika syarikat sudah sedia mempunyai kepala surat, gunakannya untuk mengelak daripada mencetak nama dan alamat syarikat.
• Jika anda menaip alamat, maka ia mesti dijajarkan ke sebelah kiri atau kanan di bahagian atas halaman.
• Jika anda menghantar surat ke luar negara, taipkan nama negara tersebut huruf besar.

Nyatakan tarikh

• Tarikh yang ditulis sepenuhnya kelihatan profesional. Contohnya, "1 April 2012" atau "1 April 2012". Tarikh hendaklah dijajar ke kiri beberapa baris di bawah alamat pengirim.
• Jika mengambil masa beberapa hari untuk menulis surat itu, sertakan tarikh anda selesai menulis surat itu.

Maklumat penerima

• Tulis nama penuh penerima, pangkat (jika ada), nama syarikat dan alamat (dalam susunan itu, pada baris baharu). Jika perlu, berikan nombor rujukan. Maklumat penerima dijajar ke kiri di bawah tarikh (beberapa baris ke bawah).
• Adalah lebih baik untuk menghantar surat kepada orang tertentu. Dengan cara ini, orang ini akan dapat membalas surat anda. Jika anda tidak tahu namanya, cuba cari tahu. Anda boleh menghubungi syarikat dan mendapatkan nama dan gelaran.

salam sejahtera

Ucapan itu bergantung pada sejauh mana anda mengenali orang itu dan jenis hubungan yang anda miliki.

• guna "T o W hom Ia Mungkin Membimbangkan"(Kepada sesiapa yang berkenaan)sahaja jika anda tidak tahu dengan siapa anda bercakap.
• Jika anda tidak biasa dengan penerima, lebih baik untuk memberi keutamaan kepada rayuan "Tuan / Puan" (Dear / Dear).
• Anda juga boleh merujuk kepada penerima mengikut pangkat dan nama keluarga. Sebagai contoh, "Dear Dr. Smith" (Dear Dr. Smith).
• Jika anda mengenali penerima dengan baik dan mengekalkan perhubungan tidak formal, anda boleh alamat dengan nama. Sebagai contoh, "Dear Susan" (Dear Susan).
• Jika anda tidak tahu jantina penerima, tulis nama penuhnya. Sebagai contoh, "Dear Kris Smith" (Dear Chris Smith).
• Jangan lupa letak koma/titik bertindih selepas salam atau kolon selepas salam“Kepada Siapa Yang Berkenaan” (Untuk pembentangan di tempat permintaan).

Bahagian utama

Tetapkan nada yang betul

• Orang perniagaan tidak mahu membuang masa. Surat itu mesti dibaca dengan cepat. Terus ke intinya. Sebagai contoh, anda sentiasa boleh bermula dengan perkataan "Saya menulis kepada anda mengenai ..." (Saya menulis tentang ...) dan teruskan.
• Jangan gunakan perkataan sombong dan ayat berhias panjang - nyatakan maksud anda dengan jelas dan padat.
• Kemungkinan besar, tujuan surat anda adalah untuk meyakinkan pembaca untuk melakukan sesuatu: mengubah fikiran mereka, menyelesaikan masalah atau mengambil tindakan. Jadilah persuasif.
• Jika anda menjangkakan beberapa keputusan atau tindakan selepas membaca surat anda, beritahu kami. Jelaskan pandangan anda dalam beberapa perkataan.

Gunakan kata ganti nama diri

• Sebaik-baiknya gunakan kata ganti nama "saya" (saya), "kami" (kami) dan "kamu" (anda). Tetapkan diri anda sebagai "Saya" (saya), dan hubungkan pembaca anda - "anda" (anda).
• Berhati-hati jika anda menulis surat bagi pihak syarikat. Jika anda bercakap tentang prospek syarikat, gunakan "kami" (kami). Oleh itu, pembaca akan memahami bahawa di sebalik kata-kata anda adalah pendapat seluruh syarikat. Apabila menyatakan pendapat anda sendiri, gunakan kata ganti nama "saya" (saya).

Bercakap Di Mana Yang Sesuai

• Surat ditulis oleh orang dan untuk orang. Elakkan surat rasmi apabila boleh. Anda tidak boleh membina hubungan pada surat tanpa wajah formula. Walau bagaimanapun, jangan gunakan bahasa sehari-hari atau slanga sebagai "anda tahu" (anda tahu), "maksud saya" (maksud saya) atau "mahu" (mahu). Jadilah seperti perniagaan, tetapi bersikap mesra dan berbudi bahasa.
• Jika anda mengenali penerima dengan baik, anda boleh menambah baris dengan ucapan mesra untuk semua yang terbaik.
• Gunakan perasaan anda untuk menentukan betapa peribadi surat anda. Kadangkala sedikit jenaka berguna dalam perkembangan hubungan perniagaan. Tetapi berfikir sebelum anda bergurau.

Bersopan santun

Walaupun anda mengadu atau menulis tentang masalah, bersikap sopan. Pertimbangkan kedudukan penerima dan tawarkan untuk melakukan apa yang anda boleh.

Untuk helaian tambahan, gunakan "halaman kedua" kepala surat

Adalah wajar untuk memuatkan surat itu pada satu halaman. Tetapi jika teksnya panjang, anda memerlukan halaman tambahan. Gunakan "halaman kedua" kepala surat, yang biasanya mempunyai alamat yang disingkatkan dan jenis yang sama seperti halaman pertama pada kepala surat.

Tunjukkan nombor halaman pada helaian kedua dan seterusnya di bahagian atas helaian. Anda juga boleh menambah nama dan tarikh penerima.

Beri kesimpulan ringkas

Dalam perenggan terakhir, ringkaskan pandangan anda dan nyatakan dengan jelas apa yang akan anda lakukan atau apa yang anda harapkan penerima lakukan. Jangan lupa mengucapkan terima kasih atas perhatian anda terhadap surat itu.

Penyusunan Surat

Kata akhir

Kesimpulannya, seperti salam, menunjukkan tahap penghormatan dan formaliti. "Yang ikhlas" (Yang ikhlas) atau "Ikhlas" (Ikhlas)- pilihan yang baik.

Juga beri perhatian kepada "Cordially" (Yang hormat), "Respectfully" (Respectfully), "Regards" (All the best) Dan "Milikmu Sesungguhnya" (Milikmu dengan setia).

Kurang formal: "All the best" (All the best), "Best wishes" (Best wishes), "Warm regards" (With good wishes) dan "Terima kasih" (Terima kasih).

Selepas kata-kata terakhir koma diletakkan.

Tandatangan surat itu

• Langkau kira-kira 4 baris, meninggalkan ruang ini untuk tandatangan. Tandatangani surat itu selepas anda mencetaknya. Jika anda menghantar e-mel, imbas tandatangan anda dan lampirkan pada e-mel. Adalah lebih baik untuk menggunakan dakwat biru atau hitam.
• Jika anda menandatangani surat bagi pihak orang lain, tulis "pp" di hadapan tandatangan anda. Ia bermaksud "oleh proksi", yang bermaksud "oleh agensi" atau "bagi pihak".

Tulis nama penuh dan maklumat hubungan anda

Di bawah tandatangan, cetak nama, pangkat, nombor telefon, alamat e-mel dan sebarang maklumat hubungan anda yang lain. Tentukan segala-galanya daripada baris baharu.

Tambahkan inisial mereka yang mengerjakan surat itu

Jika surat itu ditaip oleh orang lain, anda mesti menambah inisial orang itu di bawah ruang tandatangan. Kadang-kadang huruf awal orang yang menulis surat itu juga ditunjukkan. Oleh itu, menjadi jelas siapa yang mengerjakan surat ini.

• Jika anda hanya menyenaraikan parap orang yang menaip surat itu, tuliskannya dalam huruf kecil. Contohnya, encik (Mary Raynor).
• Jika anda menunjukkan inisial orang yang mengarang surat itu, maka ia hendaklah ditunjukkan dengan huruf besar, dan selepasnya tandakan huruf awal orang yang menaip huruf itu dengan huruf kecil: JB:mr. Dalam beberapa huruf inisial ini dipisahkan dengan garis miring: JB/mr. Jack Brown (JB) meninggalkan surat itu dan Mary Raynor (mr) menaipnya.

Tuding pada lampiran

• Jika anda telah melampirkan dokumen tambahan, tulis mengenainya beberapa baris selepas maklumat hubungan, menunjukkan bilangan dan jenis dokumen. Sebagai contoh: "Lampiran (2): resume, brosur" (Lampiran (2): ringkasan, brosur).
• Untuk perkataan "Enklosur", anda boleh menggunakan singkatan "Encl." atau “Enc.”

Jangan lupa tambah nama penerima lain

Jika anda menghantar salinan surat ini kepada orang lain, anda harus memasukkan maklumat ini dalam surat tersebut. Ini ditandai dengan singkatan "cc" di bawah baris “Kandang” dan dinyahkodkan sebagai Salinan ihsan (salinan e-mel). Ini diikuti dengan nama orang dan pangkatnya (sebelumnya, "cc" digunakan untuk bermaksud "salinan karbon" apabila salinan karbon ditulis).

• Sebagai contoh: “cc: Mary Smith, Naib Presiden Pemasaran” (cc: Mary Smith, Naib Presiden Jualan).
• Jika anda ingin menambah lebih daripada satu nama, tulis nama kedua terus di bawah nama pertama. Dalam kes kedua, penggunaan "cc" tidak lagi diperlukan.

Menyemak surat

Edit surat itu

Semak ejaan dan baca e-mel sebelum menghantar.

• Tanya diri anda, adakah surat itu jelas dan ringkas? Adakah terdapat perenggan yang mempunyai lebih daripada 3-4 ayat? Jika ya, cuba kurangkan.
• Jika boleh, biarkan rakan atau rakan sekerja membaca surat itu. Kadang-kadang orang lain mungkin menyedari kesilapan yang anda terlepas.

Jangan gunakan stapler

Jika surat itu mempunyai beberapa muka surat, stapler biasanya tidak digunakan. Jika anda mahu halaman dilipat mengikut susunan, selamatkannya dengan penjepit kertas di sudut kiri atas.

Menghantar surat

Jika anda menghantar surat, gunakan sampul perniagaan. Jika boleh, gunakan yang mempunyai logo syarikat padanya. Taip alamat pemulangan anda dan alamat penerima dengan teliti. Lipat huruf menjadi tiga supaya penerima mula-mula membuka lipatan atas, dan kemudian bahagian bawah.

Jika anda menghantar e-mel, tukarkannya kepada HTML atau PDF supaya formatnya kekal sama.

Sumber yang digunakan dalam penyediaan bahan

1. Teks asal tentang cara menulis surat perniagaan. Tapak sumber - wikiHow. Kandungan tapak wikiHow boleh diedarkan di bawah Lesen Creative Commons.
2. Anda boleh melihat Savvy-Business-Correspondence untuk contoh lain surat perniagaan dengan penjelasan dalam bahasa Inggeris.

Sangat sukar untuk membayangkan perniagaan moden tanpa surat-menyurat perniagaan. Ini amat penting dalam kerjasama dengan syarikat antarabangsa. Tetapi sering menulis surat perniagaan dalam bahasa inggeris agak sukar.

Saya tidak suka meninggalkan apa-apa yang belum selesai. Saya mempunyai keperluan mutlak untuk memastikan setiap panggilan telefon dikembalikan, setiap surat dijawab.

Saya tidak suka meninggalkan apa-apa yang belum selesai. Saya benar-benar perlu melihat bahawa setiap panggilan telefon dijawab dan tiada e-mel dibiarkan tanpa jawapan.

~ Alan W. Livingston

Seperti yang anda tahu, mereka mempunyai ciri-ciri mereka sendiri. Dalam surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris, adalah perlu bukan sahaja untuk menunjukkan pengetahuan bahasa, tetapi juga untuk menyelesaikan masalah kerja, mematuhi struktur tertentu dan dipandu oleh norma-norma etika perniagaan.

Dalam artikel ini, anda akan mengetahui surat perniagaan yang wujud dalam bahasa Inggeris, berkenalan dengan frasa dan klise. Juga cari contoh dan surat perniagaan yang telah siap dalam bahasa Inggeris dengan terjemahan.

Surat perniagaan dalam bahasa Inggeris dengan terjemahan

Dalam surat-menyurat perniagaan, terdapat pelbagai templat surat perniagaan dalam bahasa Inggeris, bergantung pada subjek dan tujuan surat tersebut.

Terdapat banyak jenis surat perniagaan, dalam artikel kami, kami telah memilih yang paling biasa.

(Surat Tahniah)

Selalunya dihantar kepada pekerja atau rakan kongsi untuk menekankan sumbangan peribadi mereka kepada pembangunan industri atau untuk mengucapkan tahniah atas pencapaian peribadi dan tarikh yang tidak dapat dilupakan.

Surat jemputan

Selalunya perniagaan Surat jemputan dihantar untuk menjemput ke acara yang berkaitan dengan aktiviti syarikat.

Surat penerimaan

Surat penerimaan sangat diingini dalam peti mel anda, kerana ia memberitahu anda tentang tawaran kerja.

Surat permohonan

Mengandungi anda dan menawarkan diri anda sebagai pekerja. Jangan keliru dengan yang kita bincangkan tadi!

Surat tawaran (Tawaran Komersial)

Surat sedemikian dihantar kepada bakal rakan niaga anda dengan terma dan syarat serta cadangan kerjasama anda.

Surat aduan

Surat aduan mengandungi aduan atau tuntutan tentang kualiti barangan atau perkhidmatan yang dibeli yang diberikan.

Surat Permohonan Maaf

Surat permohonan maaf Surat Permohonan Maaf) biasanya dihantar sebagai jawapan kepada surat aduan untuk memohon maaf kepada pembeli atau menjelaskan salah faham.

Surat kesal dan takziah (Surat Simpati)

Adalah sangat penting bagi setiap orang untuk merasakan sokongan dalam masa yang sukar, sama ada rakan rapat, rakan sekerja atau rakan kongsi perniagaan anda.

Surat ucapan takziah perniagaan dalam bahasa Inggeris biasanya terdiri daripada bahagian berikut:

• Ucapan takziah berkaitan dengan kematian seseorang.
• Kenangan anda tentang dia, penghitungan sifat positifnya.
• Mengulangi ucapan takziah anda. Sila hubungi anda untuk mendapatkan bantuan sekiranya perlu.

Adalah dinasihatkan untuk menambah surat sedemikian dengan ingatan anda sendiri tentang seseorang atau, jika anda tidak mengenalinya secara peribadi, maka dengan kebaikan yang anda tahu atau dengar tentangnya.

Surat permintaan/Surat Pertanyaan

Surat permintaan atau surat pertanyaan dihantar apabila perlu untuk mendapatkan maklumat tentang perkhidmatan atau produk, mengetahui harga atau syarat penghantaran.

Surat-balas kepada permintaan untuk maklumat (Balas kepada Siasatan Maklumat / Balasan Sebutharga)

Surat ini mengandungi maklumat yang diminta. Peraturan asas untuk Balas kepada Siasatan Maklumat jawab soalan dalam surat pertanyaan dengan jelas.

Cara menulis surat perniagaan dalam bahasa Inggeris

Hari ini, e-mel perniagaan dalam bahasa Inggeris telah hampir sepenuhnya menggantikan mod surat-menyurat tradisional.

Surat-menyurat perniagaan moden berlaku kebanyakannya dalam talian, terutamanya jika rakan sekerja atau rakan kongsi anda bekerja di zon waktu lain. Komunikasi melalui e-mel perniagaan adalah sebahagian daripada proses perniagaan global.

Oleh itu, adalah sangat penting untuk mengetahui bukan sahaja peraturan am untuk menulis surat perniagaan, tetapi juga mereka ciri budaya dan gaya e-mel dalam bahasa Inggeris.

Merancang surat perniagaan dalam bahasa Inggeris.

Sebelum anda mula menulis surat perniagaan dalam bahasa Inggeris, anda perlu menjawab soalan berikut untuk diri sendiri:

• Kepada siapa saya menulis surat ini?
• Mengapa saya menulis surat ini?
• Perlukah butiran khusus disertakan dalam surat itu?
• Adakah saya memerlukan jawapan kepada surat?

Berhati-hati terutamanya dengan maklumat yang anda hantar melalui e-mel. Tidak perlu menghantar data sulit melalui e-mel, kerana mel sering digodam.

Struktur e-mel perniagaan dalam bahasa Inggeris

Struktur surat perniagaan dalam bahasa Inggeris.

Kelebihan utama mel elektronik (e-mel) berbanding mel biasa, atau surat Siput, mel "siput", seperti yang dipanggil secara berseloroh dalam bahasa Inggeris, adalah kelajuan dan komunikasi langsung, tanpa perantara, dengan penerima.

Kami menghantar e-mel untuk mendapatkan respons pantas atau mengharapkan tindakan pantas daripada penerima.

Penting!

E-mel hendaklah ringkas dan mengandungi maklumat tentang kandungan utama mesej yang boleh difahami oleh penerima.

Sama ada e-mel itu formal atau tidak formal, ia harus mempunyai struktur yang jelas dan logik, seperti yang digariskan di bawah.

Alamat pengirim surat dan alamat penerima surat (Tajuk)

Masukkan alamat e-mel anda di baris atas borang e-mel ( alamat emel).

Pastikan ia betul, kerana jika hanya satu garis bawah atau titik yang hilang, surat itu tidak akan sampai kepada penerima.

Subjek e-mel (Subjek)

Teater bermula dengan penyangkut, dan e-mel bermula dengan baris subjek, yang diletakkan dalam baris khas di bahagian atas.

Cuba simpan dalam 5-7 perkataan dan pada masa yang sama pastikan anda memasukkan butiran yang paling penting dalam baris subjek, contohnya: Agenda Mesyuarat Pemasaran(Pelan mesyuarat pemasaran Rusia)

Jika penting bagi anda surat itu dijawab dengan cepat atau diberi perhatian khusus, gunakan perkataan itu SEGERA(Russian Urgent!) atau frasa SILA BACA pada permulaan baris subjek e-mel anda.

Anda juga boleh menggunakan ikon untuk menekankan kepentingan surat itu. Kepentingan Tinggi (Bahasa Rusia sangat penting), yang akan menambah tanda seru merah pada baris subjek e-mel anda.

Ucapan salam dan ucapan (Salam)

Dalam surat perniagaan dalam bahasa Inggeris, adalah sangat penting untuk menulis nama dan jantina penerima dengan betul. Gunakan untuk wanita alamat puan ( Cik) dan tuan ( Encik) untuk lelaki.

Dalam suasana yang kurang formal, atau selepas tempoh surat-menyurat yang panjang, boleh diterima untuk merujuk kepada penerima dengan nama pertama mereka.

Gunakan koma (titik bertitik di Amerika Utara) selepas rawatan. Anda tidak boleh meletakkan tanda baca sama sekali, ia telah menjadi bergaya dalam huruf dalam bahasa Inggeris.

Kandungan utama (Badan)

Dalam pengenalan surat perniagaan dalam bahasa Inggeris, mereka biasanya menggunakan ucapan mesra, terima kasih atas perhatian yang ditunjukkan, atau, kadang-kadang, idea utama mesej mula dirumuskan.

Sebagai contoh:

Terima kasih atas respons segera anda(bg. Terima kasih atas jawapan pantas)

Selepas pembentangan minggu lepas, saya telah memutuskan untuk menulis kepada anda…(ms. Selepas pembentangan minggu lepas, saya memutuskan untuk menulis kepada anda...)

Saya menulis kepada anda mengenai…(rus. Saya menulis kepada anda tentang ...)

Selepas pengenalan singkat, perenggan pertama merumuskan idea utama surat anda dalam satu atau dua ayat. Gunakan beberapa perenggan pendek untuk menerangkan perkara utama mesej anda dengan lebih terperinci.

Jika satu perenggan cukup untuk ini, maka jangan tulis yang tambahan hanya untuk membuat surat itu kelihatan lebih panjang.

Bahagian akhir (Penutup)

Dalam perenggan akhir surat perniagaan dalam bahasa Inggeris, anda perlu membuat peringatan, menunjukkan keperluan mendesak, atau terima kasih atas perhatian anda, anda harus menunjukkan tindakan yang anda harapkan daripada lawan bicara.

Sebagai contoh:

menunggu balasan pesanan dari anda(Bahasa Rusia Kami sedang menunggu jawapan anda)

Jangan teragak-agak untuk menghubungi saya kembali jika anda mempunyai sebarang pertanyaan(ms. Sila hubungi saya jika anda mempunyai sebarang pertanyaan.)

Tamat Surat (Tandatangan)

Pada akhir surat perniagaan dalam bahasa Inggeris, frasa akhir diletakkan sebelum nama, biasanya perkataan ini Yang ikhlas(Rusia dengan ikhlas).

Untuk surat kepada UK yang bermula dengan frasa Yang Berhormat, Yang Berhormat, Yang Berhormat, Yang Berhormat, Yang Berhormat atau Yang Berhormat, frasa akhir - Anda dengan setia(Rusia dengan hormat).

Untuk Amerika Syarikat, frasa yang sopan dan neutral adalah sesuai - Sangat benar milik anda(Bahasa Rusia. Yang ikhlas). Jika anda menulis kepada kenalan lama, frasa penutup yang paling sesuai ialah - Dengan hormatnya anda(Rusia dengan hormatnya).

Jika awak menggunakan tanda baca(koma atau titik bertindih) dalam ucapan perniagaan bahasa Inggeris, anda juga mesti meletakkan koma selepas frasa akhir, sebelum nama anda.

Jika anda tidak menggunakan tanda baca dalam ucapan bahasa Inggeris anda, maka jangan gunakannya selepas frasa akhir, sebagai contoh: Yang ikhlas… atau Terima kasih banyak…

Surat perniagaan dalam frasa bahasa Inggeris, klise

Menulis surat rasmi dalam bahasa Inggeris adalah mudah jika anda tahu klise dan frasa untuk surat perniagaan dan tahu cara menggunakannya.

Kami telah memilih yang paling popular frasa yang digunakan dalam surat-menyurat perniagaan. Senarai frasa yang lebih terperinci untuk surat perniagaan boleh didapati dalam artikel kami "Frasa untuk surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris". Anda juga boleh menggunakan klise siap sedia daripada contoh surat perniagaan kami.

Frasa dan klise untuk surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris dengan terjemahan

Singkatan dalam surat-menyurat perniagaan

Tetapi gunakan singkatan sedemikian dengan berhati-hati, kerana tidak semua orang biasa dengannya dan anda mungkin salah faham.

Alamat e-mel dalam bahasa Inggeris

Bahagian pertama alamat e-mel(kini kita bercakap tentang alamat perniagaan, bukan peribadi) terdiri daripada nama akhir dan inisial orang yang anda tuju, atau nama jabatan / bahagian, atau mungkin singkatannya.

Bahagian kedua, yang serta-merta mengikuti tanda @ (disebut di) ialah nama ISP (Penyedia Perkhidmatan Internet), organisasi, atau singkatan nama itu.

Biasanya bahagian terakhir alamat termasuk nama domain bergantung pada jenis organisasi (contohnya, .co untuk syarikat, .ac– akademik – untuk universiti) atau nama negara dari mana mesej itu dihantar (contohnya, .tidak untuk Norway, .uk untuk UK, dsb.).

Berikut ialah beberapa contoh nama domain yang lain:

• .biz - perniagaan;
• .gov ialah organisasi kerajaan;
• .org ialah organisasi bukan untung (contohnya, organisasi amal);
• .pro - profesion (contohnya, perubatan, undang-undang)

Surat perniagaan siap pakai dalam bahasa Inggeris dengan terjemahan

contoh surat perniagaan dalam bahasa inggeris

Menggunakan contoh surat perniagaan siap sedia dengan terjemahan, anda boleh mengarang surat anda sendiri yang sangat baik dalam bahasa Inggeris. Di bawah ialah contoh e-mel yang meminta maklumat.

Petua untuk menulis surat perniagaan dalam bahasa Inggeris

Mematuhi peraturan mudah untuk menulis surat perniagaan dalam bahasa Inggeris akan meningkatkan kualiti komunikasi dalam syarikat dan dengan pelanggan dan ejen.

Di dunia moden, surat-menyurat perniagaan telah mengambil warna yang sedikit berbeza, kerana anda tidak lagi perlu menunggu jawapan untuk masa yang lama dan dengan bantuan e-mel anda boleh menyelesaikan masalah yang diperlukan dengan cepat. Tetapi juga dalam e-mel dalam bahasa Inggeris mempunyai peraturan dan pantang larang yang tersendiri.

Adab yang baik dalam komunikasi perniagaan dalam bahasa Inggeris

Untuk mengelakkan kesilapan dan salah faham dalam komunikasi, ikuti peraturan surat-menyurat yang sangat mudah dan berkesan.

Satu surat kepada seorang penerima.

Isikan medan "Subjek" secukupnya mengikut kandungannya.

Kata-kata topik harus menggambarkan dengan tepat subjek surat-menyurat. Menentukan subjek menjimatkan masa penerima, membolehkan dia menilai dengan segera kandungan surat yang diterima dan dengan cepat memutuskan keutamaannya semasa membaca.

menangani ketepatan.

Pengisian medan "Kepada" (TO), "Salin" (CC), "Bcc" (BCC) yang betul ialah alat yang paling penting untuk kecekapan dan komunikasi beretika.

Untuk mengelakkan kesilapan dalam bekerja dengan bidang ini, anda perlu mengetahui tujuannya, yang diterima umum dalam persekitaran perniagaan moden:

• jika nama anda berada dalam medan alamat langsung ("KEPADA"), ini bermakna pengirim surat sedang menunggu jawapan kepada soalannya daripada anda;
• jika beberapa penerima diletakkan dalam medan ini, maka ini bermakna pengirim surat sedang menunggu jawapan daripada setiap atau daripada mana-mana penerima;
• jika nama anda diletakkan dalam medan "CC" (salinan karbon), ini bermakna pengirim mahu anda mengetahui soalan itu, sedangkan dia tidak mengharapkan jawapan daripada anda. Anda tidak boleh memasukkan subjek surat-menyurat jika nama anda berada dalam medan "SS". Jika anda bagaimanapun memutuskan untuk membuat surat-menyurat, maka ia akan menjadi tanda bentuk yang baik untuk memulakan surat dengan permohonan maaf atas gangguan itu;
• dalam medan "BCC" (salinan karbon buta), penerima (penerima tersembunyi) diletakkan, yang sepatutnya mengetahui surat-menyurat, tetapi kesedaran mereka tidak sepatutnya jelas kepada penerima langsung;
• menghantar surat dengan medan yang diisi "BCC" membayangkan perjanjian awal atau kesedaran seterusnya pengarang surat dan penerima tersembunyi tentang sebab dan matlamat bentuk kesedaran sedemikian;
• penerima tersembunyi tidak boleh memasukkan subjek surat-menyurat dari medan "BCC".

Gunakan sapaan dan rayuan peribadi kepada penerima dalam surat itu.

Satu-satunya pengecualian ialah varian surat-menyurat (soal-jawab) yang sangat pantas, yang menyerupai komunikasi dalam format ISQ.

Rayuan peribadi memberikan surat itu dengan fokus individu, meningkatkan "pemasukan" penerima anda dalam subjek surat-menyurat.

Penerima yang menerima surat - WAJIB JAWAB.

Kitaran surat menyurat terdiri daripada surat dan balasan. Jika surat-menyurat berkembang kepada lima hingga sepuluh atau lebih mesej, ini sudah menjadi sembang atau forum.

Teks jawapan anda hendaklah diletakkan di bahagian atas (pada permulaan) surat, dan bukan di bahagian bawah. Ini menjimatkan penerima daripada perlu "menatal" teks surat-menyurat sebelumnya untuk mencari jawapan yang anda tulis.

Jimat masa anda dan masa responden anda - tulis surat yang memerlukan penjelasan dan penjelasan yang minimum.

Simpan sejarah sembang anda.

Anda tidak seharusnya memulakan balasan kepada surat penerima sebagai surat baharu (tanpa menyimpan sejarah surat-menyurat). Respons sedemikian akan memaksa penerima untuk meluangkan masa mencari mesej asal.

Tinggalkan tandatangan dan maklumat hubungan selepas setiap surat. Ini akan memberikan penerima kemungkinan komunikasi operasi tambahan jika perlu.

Sentiasa semak ejaan surat itu!

Kesan yang mengerikan ditinggalkan oleh surat daripada pakar, dengan ralat.

Ini adalah perkara-perkara kecil yang pelanggan kami menilai kami dan dengannya pendapat pekerja dalam syarikat dibentuk.

Jumlah lampiran yang dihantar tidak boleh melebihi 3 MB.

Fail yang lebih besar boleh menimbulkan masalah kerana mungkin tidak melalui pelayan mel penerima.

Gunakan pengekodan universal: Zip atau rar untuk fail yang dimuat naik. Sambungan lain mungkin disekat atau terputus semasa transit dan menyebabkan masalah kepada penerima.

7 pantang larang utama surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris

Surat-menyurat perniagaan adalah seorang wanita yang berubah-ubah dan menuntut. Anda boleh berkomunikasi dengan rakan kongsi anda melalui e-mel atau menghantar surat rasmi dengan logo syarikat dalam sampul yang indah di atas kertas berwarna korporat, tetapi hanya beberapa nuansa boleh merosakkan semua usaha anda untuk mewujudkan komunikasi dengan orang yang anda perlukan.

Pantang Larang #1 Menulis dengan panjang lebar dan tiada apa-apa.

Singkatnya dalam dunia perniagaan bukan sahaja adik kepada bakat, tetapi juga rakan baik kerjasama yang berkesan. Yang paling selesa apabila membaca ialah kelantangan surat, yang sesuai "dalam satu skrin", maksimum - dalam kelantangan teks satu helaian format A-4.

Jika penerima tidak berminat dengan surat anda dari baris pertama, dia tidak mungkin bersusah payah menyusun jawapan atau mempertimbangkan cadangan perniagaan anda.

Jika anda adalah rakan kongsi perniagaan, maka mesej yang panjang lebar boleh dianggap sebagai tidak menghormati penerima - lagipun, anda tidak peduli dengan salah satu sumber paling berharga dalam dunia perniagaan - masa. Jadi adakah berbaloi untuk berniaga dengan anda?

Jangan menulis surat yang panjang dan mengelirukan. Surat panjang tidak memberi peluang kepada wartawan untuk memahami intipati isu tersebut. Oleh itu, menyunting surat yang telah siap adalah peringkat kerja wajib yang akan membantu mengelakkan salah faham dan kekeliruan. Baca semula teks dan pastikan ia tidak mengandungi frasa atau ayat dua digit.

Pantang Larang #2 Bermula Negatif

Jangan mulakan huruf dengan perkataan: Malangnya, saya khuatir, dukacita saya maklumkan kepada anda, dukacita kami maklumkan kepada anda dan seumpamanya.

Walaupun anda ingin memberitahu anda tentang masalah itu dahulu, anda tidak seharusnya melakukan ini sebaik sahaja selepas memberi salam, jika tidak En. Smith" mungkin mendapat alahan secara tiba-tiba terhadap surat pembukaan daripada syarikat anda, walaupun semua kekangan seorang lelaki Inggeris yang sebenar.

Pantang Larang #3 Gunakan singkatan

Frasa comel yang menjimatkan masa dan menambah kemesraan pada mesej anda paling baik digunakan dalam surat-menyurat tidak rasmi yang mesra.

Berikut adalah contoh frasa tersebut:

CU(Bahasa Rusia. Jumpa anda)

thx/TX(Terima kasih Rusia)

RUOK?(Bahasa Rusia. Adakah anda okay?)

FYI(Bahasa Rusia untuk maklumat)

Lupakan mereka apabila menulis surat perniagaan. Pengecualian mungkin merupakan singkatan untuk e-mel perniagaan. Tetapi pertama-tama anda perlu memastikan bahawa penerima adalah mahir di antara pelbagai jenis singkatan.

Kehadiran emotikon dalam surat perniagaan tidak dibincangkan. Cuba fikirkan jika anda serius tentang rakan kongsi perniagaan yang menghiasi mesejnya dengan seni seperti ini: :-O:-(:-<:-/ ?

Pantang Larang #4 Lupakan tentang pelaburan

Terlupa untuk memberi amaran kepada penerima tentang fail yang dilampirkan (dalam surat-menyurat elektronik) adalah tidak boleh diterima! Dalam versi kertas surat perniagaan, sebagai peraturan, ia juga lazim untuk mengiringi dokumen yang banyak dengan maklumat ringkas tentang kandungannya.

Jika anda menghantar surat melalui e-mel dan tidak memberi tumpuan kepada fakta bahawa dokumen dilampirkan pada surat itu, jaminan bahawa penerima akan membukanya hampir sifar.

Peribahasa yang berguna:

Kami sertakan / sedang sertakan(Bahasa Rusia Kami lampirkan / melabur ...)

Kami menghantar anda ... di bawah perlindungan berasingan(ms. Kami menghantar anda... dalam dokumen berasingan)

Sila sertakan ... dengan jawapan anda(ms. Sila lampirkan/hantar... dengan jawapan)

Bersama-sama ini anda akan dapati salinan kontrak…(ms. Dilampirkan anda akan menemui salinan kontrak...)

Pantang larang No. 5 Untuk bergurau dan bersikap ironis.

Jangan biarkan diri anda ironi dalam surat. Ini bersempadan dengan kekasaran. Dalam surat-menyurat perniagaan, kebebasan seperti tipu muslihat adalah tidak dibenarkan sama sekali.

Pantang Larang #6 Eksperimen dengan format

Adalah tidak diingini untuk bermain dengan pemformatan dan menggunakan fon berwarna atau tidak standard.

Ini tidak akan menambah keaslian pada surat anda, lebih-lebih lagi, ia akan menunjukkan kesembronoan anda.

Pantang Larang #7 Keakraban

Gunakan selamat tinggal “Salam sejahtera / salam sejahtera”(Rusia. Semua yang terbaik) dalam surat kepada orang yang tidak dikenali atau orang yang tidak dikenali tidak dibenarkan!

Walaupun anda menghantar surat kepada seseorang setiap hari Rabu Encik. Freeman, ia tidak melakukan perkara di atas Encik. Freeman kawan rapat awak.

Adalah lebih baik untuk mengakhiri surat dengan neutral Anda dengan setia(jika anda tidak tahu nama penerima) atau Yang ikhlas(jika anda tahu nama penerima).

Akhirnya:

Gaya penulisan yang baik adalah sama berdisiplin seperti memberus gigi setiap hari. Oleh itu, patuhi gaya perniagaan, ikuti semua peraturan surat-menyurat perniagaan dan ia akan sentiasa senang berurusan dengan anda.

Dan jika anda masih berasa tidak selamat dalam komunikasi perniagaan, kami mengesyorkan agar anda pergi ke sekolah kami.

Bersentuhan dengan

Adalah dinasihatkan untuk beralih kepada surat-menyurat perniagaan hanya selepas mencapai tahap yang tidak lebih rendah daripada Pra-Pertengahan. Hakikatnya ialah hanya pada tahap ini pelajar membentuk idea yang stabil tentang gaya komunikasi pertuturan dalam bahasa Inggeris. Ramai yang yakin bahawa British adalah mundur, dan mereka telah mengekalkan banyak tradisi lama komunikasi perniagaan. Dalam banyak cara, mereka betul, tetapi kekakuan terkenal Inggeris telah lama dilupakan, dan mungkin kecelaruan dan keinginan mereka untuk perintah dalam menjalankan perniagaan, kehakiman, perdagangan, perbankan, notari dan lain-lain jenis surat-menyurat kekal. Ini "tidak buruk", dan keupayaan untuk mengarang surat rasmi dalam bahasa Inggeris dengan betul akan membantu anda mengelakkan insiden dan kerugian, bukan sahaja kos kewangan, tetapi juga merosakkan reputasi anda.

Gaya komunikasi pertuturan digunakan perniagaan formal, dan sebelum berkomunikasi dengan rakan kongsi perniagaan anda dalam bahasa Inggeris, anda mahu tidak mahu perlu mengetahui apa itu surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris dan contoh surat belajar.

Peraturan Utama untuk Penulisan Perniagaan dalam Bahasa Inggeris

Mula-mula anda perlu membiasakan diri dengan peraturan utama surat-menyurat bahasa Inggeris, yang dinyatakan dalam gaya perniagaan rasmi. Semuanya ada tempatnya dalam surat perniagaan dalam bahasa Inggeris.

• Tidak kira kandungan surat itu, terdapat parameter tertentu untuk reka bentuk luarannya.
• Jenis fon yang paling mudah dan paling biasa digunakan (biasanya Arial atau Times New Roman);
• Warna fon - hanya hitam (menyerlahkan dengan warna berbeza tidak dibenarkan);
• Perenggan dipisahkan dengan jarak dua kali (baris rehat);
• "Barisan merah" tidak digunakan;
• Semua medan adalah sama, sama dengan "inci" (2.5 cm).
• Kertas mestilah A4 atau dimensi khas "Surat". Jika dokumen dihantar bagi pihak organisasi, adalah disyorkan untuk menggunakan kepala surat dengan logo.

I. Permulaan surat

1. Petunjuk penghantar. Mereka memulakan surat dengan menunjukkan di sudut kiri atas (!) nama organisasi atau nama dan nama keluarga penerima (pengirim). Alamat syarikat ditulis dengan teliti: setiap item - dari baris baharu. Contoh permulaan sedemikian:

Encik Pavel Karpov
Syarikat Tevix
Pejabat 77, Bangunan 57
Jalan Chkalov
Irkutsk
Rusia

Jika surat dicetak pada kepala surat syarikat, bahagian ini boleh dilangkau. Jika surat itu antarabangsa, nama negara biasanya dicetak dengan huruf besar.

2. Tarikh. Ia ditunjukkan dua baris di bawah maklumat tentang syarikat pengirim. untuk mengelakkan salah faham, adalah dinasihatkan untuk tidak meletakkan tarikh penulisan "backdating".

3. Maklumat tentang penerima. Menentukan dua baris selepas tarikh (di bawahnya). Ia termasuk nama penerima, nama penuh syarikat dan alamat terperinci. Adalah lebih baik untuk sentiasa menunjukkan nama dan kedudukan orang yang kepadanya surat itu dialamatkan secara langsung.

Contoh reka bentuk:

Encik. John Doe
Presiden
Balton Galore Inc.
772 Jalan Anjing
Los Angeles, California 90002

4. Salam. Ia akan menjadi sangat pelik jika anda menulis Hello John dalam huruf pertama, jadi anda perlu menulis:

Sayangku John,
Hai Encik. betina

Surat itu harus dimulakan dengan alamat rasmi, terutamanya jika ini adalah surat pertama. Gunakan salah satu templat:

Hai Encik. Ivanov
Sergey yang dihormati
Sayang Semua- mungkin jika anda tidak tahu sama ada anda menulis surat kepada lelaki atau wanita atau sedang menunggu jawapan daripada mana-mana wakil syarikat;
Yang Berhormat- anda tahu jantina penerima, tetapi tidak tahu namanya. Namun, jalan keluar terbaik adalah dengan mencuba untuk mengetahui nama penerima.

Jika anda tidak tahu sama sekali dengan pekerja syarikat yang anda tujukan surat itu, anda boleh menggunakan rayuan "Kepada Siapa Ia Mungkin Membimbangkan". Walau bagaimanapun, bentuk tanpa wajah seperti itu bukanlah pilihan terbaik.

II. Badan utama surat itu

5. Kandungan utama. Selepas rayuan (seperti untuk surat peribadi), koma hampir pasti diletakkan, dan teks surat itu bermula pada baris baharu, dan anda boleh melangkau satu baris. Tanda koma boleh dilakukan jika anda bercakap dengan orang yang sangat penting. (VIP - Orang Yang Sangat Penting)).

Adalah agak baik untuk memperkenalkan diri anda pada permulaan surat, tetapi ini adalah dalam kes anda menulis buat kali pertama atau agak jarang, dan anda tidak pasti bahawa ketua syarikat masih mengingati anda. Katakan Saya Anna Shevelyova, Pengarah Syarikat XYZ.

Frasa klasik untuk memulakan surat ialah "Saya menulis kepada anda mengenai..." / "Saya menulis kepada anda mengenai..." ("Saya menulis kepada anda tentang..."), "Saya menulis kepada anda sebagai tindak balas kepada surat awak." (Saya menulis sebagai jawapan kepada surat anda).

Pastikan anda mengucapkan terima kasih untuk hubungan sebelumnya, jika ia telah berlaku:
Terima kasih kerana menghubungi saya mengenai isu penting ini. Kami sangat berterima kasih kerana menghantar kami lebih banyak maklumat tentang pengeluaran Syarikat anda.

• Untuk pembentangan pemikiran anda yang lebih baik, surat perniagaan dibahagikan kepada perenggan, di mana tidak boleh ada air - hanya maklumat yang jelas, kering, khusus dan komprehensif. Jangan gunakan binaan dengan suara pasif, hanya suara aktif.
• Anda pasti mengucapkan terima kasih kepada penerima untuk penyelesaian masa depan untuk masalah anda (walaupun anda tidak pasti mengenainya). Terima kasih kerana meluangkan masa saya untuk isu saya. Kami mengucapkan terima kasih terlebih dahulu atas penyertaan anda. Atau sesuatu seperti itu.
• Jika teks surat itu perlu diteruskan pada helaian kedua, pastikan anda menunjukkan di bahagian atas nota dengan nama, tarikh dan data penerima bahawa ini adalah kesinambungan surat pada halaman lain.

6. Merumuskan. Perenggan terakhir harus mengandungi "picitan" keseluruhan surat yang menunjukkan tindakan anda selanjutnya atau jangkaan mereka daripada rakan kongsi. Beritahu kami tentang kesediaan anda untuk berkomunikasi mengenai sebarang soalan dan cadangan. “Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila hubungi kami”(Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila hubungi).

III. Selesai

Adalah penting untuk mempertimbangkan cara menyelesaikan surat dalam bahasa Inggeris. Hakikatnya ialah bahagian terakhir surat itu adalah sejenis penunjuk rasa hormat kepada orang yang anda berkomunikasi. Pastikan anda menggunakan salah satu klise yang paling biasa digunakan "Ikhlas" di penghujung surat (contoh dalam bahasa Inggeris: "Yang ikhlas" atau "Yang ikhlas"). Frasa penutup "Cordialy," "Hormatnya," "Salam" dan "Yang Benar" juga boleh diterima (kurang biasa digunakan). Kurang formal, tetapi juga boleh diterima dengan sempurna, ialah "Semua yang terbaik," "Sekian, salam hormat," dan "Terima kasih."

Akhir sekali, anda menandatangani surat anda, meninggalkan semua maklumat yang diperlukan, walaupun ia diketahui oleh penerima.

Anna Shevelyova
Pengarah
Syarikat XYZ
T.76-65-75
e-mel: [e-mel dilindungi]

Peraturannya tidak terlalu rumit, tetapi perkara yang paling sukar dalam surat sedemikian ialah mengekalkan gaya komunikasi perniagaan. Dari masa ke masa, apabila anda sudah mempunyai beberapa mesyuarat perniagaan, gaya penyata dalam surat-menyurat boleh dipersonifikasikan, tetapi anda harus sentiasa ingat bahawa surat perniagaan harus kering, tepat, tanpa kesamaran dan ketinggalan.

Frasa dan ungkapan yang berguna untuk surat-menyurat perniagaan

1. Saya menulis untuk memaklumkan / Ini adalah untuk memaklumkan - Saya dengan ini memaklumkan kepada anda…
2. Merujuk kepada surat anda pada 19 Jun… - Sebagai balasan kepada surat anda pada 19 Jun…
3. Kami menulis untuk bertanya tentang - Kami berminat dengan maklumat tentang ...
4. Saya menarik perhatian anda kepada… - Saya menarik perhatian anda kepada…
5. Bolehkah anda menjelaskan…- Bolehkah anda menjelaskan…
6. Terima kasih atas maklumat - Terima kasih atas maklumat.
7. Berkenaan soalan anda tentang ... - Berkenaan soalan anda tentang ...
8. Saya hantar awak.. - Saya hantar awak
9. Tolong boleh hantar saya…- Bolehkah awak hantar saya…
10. Saya akan berterima kasih jika anda boleh ... - Saya akan berterima kasih jika anda boleh&hellip
11. Saya berharap untuk mendengar daripada anda tidak lama lagi. - Saya menantikan balasan segera anda.
12. Kami mengharapkan persefahaman. - Harap untuk memahami.
13. Terima kasih terlebih dahulu atas bantuan anda dengan…
14. Terima kasih atas masa anda. - Terima kasih atas masa anda.
15. Jika kami boleh membantu, jangan teragak-agak untuk bertanya. - Hubungi kami pada bila-bila masa, kami sentiasa bersedia untuk membantu.

Contoh surat perniagaan dalam bahasa Inggeris

Dengan mengambil kira peraturan di atas, untuk lebih jelas, kami membentangkan surat perniagaan dalam bahasa Inggeris sebagai contoh surat-menyurat antara penutur asli.

Robert Baker
EcoLines Ltd.
5 Jalan Bukit
Madison, Wisconsin 53700

16 April 2016
Puan. Patricia Wilber
Pengurus Besar
RSPSR Co Ltd
15 Jalan Kelapa
Manchester
UK WFY2 3JP

Terima kasih kerana menghantar persetujuan anda terlebih dahulu dan kini saya berbesar hati menjemput anda untuk tiba ke London untuk menghadiri forum alam sekitar antarabangsa kami yang akan diadakan di Hotel Dorsey, London pada hari Isnin/Rabu 12/15 Mei 2016.

Forum intensif alam sekitar untuk ahli ekologi ini bertujuan untuk:

Tingkatkan keselamatan alam sekitar planet kita

Dayakan maklum balas dan rangkaian dengan ahli ekologi di seluruh dunia

Seminar forum diadakan oleh kohort terkenal penceramah antarabangsa yang akan memperkenalkan projek mesra alam kepada pakar dalam isu tersebut.

Saya menghantar borang pendaftaran kepada anda untuk dihantar semula sebelum 5 Mei. Bayaran adalah ₤65 seorang.

Saya berbesar hati untuk bertemu anda di forum kami dengan kumpulan ahli yang sangat terkenal.

Yang ikhlas
Robert Baker
Setiausaha Forum
Tel. 777-XXX-777
[e-mel dilindungi]

Perbezaan antara surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris dan Rusia

Surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris menawarkan sampel pelbagai jemputan ke persidangan, penyertaan dalam projek perniagaan, pembelian peralatan, kerjasama dalam pengeluaran atau pelaburan.

Tingkatkan bahasa Inggeris anda di tapak dengan latihan dalam talian yang menarik. Ucapan Inggeris mesti dihafal dengan frasa yang telah dibentuk selama berabad-abad lamanya. Pada masa yang sama, pusat tambahan tertentu muncul di otak kita, yang bertanggungjawab untuk pembentukan pemahaman mentaliti penutur asli.