Hvordan skrive et forretningsbrev (eksempel). Forretningsbrev

16apr

Hallo! I denne artikkelen vil vi snakke om forretningsbrev.

I dag lærer du:

1. Hvorfor forretningskorrespondanse ikke har mistet sin relevans;
2. Hvilke typer forretningsbrev finnes og hvordan de er formatert;
3. Hvordan skrive et forretningsbrev riktig.

Nå utenfor vinduene våre er det tid høyteknologi og Internett. Men forretningskorrespondanse har ikke mistet sin betydning og relevans, den har rett og slett flyttet til andre medier. La oss i dag snakke om hvorfor det er viktig å kunne skrive og formatere forretningsbrev.

Hvorfor trenger du bedriftskorrespondanse?

Først av alt er dette en mulighet til å utveksle meninger, forslag og tanker med ansatte eller forretningspartnere. Ved hjelp av korrespondanse oppgir de klager, forespørsler, og avklarer misforståelser mellom bedrifter.

Forretningskorrespondanse er en av typene offisiell korrespondanse.

Forskjeller mellom forretningsbrev og andre

De viktigste forskjellene er som følger:

• stilistikk av presentasjonen;
• Ordforråd som ikke tillater klare uttrykk for følelser;
• Utført på selskapets offisielle brevhode;
• Fonten er ikke for liten, men heller ikke stor, og er lik gjennom hele teksten;
• Opptar sjelden mer enn 1 side;
• Tilstedeværelse av streng offisiell kommandokjede.

Typer forretningsbrev

Alle forretningsbrev kan deles inn i flere grupper. Vi vil dvele ved hver enkelt mer detaljert og gi en kort beskrivelse.

Brev som ikke trenger å besvares.

• garantibrev;
• Medfølgende;
• Informasjonsinformasjon;
• Advarselsbrev;
• Påminnelsesbrev.

Brev som krever svar.

• Anke;
• Tilby;
• Forespørsel;
• Behov;
• Begjæring.

Ikke-kommersielle brev.

• Invitasjonsbrev;
• Brev som uttrykker kondolanser;
• Brev som uttrykker takknemlighet;
• Brev som informerer om noe;
• Brev som inneholder anbefalinger;
• Garantibrev;
• Brev som bekrefter at varene er mottatt, tjenesten er levert, og så videre;
• Gratulasjonsbrev ved ulike anledninger;
• Forespørselsbrev;
• Instruksjonsbrev;
• Følgebrev.

Kommersielle brev.

De brukes vanligvis før avtaleinngåelse, samt under kontraktens gyldighetstid.

Disse inkluderer:

• Brev som svarer på henvendelser;
• Direkte forespørsel;
• – et brev der det foreslås å foreta en transaksjon eller inngå en avtale;
• Krav;
• Påminnelse;
• Et brev som inneholder advarsel om oppsigelse av avtaler eller behov for å oppfylle forpliktelser mv.

Hvis vi snakker om klassifisering etter struktur, er det 2 typer forretningsbrev:

• Inneholder forfatterens tekst og skrevet i fri form;
• Sammenstilt etter et strengt mønster.

Av adressat.

• Rundskriv – et brev som sendes til flere adressater;
• Vanlig – sendt til én mottaker på vegne av én person;
• Kollektiv – sendes til én mottaker, men fra flere personer.

Brevene er også delt inn i henhold til formen de ble sendt i:

• Sendt som en faksmelding;
• Sendt på e-post;
• De sendes i vanlige konvolutter.

Det finnes typer brev som av etiske grunner bør være håndskrevne fremfor maskinskrevne. Dette gjelder kondolanser og gratulasjoner.

Hemmelighetene til riktig design

Brevets tekst er delt inn i innledende, hoved- og siste deler. De er logisk forbundet med hverandre. Den innledende delen inkluderer omstendighetene som førte til opprettelsen av brevet, og hoveddelen representerer selve innholdet. Den siste delen oppsummerer resultatene, som uttrykker forespørselen, avslaget osv.

Generelt kan forretningskorrespondanse med alt ansvar kalles en kunst, fordi det er nødvendig å lære å utføre det riktig, i samsvar med alle krav. Tross alt tenker vi oftest bare på at informasjonen presenteres tydelig, og vi glemmer det faktum at brevet kan betraktes som selskapets ansikt.

Stilistikk.

Hvert brev opprettholdes i en streng forretningsstil, ved å bruke talemåter som er karakteristiske for offisielle dokumenter.

Krav til presentasjon av informasjon.

All informasjon i brevet presenteres som følger:

• Adressert, beregnet på en bestemt person;
• All informasjon må være oppdatert på skrivingsdatoen;
• Pålitelig;
• Upartisk;
• Begrunnet;
• Så fullstendig som mulig, slik at det kan tas en avgjørelse basert på det.

Skjema.

Først og fremst er brevet skrevet på brevpapir som er proprietært til selskapet.

• For å skrive et forretningsbrev brukes ark i A4-størrelse;
• Venstre marg på skjemaet må være minst 3 cm, siden de etter en tid vil bli sendt til filen;
• Navnet på selskapet, dets juridiske og faktiske adresse, adresse e-post;
• Det er bedre å bruke standard Times New Roman-skrift, størrelse 12. Den er den mest optimale og lett å lese;
• Det er lov å utarbeide forretningsbrev uten å bruke brevpapir, men da må du likevel oppgi informasjonen fra skjemaet.

Dersom brevet gjelder store transaksjoner knyttet til økonomi eller konfidensiell informasjon av annen art, send slike brev på faks eller elektronisk skjema anbefales ikke. Det er bedre på den gamle måten, i en vanlig papirkonvolutt.

Nummerering.

Hvis brevet består av flere sider, blir de nummerert fra den andre. Tallene er markert øverst i midten med arabiske tall. Det er ingen prikker ved siden av nummeret.

Inndeling i deler.

Dette betyr å dele opp brevet i avsnitt. Teksten skal ikke flyte i en kontinuerlig strøm, ellers vil den rett og slett ikke bli oppfattet. Takket være inndelingen i avsnitt kan du se hvor en tanke slutter og en annen begynner.

Tilgjengelighet av rettelser.

Det er ikke tilrådelig å tillate rettelser, skrivefeil eller slettinger. Brevet skal skrives riktig, og teksten skal skrives ut med intervaller på 1,5 - 2.

Detaljer brukt.

Vi vil bare indikere de viktigste, siden vi allerede kort snakket om dem litt tidligere:

• Hvis foretaket er statseid, brukes den russiske føderasjonens våpenskjold. Den ligger midt i den offisielle formen;
• Fullt firmanavn;
• Faks- og telefonnumre;
• Bankkontonummer;
• Adressat – og navnet på mottakerselskapet brukes i nominativ kasus for å angi mottakerens stilling og etternavn, bruk dativ;
• Hvis adressaten har akademisk grad eller tittel, angi det før personens etternavn;
• Eventuelle detaljer skrives på ny linje og med stor bokstav.

Forretningsbrev etter et møte

du brukte forretningsmøte, er det noen utsikter til . Vi vil diskutere videre hvordan vi skal reflektere dette i et brev.

1. Først av alt, i begynnelsen av brevet, referer til datoen og klokkeslettet for din kommunikasjon med din potensielle partner, selv om det har gått et par dager siden møtet.
2. Unngå feil eller altfor komplekse fraser: hold brevet kort og tydelig, men på en slik måte at mottakeren vil lese det.
3. Nevn hva samtalen handlet om. For eksempel: " Vi diskuterte hvor mye en vase i venetiansk stil ville koste."
4. Sørg for at mottakeren av brevet gir uttrykk for sin mening om temaet for møtet.
5. Angi et tidspunkt der du kan kommunisere på telefon eller møte personlig.
6. La mottakeren vite at du gleder deg til å jobbe med ham: " Jeg ser frem til fremtidige forretningsforbindelser med deg«.
7. Avslutt brevet med følgende eller lignende setning: " Beste ønsker til deg...».

Elektroniske forretningsbrev

Det er umulig å ignorere kravene til utførelse av dem, siden flere og flere brev blir utstedt i elektronisk form i stedet for i papirform. Tross alt er det det 21. århundre.

Det er ikke vanskelig å utarbeide et elektronisk forretningsbrev. Formateringskravene er identiske med tradisjonelle brev. Det eneste er at et slikt brev alltid skal ha en tittel (eller emnelinje) slik at det rett og slett ikke blir borte i dokumentasjonsflyten.

I tillegg, når et slikt brev blir besvart, er det bedre å ikke endre emnet for brevet, så du vil raskt forstå hva som blir sagt hvis e-poster du får mye.

Du bør heller ikke bruke den nyeste programvaren når du lager vedlegg til slike brev, det er langt fra et faktum at mottakeren din har det samme. Hvis det ikke er der, vil brevet rett og slett ikke åpnes.

Ikke bruk uttrykksikoner når du skriver et forretningsbrev elektronisk. Teknologi er flott, men hold det forretningsmessig når du skriver.

Hva er fristen for å svare på et brev?

Hvis brevet er klassifisert som å kreve svar, avhenger når man skal svare av informasjonen i brevet:

• Hvis du mottar en forespørsel, må du bekrefte at den er mottatt innen de neste tre dagene etter mottak. Og det endelige svaret kan gis innen en måned;
• Hvis vi snakker om kondolanser, kan den sendes innen ti dager etter at den triste hendelsen skjedde;
• Det er tillatt å sende gratulasjoner innen 8 dager fra det øyeblikket du fikk vite om den spesielle datoen;
• Hvis vi snakker om generelle regler god oppførsel, det er bedre å svare på brev innen syv dager.

Hvordan skrive et forretningsbrev: på enkelt språk om komplekse ting

Skille mellom et forretningsbrev og personlig korrespondanse. Vi har allerede snakket mer enn en gang i dag om hva disse forskjellene er, vi bør ikke glemme dem. La oss nå se på å skrive et brev trinn for trinn.

Trinn 1.

Vi angir adressaten. Til høyreøverste hjørne

På skjemaet skriver vi etternavn, initialer og posisjon til personen vi adresserer brevet til. Hvis adressaten er en organisasjon, oppgi dens juridiske adresse.

Trinn 2.

Anke.: Vi legger den i midten av skjemaet. Det utføres på en respektfull måte, uten forkortelser eller slettinger. Eksempel

Kjære (navn, patronym)!

Adressaten kan også adresseres ved å angi sin stilling. Men når du tiltaler en person ved navn, reduserer det psykisk stress og indikerer at forretningsforholdet er stabilt og etablert.

Trinn 3.

Nesten ethvert forretningsbrev innebærer at adressaten vil svare på det. Dette kreves vanligvis ikke bare av brev av informativ karakter. Beskriv derfor ikke bare problemet, men foreslå også hvordan det kan løses.

Hvis du sender inn en klage, be om at visse tiltak blir tatt hvis du tilbyr å samarbeide, fortell oss hvilke alternativer som er tilgjengelige.

Enkelt sagt må den som mottar brevet se at de ikke bare vil ha noe av ham, men også forstå hvordan dette kan oppnås.

Hvordan avslutte et forretningsbrev

Forretningsbrev må skrives perfekt. Dersom skriveregler ikke følges, kan det påvirke selskapets omdømme negativt som helhet. Derfor foreslår vi nå å dvele mer detaljert ved utformingen av den siste delen av et forretningsbrev.

På slutten av brevet, oppsummer alt som ble diskutert tidligere. Men du bør ikke strekke konklusjonene dine i 10 setninger, kortfattethet og konsisthet verdsettes i forretningsbrev. Det er bedre å begrense deg til enkle fraser.

Vi vil basere avslutningen på 2 indikatorer: den skal være så høflig og korrekt som mulig. Det er forskjellige alternativer for hvordan den skal bygges.

Her er noen eksempler:

• Takk for oppmerksomheten eller hjelpen: Takk! (La meg takke deg...);
• Gi uttrykk for håp for fremtiden: Vi håper på gjensidig fordelaktig samarbeid (Vi håper å få svar i nær fremtid...);
• Du kan konstruere en setning for å forsikre adressaten om noe: Vi vil gjerne samarbeide med deg;
• Lag en forespørsel: Vi ber deg rapportere resultatene;
• Beklager eventuelle ulemper dette medfører: Jeg beklager den uventede forsinkelsen i betalingen for materialet.

Hvordan si farvel til mottakeren.

Til tross for at korrespondansen er offisiell, kan du si farvel på forskjellige måter.

Her er noen alternativer:

• Med respekt for deg...;
• Med ønsker om suksess...;
• Beste ønsker…

Vi signerer riktig.

Når du signerer brevet, angi din stilling, for- og etternavn. Hvis du tviler på hensiktsmessigheten av en setning som: " Med vennlig hilsen" - bare ikke bruk det.

Du kan angi kontaktene dine, ekstra telefonnummer eller e-postadresse, på denne måten demonstrerer du overfor mottakeren at du er klar til å kommunisere og samarbeide med ham.

I neste del av artikkelen vår vil jeg snakke om forretningsbrev på engelsk.

Forretningsbrev på engelsk

Det er ingen regulert form for å skrive slike brev. Alt vil avhenge av formålet med brevet og hvem dets adressat er. Her er noen korte anbefalinger for utkast.

Dato for skriving.

Hvis vi skriver i USA, setter vi måneden først, deretter dagen og først året når vi angir datoen. Hvis til Storbritannia, er datoen lagt inn som i den russiske føderasjonen. I dette tilfellet, skriv måneden med bokstaver for å unngå forvirring.

Mottakerdetaljer.

• Hvis du skriver til en mann, kontakt ham slik: Mr (sett inn etternavn);
• Hvis en kvinne som er gift: fru (sett inn etternavn);
• Til en ugift dame: Frøken (angi etternavn);
• Hvis du ikke vet damens status: Ms (sett inn etternavn).

Oppgi adressen.

Rekkefølgen er den motsatte av den som er akseptert i den russiske føderasjonen: kontor, husnummer, gatenavn, postnummer, statsnavn (hvis du skriver i USA), fylkesnavn og landnavn (hvis du skriver i Storbritannia).

Hvordan kontakte mottakeren.

Standardsamtaler:

• Kjære frue;
• Kjære herr;
• Kjære herr eller fru;
• Kjære frue;
• Kjære.

Etter adressen setter vi et komma (hvis du skriver til Storbritannia) eller et kolon (hvis du skriver til USA). Det er ikke vanlig å sette et utropstegn.

Tema.

Sørg for å angi emnet for brevet, akkurat som i den russiske føderasjonen.

Hovedtekst.

Del det inn i avsnitt. Eller skriv hver setning på en ny linje.

Hvordan si farvel.

For eksempel slik: " Takk for hjelpen, vi forblir dine virkelig"– Takk, min hengivne..., selv om det kan være mindre formelt.

Signaturregistrering.

Vi setter vår signatur under avskjedsparagrafen, angir vårt for- og etternavn, firmanavn og stilling.

Design av applikasjoner.

Hvis du legger ved noen dokumenter, vennligst oppgi dette på slutten av brevet: " Enc." og liste opp applikasjoner.

Hva du skal skrive med stor bokstav.

• Etternavn og initialer;
• Bedriftsnavn;
• Navn på byer, stater osv.;
• Eventuelle ord som indikerer posisjonen inneholdt;
• De første avskjedsordene;
• Åpningsadresser.

Før vi avslutter samtalen, her er noen eksempler på forretningsbrev på russisk og engelsk.

Eksempler på forretningsbrev på russisk og engelsk

Konklusjon

For å oppsummere vil jeg si at et forretningsbrev er et verktøy for kommunikasjon innen ethvert aktivitetsfelt. Hvis det er skrevet riktig, vil det definitivt presentere din bedrift i et positivt lys.

På den annen side kan et brev skrevet slurvete og med feil fullstendig ødelegge den mest lovende virksomheten. Skriv bokstaver riktig, og vi prøvde å fortelle deg hvordan du gjør det.

Forretningsbrev skrives når man kommuniserer med partnere ved nesten enhver anledning. Ferdige eksempler og regler for utarbeidelse av slike dokumenter finnes i artikkelen.

Et forretningsbrev kan defineres som et dokument som sendes på vegne av hele selskapet til et annet selskap, individuell gründer eller enkeltperson (for eksempel en investor). I hovedsak er enhver bedriftskorrespondanse forretningsbrev. Hensikten deres er veldig forskjellig:

1. om samarbeid.
2. samarbeid, forhandlinger.
3. En påminnelse om behovet for å oppfylle forpliktelser i henhold til kontrakten.
4. En forklaring på din posisjon, et svar på et tidligere sendt brev og mange andre.

Dokumentet er vanligvis utarbeidet i brevpapir selskapet, er det tillatt å sende det med vanlig post eller e-post. Men hvis partneren er av spesiell betydning, er det å foretrekke å trykke det på tykt papir av høy kvalitet og overlevere personlig eller med bud. Strukturen til brevet ligner et typisk forretningsdokument - du kan skjematisk representere det på denne måten.

Hva du bør være oppmerksom på når du kompilerer

Det er ingen spesifikke regler eller prøver for slike bokstaver, så deres struktur, volum og design avhenger i stor grad av det spesifikke tilfellet. For eksempel vil et varslingsbrev være ganske kortfattet (3-4 avsnitt), men en anbefaling fra ansatte eller et forretningsforslag kan ta mer enn én side.

Imidlertid er det flere generelle regler du bør være oppmerksom på når du lager et papir:

1. Selve dokumentet har ingen rettskraft, men er utarbeidet etter alle reglene for utførelse. Strukturen og presentasjonsstilen må være i samsvar med allment aksepterte prinsipper for moderne dokumentflyt.
2. Setninger er konstruert logisk, i en klar rekkefølge. Utsmykkede, komplekse, emosjonelle og spesielt samtalemessige uttrykk er fraværende. Tonaliteten er nøytral.
3. Presentasjonen gjennomføres alltid kun fra 1 person - enten i entall, hvis teksten er skrevet direkte fra lederen, eller i flertall hvis den er skrevet på vegne av hele selskapet.
4. La det skli spesifikt mål utforming og forventede handlinger fra adressaten (send et svar, vurder en ansatts kandidatur, godta forhandlinger, send et dokument, etc.).
5. Papiret reflekterer ikke lederens eller andre ansattes individuelle interesser, men målene til selskapet som team. Hvis du trenger å etablere personlig kontakt, er det lurt å gjøre det annerledes og ikke posisjonere deg som representant for selskapet.

TOPP 5 feil når du skriver

Feil kan deles inn i 2 store grupper- noen er assosiert med skriving som tekst (brudd på logikk, ordforråd, andre språknormer), andre - med et brudd på forretningsetiketten i seg selv:

1. Stave- og tegnsettingsfeil er ikke tillatt - teksten i brevet bør alltid sjekkes minst 1-2 ganger før sending.
2. Brudd forretningsstil presentasjon, tilstedeværelsen av følelsesmessige fraser, overdreven høflighet eller omvendt alvorlighetsgrad.
3. Negativ tone - selv trusler må skrives uten unødvendige ord - for eksempel: "Vi forbeholder oss retten til å gå til retten innen 30 dager fra datoen for mottak av dette brevet."
4. For stort eller omvendt for lite volum. Vanligvis kan hele teksten passes inn på 1-2 sider. Dette betyr imidlertid ikke at du ikke trenger å kommunisere alt til partneren din. viktig informasjon. Volumetriske data, diagrammer, dokumentskjemaer kan inkluderes i søknader.
5. Fratakelse av samtalepartneren retten til å velge. Du bør for eksempel ikke skrive: "Vennligst gjennomgå og godkjenne den endelige versjonen av kontrakten."

Typiske malfraser

Bruk i tekst standard setninger, karakteristisk forretningstale– et helt normalt og til og med ønskelig fenomen. Nedenfor er en liste over de vanligste klisjeene som brukes i ulike situasjoner.

2019 prøver

Her er noen få ferdige eksempler bokstaver som du kan bruke som veiledning når du lager din egen versjon.

Be om data

Forespørsel

Kommersielt tilbud

Garantibrev

Krav

Takknemlighet

Beklager

Samling ulike slag forretningsbrev er en nødvendig del av virksomhetsrepresentantenes arbeid. Takket være slike meldinger får de muligheten til å løse kommersielle problemer på den mest tilgjengelige, raskeste og optimale måten.

FILER Åpne disse filene online 2 filer

Hvilke typer forretningsbrev finnes det?

Konvensjonelt kan forretningsbrev deles inn i flere hovedkategorier:

• gratulasjonsbrev;
• informasjonsbrev;
• osv.

Du kan merke svar på alle disse brevene, som også er en del av offisiell forretningskorrespondanse og også skrevet i henhold til visse kanoner, som et eget element.

Hvem skal opptre som forfatter av brevet?

Forretningsbrev skal alltid inneholde en signatur. Samtidig skal enhver ansatt i selskapet hvis kompetanse omfatter denne funksjonen eller autorisert til å gjøre det etter ordre fra direktøren. Vanligvis er dette en spesialist eller leder strukturell enhet, hvis jurisdiksjon inkluderer emnet for meldingen. Men uansett hvem som er involvert i skriftligheten, skal brevet uansett forelegges lederen for godkjenning, med tanke på at det skrives på vegne av selskapet.

Generelle regler for skriving av forretningsbrev

Alle forretningsmeldinger skal kun relatere seg til virksomheten til selskapet eller omstendigheter knyttet til det. Samtidig må de, uavhengig av innholdet, følge visse krav.

For det første er det en viss struktur. Meldingen skal alltid inneholde:

• dato for skriving,
• detaljer om avsender og mottaker,
• høflig adressert adresse (i form av ordlyden "Kjære Ivan Petrovich", "Kjære Elena Grigorievna"),

Det skal bemerkes at brev kan adresseres til både individuelle ansatte og hele team (i dette tilfellet er det nok å begrense deg til hilsenen "God ettermiddag!").

Forskjellige tilleggsdokumenter, bilder og videobevis kan vedlegges brevet - hvis noen, må dette gjenspeiles i hovedteksten.

Brevet kan tegnes enten på et vanlig standard A4-ark eller på organisasjonens brevpapir. Det andre alternativet er å foretrekke, siden det ikke krever å legge inn bedriftsdetaljene manuelt, i tillegg ser et slikt brev mer respektabelt ut og indikerer nok en gang at meldingen tilhører offisiell korrespondanse. Det kan skrives med håndskrift (bokstaver skrevet med kalligrafisk håndskrift er spesielt vellykkede), eller skrives ut på en datamaskin (praktisk når du trenger å lage flere kopier av et brev).

Brevet må bekreftes med signatur, men det er ikke nødvendig å stemple det, pga siden 2016 juridiske personer unntatt fra behovet for å bruke sel i sin virksomhet.

Før sending registreres meldingen om nødvendig i journal over utgående dokumentasjon, der den tildeles et nummer og dato for avreise settes.

Hva du bør være oppmerksom på når du skriver et brev

Når du skriver et brev, må du nøye overvåke stavemåten, følge reglene og normene for det russiske språket angående ordforråd, grammatikk, tegnsetting, etc. Mottakerne legger alltid merke til hvor godt tankene i meldingen presenteres og formateres.

Vi bør ikke glemme at studiene som er utført tydelig indikerer at folk ikke er villige til å bruke mer enn ett minutt på å lese denne typen brev.

Brevet må være skrevet i riktig form, uten å "spre tanker nedover treet", ganske kort og konsist, til poenget. Hver nytt emne skal formateres som et eget avsnitt, som om nødvendig bør deles inn i avsnitt. I tillegg vil et kortfattet og tydelig brev fortelle mottakeren at forfatteren verdsetter sin tid. Her er ordtaket "korthet er talentets søster" treffende.

Hva bør ikke tillates i et forretningsbrev

I forretningsbrev er en frekk eller useriøs tone fullstendig uakseptabel, det samme gjelder for tørr tekst og banale «klisjeer». Du bør også unngå komplekse formuleringer, overflod av involverte og deltakende setninger, spesiell terminologi forståelig for en smal krets av spesialister.

Brevet må ikke inneholde ubekreftet, upålitelig og spesielt bevisst falsk informasjon.

Det må tas i betraktning at denne typen meldinger ikke bare er en del av rutinemessig forretningskorrespondanse, men også i mange tilfeller refererer til offisielle dokumenter som senere kan få status som juridisk betydningsfulle.

Hvordan sende et brev

Enhver offisiell melding kan sendes på flere hovedmåter.

1. Den første, den mest moderne og raskeste, er gjennom elektroniske midler kommunikasjon. Det er praktisk og raskt, og lar deg også sende informasjon med nesten ubegrenset volum.

   Det er bare ett minus her – når store mengder post fra adressaten kan brevet lett bli borte eller havne i Spam-mappen, så når du sender brev på denne måten, er det lurt å i tillegg sørge for at brevet er mottatt (gjennom en enkel telefonsamtale).

2. Den andre måten: konservativ, som lar deg sende meldingen med russisk post. I dette tilfellet anbefales det å bruke funksjonen for å sende med rekommandert post med forespurt returkvittering - dette skjemaet garanterer at brevet vil nå adressaten, som mottakeren vil motta en spesiell melding om.

   Vanligvis brukes sending via standard post i tilfeller der originaldokumenter, brev sertifisert med levende signaturer og segl sendes.

3. Du kan også sende et brev via faks eller ulike direktemeldinger, men kun under forutsetning av at forholdet mellom partnerne er nært nok til å tillate denne typen korrespondanse.

Det er spesielle krav til behandling av utgående korrespondanse. Dette skyldes at det er av informasjons- og referansekarakter. Når du utarbeider et servicebrev, er det verdt å ta hensyn til kravene i GOST R 6.30-2003 "Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid» og bruk organisasjonens skjemaer. For detaljer, må du se GOST R 6.30-2003 (fra 07/01/2018 må du se GOST R 7.0.97-2016). Dette vil tillate deg å opprettholde en klar struktur i dokumentet og opprettholde den nødvendige stilen. forretningskommunikasjon, og ordne også detaljene i et forretningsbrev på riktig måte.

Det er viktig å merke seg at GOST R 6.30-2003 (samt GOST R 7.0.97-2016) er rådgivende og organisasjoner kan selv utvikle brevhoder for forretningskorrespondanse. Overholdelse av spesifisert GOST er obligatorisk kun for føderale organer utøvende makt.

Overskriften på dokumentet kan plasseres enten i lengderetningen eller ha en vinkelposisjon (detaljene i brevskjemaet, telefonnumre og adresser til organisasjoner er vanligvis plassert her). Et eksempelbrev med et hjørnearrangement av detaljer er det vanligste alternativet i moderne kontorarbeid.

Eksempel på brevskjema med hjørnedetaljer

Øverst i dokumentet er det angitt:

• dato;
• tall;
• referanse til registreringsnummeret og datoen for dokumentet (hvis korrespondansen er et svar);
• tittelen til teksten, angitt i én setning.

Overskriften på servicebrevet er plassert under registreringsnummeret. Den inneholder en appell til adressaten. Fullt navn og adressatens posisjon skal være plassert i øvre høyre hjørne av dokumentet. En melding til mottakeren skrives i midten.

Fra hvem og til hvem

Detaljene til avsenderens selskap er oftest angitt på selskapets brevpapir. Det er også nødvendig å angi mottakeren av korrespondansen korrekt, med andre ord adressatens detaljer:

• firmanavn;
• navnet på den strukturelle enheten som utgående korrespondanse sendes til;
• mottakerens posisjon;
• etternavn og initialer til mottakeren;
• postadressen til organisasjonen.

Eksempelbrev på selskapets brevpapir

Det er viktig å merke seg at hvis et brev med samme innhold må sendes til flere mottakere, er det først og fremst nødvendig å angi adressen til hovedmottakeren og først deretter de andre.

For eksempel:

LLC "Elki-Palki"

Juridisk avdeling

Moskva, Zelenaya gate, 5

KOPIERE

Generaldirektør

LLC "Green Branches"

Simakov V.A.

Sankt Petersburg,

Frunze Street, 3

Dato og nummer

Etter at det utgående dokumentet er signert, blir det stemplet en dato. Datoen kan være i formatet 17.05.2018 eller 17. mai 2019. I tilfeller hvor datoen er angitt flere ganger i et dokument, anbefales det å opprettholde samme skrivemåte.

Registreringsnummeret tildeles i henhold til systemet for registrering av utgående dokumentasjon vedtatt av organisasjonen, og først etter signering av dokumentet. Registreringsnummeret består av serienummer dokument, som kan suppleres med sakkartotek eller bokstaver.

Det er viktig å merke seg at registrering av et utgående dokument gjør det enklere for både deg og mottakeren å behandle post.

Når du svarer på mottatt offisiell korrespondanse, er det nødvendig å fylle ut detaljene "lenke til registreringsnummer og dato for forespørsel." I dette tilfellet angir svarbrevet datoen og nummeret på den mottatte meldingen. Dette vil gi mer rask behandling korrespondanse til mottakerselskapet.

Hvem signerer

Offisiell korrespondanse undertegnes i hovedsak av ledere, og ved hans fravær fra arbeidsplassen - av hans stedfortreder eller andre tjenestemenn som utfører lederens oppgaver under hans fravær.

Det er viktig å merke seg at moderne forretningskorrespondanse ikke bare sendes per post, men også via telegraf, fakser og e-post.

Må jeg angi artisten?

Til tross for at hver forretningsmelding er signert av lederen av selskapet eller hans autoriserte tjenestemenn, blir selve korrespondansen utført av en vanlig ordinær ansatt, det vil si lederen. Det er hans navn og kontaktinformasjon vi angir i denne delen.

Informasjon om kunstneren er alltid plassert helt nederst, i de siste linjene. Det fulle navnet, patronymet og etternavnet til den ansatte er skrevet, med hans kontakttelefonnummer på en ny linje, og enda lavere - hans e-postadresse. Vi lar fonten være den samme.

Er det et stempel?

Brev er vanligvis ikke stemplet, men hvis utgående korrespondanse er av offisiell karakter, utstedt på organisasjonens brevpapir og har til hensikt å inngå juridiske forhold med en eller annen organisasjon og være ansvarlig for alle posisjoner som uttrykkes i brevet, kan ledelsen ønske å legge til ytterligere detaljer i form av et segl.

Sannsynligvis har alle minst en gang måttet forholde seg til behovet for å skrive et forretningsbrev. Når du sammenstiller det, kommer du ufrivillig til den konklusjon at det slett ikke er lett. Det er mange forretningsbrevskrivingsregler og forskrifter du trenger å vite. Artikkelen beskriver i detalj prosessen med å utarbeide et dokument, gir eksempler på forretningsbrev og diskuterer deres typer og design.

Skjema

Ferdige skjemaer vil gi soliditet og indikere påliteligheten til selskapet. De inneholder nødvendig informasjon om en organisasjon som:

• Navn.
• Adresse.
• Kontaktnummer.
• Nettsted.
• E-post.
• Logo.
• Andre kontaktdetaljer.

Det er ingen strenge regler for skjemaer. Derfor bestemmer hver organisasjon uavhengig hvilken informasjon som skal inkluderes i dem.

Hvordan skrive forretningsbrev riktig? Preparat

Forretningsbrev er skrevet og formatert på en bestemt måte, underlagt deres iboende regler og krav. Avhengig av målet tenker forfatteren gjennom innholdet i detalj for å få resultatet han beregner. Han må tydelig forstå hvilken informasjon adressaten allerede vet om emnet for brevet, hva den skal baseres på og hva som vil være nytt i den. Argumentene avhenger av hvilket mål forfatteren forfølger. Prosessen med å utarbeide et forretningsbrev kan deles inn i følgende stadier:

• Studerer problemstillingen.
• Skrive utkast til brev.
• Dens godkjenning.
• Signering.
• Registrering.
• Sender til mottaker.

Struktur av forretningsbrev

Når du skriver et brev, er det nødvendig å mette det med informasjon, det vil si å legge alt der nødvendig informasjon. Det kan være enkelt eller komplekst. I et enkelt brev formidler innholdet tydelig og konsist informasjon som generelt ikke krever svar fra mottakeren. En kompleks kan bestå av flere avsnitt, punkter og avsnitt. Hvert avsnitt presenterer ett aspekt av informasjon. Disse typer forretningsbrevprøver består vanligvis av en introduksjons-, brødtekst- og avslutningsseksjon.

Nedenfor er et eksempel på å skrive et forretningsbrev - dens innledende del.

Hoveddelen beskriver situasjoner og hendelser, gir deres analyse og bevis. Det er i denne delen de overbeviser om at de må handle på en eller annen måte, bevise hvordan ting var og informere om behovet for å delta i ethvert arrangement, med ulike argumenter.

Konklusjonen inneholder konklusjoner som gjøres i form av forslag, forespørsler, purringer, avslag og så videre.

Et eksempel på å skrive et forretningsbrev - den siste delen - er presentert nedenfor. Dette oppsummerer kravet som er angitt i hovedsak.

All informasjon som gis skal være optimalt konsistent og forståelig.

Hver bokstav begynner med en sentrert adresse. Denne lille delen er ekstremt viktig. Når du velger det, må forfatteren vurdere:

• Adressatens stilling.
• Forholdets natur.
• Formalitet.
• Etikette.

På slutten av brevet skal det stå høflig form. For eksempel: "...Jeg uttrykker håp om videre samarbeid (takk for invitasjonen)..." Disse setningene etterfølges av forfatterens signatur.

Stil

Alle brev skal være skrevet i en offisiell forretningsstil, som betyr bruk av språk for offisielle forretningsforbindelser. Funksjonene til et slikt språk dannes under følgende omstendigheter:

• Hoveddeltakerne i forretningsforbindelser er juridiske personer, på vegne av ledere og tjenestemenn skrives brev.
• Relasjoner i organisasjoner er strengt regulert.
• Gjenstanden for kommunikasjon er virksomheten til selskapet.
• Styringsdokumenter har vanligvis en bestemt adressat.
• Ofte, i løpet av en organisasjons aktiviteter, oppstår de samme situasjonene.

I denne forbindelse bør informasjonen i et forretningsbrev være:

• Offisiell, upersonlig, med vekt på avstanden mellom deltakere i kommunikasjon.
• Adressert, beregnet på en bestemt adressat.
• Aktuell i skrivende stund.
• Pålitelig og upartisk.
• Begrunnet for å få mottakeren til å utføre enhver handling.
• Komplett for beslutningstaking.

Krav

Et forretningsbrev må oppfylle følgende krav:

• Tale er standardisert på alle nivåer – leksikalsk, morfologisk og syntaktisk. Den inneholder mange uttrykk, termer og formler.
• Skrivetonen er nøytral, behersket og streng, uten bruk av emosjonelt og uttrykksfullt språk.
• Nøyaktighet og klarhet i teksten, uten logiske feil, klarhet og omtenksomhet i ordlyden.
• Kortfattethet og kortfattethet - uten å bruke uttrykk som bærer ytterligere betydning.
• Bruken av språkformler dannet som følge av gjentatte situasjoner.
• Bruk av begreper, det vil si ord eller uttrykk som har spesielle begreper.
• Bruken av forkortelser, som kan være leksikalske (det vil si sammensatte ord dannet ved å fjerne bokstaver fra deler av ord: LLC, GOST, og så videre) og grafiske (det vil si ordbetegnelser i forkortet form: grn, zh-d, osv.).
• Bruk av konstruksjoner i genitiv- og instrumentkasus.
• Fraser med verbale substantiver ("gi støtte" i stedet for "støtte").
• Bruke enkle vanlige setninger.

Eksemplene ovenfor for forretningsbrev nedenfor er vist i fullversjon(med hoveddelen). Informasjonen oppfyller alle kravene til en offisiell forretningsstil.

Typer forretningsbrev

Det er best å skrive et forretningsbrev om en bestemt sak. Hvis det er nødvendig å løse flere problemer samtidig, anbefales det å utarbeide flere forskjellige alternativer.

Forretningsbrev kan ha følgende innhold:

• Medfølgende. Slike brev er vanligvis nødvendig for å informere deg hvor du skal sende dokumenter.
  (Hvordan skrive et forretningsbrev? Eksempel følgebrev vil hjelpe de som trenger å utarbeide denne typen dokumenter.)

• Garantert. De er skrevet for å bekrefte eventuelle løfter eller betingelser. For eksempel kan betaling for arbeid, husleie, leveringstider osv. garanteres.
• Takk. De begynte å bli brukt spesielt ofte i i det siste. Slike brev viser god partnerskapstone. De kan utstedes på vanlig brevpapir eller på farget papir med vakkert trykk.
  (Hvordan skrive et forretningsbrev? Et ​​utvalg av takke-varianten er utarbeidet i fri form, avhengig av oppgavene det løser. I dette tilfellet uttrykker brevet sin essens i korteste form. En slik prøve, laget på farget papir med ornament, kan henge på veggen i romselskapet på et hederssted.)

• Informasjonsmessig.
• Lærerikt.
• Gratulerer.
• Reklame.

Det er også bokstaver:

• Forslag til samarbeid. Ganske vanlig i nyere tid, sendt til organisasjoner, er ofte av reklamekarakter, for eksempel som denne prøven. Det er ganske vanskelig å skrive kommersielle brev du må ta hensyn til mange nyanser for å få oppmerksomhet, og enda mer for å bli interessert. Men hvis du komponerer den i henhold til prøven nedenfor, har den alle muligheter til å lykkes.

• Invitasjoner. De blir sendt, og inviterer dem til å delta på ulike arrangementer. De er vanligvis adressert til lederen eller offisiell, men kan også rettes til hele teamet.
• Forespørsler.
• Varsler.
• Forespørsler og mange andre.

Hvordan skrive et svar på et brev. Eksempel

Svaret må begynne med å gjenta forespørselen som er angitt i det første brevet. Deretter gis resultatene av behandlingen og godkjenning eller en begrunnelse for avslag uttrykkes. Et svarbrev fra bedriften kan inneholde en alternativ løsning til forventet informasjon. Vanligvis oppfyller den følgende prinsipper:

• Tilgjengelighet av en lenke til den første bokstaven og dens innhold.
• Identiske språk betyr.
• Sammenlignbare omfang og innholdsaspekter.
• Overholdelse av en bestemt sekvens.

Registrering

I tillegg til å bruke bedriftsbrevhoder for forretningsbrev, er det nødvendig å ta hensyn til andre finesser når du designer dem. Dette er detaljer, regler for forkortelser, skriveadresser, overskrifter, tekstlengde, feltbredder med mer.

Eksempler på et forretningsbrev hjelper deg med å komponere det, med tanke på alle finesser og nyanser. De brukes av både begynnende kontorarbeidere og erfarne arbeidere. Takket være prøvene lærer de å skrive bokstaver riktig og sparer mye tid.