กฎสำหรับการเขียนบันทึกอธิบาย วิธีการเขียนคำอธิบายสำหรับการไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ราชการ

พนักงานในสถานประกอบการต่างๆ บางครั้งต้องแสดงเหตุผลต่อผู้บังคับบัญชาของตนในเรื่องการละเมิดวินัยแรงงาน การไม่ปฏิบัติตามแผน และการประพฤติมิชอบอื่นๆ เป็นลายลักษณ์อักษร ในกรณีเช่นนี้ คุณควรรู้วิธีเขียนคำอธิบายในที่ทำงานเพื่อลดความโกรธของผู้บริหาร

เขียนอธิบายยังไงไม่ให้โดนลงโทษ

หมายเหตุอธิบายเป็นเอกสารที่พนักงานมักจะร่างขึ้นในรูปแบบอิสระ องค์กรหายากพัฒนาเทมเพลตอธิบายสำเร็จรูป ในนั้นพนักงานได้กำหนดสถานการณ์และเหตุผลว่าทำไมเขาถึงละเมิดตารางงานหรือกระทำการอื่น (ไม่ดำเนินการ) ที่ทำให้เกิดความไม่พอใจกับผู้จัดการ

ก่อนเขียนคำอธิบายในที่ทำงาน (โดยตรงที่ข้อความ) เอกสารควรมีชื่ออย่างถูกต้อง เพื่อไม่ให้เกิดการระคายเคืองต่อเจ้าหน้าที่ ไม่ควรเรียกว่า "อธิบาย" หรือ "อธิบาย" หรืออย่างอื่น ในหมายเหตุ พนักงานต้องอธิบายพฤติกรรมของเขาให้ละเอียดและแสดงความพร้อมสำหรับการแก้ไข

วิธีการเขียนคำอธิบายประกอบในที่ทำงานสำหรับการขาดงาน

ประมวลกฎหมายแรงงานค่อนข้างเข้มงวดสำหรับผู้ที่ข้ามงาน การขาดงานของพนักงานในที่ทำงานนานกว่า 4 ชั่วโมงคุกคามเขาด้วยการเลิกจ้าง - ตามความคิดริเริ่มขององค์กร (มาตรา 81 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) แต่คุณไม่ควรวางใจในความภักดีของนายจ้างและมีความล่าช้าน้อยลงนอกที่ทำงาน ผลที่ตามมาของความล่าช้าบ่อยครั้งจะเป็นการเขียนบันทึกอธิบาย

ก่อนเขียนคำอธิบายถึงผู้อำนวยการหรือหัวหน้าแผนก ควรพิจารณาเนื้อหาอย่างรอบคอบเสียก่อน ตามกฎหมาย พนักงานจะได้รับ 2 วันในการรวบรวม (มาตรา 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ผู้บริหารควรเชื่อมั่นว่าการขาดงานหรือความล่าช้าเกิดขึ้นเนื่องจากสถานการณ์ภายนอกที่ผู้ใต้บังคับบัญชาไม่สามารถมีอิทธิพลในทางใดทางหนึ่งหรือเนื่องจากสถานการณ์ที่พลเมืองไม่สามารถทำอย่างอื่นได้ คุณสามารถวางใจในความเข้าใจของเจ้าหน้าที่ได้หากผู้กระทำผิดไม่มาทำงานตรงเวลาด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:

• อาการป่วยไข้กะทันหัน (ของพนักงานหรือสมาชิกในครอบครัวของเขา);
• ให้ความช่วยเหลือคนแปลกหน้า (เช่น ผู้โดยสารคนหนึ่งในรถไฟใต้ดินป่วย และพนักงานก็อยู่กับเขาจนกว่ารถพยาบาลจะมาถึง)
• สถานการณ์การขนส่งที่ยากลำบากอันเนื่องมาจากภัยธรรมชาติ การจู่โจมของผู้ก่อการร้าย ฯลฯ
• รถเสียหรือเกิดอุบัติเหตุ
• เที่ยวบินล่าช้าเนื่องจากความผิดพลาดของผู้ให้บริการ และเหตุผลที่ถูกต้องอื่นๆ

สิ่งที่ต้องเขียนในคำอธิบายสำหรับการขาดงานนั้นขึ้นอยู่กับว่าผู้เขียนไม่สามารถมาทำงานตรงเวลาได้จริงๆ หรือว่าเป็นความผิดของเขาที่เกิดเรื่องขึ้น ในกรณีแรก การระบุสถานการณ์อย่างชัดเจนก็เพียงพอแล้ว และควรแนบเอกสารประกอบ เช่น ภาพถ่ายรถติดหรือใบรับรองจากแพทย์ แต่ถ้าพนักงานต้องโทษตัวเองในเรื่องนี้ (เขานอนเกินเวลาลืมไม่ได้คำนวณ) เขาควรยอมรับความผิดพลาดของเขาโดยสัญญาว่าจะไม่เกิดขึ้นอีกในอนาคต ควรสังเกตรูปแบบคำอธิบายที่คล้ายกันในกรณีอื่น ๆ ของการดำเนินการ

วิธีเขียนบันทึกอธิบายหากทำผิดพลาด

ใครๆ ก็สามารถทำผิดพลาดได้ แม้แต่พนักงานที่มีคุณค่าและมีความสามารถ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบวิธีการเขียนคำอธิบายในที่ทำงานหากสิ่งนี้เกิดขึ้น

คุณไม่ควรโยนความผิดทั้งหมดให้กับเพื่อนร่วมงาน และยิ่งกว่านั้นคือการจัดการที่ไม่เหมาะสม

หากการไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ด้านแรงงานเกิดขึ้นโดยเกี่ยวเนื่องกับการกระทำหรือการเฉยเมยของใครบางคน สามารถกล่าวถึงสิ่งนี้ได้ในบันทึกย่อ แต่ต้องรับรู้ถึงการกำกับดูแลของตนเอง (หากเกิดขึ้น) ตัวอย่างเช่น หากผู้จัดการไม่โทรหาลูกค้าในเวลาที่เหมาะสมและทำให้การทำธุรกรรมหยุดชะงัก เป็นการผิดในหมายเหตุอธิบายเพื่ออ้างถึงความจริงที่ว่าการโทรไม่ได้รับการเตือนทันเวลาหรือเขียนว่าโทรศัพท์อยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าง.

วิธีเขียนจดหมายอธิบายในที่ทำงานถึงพนักงานที่ทำผิดพลาดสามารถดูได้จากตัวอย่างด้านล่าง เอกสารควรระบุว่า:

• เกี่ยวกับการกระทำโดยไม่ได้ตั้งใจของผู้กระทำความผิด
• ไม่มีการร้องเรียนเกี่ยวกับงานของเขาในอดีต
• เพื่อรับทราบประกาศก่อนหน้านี้และรางวัลอื่น ๆ (ถ้ามี)
• เพื่อบรรเทาสถานการณ์ (เหนื่อย งานหนัก เด็กอยู่ในโรงพยาบาล เพิ่งกลับจากงานศพ ฯลฯ)

โดยสรุปแล้ว คุณต้องแสดงความเสียใจกับความผิดพลาดที่เกิดขึ้นและสัญญาว่าจะไม่ทำผิดพลาดอีก

วิธีเขียนจดหมายอธิบายถึงผู้อำนวยการเกี่ยวกับการร้องเรียนของลูกค้า

พนักงานที่ทำงานโดยตรงกับผู้คนควรมีความรอบรู้ในเรื่องการเขียนบันทึกอธิบายหากได้รับการร้องเรียนจากลูกค้า เพราะเอกสารดังกล่าวเป็นไปได้

บันทึกจะต้องมีรายละเอียดเกี่ยวกับสถานการณ์ที่ก่อให้เกิดการร้องเรียน หากความขัดแย้งเกิดขึ้นโดยลูกค้า ควรระบุสิ่งนี้โดยอ้างถึงเพื่อนพยานที่สามารถยืนยันข้อเท็จจริงเหล่านี้ได้ งานของผู้เขียนบันทึกอธิบายคือการโน้มน้าวเจ้าหน้าที่ว่าเขากระทำภายใต้กรอบหน้าที่ราชการของเขาไม่ละเมิดพวกเขาในทางใดทางหนึ่งและการร้องเรียนที่ได้รับเป็นผลมาจากความเข้าใจผิดหรือการกระทำที่ไม่ซื่อสัตย์ของลูกค้า .

เมื่อไหร่จะโดนไล่ออก

บางครั้งคนงานสนใจว่าการเลิกจ้างจำเป็นต้องมีคำอธิบายประกอบจำนวนเท่าใด คำตอบคือ: ไม่ใช่จำนวนบันทึกดังกล่าว แต่เป็นการตอบสนองของผู้นำที่มีต่อพวกเขา เจ้าหน้าที่ต้องขอเอกสารนี้ก่อนที่จะใช้การลงโทษทางวินัยกับผู้ใต้บังคับบัญชา (มาตรา 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

มันคือการลงโทษทางวินัยจากพนักงานที่ล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่ด้านแรงงานซ้ำแล้วซ้ำอีกซึ่งเป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้เขาเลิกจ้าง อย่างไรก็ตาม การดำเนินการตามบันทึกอธิบายไม่ได้นำมาซึ่งการกำหนด "การลงโทษ" ต่อพนักงานในรูปแบบของการตำหนิหรือข้อสังเกตเสมอไป และหากนายจ้างพอใจกับคำอธิบายของพนักงานและไม่มีบทลงโทษใด ๆ กับเขา คุณสามารถเขียนเอกสารดังกล่าวได้มากเท่าที่คุณต้องการ - นี่จะไม่ใช่เหตุผลในการเลิกจ้างตามความคิดริเริ่มขององค์กร

ตัวอย่างคำอธิบาย

ตามที่ระบุไว้แล้ว แบบฟอร์มขององค์กรที่อธิบายมักจะไม่ได้เตรียมการไว้ ผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีความผิดจะได้รับแผ่นเปล่าซึ่งเขากรอกเอง

ขั้นแรกให้เขียนส่วนหัวอธิบายซึ่งระบุว่า:

• ในชื่อที่มีการเขียนเอกสาร (ตำแหน่งของหัวหน้าองค์กรหรือหน่วยงานที่เขาเป็นหัวหน้าและกำหนดชื่อเต็ม)
• โดยผู้บันทึก (ตำแหน่ง, หน่วย, ชื่อเต็ม)

รูปแบบของบันทึกอธิบายแม้ว่าจะฟรี แต่มีความหมายนอกเหนือจากส่วนหัวโดยมีรายละเอียดบังคับหลายประการ:

• ชื่อเรื่องของเอกสาร;
• ส่วนหลัก (อธิบายพนักงานโดยตรง);
• วันที่บันทึก;
• ลายเซ็นของผู้เขียน (พร้อมการถอดเสียงที่ตามมา)

สามารถดูแม่แบบอธิบายได้ด้านล่าง

เมื่อมองแวบแรก ดูเหมือนว่าไม่มีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญระหว่างบริการ บันทึกและคำอธิบาย เนื่องจาก เอกสารเหล่านี้มีวัตถุประสงค์ที่คล้ายคลึงกัน - ทั้งหมดเป็นข้อมูลในลักษณะที่ให้ข้อมูล อย่างไรก็ตาม เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่แตกต่างกันซึ่งมีเนื้อหา การกำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ในการรวบรวมแตกต่างกัน นอกจากนี้ยังไม่มีคำแนะนำ แต่เป็นข้อมูลที่แจ้งให้ผู้รับทำการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับประเด็นที่อยู่ระหว่างการพิจารณา

อะไรคือคุณสมบัติของบริการ บันทึก บันทึกย่อ คำอธิบาย? วิธีการจัดเรียงเอกสารแต่ละฉบับบนกระดาษอย่างถูกต้อง? เราจะพยายามตอบคำถามเหล่านี้และคำถามอื่นๆ จากมุมมองเชิงปฏิบัติ

บันทึกข้อตกลง

บันทึกข้อตกลง(รหัส 0286041 ตาม OKUD) เป็นข้อมูลและเอกสารอ้างอิงที่ส่งถึงหัวหน้า หัวหน้าแผนก ผู้มีอำนาจอื่นๆ โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับประเด็นต่างๆ เกี่ยวกับข้อสรุปและข้อเสนอของผู้เรียบเรียง และมีเป้าหมายเพื่อส่งเสริมให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจบางอย่าง

ไม่มีคำจำกัดความของ "บันทึกข้อตกลง" เป็นแนวคิดอิสระในกฎหมาย

บันทึกข้อตกลงนี้จัดทำขึ้นทั้งจากคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจาของผู้จัดการ และตามความคิดริเริ่มของพนักงานเอง (เช่น ในกรณีที่จำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อแก้ไขปัญหาด้านการผลิตหรือเศรษฐกิจ สู่ผู้บริหารระดับสูง) ด้วยความช่วยเหลือของเอกสารดังกล่าว คุณสามารถทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงด้านเทคนิคของกระบวนการผลิต แสดงความไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจของผู้จัดการระดับสูง และแสดงมุมมองของคุณในกรณีที่เกิดความขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงาน ดังนั้น ในการเตรียมบันทึกข้อตกลง สิ่งสำคัญอันดับแรกสำหรับผู้เขียนคือต้องกำหนดจุดยืนของตนในลักษณะที่เข้าถึงได้ จากนั้นจึงให้ข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือตามที่เห็นสมควร

ประเภทของบันทึกช่วยจำ

• สำหรับความคิดริเริ่ม;
• ข้อมูล;
• การรายงาน

ความคิดริเริ่มบันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นเพื่อกระตุ้นให้ผู้รับตัดสินใจตัดสินใจดังนั้นข้อความในบันทึกย่อระบุข้อเท็จจริงประกอบด้วยข้อเสนอคำแนะนำหรือข้อสรุปเฉพาะ

ข้อมูลมีการรวบรวมบันทึกข้อตกลงเป็นประจำและมีข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียด ผลลัพธ์ หรือวิธีการปฏิบัติงาน

การรายงานบันทึกข้อตกลงแจ้งความสมบูรณ์ของงาน ระยะการดำเนินการ การปฏิบัติตามคำสั่ง คำสั่ง ฯลฯ

ขึ้นอยู่กับ จากผู้รับรายงานแบ่งออกเป็น:

• ภายนอก;
• ภายใน.

บันทึกภายนอกจ่าหน้าถึงหัวหน้าของสถาบันใดสถาบันหนึ่งซึ่งเขียนขึ้นบนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กร ลงนามโดยหัวหน้าและมักจะมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• ชื่อบริษัท;
• วันที่;
• ดัชนี;
• สถานที่รวบรวม;
• ผู้รับ;
• ชื่อเรื่องของข้อความ;
• ข้อความ;
• ลายเซ็นของผู้จัดการ
• ชื่อศิลปิน หมายเลขโทรศัพท์

บันทึกข้อตกลงภายนอกถูกส่งไปยังหัวหน้าองค์กรหลัก (ตัวอย่างที่ 1)

ตัวอย่างที่ 1

บันทึกภายนอก

บันทึกข้อตกลง

10.02.2014 № 12/05-14

ในการดึงดูดเพิ่มเติม

ทรัพยากรแรงงาน

เรียน Andrei Vasilyevich!

เนื่องจากขาดผู้สมัครในขั้นตอนของการก่อตัวของเครื่องมือการบริหารสำหรับสาขาในมอสโก จึงจำเป็นต้องดึงดูดทรัพยากรแรงงานจากแหล่งเพิ่มเติมภายใน 14.04.2014 การสัมภาษณ์ผู้สมัครใหม่ควรจัดขึ้นภายใน 21.04.2014

การชำระค่าใช้จ่ายสำหรับบริการเพิ่มเติมจะเป็นไปตามข้อ 4.5 ของข้อตกลงการบริการฉบับที่ 04/56 ลงวันที่ 14 กุมภาพันธ์ 2557

หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล เซเมนอฟใน. เซเมนอฟ

กรณีที่ 03-13

Odintsov 10.02.2014

บันทึกข้อตกลงภายในส่งนอกสถาบันเช่นไปยังองค์กรที่สูงขึ้นซึ่งวาดขึ้นบนกระดาษ A4 มาตรฐาน แต่ระบุรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดซึ่งเป็นไปตาม GOST 6.30-2003 "ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร” (ตัวอย่างที่ 2)

รายละเอียดบังคับของบันทึกภายในรวมถึง:

• ชื่อของหน่วยโครงสร้าง
• ชื่อประเภทเอกสาร (MEMORY);
• วันที่;
• การลงทะเบียน (หมายเลขขาออก);
• ชื่อเรื่องของข้อความ;
• ข้อความ;
• เครื่องหมายบนใบสมัคร (ถ้ามี)
• ปลายทาง;
• ลายเซ็นของคอมไพเลอร์ (ระบุตำแหน่ง, ชื่อย่อ, นามสกุล)

ตัวอย่าง 2

บันทึกข้อตกลงภายใน

บันทึกข้อตกลง

07.04.2014 № 6

เกี่ยวกับการขาดงานที่มอบหมายโดยผู้จัดการ

ฝ่ายขาย

ฉันขอแจ้งให้ทราบว่าวันนี้ 07.04.2014 ผู้จัดการฝ่ายขาย Petrova Valentina Ivanovna ไม่อยู่ในที่ทำงานตลอดทั้งวันทำงานตั้งแต่ 10.00 น. ถึง 18.30 น.

ไม่มีข้อมูลหรือเอกสารยืนยันความถูกต้องของสาเหตุของการขาด V.I. Petrova

ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดที่ฉันเสนอให้ยกเลิก Petrov V.I. สำหรับการเดิน.

หัวหน้าฝ่ายขาย Ignatievโอเอ Ignatiev

กรณีหมายเลข 02-10

Sidorova 07.04.2014

การลงทะเบียนรายละเอียดของรายงาน

ในการทำบันทึกข้อตกลง จะใช้ทั้งเชิงมุม (ตัวอย่างที่ 3) และการจัดเรียงตามยาวของรายละเอียดของส่วนหัว (ตัวอย่างที่ 4)

ตัวอย่างที่ 3

การจัดเรียงรายละเอียดเชิงมุมในบันทึกข้อตกลง

ชื่อ

หน่วยโครงสร้างปลายทาง

บันทึกข้อตกลง

______________ № ________

หัวข้อ

ตัวอย่างที่ 4

การเรียงตามยาวของรายละเอียดในบันทึกข้อตกลง

ชื่อของหน่วยโครงสร้าง

บันทึกข้อตกลง

_____________ № _________

หัวข้อ

ชื่อประเภทเอกสารเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ (MEMORY) และสามารถอยู่ตรงกลางหรือจากขอบของระยะขอบด้านซ้าย

วันที่และ ห้องบันทึกช่วยจำเขียนเป็นบรรทัดเดียว วันที่เขียนด้วยตัวเลขอารบิก ( 21.04.2014 ) หรือตัวอักษรและตัวเลข ( 21 เมษายน 2014.).

บันทึก

วันที่บันทึกข้อตกลงภายนอกคือวันที่ได้รับอนุมัติและส่งไปยังผู้รับ วันที่ของบันทึกภายใน - วันที่รวบรวมและลงนาม

ทะเบียนเลขที่ในบันทึกภายในจะติดอยู่ ณ สถานที่รวบรวมหรือที่ใบเสร็จรับเงิน - ขึ้นอยู่กับระบบการลงทะเบียนเอกสารที่ทำงานในองค์กร

หากผู้มีส่วนได้เสียพิจารณาบันทึกข้อตกลงให้แนบ อนุมัติวีซ่าและหลังจากตัดสินใจแล้ว ปณิธานผู้นำ.

การลงมติถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการพิจารณาบันทึกข้อตกลง

บันทึก

มติของหัวหน้าซึ่งพิจารณาบันทึกภายในจะเป็นพื้นฐานสำหรับการดำเนินการใด ๆ การออกเอกสารการจัดงาน

หัวข้อข้อความสั้น ๆ อธิบายเนื้อหาของเอกสาร มันถูกจัดทำขึ้นตามกฎทั่วไปสำหรับการรวบรวมหัวข้อสำหรับเอกสาร: โดยใช้คำบุพบท o/oและกริยานามในกรณีบุพบท เช่น เกี่ยวกับการขาดงาน Lazarenko O.O.

ข้อความบันทึกข้อตกลงประกอบด้วยสองหรือสามส่วนความหมาย:

• ในครั้งแรก - การสืบเสาะชิ้นส่วน- ระบุเหตุผล ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่ก่อให้เกิดการเขียน
• ในวินาที - ส่วนวิเคราะห์- มีการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันและให้แนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้
• ในที่สาม - ส่วนสรุป- มีข้อสรุปและข้อเสนอสำหรับการดำเนินการเฉพาะที่จำเป็นต้องดำเนินการตามความเห็นของผู้ร่าง

ส่วนที่สองของบันทึกข้อตกลงอาจหายไป ในกรณีนี้ ข้อความในบันทึกความเข้าใจประกอบด้วยเหตุผล ข้อสรุปและข้อเสนอของผู้เรียบเรียง

หากบันทึกข้อตกลงมีสิ่งที่แนบมาด้วย ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับแอปพลิเคชันเสร็จสิ้นก่อนลงนาม

เครื่องหมายแสดงการมีอยู่ของแอปพลิเคชันที่มีชื่ออยู่ในข้อความของบันทึกย่อนั้นถูกวาดขึ้นดังนี้:

การใช้งาน: สำหรับ 3 ลิตร ใน 1 ฉบับ

หากโน้ตมีแอปพลิเคชันที่ไม่มีชื่ออยู่ในข้อความ ให้ระบุชื่อ จำนวนแผ่นและสำเนา

ภาคผนวก: ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกสินเชื่อภูมิภาคสำหรับ 5 หน้า ใน 1 ฉบับ

บันทึกภายใน เข้าสู่ระบบคอมไพเลอร์ (หากนำเสนอต่อหัวหน้าหน่วย) และหัวหน้าหน่วย (หากนำเสนอต่อหัวหน้าองค์กร) บันทึกภายนอก ป้ายหัวหน้าองค์กร

บันทึก

หากบันทึกข้อตกลงเป็นสองหน้าขึ้นไป หน้าที่สองและหน้าถัดไปจะต้องระบุหมายเลข หมายเลขประจำเครื่องจะอยู่ที่ด้านขวาของขอบด้านบนของหน้าเป็นตัวเลขอารบิก

บันทึก

บันทึกเป็นรายงานประเภทหนึ่ง นี่เป็นข้อความข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในแนวปฏิบัติของโครงสร้างการจัดการสมัยใหม่ในระดับต่างๆ รวมถึงรูปแบบองค์กรและกฎหมาย บันทึกช่วยจำให้การเชื่อมโยงโดยตรงระหว่างออบเจ็กต์การจัดการในระดับแนวนอน

ยังไงซะ

บันทึกช่วยจำคือเอกสารที่ไม่มีสถานะเป็นทางการ ไม่มีอยู่ใน OKUD

บันทึกช่วยจำจัดทำขึ้นในสถานการณ์ที่หลากหลาย เป้าหมายมาตรฐานสำหรับเอกสารนี้รวมถึง:

• ขอข้อมูล;
• การออกคำสั่ง;
• มาพร้อมกับข้อความอื่น (มาพร้อมกับโน้ต);
• ประกาศ (ประกาศ).

ข้อความในบันทึกช่วยจำประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลในการเตรียมการในรูปแบบของข้อเสนอ คำขอ การสมัคร นี่อาจเป็นข้อมูลเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวของพนักงาน การประชุม การเปลี่ยนแปลงในวัฒนธรรมองค์กรของบริษัท ฯลฯ บันทึกช่วยจำจะถูกวาดขึ้นบนกระดาษ A4 มาตรฐาน

บันทึกช่วยจำนี้ลงนามโดยผู้เชี่ยวชาญหรือหัวหน้าแผนก วันที่ของบันทึกคือวันที่รวบรวมและลงนาม

กฎหมายไม่ได้กำหนดข้อกำหนดที่เข้มงวดสำหรับการจัดเตรียมและการดำเนินการบันทึกช่วยจำ ดังนั้น ขั้นตอนในการดำเนินการโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะขององค์กร ควรได้รับการแก้ไขในกฎหมายท้องถิ่น เช่น ในคำแนะนำการทำงานในสำนักงาน . รูปแบบบันทึกช่วยจำควรมีจุดประสงค์เพื่อทำให้กระบวนการสื่อสารภายในง่ายขึ้นและเร็วขึ้น

ตัวอย่างบันทึกถูกนำเสนอในตัวอย่างที่ 5 .

ตัวอย่างที่ 5

บันทึก

ในวันเสาร์ที่ 04/19/2557 เวลา 9:00 น. - 16:00 น. ฝ่ายบุคคลของ Sever LLC จะดำเนินการติดตั้งเพื่อติดตั้งสัญญาณเตือน

ฉันขอให้คุณอนุญาตการเข้าถึงการปฏิบัติงานให้กับพนักงานของบริษัท Energoset ดังต่อไปนี้:

1. สิมากิน ไอ.พี.

2. Ivanov P.N.

หัวหน้า AHO Sviridovเอ็น.เอ็น. Sviridov

กรณีหมายเลข 02-14

อิลลิน 16.04.2014

หมายเหตุอธิบาย

หมายเหตุอธิบาย- เป็นเอกสารภายในที่อธิบายเหตุผลของการกระทำ ข้อเท็จจริง เหตุการณ์ เหตุการณ์ใดๆ ที่รวบรวมโดยพนักงานขององค์กรและส่งไปยังเจ้าหน้าที่ระดับสูง

ตามส่วนแรกของศิลปะ ประมวลกฎหมายแรงงาน 193 แห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ก่อนใช้บทลงโทษทางวินัย นายจ้างต้องขอคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกจ้าง พนักงานรายงานเหตุผลและสถานการณ์สำหรับการกระทำความผิดทางวินัยในบันทึกอธิบาย จากคำอธิบายประกอบ ผู้จัดการตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินการทางวินัยกับพนักงาน นอกจากนี้ เอกสารนี้เป็นหนึ่งในเหตุผลในการประเมินความรุนแรงของการประพฤติมิชอบและพฤติการณ์ที่นายจ้างกระทำ

ใน OKUD OK 011-93 มีการกล่าวถึงเอกสารนี้เพียงครั้งเดียว - บันทึกคำอธิบายเกี่ยวกับการละเมิดวินัยแรงงาน (รหัส 0286091) ซึ่งเป็นของคลาส 0286000 "เอกสารสำหรับการดำเนินการลงโทษทางวินัย"

ประเภทของคำอธิบายและคุณสมบัติต่างๆ

• สำหรับผู้ที่รวบรวมเพื่อชี้แจงข้อกำหนดบางอย่างของงานที่ทำ (โครงการ, รายงาน, การพัฒนา);
• ร่างขึ้นในกรณีของสถานการณ์ปกติ การละเมิดวินัย การประพฤติมิชอบ ฯลฯ

พนักงานเขียนข้อความอธิบายด้วยมือในสำเนาเดียวบนกระดาษ A4 มาตรฐานและส่งถึงบุคคลที่ร้องขอ นอกจากนี้ยังสามารถพิมพ์บนคอมพิวเตอร์โดยใช้รูปแบบลายฉลุที่องค์กรนำไปใช้ รูปแบบของคำอธิบายและวิธีการดำเนินการ (เขียนด้วยลายมือหรือบนคอมพิวเตอร์) ไม่ได้รับการแก้ไขอย่างถูกกฎหมาย

บันทึกอธิบายสามารถร่างขึ้นโดยหน่วยโครงสร้างหรือเจ้าหน้าที่เฉพาะ

หมายเหตุเป็นหลักฐาน

นายจ้างโดยกำหนดให้ลูกจ้างเขียนบันทึกอธิบายด้วยมือ จึงปกป้องตนเองจากการกระทำที่ผิดกฎหมายของลูกจ้างในข้อพิพาทแรงงาน ไม่รวมการแทนที่ของเอกสารต้นฉบับ

หากบริษัทใช้แบบฟอร์มเทมเพลต คุณสามารถจดบันทึกได้ที่ส่วนท้ายของข้อความ:คำอธิบายถูกรวบรวมเป็นการส่วนตัวโดยใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล วันที่. ลายเซ็น.

การลงทะเบียนรายละเอียดรายบุคคลของบันทึกข้อตกลง

ในการรวมข้อมูลและเอกสารอ้างอิงเข้าด้วยกัน ควรมีการเขียนบันทึกอธิบายและดำเนินการตามข้อกำหนดของ GOST 6.30-2003

วันที่คำอธิบายคือวันที่รวบรวม

ข้อความหมายเหตุอธิบายต้องมี:

คำอธิบายของข้อเท็จจริงที่ก่อให้เกิดการเขียน;

อาร์กิวเมนต์ที่อธิบายสถานการณ์ปัจจุบัน

ข้อความในบันทึกย่อต้องน่าเชื่อถือและมีหลักฐานที่หักล้างไม่ได้

เมื่อทำ ลายเซ็นตำแหน่ง ลายเซ็นส่วนตัว ชื่อย่อ และนามสกุลจะถูกระบุ

เนื่องจาก แอปพลิเคชั่นเอกสารสามารถอ้างถึงเพื่อพิสูจน์การกระทำของผู้ริเริ่มเอกสารและยืนยันสถานการณ์บางอย่าง

ตามโครงสร้างของข้อความ หมายเหตุอธิบายแตกต่างจากรายงานตรงที่ไม่มีข้อสรุปและข้อเสนอ (ตัวอย่างที่ 6)

บันทึก

หากบริษัทได้พัฒนาและรับรองรูปแบบมาตรฐานของบันทึกอธิบายที่ใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ไม่ได้หมายความว่าพนักงานจะต้องจัดทำบันทึกย่อตามแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ เอกสารที่ไม่เป็นทางการก็อาจถูกต้องเช่นกัน

ตัวอย่างที่ 6

หมายเหตุอธิบาย

ดำเนินการทางวินัย
ในรูปแบบของการตำหนิ Alexandrova AND.AND

ฝ่าย HR ออกคำสั่ง
Smolkin 04/17/2014

ผู้อำนวยการ LLC "SV"

เอ.วี. สมอลกิน

หมายเหตุอธิบาย

14.04.2014 № 14

เกี่ยวกับ ขาดงาน

ฉัน Aleksandrova Irina Igorevna นักบัญชีไม่อยู่ที่ทำงานในวันที่ 14 เมษายน 2013 เวลา 9:00 ถึง 15:30 น. เนื่องจากเหตุผลส่วนตัว

ฉันไม่มีเอกสารประกอบ

นักบัญชี อเล็กซานโดรวาครั้งที่สอง อเล็กซานโดรวา

การลงทะเบียนการรายงาน การบริการ หมายเหตุอธิบาย

หนึ่งในหน้าที่ของบริการธุรการขององค์กรคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมเอกสารที่โอนไปยังผู้ดำเนินการทันที เพื่อความสะดวกในการค้นหาข้อมูลนี้ จะมีการใช้แบบฟอร์มการลงทะเบียนต่างๆ

การรายงาน บริการ บันทึกคำอธิบาย ตามวัตถุประสงค์การใช้งาน เป็นผู้ให้ข้อมูลบางอย่าง เนื่องจากปัญหาที่กำหนดไว้ในบันทึกย่อต้องมีการตัดสินใจเป็นลายลักษณ์อักษรในรูปแบบของการลงมติของหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจอื่น ๆ เอกสารจึงต้องลงทะเบียน

จำได้ว่ามีการลงทะเบียนเอกสารสามรูปแบบ: นิตยสาร การ์ด และระบบอัตโนมัติ. องค์กรมีสิทธิ์เลือกรูปแบบการลงทะเบียนที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสมที่สุด

▪ แบบลงทะเบียนวารสาร -ธรรมดาที่สุดแต่ไม่สะดวกเสมอไปเพราะ การลงทะเบียนเอกสารทั้งหมดในนั้นจะดำเนินการตามลำดับเวลา และเมื่อค้นหาเอกสารเฉพาะ ผู้เชี่ยวชาญจะต้องตรวจดูแผ่นงานทั้งหมดในวารสาร การค้นหาข้อมูลมีความซับซ้อนมากขึ้นเนื่องจากสามารถลงทะเบียนเอกสารความคิดริเริ่มได้ ตัวอย่างเช่นในวารสารหนึ่งและคำตอบในวารสารอื่น แบบฟอร์มการลงทะเบียนบังคับ (นิตยสาร) ไม่ได้จัดทำโดยกฎหมาย แบบฟอร์มบันทึกที่แนะนำจะแสดงในตัวอย่างที่ 7

ตัวอย่าง 7

ส่วนของทะเบียนรายงานและบันทึกอธิบาย

วันที่เอกสาร	ทะเบียนเลขที่	ประเภทของเอกสารสรุป	ใครลงนามในเอกสาร	เพชฌฆาต	โอนที่ไหน	ใบเสร็จรับเงิน (ลายเซ็น, วันที่)	เครื่องหมายตามทิศทางของเอกสารในคดี
07.04.2014	03-10/14	เกี่ยวกับการเรียกคืนจากการลาพักร้อนของแคชเชียร์ Shvets O.R.	หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล	ผู้ตรวจการฝ่ายทรัพยากรบุคคล	ฝ่ายทรัพยากรบุคคล	สมีร์โนวา วี.เอ. 07.04.2014	กรณีที่ 03-14 Smirnov 04/07/2014

▪ แบบฟอร์มลงทะเบียนบัตรเมื่อเทียบกับนิตยสารสะดวกและดัดแปลง บัตรลงทะเบียนและควบคุมเอกสารที่สร้างขึ้นเมื่อค้นหาในตัวแยกประเภททำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการค้นหาเอกสารและลดเวลาของขั้นตอนการลงทะเบียน ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนของการลงทะเบียนบัตรคือพนักงานหลายคนสามารถลงทะเบียนได้พร้อมกัน

▪ แบบฟอร์มลงทะเบียนอัตโนมัติ (อิเล็กทรอนิกส์)เกี่ยวข้องกับการใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารจะถูกป้อนลงในการลงทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์และการ์ดควบคุมที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล พร้อมกันกับการลงทะเบียน สามารถพิมพ์บัตรลงทะเบียนและบัตรควบคุมได้

โดยทั่วไป รายงานและคำอธิบายประกอบด้วยดัชนีการลงทะเบียนที่ซับซ้อน ซึ่งกำหนดขึ้นในลักษณะเดียวกับดัชนีของเอกสารขาออก หมายเลขทะเบียนประกอบด้วยดัชนีของคดีตามศัพท์ของคดี (รวมถึงดัชนีของหน่วยโครงสร้างและหมายเลขของคดีตามศัพท์ของคดีของหน่วยนี้) และหมายเลขซีเรียลของเอกสารภายในปฏิทิน ปี.

บันทึก

ปัญหาการลงทะเบียนและการบัญชีของเอกสารในองค์กรควรสะท้อนให้เห็นในคำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงาน คำแนะนำควรรวมถึง:

1) รายการเอกสารที่ไม่ได้จดทะเบียน

2) รายชื่อกลุ่มเอกสารที่ลงทะเบียนในขณะที่แต่ละกลุ่มจำเป็นต้องระบุ:

สถานที่ลงทะเบียน;

เวลาและลำดับของการลงทะเบียน

กฎสำหรับการสร้างหมายเลขทะเบียน

แบบฟอร์มการลงทะเบียน;

รายการรายละเอียดที่ป้อนในแบบฟอร์มกฎสำหรับการกรอก

กฎการบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายเอกสารหลังการลงทะเบียน

หลักการลงทะเบียน (การลงทะเบียนครั้งเดียวหรือซ้ำเมื่อโอนเอกสารไปยังหน่วยงานอื่น)

3) ขั้นตอนการรับเอกสารใหม่ในองค์กร (สำหรับเอกสารขาเข้า)

เงื่อนไขการจัดเก็บบันทึก การบริการ บันทึกอธิบาย

ระยะเวลาการจัดเก็บถูกกำหนดไว้ในรายการเอกสารการจัดการทั่วไปที่สร้างขึ้นในกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น และองค์กร ซึ่งระบุระยะเวลาของการจัดเก็บซึ่งได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2010 ลำดับที่ 558 ตามบัญชีที่กำหนด ระยะเวลาในการจัดเก็บบันทึกอาจเป็น 1 ปี 3 ปี 5 ปี 75 ปี ถาวรก็ได้ ควรเก็บบันทึกอธิบายไว้อย่างถาวร

คำแนะนำของเรา

เมื่อเตรียมบันทึกย่อจำเป็นต้องยึดถือรูปแบบเดียวและข้อความหลักของเอกสารต้องเป็นไปตามกฎจริยธรรมทางธุรกิจและข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับการดำเนินการเอกสาร ความประทับใจที่ไม่พึงประสงค์เกิดขึ้นจากการวาดและดำเนินการเอกสารที่ไม่ถูกต้องโดยมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ อย่ารีบส่งเอกสารไปยังผู้รับ แต่อ่านอย่างระมัดระวัง แก้ไข หากมี ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการพิมพ์ผิด

วิธีเขียนคำอธิบายอย่างถูกต้องเป็นปัญหาเฉพาะเมื่อคุณมาสาย ขาดงาน หรือหากแผนไม่สำเร็จ

เอกสารนี้มีลักษณะเฉพาะด้วยรูปแบบธุรกิจที่เข้มงวด ความสม่ำเสมอของการนำเสนอ การขาดสีทางอารมณ์ และความน่าเชื่อถือของข้อเท็จจริง

ในกรณีที่มาสายหรืออยู่ในสถานการณ์ที่ไม่เอื้ออำนวยในที่ทำงาน คำถามเกิดขึ้น: จะเขียนคำอธิบายอย่างไร?

คุณสามารถวาดบันทึกด้วยมือหรือพิมพ์บนเครื่องพิมพ์แล้วเซ็นชื่อ

เขียนในรูปแบบธุรกิจ ในการทำให้เอกสารดูมีน้ำหนัก ต้องมีรายการบังคับหลายรายการ

จุดประสงค์ในการเขียนคำอธิบาย

คำอธิบายเป็นเอกสารที่อยู่ในการหมุนเวียนภายในขององค์กร

ข้อความประกอบด้วยคำอธิบายของเหตุการณ์ ซึ่งมักจะมีความหมายเชิงลบ

เพื่อยืนยันเหตุผลให้แนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง: ใบรับรองแพทย์รวมถึง

การเขียนคำอธิบายได้รับการแก้ไขในมาตรา 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน ประกอบด้วยรายการต่อไปนี้:

• เมื่อกระทำความผิดทางวินัย หัวหน้าวิสาหกิจอาจกำหนดให้ลูกจ้างเขียนคำอธิบายถึงผู้อำนวยการ
• พนักงานมีสิทธิ์ปฏิเสธข้อกำหนดนี้
• ในกรณีที่ไม่มีคำอธิบายผู้จัดการมีสิทธิที่จะกำหนดให้พนักงาน

คุณต้องเขียนบันทึกอธิบายในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• การขาดงานในช่วงเวลาทำงาน
• มาสาย
• การไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง;
• ความล้มเหลวในการดำเนินการตามกำหนดเวลา

สิ่งสำคัญ:หมายเหตุอธิบายไม่มีข้อกำหนดหรือข้อความ มันสะท้อนภาพที่สมบูรณ์ของสิ่งที่เกิดขึ้น

อะไรอธิบาย

ไม่มีเทมเพลตเดียวในการเขียนบันทึกอธิบายในที่ทำงาน

แม้ว่าจะเป็นแบบฟรีฟอร์ม ขอแนะนำให้รวมรายการต่อไปนี้:

1. ชื่อองค์กร
2. ชื่อเต็มและตำแหน่งของบุคคลที่เขียนชื่อบันทึก
3. ชื่อเรื่องเป็นคำอธิบาย
4. ชื่อซึ่งสะท้อนถึงเหตุผลในการเขียนบันทึกอธิบาย
5. เนื้อหาหลัก.
6. วันที่สร้างเอกสาร
7. ชื่อเต็มของคอมไพเลอร์และลายเซ็นของเขา

การพิจารณาตัวอย่างจะเป็นประโยชน์ หมายเหตุสำหรับสถานการณ์ต่างๆ แสดงไว้ด้านล่าง

สิ่งสำคัญ: องค์กรบางแห่งสร้างอัลกอริทึมของตนเองในการเขียนบันทึกอธิบายในที่ทำงาน ในกรณีนี้ คุณต้องใช้ตัวอย่างที่กำหนดไว้

จำเป็นต้องจัดทำบันทึกอธิบายด้วยเจตนารมณ์ของการติดต่อทางธุรกิจ กฎต่อไปนี้ใช้กับเธอ:

• ความกระชับของความคิดที่ระบุ
• ความจริงของข้อมูล
• ขาดการพลิกกลับของภาษาพื้นเมืองและคำหยาบคาย
• เขียนเป็นคนแรก;
• รายการเหตุการณ์ตามลำดับเวลา
• ตรรกะของการก่อสร้าง
• การปรากฏตัวของวันที่และลายเซ็นส่วนตัวของพนักงาน

ขอแนะนำให้เขียนบันทึกอธิบายด้วยภาษาที่เรียบง่ายอย่างยิ่ง

สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงวลีและคำที่ไม่สุภาพที่สามารถตีความได้หลายวิธี (และไม่จำเป็นต้องเป็นประโยชน์ต่อพนักงาน)

หากพนักงานไม่เห็นความผิดในสิ่งที่เกิดขึ้นก็ควรเน้นย้ำ ความหมายนี้นำเสนอโดยวลี "ถูกบังคับให้ ... " และอื่น ๆ

สิ่งสำคัญคือต้องระบุข้อมูลที่เชื่อถือได้เท่านั้นในการอธิบายและเน้นข้อเท็จจริง

ในกรณีนี้ คุณต้องใส่ใจกับการเลือกคำให้เพียงพอ ในบางกรณี แทนที่จะเป็น "สาย" คำพ้องความหมายสำหรับ "ล่าช้า" สามารถบรรเทาสถานการณ์ได้

หากพนักงานคนอื่นเข้าร่วมในกิจกรรม คุณสามารถพูดถึงสิ่งนี้ได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนการแบ่งปันความรับผิดชอบของคุณให้ผู้อื่น

สิ่งสำคัญ: เมื่อเขียนบันทึกอธิบายข้อเท็จจริงจะต้องถูกถ่ายทอดด้วยความยับยั้งชั่งใจราวกับว่าเหตุการณ์นั้นถูกอธิบายจากภายนอก

เป็นที่น่าสังเกตว่าก่อนที่คุณจะเขียนคำอธิบายในที่ทำงานอย่างถูกต้อง คุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับรูปแบบ

คุณไม่ควรทาสีรายละเอียดทั้งหมดเพื่อให้ข้อความใช้กระดาษ A4

เพียงไม่กี่ประโยคก็เพียงพอที่จะสื่อถึงสาระสำคัญของสิ่งที่เกิดขึ้น มิฉะนั้นข้อความจะอ่านยาก

ใครควรส่งเอกสาร

เมื่อมีการเขียนคำอธิบาย ควรส่งให้เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจพิจารณาพิจารณา ส่วนใหญ่มักจะเป็นผู้นำ

หลังจากทบทวนข้อความในคำอธิบายแล้ว หัวหน้าก็ลงมติในการดำเนินการเพิ่มเติมที่นั่น

เมื่อมีการตัดสินลงโทษทางวินัย เอกสารแนบมาเพื่อยืนยัน

กฎการรวบรวมคำอธิบายสำหรับการมาสาย

คุณอาจไปทำงานสายด้วยเหตุผลหลายประการ

หมายเหตุอธิบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรในกรณีนี้จะมีประโยชน์มาก

1. ที่มุมบนขวา ข้อมูลของหัวหน้าหรือบุคคลอื่นที่มีชื่อในเอกสารถูกระบุ ป้อนชื่อเต็มและตำแหน่งตลอดจนชื่อขององค์กร
2. นอกจากนี้ยังเขียนจากผู้ที่นำเสนอคำอธิบาย: ชื่อเต็มและตำแหน่ง
3. จากนั้นให้ระบุชื่อเอกสารไว้ตรงกลางบรรทัด ในกรณีนี้ "คำอธิบายเกี่ยวกับการมาสาย"
4. มาถึงเนื้อหาหลักของเอกสารแล้ว จำเป็นต้องแสดงรายการข้อเท็จจริงที่นำไปสู่ความล่าช้าอย่างน่าเชื่อถือและจำกัด เป็นประโยชน์ในการแนบใบรับรองเพื่อแก้ไขสาเหตุที่ระบุสำหรับความล่าช้า
5. ในตอนท้ายวันที่จะถูกเขียนและใส่ลายเซ็นส่วนตัว

แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเตรียมตัวอย่างเดียวสำหรับคำอธิบายในกรณีที่มาสาย

คุณสามารถออกจากงานช้ากว่าเวลาที่กำหนดได้ด้วยเหตุผลหลายประการ

ในขณะเดียวกัน หลักการออกแบบทั่วไปยังคงไม่เปลี่ยนแปลง

หากมีความเป็นไปได้ที่การมาสายจะส่งผลที่ไม่พึงประสงค์และจะต้องถูกท้าทาย คุณต้องเตรียมสำเนาสองชุด

คนหนึ่งยังคงอยู่ในสำนักงานและครั้งที่สองซึ่งจะอยู่ในมือของพนักงานจะมีการทำเครื่องหมายการยอมรับ

สิ่งสำคัญ: หลังจากระบุสาเหตุของการมาสายแล้ว คุณสามารถเพิ่มส่วนแทรก "โดยพิจารณาจากสถานการณ์ที่อธิบายข้างต้น ฉันคิดว่าเหตุผลที่มาสายถือว่าใช้ได้"

ตัวอย่างจดหมายอธิบายการมาสาย

ตัวอย่างเช่น ส่วนหลักของคำอธิบายสำหรับการมาสายอาจมีลักษณะเช่นนี้

“วันที่ 10/31/2016 ฉันไปทำงานหลังจากล่าช้าไป 5 ชั่วโมง มีท่อแตกในอพาร์ตเมนต์ของฉัน เพื่อลดความเสียหายให้น้อยที่สุดทันที เวลา 9.30 น. จึงโทรเรียกบริการฉุกเฉิน เวลารอคือหนึ่งชั่วโมง จากนั้นพวกเขาก็เริ่มทำงาน ซึ่งกินเวลาหนึ่งชั่วโมงครึ่งและแล้วเสร็จภายในเวลา 12.00 น. เนื่องจากฉันอยู่คนเดียว ทันทีหลังจากการซ่อมแซมเสร็จสิ้น จำเป็นต้องทำความสะอาด ทันทีที่ฉันจัดของเรียบร้อยฉันก็ไปที่ทำงาน ฉันแจ้งหัวหน้าแผนกเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันและโทรเรียกบริการฉุกเฉินทางโทรศัพท์ แนบคำอธิบายเป็นเอกสารยืนยันงานซ่อมแซมในอพาร์ตเมนต์ของฉัน

หรือตัวเลือกดังกล่าว

“เรื่องการมาสายในวันที่ 11 สิงหาคม 2559 วันที่ 11 สิงหาคม 2016 ฉันไปทำงานสายสองชั่วโมง เหตุผลคือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นข้างๆ ฉัน ระหว่างเดินไปที่ป้ายรถสาธารณะ ฉันเห็นเด็กสาววัยเรียนอยู่ข้างหน้าฉันถูกสุนัขจรจัดทำร้ายและทำให้เธอบาดเจ็บ หญิงสาวกลัวมาก ฉันหยุด ปฐมพยาบาล และพาเด็กหญิงไปที่ห้องฉุกเฉิน หลังจากนั้นฉันก็ไปที่สำนักงานทันที จากที่กล่าวมา ข้าพเจ้าถือว่าเหตุผลที่มาสายนั้นมีเหตุมีผล

การเขียนบันทึกเมื่อได้รับบาดเจ็บ

ในบางกรณี การขาดงานหรือความล้มเหลวในการปฏิบัติตามแผนเกิดจากสถานการณ์ที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของพนักงาน

ในหมู่คนเหล่านี้มีอาการบาดเจ็บในครอบครัว ในกรณีเช่นนี้ ในข้อความของคำอธิบาย จำเป็นต้องอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นและแนบการลาป่วยเข้ากับเอกสาร

การยืนยันนี้จำเป็นสำหรับการชำระเงินภายใต้ใบรับรองความทุพพลภาพชั่วคราว

ต้องส่งคำอธิบายเกี่ยวกับการบาดเจ็บไปยังคณะกรรมการประกันสังคมขององค์กร

ประธานคณะกรรมาธิการนี้ต้องมีตัวอย่างความสำเร็จ

อย่าลืมจดรายละเอียดของสิ่งที่เกิดขึ้นและระบุชื่อสถาบันการแพทย์ที่ยื่นลาป่วย หากสถาบันการแพทย์ปฏิเสธที่จะออกเอกสารให้คุณ คุณสามารถเขียนถึงพวกเขาได้

ตัวอย่างคำอธิบายกรณีไม่ปฏิบัติตามแผน

กรณีหนึ่งที่คุณต้องเขียนคำอธิบายในที่ทำงานคือความล้มเหลวในการปฏิบัติตามแผนแรงงาน

ขั้นตอนการลงทะเบียนยังคงเหมือนเดิม - ที่มุมบนขวาจะมีการเขียนถึงผู้ที่จะระบุเอกสารและผู้ที่ถูกร่างขึ้น มีการระบุชื่อ เฉพาะข้อความหลักเท่านั้นที่จะแตกต่างกัน

หากแผนไม่สำเร็จ โน้ตอาจมีลักษณะดังนี้

“เรื่องความล้มเหลวในการดำเนินการตามแผนสำหรับเดือนกุมภาพันธ์ 2559 การวิเคราะห์สถานการณ์ทำให้ฉันสรุปได้ว่าความล้มเหลวในการปฏิบัติตามแผนนั้นเกิดจากการล้มละลายของลุค ส่งผลให้นักลงทุนจำนวนมากได้รับความเดือดร้อน ตอนนี้พวกเขาเผยแพร่ความคิดเห็นเชิงลบผ่านสื่อซึ่งส่งผลต่อกิจกรรมของสหกรณ์ Nadezhda ด้วย การไหลเข้าของลูกค้าใหม่ลดลงอย่างเห็นได้ชัดในช่วงที่ผ่านมา และผู้เยี่ยมชมประจำเริ่มกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของเงินฝากของพวกเขา หากเราให้ความสำคัญกับการโฆษณาบริการมากขึ้น สถานการณ์อาจดีขึ้น”

ในตอนท้ายจะมีการระบุวันที่รวบรวมและใส่ลายเซ็นของพนักงาน

ตัวอย่างเอกสารกรณีไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง

หากไม่ปฏิบัติตามการมอบหมายอย่างเป็นทางการ เนื่องด้วยสถานการณ์บางอย่าง บันทึกย่อจะถูกร่างในรูปแบบธุรกิจเดียวกัน

“เกี่ยวกับความเสียหายที่เกิดขึ้นกับแท่นโฆษณา เมื่อวันที่ 1 พฤศจิกายน 2016 แท่นโฆษณาของ Svet LLC ได้รับความเสียหายบนถนน Pervomaiskaya เนื่องในโอกาสที่เกิดการก่อกวนในวันเดียวกันจึงได้แจ้งความกับตำรวจ ฉันขอให้คุณคำนึงถึงความได้เปรียบของการติดตั้งการติดตั้งต่อต้านการก่อกวน”

สิ่งที่ต้องพิจารณาในสถานการณ์ที่ไม่ได้มาตรฐาน

มีหลายกรณีที่คุณต้องเขียนบันทึกอธิบายหลังจากที่เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งของคุณส่งบันทึกถึงผู้อำนวยการแล้ว เหตุผลอาจแตกต่างกันไป

หากเป็นผลให้มีการเรียกร้องจากเจ้าหน้าที่ ก็ควรเตรียมคำอธิบายไว้อย่างดี

ในสถานการณ์เช่นนี้ การพิจารณาประเด็นต่างๆ เป็นสิ่งสำคัญ

1. มันคุ้มค่าที่จะค้นหาว่าทำไมบันทึกจึงถูกเขียนขึ้น
2. เชิญผู้กำกับทำความคุ้นเคยกับเวอร์ชันของเขาว่าเกิดอะไรขึ้นเพื่อให้มุมมองของเขาเป็นจริงมากขึ้น
3. เขียนบันทึกเพื่อไม่ให้ซ้ำเติมความสัมพันธ์ในทีม

บ่อยครั้งที่มีการตรวจสอบและการตรวจสอบในสถานที่ทำงาน

หากมีการระบุความไม่สอดคล้องระหว่างการตรวจสอบดังกล่าว อาจต้องมีคำอธิบายประกอบ

สิ่งสำคัญ: หากหลังจากการตรวจสอบแล้วมีการร่างการกระทำที่ละเมิดหรือไม่ปฏิบัติตามนั้นจะต้องมีการอ้างอิงไปยังย่อหน้าเฉพาะของรายละเอียดงาน.

ก่อนเขียนคำอธิบายคุณต้อง:

• ตรวจสอบข้อกำหนดที่นำเสนอพร้อมกับข้อกำหนดของรายละเอียดงาน
• หากไม่มีการละเมิดดังกล่าว ควรระบุไว้ในบันทึกอธิบาย

ในทุกกรณีเหล่านี้ เมื่อคิดถึงวิธีเขียนคำอธิบายถึงผู้กำกับ คุณควรปฏิบัติตามกฎเดียวกัน

ขั้นแรก ระบุชื่อและผู้เขียนรายงาน จากนั้นให้ระบุเหตุผลสั้นๆ ของสิ่งที่เกิดขึ้น

ในการเขียนบันทึกอธิบายในที่ทำงานอย่างถูกต้อง คุณต้องเรียนรู้กฎพื้นฐานสำหรับการรวบรวมเอกสารทางธุรกิจ

ได้รับการดูแลในรูปแบบที่เข้มงวด นำเสนอความคิดที่รัดกุมและสม่ำเสมอ มีเพียงข้อมูลที่เชื่อถือได้เท่านั้น

จำเป็นต้องระบุสาเหตุของสิ่งที่เกิดขึ้นตามลำดับเวลา เอกสารลงวันที่และลงนามในตอนท้าย

ลูกค้าสร้างบันทึกและส่งเพื่อขออนุมัติ

วิธีเขียนคำอธิบาย: ตัวอย่างและหลักการพื้นฐานของการร่าง

ไม่มีใครรอดพ้นจากอุบัติเหตุ รวมทั้งที่ทำงาน การละเมิดวินัยแรงงานมีโทษหากไม่มีเหตุผลอันสมควร

เรียนผู้อ่าน! บทความกล่าวถึงวิธีการทั่วไปในการแก้ปัญหาทางกฎหมาย แต่แต่ละกรณีเป็นรายบุคคล ถ้าอยากรู้ว่าเป็นยังไง แก้ปัญหาของคุณได้ตรงจุด- ติดต่อที่ปรึกษา:

แอปพลิเคชันและการโทรได้รับการยอมรับ 24/7 และ 7 วันต่อสัปดาห์.

มันเร็วและ ฟรี!

จะออกคำอธิบายในที่ทำงานในปี 2562 ได้อย่างไร? การไม่ปฏิบัติตามวินัยแรงงานคุกคามพนักงานด้วยมาตรการทางวินัย

ในบางกรณี การละเมิดอาจนำไปสู่การเลิกจ้าง ในกรณีนี้ พนักงานสามารถโน้มน้าวการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร โดยให้เหตุผลที่ดีสำหรับการละเมิด จะเขียนคำอธิบายในที่ทำงานในปี 2019 ได้อย่างไร?

ช่วงเวลาพื้นฐาน

สถานการณ์อาจเกิดขึ้นกับพนักงานคนใดเมื่อเขาจะไปทำงานสาย ไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างถูกต้อง หรือจะถูกบังคับให้ข้ามเวลาทำงาน

จากตำแหน่งกฎหมายแรงงานจะถือเป็นการละเมิดวินัยแรงงาน แต่ในขณะเดียวกัน เหตุผลก็อาจเป็นได้ทั้งเหตุผลและการไม่ให้เกียรติ

จากคำอธิบายของพนักงาน ฝ่ายบริหารจะตัดสินว่าควรลงโทษพนักงานหรือไม่

พนักงานต้องอธิบายสถานการณ์เป็นลายลักษณ์อักษร ตามกฎที่ยอมรับโดยทั่วไปจะมีการร่างบันทึกอธิบาย

นี่อาจเป็นการกีดกันหรืออธิบาย คำอธิบายประกอบเป็นเอกสารราชการ และต้องจัดทำขึ้นอย่างถูกต้อง

จุดประสงค์หลักของบันทึกนี้คือเพื่ออธิบายสาเหตุของการละเมิดและความเป็นไปได้ในการให้เหตุผลกับพนักงาน แต่คุณต้องนำเสนอข้อมูลอย่างถูกต้อง

มันคืออะไร

ไม่มีแนวคิดเรื่อง "" ในกฎหมาย อย่างไรก็ตาม มีการกล่าวถึง "ข้อกำหนดของคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร"

เรากำลังพูดถึงสถานการณ์ที่พนักงานกระทำการผิดกฎหมายหรือละเมิดกระบวนการผลิตด้วยความผิดของเขา

เป็นที่ชัดเจนว่าพนักงานจะพยายามอธิบายสถานการณ์ด้วยวาจา แต่คำอธิบายดังกล่าวในเวิร์กโฟลว์ใช้ไม่ได้

ดังนั้นคำอธิบายจึงเป็นเอกสารที่พนักงานระบุเหตุผลที่นำไปสู่การละเมิดมาตรฐานแรงงานเป็นลายลักษณ์อักษร

นั่นคือมันเพียงอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น พนักงานไม่ได้ทำข้อความใด ๆ ในบันทึกอธิบาย เขาไม่ได้ขอให้เข้าใจสถานการณ์

ข้อเท็จจริงนี้ทำให้บันทึกนี้แตกต่างจากเอกสารทางการอื่นๆ เช่น รายงานหรือคำแถลง หมายเหตุอธิบายหมายถึงเอกสารที่มีลักษณะเป็นข้อมูลหรืออ้างอิง

หรือพนักงานตัดสินผลที่ตามมาจากการกระทำของเขาผิด หมายเหตุอธิบายไม่เพียงแต่แสดงสาเหตุของการละเมิดเท่านั้น แต่ยังแสดงข้อกำหนดเบื้องต้นที่นำไปสู่การเริ่มต้นของสถานการณ์ด้วย

นอกจากนี้ยังระบุถึงสถานการณ์ที่นำไปสู่การไม่ใส่ใจในรายละเอียดของงาน จะเขียนคำอธิบายเกี่ยวกับความผิดพลาดในการทำงานได้อย่างไร?

ไม่แนะนำให้เปลี่ยนความรับผิดชอบของตนให้เพื่อนร่วมงาน อย่างไรก็ตาม ไม่ควรยอมรับว่าไม่มีความผิด

ตัวอย่างเช่น พนักงานทำผิดพลาดขณะทำงานกับอุปกรณ์ใหม่ คุณสามารถอ้างอิงถึงคำแนะนำที่ไม่เหมาะสมได้ แต่จะดีกว่าถ้าอ้างถึงการขาดประสบการณ์ที่เหมาะสม

เวลาว่างๆ

นี่คือการขาดงานระหว่างวันทำงานทั้งหมดหรือมากกว่าสี่ชั่วโมงติดต่อกันระหว่างกะการทำงานหนึ่งครั้ง

การขาดงานโดยไม่มีเหตุผลอันสมควรอาจเป็นสาเหตุของการบอกเลิกสัญญาจ้างได้ ดังนั้นพนักงานจึงสนใจที่จะบอกรายละเอียดเกี่ยวกับการขาดงานเป็นอย่างมาก

เคารพตามกฎถือว่า:

• ความเจ็บป่วยของพนักงานหรือญาติสนิทยืนยันโดยใบรับรองแพทย์
• การเสียชีวิตของสมาชิกในครอบครัว
• อุบัติเหตุ;
• อุบัติเหตุ;
• ภัยพิบัติ.

ไม่ว่าในกรณีใด เหตุผลที่ดีจะรับรู้ได้ก็ต่อเมื่อมีหลักฐานทางเอกสาร

เพราะมาช้า

เอกสารที่วาดขึ้นอย่างถูกต้องซึ่งอธิบายสาเหตุของข้อผิดพลาดในการทำงานหรือการละเมิดวินัยแรงงานช่วยให้พนักงานสามารถพิสูจน์การกระทำของเขาและผู้จัดการเพื่อกำหนดระดับความผิดของผู้ใต้บังคับบัญชา

ไม่ว่าคนงานในสาขาต่างๆ จะหนักแค่ไหน ในการผลิต ในสำนักงาน ในสถานที่ก่อสร้าง ในสำนักงานหรือแผนก ไม่ช้าก็เร็ว แต่ละคนมีสถานการณ์ที่ต้องอธิบายการกระทำ (หรือไม่กระทำ) ให้ นายจ้างเขียนความคิดของตนเป็นลายลักษณ์อักษร

เอกสารอธิบายสาเหตุของเหตุการณ์ เหตุการณ์ หรือการกระทำบางอย่างของพนักงาน เรียกว่า "คำอธิบายประกอบ"(ตัวย่อ - "อธิบาย").

การมีข้อความอธิบายช่วยให้คุณค้นหาสถานการณ์ทั้งหมดที่มีข้อผิดพลาดหรือการประพฤติมิชอบได้ เพื่อกำหนดความผิดของพนักงานในเหตุการณ์

มีสาเหตุหลายประการที่ผู้จัดการอาจต้องการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาอธิบายเหตุการณ์เป็นคำอธิบาย ท่ามกลางสิ่งที่พบบ่อยที่สุด:

• มาสาย
• ไม่แสดง
• ขาดงาน
• โดยไม่ได้รับอนุญาตก่อนสิ้นวันทำการ (กะ)
• ละเว้นการปฏิบัติหน้าที่
• ผิดพลาดในการทำงาน
• ละทิ้งหน้าที่
• การตรวจสอบการละเมิดโดยคณะกรรมการตรวจสอบ
• การละเมิดวินัยแรงงาน

คุณไม่ควรรับข้อเสนอของผู้นำในการเขียนบันทึกอธิบายด้วยความเกลียดชังทันที ข้อความอธิบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือคำแถลงของพนักงานเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ของตนเองเกี่ยวกับสถานการณ์ เอกสารนี้จะไม่อนุญาตให้เจ้าหน้าที่ตีความทุกอย่างในแบบของตนเองและลงโทษผู้ใต้บังคับบัญชาที่ไร้เดียงสา

สำคัญ: ประมวลกฎหมายอาญาของรัสเซียเตือนว่าไม่มีใครจำเป็นต้องให้การเป็นพยานกับตัวเอง ดังนั้นหากข้อเท็จจริงที่ระบุไว้ในคำอธิบายประกอบเป็นการยืนยันความผิดของพนักงาน เขาก็ไม่จำเป็นต้องเขียนข้อความดังกล่าว

หากผู้จัดการไม่ได้รับคำอธิบายภายใน 48 ชั่วโมงหลังจากที่พนักงานได้รับการร้องขอให้จัดทำ เขามีสิทธิได้รับโทษทางวินัย

สำคัญ: บันทึกคำอธิบายทั้งหมดจะยื่นพร้อมกับไฟล์ส่วนตัวของพนักงานและเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี

พนักงานแต่ละคนสามารถค้นหาชื่อที่ควรเขียนคำอธิบาย ในการทำเช่นนี้ ให้ดูที่ "กฎข้อบังคับด้านแรงงานภายใน" มีผู้จัดการที่ทำเครื่องหมายไว้อย่างชัดเจนซึ่งมีพนักงานอยู่ใต้บังคับบัญชาโดยตรง หมายเหตุอธิบายจะต้องเขียนในนามของบุคคลเหล่านี้

หากมีการรวมกลุ่มคนงานจากแผนกต่างๆ บุคคลเหล่านี้ทั้งหมดรายงานต่อหัวหน้ากลุ่มตลอดระยะเวลาที่ได้รับมอบหมายงาน ดังนั้น ผู้จัดการอาจกำหนดให้เขียนข้อความอธิบายเป็นชื่อของเขา

วิธีเริ่มต้น, จบบันทึกอธิบาย, สิ่งที่ต้องเขียนในการอธิบาย: กฎสำหรับการเขียนบันทึกอธิบาย, คำแนะนำในการเขียน

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดสำหรับการออกแบบบันทึกอธิบายรูปแบบของเอกสารค่อนข้างอิสระ แต่มีเงื่อนไขหลายประการที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อเขียน:

• ที่มุมขวาบนจะระบุว่าใครและใครต้องการบันทึกย่อ (ระบุชื่อเต็ม ตำแหน่งและชื่อขององค์กร)
• ตรงกลางบรรทัด: "อธิบาย"
• นอกจากนี้ จากย่อหน้า ข้อความอยู่ในรูปแบบอิสระ ซึ่งระบุเวลา วันที่ และสถานการณ์ของเหตุการณ์ที่แน่นอน (ในคนแรก)
• หลังจากข้อความอธิบายแล้ว พนักงานมีสิทธิ์ยื่นคำร้องที่สรุปข้อเท็จจริงสั้นๆ เพื่อยืนยันความบริสุทธิ์ของตนโดยสังเขป
• ด้านล่าง เริ่มจากมุมซ้าย: ตำแหน่งพนักงาน ตามด้วยลายเซ็นและใบรับรองผลการเรียน
• สุดท้ายที่มุมซ้ายคือวันที่ - วันที่เขียนคำอธิบาย

สำคัญ: เมื่อระบุเหตุผลที่อธิบายเหตุการณ์ ขอแนะนำให้พนักงานปฏิบัติตามรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ โดยไม่ใช้คำหยาบคาย ในขณะเดียวกันก็ไม่ถูกต้องที่จะเรียกร้องจากผู้ใต้บังคับบัญชาในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งหรือความสั้นของข้อความ

วิธีเขียนคำอธิบายในที่ทำงานเกี่ยวกับการขาดงาน: ตัวอย่าง, แม่แบบ, ตัวอย่าง

เป็นไปไม่ได้ที่จะหลีกเลี่ยงคำอธิบายต่อเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับการขาดงาน ฝ่ายบริหารจะต้องให้คุณเขียนบันทึกอธิบายอย่างถูกกฎหมาย เพราะการขาดงานโดยไม่มีเหตุผลอันสมควรถือเป็นการละเมิดวินัยแรงงาน

หมายเหตุอธิบายต้องระบุสาเหตุของการขาดงาน เป็นที่พึงปรารถนาหากได้รับการเคารพและดียิ่งขึ้นหากพนักงานสามารถจัดเตรียมเอกสารยืนยันการขาดงานจากที่ทำงาน สิ่งเหล่านี้อาจเป็นใบรับรอง เช็ค หรือเอกสารราชการอื่น ๆ ที่มีวันที่และเวลาของการขาดงานของพนักงาน ซึ่งได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นและตราประทับ

สำคัญ: คุณต้องไม่ให้ข้อมูลเท็จระบุข้อเท็จจริงที่ไม่ถูกต้องเพราะนายจ้างสามารถตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับในบันทึกอธิบาย

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการขาดงานในบันทึกอธิบายคือ:

• เจ็บป่วยหรือต้องไปพบแพทย์โดยด่วน
• อุบัติเหตุ รถเสีย
• สภาพอากาศ
• ความจำเป็นเร่งด่วนในการกำจัดผลกระทบจากน้ำท่วมในอพาร์ตเมนต์

ตัวอย่างหมายเหตุอธิบายเกี่ยวกับการขาดงาน:

1. ชื่อเต็มของหัวที่มุมขวาบน (เช่น: "ถึงผู้อำนวยการ Yuzhny Bereg LLC Samuilov Alexander Alekseevich"
2. บรรทัดด้านล่างคือข้อมูลของคุณ: “จากนักบัญชี Silina Natalia Timofeevna”
3. กึ่งกลางด้านล่าง: "อธิบาย"
4. จากย่อหน้าของบรรทัดถัดไป: “ในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2018 ฉันขาดงานเนื่องจากท่อจากเพื่อนบ้านระเบิดจากข้างบน และอพาร์ตเมนต์ของฉันถูกน้ำท่วม ฉันพบสิ่งนี้เวลา 8.00 น. เรียกทีมซ่อมทันทีและพยายามรักษาทรัพย์สินของตนเองจากความเสียหาย ทีมงานมาถึงหนึ่งชั่วโมงครึ่งหลังจากที่ฉันโทรหา และพวกเขาเริ่มทำงานแก้ไขการรั่วไหลเมื่อเวลาประมาณ 10.00 น. ซ่อมเสร็จเมื่อเวลา 13.30 น. เนื่องจากวันทำงานของฉันอยู่ถึง 14.00 น. ฉันจึงไม่มีเวลามาทำงาน ฉันกำลังแนบใบรับรองจากสำนักงานการเคหะเพื่อยืนยันการทะลุทะลวงของท่อความร้อนและข้อเท็จจริงที่ว่ามันได้รับการซ่อมแซมไปยังบันทึกอธิบาย
5. บรรทัดสุดท้าย: "03/01/2018 ลายเซ็น Silina N.T."

วิธีเขียนคำอธิบายอธิบายเพื่อไม่ให้ถูกลงโทษ: เคล็ดลับ

ข้อความอธิบายที่ร่างอย่างถูกต้องจะช่วยหลีกเลี่ยงการลงโทษสำหรับการละเมิด

สำคัญ: มีความเห็นว่าพนักงานที่เขียนข้อความ "อธิบาย" ตกลงอยู่แล้วว่าเขาจะถูกตำหนิสำหรับสิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต แต่ถ้าคุณเขียน "อธิบาย" หรือ "อธิบาย" - เขาจะพบว่าไม่มีความผิด นี่เป็นความเข้าใจผิด ดังนั้นคุณไม่ควรคิดชื่อใหม่สำหรับคำอธิบายประกอบ แต่ควรเขียนข้อความให้ถูกต้องจะดีกว่า

ความสำเร็จของคำอธิบายขึ้นอยู่กับความถูกต้องของการปฏิบัติตามกฎดังกล่าว:

• ข้อมูลควรอธิบายสถานการณ์อย่างชัดเจนและรัดกุม
• รูปแบบของโน้ตควรมีลักษณะเหมือนธุรกิจ วลีที่วิจิตรบรรจง วลีที่มีคารมคมคายไม่อยู่ในข้อความอธิบาย
• ไม่ว่าในกรณีใด คุณไม่ควรพยายามตำหนิพนักงานคนอื่นหรือซ่อนข้อเท็จจริงที่สำคัญ
• ในตอนท้ายของเรื่อง การขอโทษและสัญญาว่าจะให้ความสนใจมากขึ้นจะเหมาะสม
• คุณควรใช้คลีนชีตในการเขียนบันทึกอธิบาย เขียนได้ชัดเจนและเป็นระเบียบ

สำคัญ: เมื่อเขียนข้อความอธิบาย เป็นการดีกว่าที่จะงดเว้นจากการใช้คำที่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับการสะกดคำ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการสะกดผิดหรือแทนที่คำนี้ด้วยคำพ้องความหมาย

หากพนักงานทำผิดพลาด เขาจะต้องเขียนบันทึกอธิบายโดยไม่คำนึงถึงสิ่งที่ทำให้เขาไม่ใส่ใจ ความผิดพลาดในการทำงานส่วนใหญ่เกิดจากความเหนื่อยล้า ความเครียด การไม่ใส่ใจหรือขาดประสบการณ์ เหตุผลใดๆ เหล่านี้สามารถระบุได้ในคำอธิบาย สิ่งสำคัญคือการสัญญาในตอนท้ายของบันทึกย่อเพื่อให้มีความใส่ใจมากขึ้นและในชีวิตจะต้องพยายามให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นอีก

วิธีเขียนคำอธิบายในที่ทำงานเกี่ยวกับการร้องเรียน: ตัวอย่าง, แม่แบบ, ตัวอย่าง

หมายเหตุอธิบาย

ลูกค้าที่ไม่พอใจกับระดับการบริการหรือคุณภาพของบริการสามารถร้องเรียนเกี่ยวกับพนักงานได้ การเขียนคำอธิบายเกี่ยวกับการร้องเรียนเป็นเรื่องยากกว่าการเขียนคำอธิบายด้วยเหตุผลอื่น

ข้อความในบันทึกย่อควรเปิดเผยปัญหา อธิบายสถานการณ์ปัจจุบันตามความเป็นจริง และให้เหตุผลกับพนักงาน ในทางกลับกัน ข้อความอธิบายประเภทนี้ต้องมีถ้อยคำแห่งการกลับใจและคำสัญญาว่าจะป้องกันไม่ให้สถานการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้นอีก

แต่จะเขียนอะไรดีถ้าเป็นลูกค้าที่เริ่มความขัดแย้งและพนักงานไม่เห็นความผิดของเขาในสิ่งที่เกิดขึ้น?

• คุณควรพิจารณาคำอธิบายของคุณอย่างรอบคอบหรือปรึกษากับทนายความ
• ไม่จำเป็นต้องยอมรับว่าไม่สามารถตรวจสอบและพิสูจน์ได้
• ในข้อความสามารถกล่าวถึงความซื่อสัตย์และความขยันหมั่นเพียรของพนักงานซึ่งไม่มีการลงโทษทางวินัยในอดีต
• ดึงความสนใจของนายจ้างให้พิจารณาถึงพฤติการณ์ที่มีอยู่
• ทำสำเนาคำอธิบายด้วยตัวเอง

สำคัญ: หากคำอธิบายอธิบายสถานการณ์แวดล้อมที่เป็นเหตุเป็นผลซึ่งให้เหตุผลกับพนักงานในสถานการณ์ปัจจุบัน มีความเป็นไปได้สูงที่เขาจะสามารถหลีกเลี่ยงการลงโทษได้

ความผิดทางวินัย– การไม่ปฏิบัติตามหรือไม่เพียงพอ (ไม่เหมาะสม) ในการปฏิบัติหน้าที่แรงงานโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร บทลงโทษสำหรับการกระทำความผิดนั้นระบุไว้ในมาตรา 192 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย:

• ความคิดเห็น
• ตำหนิ
• เลิกจ้าง

สำหรับพนักงานสำนักงานอัยการ กรมศุลกากร และข้าราชการ กฎหมายกำหนดให้มีบทลงโทษที่ร้ายแรงกว่านั้น รวมถึงการเสียยศ การลดตำแหน่ง คำเตือนการไม่ปฏิบัติตาม และอื่น ๆ

แต่เพื่อลงโทษลูกจ้างที่ประพฤติมิชอบ นายจ้างจะต้องพิสูจน์:

• ความผิดของพนักงาน
• ข้อเท็จจริงที่พนักงานกระทำความผิดทางอาญา
• ความผิดของพนักงาน

ดังนั้น เวลาเขียนคำอธิบาย พนักงานต้องคิดให้รอบคอบทุกคำ มิฉะนั้นนายจ้างจะสามารถใช้ "เบ็ด" ที่เล็กที่สุดเพื่อลงโทษผู้ใต้บังคับบัญชาจากการประพฤติมิชอบได้

สำคัญ: พนักงานไม่สามารถรับผิดชอบต่อการประพฤติผิดหากเอกสารของการทำความคุ้นเคยกับข้อกำหนดที่เขาละเมิดไม่มีลายเซ็นของเขา

เหตุการณ์ในที่ทำงาน– หยุดกระบวนการโดยไม่ได้ตั้งใจ กะทันหัน ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดการบาดเจ็บ เสียชีวิต สูญเสียทรัพย์สิน หรือความเสียหายอื่นๆ

ขึ้นอยู่กับประเภทของเหตุการณ์และความผิดของพนักงานในนั้น การลงโทษจะตามมา อย่างดีที่สุด นี่จะเป็นการตำหนิและกีดกันโบนัส และที่แย่ที่สุดคือการเลิกจ้าง

ในคำอธิบายประกอบ คุณควรอธิบายเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นตามความเป็นจริง โดยสังเกตบทบาทของคุณในเหตุการณ์นั้น สิ่งสำคัญคือต้องระบุเวลาให้ถูกต้อง ในบางกรณี เป็นการดีกว่าที่จะร่างข้อความร่วมกับทนายความ

หากการตรวจสอบในที่ทำงานพบว่ามีการละเมิด จะไม่สามารถหลีกเลี่ยงคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรได้ แต่คุณสามารถรับโทษได้ก็ต่อเมื่อพบการละเมิดดังกล่าวเป็นครั้งแรกและพนักงานเองก็ได้รับความไว้วางใจและเคารพ

ไม่ว่าในกรณีใด ในคำอธิบายประกอบ คุณต้องกลับใจและสัญญาว่าการละเมิดจะได้รับการแก้ไขในอนาคตและจะไม่เกิดขึ้นอีก

อย่างไรก็ตาม หากไม่มีการเปิดเผยการละเมิดในครั้งแรก ก็ไม่มีอะไรให้หวัง - การลงโทษที่สมควรได้รับจะใช้เวลาไม่นาน โดยไม่คำนึงถึงสิ่งที่เขียนไว้ในบันทึกย่อ

การเขียนบันทึกอธิบายไม่ได้ยากเลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากไม่จำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มพิเศษบางอย่าง แต่ความน่าเชื่อถือและความสั้นของข้อความ ความจริงใจ ความถูกต้องของการเขียน และการไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์สามารถช่วยหลีกเลี่ยงการลงโทษหรือบรรเทาได้

วิดีโอ: วิธีการเขียนคำอธิบายในที่ทำงานอย่างถูกต้องและถูกต้อง?